Procedure consigliate per Outlook

Cartelle ricerche

Le cartelle ricerche sono utili per raccogliere informazioni da diverse cartelle di posta e RSS. Possono essere particolarmente utili quando è necessario raccogliere informazioni salvate in cartelle diverse, ad esempio durante la preparazione di una riunione trimestrale.

Se si riceve un volume elevato di messaggi (più di 200 al giorno), le cartelle ricerche possono essere un buon metodo per analizzare la posta proveniente da mittenti diversi.

Preferiti (facoltativo)

La sezione Preferiti consente di dare maggiore visibilità a cartelle che altrimenti rischierebbero di passare inosservate nell'elenco delle cartelle di posta.

La sezione Preferiti, un sottoinsieme delle cartelle di posta, viene visualizzata nella parte superiore del riquadro di spostamento. L'uso della sezione Preferiti non è un requisito per il funzionamento di questo sistema, ma se si ha uno schermo di piccole dimensioni è possibile ridurre a icona il riquadro di spostamento e avere comunque la possibilità di archiviare i messaggi trascinandoli sulla finestra ridotta a icona, eseguire ricerche comuni e passare a Calendario, Contatti e Attività.

Le procedure consigliate prevedono l'inserimento delle cartelle seguenti nella sezione Preferiti: Posta in arrivo, 1-Riferimento, Posta inviata e Posta eliminata.

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Contrassegno predefinito

Le procedure consigliate prevedono di impostare il contrassegno a singolo clic su Oggi (impostazione predefinita).

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Azioni rapide facoltative

Oltre alle azioni rapide elencate sopra, a seconda della propria mansione e delle proprie attività quotidiane, può essere utile creare i tipi di azioni rapide seguenti:

Dopo aver iniziato a creare le azioni rapide, si scoprirà che esistono altri modi per ottimizzare il numero di clic necessari per eseguire un'operazione. Ogni volta che si esegue ripetutamente la stessa operazione, provare a creare un'azione rapida. Inoltre, quando i progetti cambiano, aggiornare le azioni rapide in modo che consentano di eseguire solo le operazioni realmente importanti per la propria attività.

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Eliminazione

Eliminare i messaggi che non è necessario leggere. Eliminare la posta indesiderata.

Se non si vuole ricevere un altro messaggio che fa parte di questa conversazione, ignorarlo.

Gestione: la regola dei due minuti

È sorprendente quante cose si possono fare in due minuti. Ad esempio, a molti messaggi si può rispondere in due minuti o anche meno. Se invece un messaggio richiede più di due minuti di attenzione, rinviarne la gestione. Per avere un'idea concreta di quanti sono due minuti, provare a cronometrarli.

Dopo aver gestito il messaggio, eseguire una delle operazioni seguenti:

• Eliminarlo se non è importante.

• Archiviarlo in una delle cartelle dei riferimenti (ad esempio 1 - Riferimento) usando un'azione rapida.

Per tenere traccia delle operazioni eseguite, ad esempio in occasione della preparazione per le valutazioni annuali o per la creazione di report, usare l'azione rapida Operazione completata, che contrassegna anche i messaggi come completati.

Delega

Capita a volte di ricevere un messaggio che deve in realtà essere gestito da qualcun altro. In questi casi, rispondere e includere la persona a cui si vuole delegare il messaggio nella riga A. Se si esegue di frequente questa operazione, può essere opportuno creare un'azione rapida per rispondere e aggiungere la persona delegata nel campo A.

Se si vuole riprendere il messaggio in un secondo momento, aggiungere un contrassegno prima di inviarlo. Nella finestra Da fare contrassegnare l'attività con la categoria @In attesa.

Rinvio

Dire di no

Quando si rivede il calendario e l'elenco attività, è importante essere realistici in merito alle attività che si è in grado di svolgere. A volte questo significa dire di no. Ecco alcuni modi per guadagnare tempo dicendo di no:

• Rifiutare le riunioni a cui non è necessario partecipare. Non è impossibile.

• Eliminare le attività che non è necessario eseguire o che si è certi di non riuscire a portare a termine.

• Inviare messaggi per fare sapere agli altri che si sta lavorando a una risposta (e assicurarsi di contrassegnarli a proprio uso al momento dell'invio). È preferibile far sapere a qualcuno che si risponderà entro un periodo di tempo realistico piuttosto che dare l'impressione di essersi dimenticati della richiesta.

Gestione del calendario

Se in un determinato giorno sono pianificate molte riunioni, si avrà meno tempo a disposizione per completare le attività e scrivere i messaggi, per cui è meglio spostare le attività in altri giorni.

Se un'attività richiederà molto tempo o se dovrà essere eseguita obbligatoriamente (a differenza di altre non indispensabili), trascinarla dall'Elenco attività del giorno al calendario per riservare del tempo per la relativa elaborazione.

Modi per creare attività

Mentre si esaminano le attività e gli impegni nel calendario, è inevitabile che emergano altri compiti da svolgere. Ecco alcuni modi per creare attività in Outlook:

• Contrassegnare il messaggio.

• Digitare nella casella Digitare una nuova attività nella parte superiore dell'elenco delle attività.

• Usare la scelta rapida da tastiera CTRL+MAIUSC+K per creare una nuova attività.

• Se si sta guidando, e se questa operazione è sicura e non comporta violazioni della legge, usare la funzione per i memo vocali del dispositivo mobile o del telefono cellulare per registrare le attività da trascrivere in un secondo momento nell'elenco attività.

• Durante una riunione, creare annotazioni in OneNote. Gli elementi contrassegnati in OneNote verranno visualizzati nell'elenco delle attività di Outlook.

Modi per gestire le attività

Ecco alcune procedure che possono agevolare la gestione delle attività:

• Aggiungere le attività man mano che si presentano digitando nella casella Digitare una nuova attività nella finestra Da fare o nella parte superiore dell'elenco attività, in un'area vuota nell'Elenco attività del giorno o selezionando Nuova attività nella barra multifunzione.

• Cancellare le attività che non è necessario eseguire. L'elenco delle attività è un'area estremamente importante: non lasciare che si riempia di attività di scarsa importanza o la sua utilità andrà perduta. Per i messaggi contrassegnati che si vogliono conservare, selezionare Rimuovi da elenco, altrimenti fare semplicemente clic su Elimina.

• Contrassegnare le attività completate in modo che vengano rimosse dalla finestra Da fare.

• Migliorare la capacità di intervento sulle attività modificando l'oggetto di un messaggio contrassegnato. Ad esempio, un messaggio contrassegnato con l'oggetto Impossibile modificare l'appartenenza al gruppo tramite la tastiera dovrebbe essere rinominato Rispondere a Luca, che rappresenta l'azione successiva per tale attività. Per modificare l'oggetto dell'attività, selezionare l'elemento nella finestra Da fare e digitare un nuovo oggetto oppure fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Rinomina attività. La modifica dell'oggetto dell'attività non comporta la modifica dell'oggetto del messaggio. Viene modificato solo l'argomento visualizzato nell'elenco attività.

• Creare e assegnare categorie a colori per identificare più facilmente la posizione in cui è necessario eseguire il passaggio successivo e rendere maggiormente visibili alcune attività.

• Ridisporre le attività per raggruppare quelle simili tra loro, ad esempio le attività della stessa categoria. Per spostare un'attività, selezionarla nell'elenco attività e trascinarla. In questo modo è possibile lavorare su attività simili contemporaneamente.

• Trascinare le attività nell'Elenco attività del giorno e nella finestra Da fare nel giorno in cui si prevede di eseguire l'attività. Per le attività che richiederanno un certo tempo, trascinare le attività nel calendario per riservare del tempo per completarle.

Benché sia importante organizzarsi, non dedicare troppo tempo all'assegnazione di priorità e alla gestione dell'elenco attività. Il processo di gestione dell'elenco attività non deve avere la precedenza su tutto il resto.

Usare il calendario: creare appuntamenti per gestire il tempo

È bene ricordare che le attività da svolgere sono sempre più del tempo a disposizione.

Una gestione efficiente del tempo prevede che si elaborino i messaggi, si gestiscano appuntamenti e attività e si rifletta sulle attività da svolgere.

Per pianificare il tempo necessario per tutte queste attività, è possibile impostare riunioni e appuntamenti nel proprio calendario. È importante che il calendario venga considerato come il piano effettivo per la gestione del tempo: se è stato pianificato un impegno, questo è ciò di cui ci si dovrà occupare all'orario corrispondente.

Prevedere il tempo necessario per:

• Gestire i messaggi. Dedicare tempo alla gestione dei messaggi è particolarmente importante quando si ricevono numerosi messaggi. Anche se sono state configurate regole in modo che solo i messaggi importanti vengano visualizzati nella Posta in arrivo, la gestione di quei messaggi richiede comunque tempo.

• Rivedere appuntamenti e attività a cadenza giornaliera e settimanale. Esaminare il calendario e le attività e valutare appuntamenti e attività rispetto alle proprie priorità. Se il calendario contiene molti impegni, è consigliabile:

• Cancellare gli appuntamenti in conflitto, dal momento che non è possibile trovarsi in due posti contemporaneamente.

• Pianificare il tempo per lo svolgimento delle attività.

• Riflettere sulle proprie attività, valutando se il tempo viene usato in modo efficace e se sono state impostate le priorità giuste.

• Incontrare periodicamente il proprio manager. Le riunioni periodiche con il manager consentono di illustrare ciò su cui si sta lavorando e di ridefinire le priorità, quando necessario. Per impostare una riunione ricorrente, selezionare Ricorrenza .

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Revisione settimanale

Considerare nell'insieme il proprio tempo e le attività da svolgere aiuta ad assegnare la priorità alle attività importanti rispetto a quelle meno urgenti, oltre a consentire di chiarire agli altri quali risultati ci si può realisticamente aspettare che vengano conseguiti o meno. Rivedere la settimana precedente e quella successiva è anche un sistema utile per prepararsi per una riunione settimanale con il proprio manager o per predisporre un messaggio di posta elettronica di aggiornamento sullo stato.

Dove lavorare

Dopo avere elaborato i messaggi, lo spazio migliore per lavorare in Outlook (rispondere ai messaggi e così via) è l'area Attività. Passando ad Attività, non si verrà distratti dai messaggi ricevuti nella Posta in arrivo.

Elaborare le attività in blocco

Quando si esaminano l'elenco attività e il calendario, eseguire le attività simili insieme. Se ad esempio si hanno solo alcuni minuti a disposizione, effettuare tutte le telefonate (se non sono molte). Affrontare le attività più impegnative (per alcuni, potrebbe trattarsi delle risposte ai messaggi) nei momenti di maggiore energia e rimandare quelle meno impegnative, come ad esempio la lettura dei messaggi di stato, alle ultime ore della giornata o ai momenti di minore energia. Elaborando in blocco le attività, è possibile fare avanzare tutti i propri progetti contemporaneamente.

Un modo per elaborare in blocco le attività è modificare la disposizione da Elementi disposti per: Data inizio a Elementi disposti per: Categorie. A tale scopo, selezionare l'intestazione Elementi disposti per e quindi selezionare Categorie.

Completamento delle attività

Man mano che si terminano le attività, contrassegnarle come completate. Outlook crea automaticamente l'elenco delle attività completate, che può essere utile come riepilogo del lavoro eseguito. Se non è necessario tenere traccia dell'attività o del messaggio, eliminarlo o cancellare il contrassegno.

modalità offline

Se le attività da eseguire sono molte, può essere preferibile lavorare offline per evitare le distrazioni associate ai messaggi in arrivo.

Quando si passa dalla modalità online a quella offline e viceversa, tutti gli account di posta elettronica nel profilo di Outlook vengono modificati.

• Nel gruppo Preferenze della scheda Invia/Ricevi selezionare Offline.

  

Il comando Offline viene evidenziato quando si lavora offline.

Selezionare il comando evidenziato Offline per tornare alla modalità Online.

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Come trovare un messaggio da un mittente specifico

• Se si vuole trovare un messaggio inviato da una persona specifica, selezionare la casella di ricerca in una cartella e quindi nella scheda Cerca fare clic su Da.

  

• Digitare il nome della persona.

  

In alternativa, iniziare a digitare il nome nella casella di ricerca quindi premere freccia GIÙ per selezionare Da in modo da restringere i risultati.

Come trovare un messaggio con allegato

Per trovare un messaggio con un allegato, selezionare la casella di ricerca e quindi nella scheda Cerca selezionare Con allegati.

Tutti i termini di ricerca sono additivi, quindi se si vuole trovare un messaggio con allegati inviato da una determinata persona, selezionare i comandi corrispondenti sulla barra multifunzione (Da, Con allegati) per impostare la ricerca.

Per trovare messaggi nell'intera cassetta postale

A volte non si riesce a trovare un messaggio se si cerca solo nella cartella di riferimento, perché potrebbe trattarsi di un messaggio inviato oppure archiviato in modo errato. In questi casi, iniziare effettuando una ricerca in qualsiasi cartella (Posta in arrivo, 1-Riferimento e così via), quindi aprire il menu a discesa della casella di ricerca e selezionare Cassetta postale corrente.

È anche possibile selezionare Cassetta postale corrente nella scheda Cerca.

Se si sospetta che l'elemento che si sta cercando sia in una convocazione riunione accettata, e quindi nel calendario, provare a selezionare Tutti gli elementi di Outlook.

Se si eseguono spesso ricerche nell'intera cassetta postale, è possibile impostare l'ambito di ricerca predefinito su tutte le cartelle passando alla visualizzazione Backstage.

1. Selezionare la scheda File e quindi selezionare Opzioni.

2. Scegliere Cerca.

3. In Risultati selezionare Cassetta postale corrente.

   

Per interrompere la ricerca

Quando è stato trovato l'elemento desiderato e si è pronti a passare all'attività successiva, selezionare l'icona di chiusura accanto alla casella Ricerca immediata oppure selezionare Chiudi ricerca nel gruppo Chiudi della scheda Cerca.

Regole di base per messaggi di posta elettronica ottimali: cosa fare

• Leggere il messaggio prima di inviarlo.

• Usare un oggetto del messaggio descrittivo e orientato all'azione. Ad esempio: Team di vendita: inviare le date proposte per la riunione con il consiglio di amministrazione, dove Team di vendita è il nome del gruppo e inviare è l'azione. Altri prefissi utili includono Per informazione e Azione richiesta.

• Se è richiesta un'azione, specificarla nella casella Oggetto.

• Modificare l'oggetto del messaggio se l'argomento della conversazione cambia.

• Mantenere tutti i messaggi brevi e pertinenti.

• Organizzare il contenuto del messaggio dall'elemento più importante a quello meno importante.

• Valutare se formattare in grassetto le informazioni importanti.

• Inserire le attività o le domande in righe distinte, in modo da evidenziarle maggiormente.

• Formattare in grassetto i nomi delle persone quando si pongono domande. Ad esempio: "Luca, qual è lo stato del progetto?"

• Limitare il numero di destinatari del messaggio alle persone che hanno realmente l'esigenza di leggerlo.

• Inserire nella riga Cc le persone a cui il messaggio viene inviato solo per informazione.

• Inserire nella riga A le persone che devono rispondere o a cui si richiede un'azione.

• Usare una firma quando appropriato, ma mantenerla semplice, breve, professionale e se possibile priva di immagini.

• Se si desidera una risposta immediata, non inviare un messaggio di posta elettronica. Telefonare o inviare un messaggio istantaneo.

• Se una conversazione di posta elettronica supera i dieci messaggi senza che si riesca a trovare una soluzione, può essere consigliabile organizzare una riunione per discutere della questione. La posta elettronica non è sempre il mezzo più efficiente per risolvere problemi complessi. Con il messaggio selezionato, nel gruppo Rispondi della scheda Home selezionare Riunione.

  

• Confermare la ricezione dei messaggi che richiedono una risposta più dettagliata. Se si è troppo impegnati per rispondere immediatamente in modo completo, informare il mittente che si sta esaminando il problema e si risponderà entro una determinata ora o data. Contrassegnare il messaggio per se stessi come attività da svolgere in seguito.

• Limitare l'uso del contrassegno Priorità alta .

  

• Se si sta ponendo una domanda a cui diverse persone possono rispondere, scegliere una sola persona invece di inviare la domanda al gruppo.

Completamento: contrassegno al momento dell'invio

Quando si sta inviando un messaggio a qualcuno da cui è necessario ricevere una risposta, eseguire le operazioni seguenti:

• Contrassegnare il messaggio per se stessi al momento dell'invio.

• Modificare il nome dell'attività relativa al messaggio contrassegnato nella finestra Da fare in modo che inizi con Completa.

• Contrassegnarlo con la categoria @In attesa.

• Eseguendo questi tre passaggi, è possibile sapere che l'azione successiva è l'invio di un altro messaggio o che si è in attesa di una risposta.

Regole di base per messaggi di posta elettronica ottimali: cosa non fare

• Non usare elementi decorativi.

• Non includere il proprio manager in ogni messaggio inviato.

• Non inviare un messaggio in un momento di rabbia. È preferibile scriverlo, salvarlo nella cartella Bozze e riprenderne la stesura in un secondo momento.

• Non aspettarsi una risposta rapida quando si inviano messaggi lunghi (più di due paragrafi).

• Non inviare un messaggio di completamento meno di un giorno dopo il primo messaggio. Se non si riceve una risposta tempestiva, provare a contattare il destinatario telefonicamente o tramite un'app di messaggistica, ad esempio Microsoft Teams.

• Non usare conferme di lettura o conferme di recapito per ogni messaggio inviato. Usarle solo quando non si è certi che i destinatari riceveranno il messaggio.

• Non impostare contrassegni o la priorità alta per ogni messaggio inviato. I destinatari impareranno a ignorarli.

• Non usare TESTO IN MAIUSCOLO.

• Non inviare allegati: usare collegamenti. Questa regola vale in particolare per le convocazioni riunione, in cui gli allegati possono contribuire in modo significativo alle quote sul server.

• Non espandere le liste di distribuzione. L'espansione delle liste di distribuzione rende i messaggi più difficili da leggere e può determinarne il recapito nelle cartelle di posta sbagliate per gli utenti che usano regole.

• Evitare il sarcasmo. Il proprio senso dell'umorismo potrebbe essere frainteso.

• Non scrivere nulla che non si vorrebbe venisse letto da chiunque altro nell'azienda. Non si può mai sapere a chi potrebbe essere inoltrato il messaggio.

• Non usare tipi di carattere in corsivo o "stravaganti" che risultano difficili da leggere.

• Non usare caratteri in rosso, perché sono difficili da leggere e possono essere interpretati come una critica.

• Non usare mai Rispondi a tutti per richiedere la rimozione da un gruppo di contatti. Mai.

Suggerimenti per i gruppi di contatti (precedentemente noti come liste di distribuzione)

Se si sta rispondendo a un gruppo di contatti di grandi dimensioni, seguire tutte le indicazioni per gli accorgimenti da usare e gli errori da evitare in relazione ai messaggi di posta elettronica.

Se sono necessarie altre informazioni o si sta esaminando il problema separatamente, rispondere all'intero gruppo di contatti per fare sapere a tutti che ci si sta occupando del problema e quindi rispondere separatamente al mittente. Una volta risolto il problema, rispondere al gruppo di contatti informando tutti della soluzione, in modo da consentire ad altri utenti del gruppo di contatti di farvi riferimento.

Come usare i commenti all'interno del testo

L'aggiunta di commenti all'interno del testo in un messaggio è un modo pratico per rispondere a domande e fornire informazioni punto per punto. In base alle procedure consigliate, eseguire le operazioni seguenti:

1. Nel messaggio indicare che sono presenti commenti all'interno del testo. Ad esempio, includere la frase "Vedi i commenti aggiuntivi di seguito".

2. Differenziare il proprio testo dal messaggio originale. Alcuni suggerimenti includono:

   • Cambiare il colore del carattere.

   • Anteporre il proprio nome o le proprie iniziali tra parentesi quadre, ad esempio [Luca Udinesi].

     

   • Modificare il carattere in corsivo, grassetto o con entrambi i formati.

3. Non eliminare alcuna parte del testo scritto da altri.

Se si vuole commentare solo una piccola parte di un messaggio più lungo, copiare tale sezione del messaggio nella propria risposta, usando un colore diverso e racchiudendo la citazione tra virgolette, quindi digitare la propria risposta.

Quando usare la casella Ccn

Se si aggiunge il nome di un destinatario nella casella Ccn (copia per conoscenza nascosta) in un messaggio, una copia del messaggio viene inviata al destinatario, ma il nome del destinatario non è visibile agli altri destinatari del messaggio.

Usare la caratteristica Ccn per rimuovere utenti aggiuntivi da una conversazione di posta elettronica quando si ritiene che non siano più necessari o se l'argomento della conversazione è cambiato.

Se ad esempio si fa parte di un gruppo di cinque utenti che ricevono una domanda e si desidera rispondere, spostare gli altri quattro utenti nella riga Ccn e scrivere una frase del tipo "Andrea, Marco, Luca ed Elena sono in Ccn. Ecco la risposta…".I messaggi successivi verranno scambiati solo tra l'utente e il mittente originale.

Non usare la riga Ccn per mettere a conoscenza terzi (ad esempio il proprio manager) di un messaggio con informazioni riservate. Il destinatario in Ccn potrebbe non rendersi conto di essere stato incluso in Ccn e rispondere a tutti, rivelando di avere ricevuto un messaggio in copia conoscenza nascosta. Questo potrebbe essere interpretato come un comportamento scorretto da parte dell'utente.

Invece di usare la riga Ccn per informare altre persone di un problema, inoltrare il messaggio dopo averlo inviato.

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Quando è appropriato convocare una riunione?

Convocare una riunione quando:

• Un nuovo gruppo di persone lavora insieme per la prima volta.

• Sono stati scambiati più di 10 messaggi relativamente lunghi tra diverse persone.

• Sono necessarie attività di discussione, brainstorming o collaborazione.

• Convocare una riunione quando rappresenta il modo più efficiente per procedere e comunicare in modo chiaro l'obiettivo della riunione prima di convocarla.

Chi invitare

Invitare solo le persone che è necessario coinvolgere. Ogni invitato aggiuntivo aumenta la complessità della riunione, rendendo più difficile controllarla. D'altra parte, se è necessario prendere una decisione, assicurarsi che tutti i principali stakeholder siano presenti. In caso contrario, la riunione si rivelerebbe uno spreco di tempo e risorse.

Come scegliere un orario per la riunione

Scegliere un orario in cui tutti i partecipanti possono incontrarsi controllando le informazioni sulla disponibilità degli invitati nel calendario. Usare Regole Pianificazione per visualizzare la disponibilità di tutti i partecipanti alla riunione.

Nella griglia sono indicati i periodi di disponibilità dei partecipanti. Due righe e un'evidenziazione mostrano l'inizio e la fine proposte per la riunione.

Per visualizzare l'Assistente pianificazione durante la composizione di una convocazione di riunione, selezionare Assistente pianificazione nel gruppo Mostra della scheda Riunione.

Nel riquadro Ricerca sala sono indicati gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, selezionare un suggerimento nella sezione Orari suggeriti del riquadro Ricerca sala oppure selezionare un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

Nota: Se il riquadro Ricerca sala non è visualizzato, nella scheda Riunione selezionare Ricerca sala nel gruppo Opzioni.

Se si creano periodicamente riunioni con lo stesso gruppo di utenti, creare un gruppo nel riquadro di spostamento in modo da vedere più facilmente le informazioni sulla disponibilità degli utenti. Questi gruppi possono includere anche sale, per trovare più facilmente una sala disponibile per la riunione.

Per creare un gruppo di calendari, eseguire le operazioni seguenti:

• Nel riquadro di spostamento in Calendario scorrere verso il basso fino all'elenco dei calendari e fare clic con il pulsante destro del mouse su I miei calendari.

• Immettere un nome per il nuovo gruppo di calendari e quindi selezionare INVIO.

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nuovo gruppo di calendari e scegliere Aggiungi calendario.

• Scegliere l'origine e quindi selezionare i calendari da aggiungere.

Quando incontrarsi di persona e quando in modalità remota

Incontrarsi di persona se:

• È la prima volta che il gruppo lavora insieme.

• Verranno mostrati o distribuiti elementi non in formato elettronico.

• Si tratta di una riunione di brainstorming.

• Si tratta di una riunione che richiede significative attività di collaborazione.

• Non tutti dispongono di un telefono, di un'app per conferenze online o del software e delle apparecchiature richiesti per le riunioni in formato elettronico.

In caso contrario, valutare l'utilizzo del telefono o di un'app per riunioni online, ad esempio Microsoft Teams.

Come gestire i documenti correlati

In preparazione di una riunione, spesso è necessario condividere documenti prima o durante la riunione.

Se tutti i partecipanti sono connessi alla rete aziendale, inserire i documenti in un sito di SharePoint o in un'unità di rete condivisa.

Se alcuni partecipanti sono esterni all'azienda (ad esempio un fornitore che non ha accesso alla rete Intranet), valutare l'utilizzo di un'area di lavoro SharePoint.

Non inviare allegati nelle convocazioni riunione.

Preparazione di un'agenda: sfruttare le attività

• @Riunione è il punto centrale per le voci di agenda   .

Creare una singola attività, contrassegnarla con la categoria @Riunione e impostare la data di inizio o la data di scadenza sulla data della riunione. Quando la data della riunione si avvicina e si definiscono gli argomenti di discussione, aggiungere all'attività commenti, elenchi puntati e idee. Questa attività diventerà l'agenda per la riunione.

Dopo la riunione, contrassegnare l'attività come completata e creare nuove attività per le azioni da eseguire.

• Se si vuole discutere di uno o più messaggi...   

Se durante una riunione si desidera discutere di un messaggio in particolare, contrassegnare tale messaggio per il giorno della riunione e assegnargli la categoria @Riunione.

Se è necessario discutere di più di tre messaggi, non contrassegnarli uno a uno per evitare di inserire troppi elementi nell'elenco delle attività. Creare invece una nuova attività con il nome della riunione, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e trascinare i messaggi nell'attività. Contrassegnare questa attività con la categoria @Riunione.

• Se si vuole più spazio per le proprie idee...   

Se si sta collaborando con altre persone o semplicemente si vuole avere più spazio per le proprie idee, valutare l'uso di un blocco appunti di OneNote, che può essere condiviso tramite un sito di SharePoint o in un server locale. OneNote assicura un'esperienza più avanzata per la creazione di annotazioni rispetto alle attività di Outlook.

Durante la riunione: come collaborare

Lo strumento da usare per la collaborazione durante una riunione dipende dalla posizione e dall'accesso dei partecipanti.

Se si collabora a un documento e tutti si trovano nella stessa stanza, usare le caratteristiche Revisioni e Commenti di Word.

Se si sta tenendo una presentazione e alcuni utenti partecipano in modalità remota, usare una riunione online e le funzionalità di chat di Microsoft Teams o, per le riunioni meno formali, chiedere a tutti di partecipare a una chat di gruppo di Microsoft Teams e condividere il proprio desktop o un secondo monitor.

Se si vuole collaborare in una modalità maggiormente ad hoc, è possibile usare OneNote per creare note insieme in un singolo blocco appunti. Se il blocco appunti non è condiviso, inviare le note in un messaggio dopo la riunione.

Se si prendono appunti o si creano minute della riunione, è inoltre possibile usare OneNote per inserire i dettagli della riunione da Outlook nelle note. Dopo la riunione, è possibile inviare le note ai partecipanti in un messaggio.

Come interrompere una riunione ricorrente

Quando una serie di riunioni è stata completata, invece di annullare la riunione, rimuovendo così tutte le istanze precedenti, modificare il criterio di ricorrenza in modo che termini con l'ultima occorrenza della riunione. A tale scopo, selezionare il pulsante Ricorrenza e modificare la data di fine.

Quando e come condividere il proprio calendario

Potrebbe non essere necessario condividere il proprio calendario, perché qualsiasi membro dell'organizzazione può visualizzare la disponibilità dell'utente, senza necessariamente vedere il contenuto o l'oggetto delle riunioni e degli appuntamenti. È però possibile condividere facilmente il calendario con il proprio team, se si vuole consentire ai membri del team di visualizzare tutte le riunioni e gli appuntamenti che contiene.

Può essere necessario affidare la gestione del calendario a un'altra persona, ad esempio un assistente incaricato di accettare o rifiutare le riunioni. In tal caso, è possibile delegare il calendario. Se si delega un calendario, scegliere una sola persona. Non creare più di un delegato per il calendario. In caso contrario, possono verificarsi errori.

Creare un calendario di SharePoint per le attività di gruppo a cui tutti hanno accesso, invece di condividere il proprio calendario. Ad esempio, creare un calendario in un sito di SharePoint per tenere traccia delle pianificazioni per le ferie del gruppo.

Inviare il proprio calendario in un messaggio quando si organizzano riunioni con persone che non possono visualizzare le informazioni sulla disponibilità, ad esempio utenti esterni all'azienda.

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Quando usare i contatti di Outlook in un ambiente aziendale

Anche se si lavora per un'azienda che dispone di un elenco indirizzi globale, talvolta può essere utile mantenere un contatto in Outlook. Creare contatti per:

• Le persone esterne all'azienda.

• Le persone per cui si vuole ricordare o aggiungere particolari informazioni, ad esempio il compleanno.

• Le persone con cui si vuole sincronizzare il proprio telefono cellulare, in particolare se il telefono non è connesso alla rubrica aziendale o nei casi in cui non è disponibile la connettività.

Quando creare un gruppo di contatti in Outlook

Creare gruppi di contatti (precedentemente noti come liste di distribuzione personali) in Outlook quando si vuole semplificare l'invio di messaggi a un gruppo di persone esterne all'organizzazione. Per tutti i gruppi all'interno dell'azienda è possibile creare un gruppo di contatti pubblico (chiedere all'amministratore IT come eseguire questa operazione).

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Che cosa sono le azioni rapide?

La funzionalità Azioni rapide consente di eseguire più azioni con un solo clic. Si tratta di uno strumento molto utile per mantenere ordinata la Posta in arrivo e in generale per aumentare l'efficienza di utilizzo di Outlook. Ogni volta che si eseguono ripetutamente gli stessi passaggi in Outlook, provare a creare un'azione rapida.

Perché visualizzare il Riquadro di lettura a destra e non in basso (o disattivarlo del tutto)?

Leggere una colonna lunga e stretta di testo è più facile che leggere una sezione di testo più corta e più larga. Questo perché è più facile muovere gli occhi verso il basso che da sinistra a destra su lunghe distanze, gesto che può implicare anche un movimento di testa e collo che può affaticare. È preferibile tenere attivo il Riquadro di lettura, in modo da non dover aprire ogni messaggio per leggerne il contenuto.

Cosa fare con le cartelle non più necessarie?

L'elenco cartelle del riquadro di spostamento dovrebbe essere riservato alle cartelle usate spesso. Se è pieno di cartelle che non si riesce nemmeno a riconoscere, spostare tutta la posta nella cartella di riferimento ed eliminare le cartelle esistenti.

Com'è possibile visualizzare in blu tutti i messaggi inviati solo all'utente?

1. Nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Visualizza selezionare Impostazioni visualizzazione.

   

2. Nella finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate selezionare Formattazione condizionale.

   

3. Nella finestra di dialogo Formattazione condizionale selezionare Aggiungi.

4. Nella casella Nome digitare Me e quindi selezionare Carattere.

5. Nella finestra di dialogo Tipo di carattere, in Colore, selezionare Blu e quindi scegliere OK.

6. Nella finestra di dialogo Formattazione condizionale selezionare Condizione.

7. Nella finestra di dialogo Filtro selezionare la casella di controllo Il mio nominativo è accanto a l'unico nominativo nel campo A e quindi scegliere OK in tutte le finestre di dialogo aperte.

   Nota: È possibile usare il menu a discesa per modificare la condizione Il mio nominativo è.

Quando è opportuno usare la visualizzazione Conversazione?

La visualizzazione Conversazione è utile quando:

• Si controllano i messaggi con meno frequenza e quindi si hanno più messaggi da visualizzare in una volta sola.

• Sono presenti molti thread di messaggi con numerose discussioni.

• Si vuole vedere il contesto di chi ha risposto a chi.

• Si ricevono moltissimi messaggi.

La visualizzazione Conversazione consente di verificare facilmente quali conversazioni hanno generato il maggior numero di discussioni. In questi casi è preferibile leggere e rispondere solo all'ultimo messaggio della conversazione. Si può anche selezionare un'intera conversazione e intervenire su di essa. Ad esempio, in presenza di una lunga serie di messaggi di cui l'ultimo contiene semplicemente una frase come "Grazie, ho avuto la risposta alla mia domanda", è possibile eliminare l'intera conversazione.

In visualizzazione Conversazione è possibile anche visualizzare i messaggi di altre cartelle, cosa molto utile quando si riceve un nuovo messaggio in una lunga conversazione, poiché si può vedere l'intera cronologia, incluse le proprie risposte.

È necessario tenere insieme i messaggi personali e di lavoro?

Ridurre il numero di posizioni in cui si leggono i messaggi non significa mescolare i messaggi di lavoro e personali. La soluzione migliore è usare account di posta elettronica distinti per le comunicazioni di lavoro e quelle personali. È tuttavia opportuno ridurre il numero di indirizzi di posta elettronica da gestire. Outlook offre la possibilità di visualizzare più account contemporaneamente. Oltre all'account di posta elettronica aziendale (Exchange Server), è possibile aggiungere altri account, come Outlook.com o Gmail, allo stesso profilo in Outlook.

Qual è l'utilità degli stati Letto e Non letto?

Gli stati Letto e Non letto in Outlook consentono di verificare rapidamente quali messaggi sono stati letti almeno una volta e quali sono ancora da leggere. Questi stati possono però essere facilmente attivati facendo clic sui vari messaggi, quindi non costituiscono un riferimento perfetto, ma sono solo uno strumento.

Per contrassegnare velocemente un messaggio come già letto, premere CTRL+Q. Per contrassegnarlo come non letto, premere CTRL+U.

Perché lo stato Letto/Non letto non è sufficiente?

Alcuni utenti cercano di usare lo stato Letto/Non letto per indicare se un messaggio è nuovo o è un elemento di riferimento. Lo stato Non letto è però inaffidabile, perché appena il messaggio perde lo stato attivo (quando si seleziona un altro messaggio), viene automaticamente contrassegnato come letto, senza contare il fatto che molto spesso altri dispositivi, ad esempio i telefoni, contrassegnano i messaggi come già letti. Inevitabilmente i messaggi vengono letti almeno una seconda volta, e lo scotto mentale di capire cosa occorre fare viene pagato di nuovo. L'uso dello stato Letto/Non letto come linea di separazione tra gli elementi della posta in arrivo che rappresentano "attività" e quelli che non sono ancora stati elaborati tende a venir meno quando si ricevono molti messaggi, alcuni dei quali non verranno mai letti perché semplicemente dall'oggetto è possibile capire che non è necessario leggerli. Un approccio molto più efficiente consiste nello scorrere tutti i messaggi e decidere cosa fare con ognuno. I messaggi gestiti dovrebbero quindi uscire dalla posta in arrivo, non rimanere "non letti".

Perché è opportuno archiviare i messaggi?

Le procedure consigliate prevedono l'uso di un archivio centrale per i messaggi, in modo da potervi fare riferimento dopo averli "elaborati". Usando un numero limitato di cartelle (1-Riferimento e 2-Personale), non è necessario preoccuparsi di eventuali errori di archiviazione dei file o copiare i messaggi in più cartelle se sono applicabili a più di un argomento o progetto.

Inoltre, non è necessario controllare tutti i messaggi che riguardano un particolare argomento o progetto. Outlook fornisce strumenti più avanzati, come le categorie e le cartelle ricerche, che rendono estremamente efficiente la ricerca.

Perché è consigliabile avere una sola cartella di riferimento?

Con un'unica cartella non c'è bisogno di pensare a quale cartella contiene determinati messaggi e si ha la certezza che tutto il contenuto della cartella è stato esaminato e si è deciso di conservarlo.

Se invece si usano più cartelle, ogni volta che si archivia un messaggio si è obbligati a decidere quale cartella usare. La situazione diventa ancora più complicata se c'è più di una cartella appropriata per ogni messaggio. Poiché molte cartelle finiscono per rimanere inutilizzate quando ce ne sono tante tra cui scegliere, si crea una situazione di disordine.

Benché possa sembrare vantaggioso lasciare tutti i messaggi nella Posta in arrivo, esiste un costo nascosto che si paga ogni volta che si esamina un messaggio e ci si chiede "È qualcosa su cui devo intervenire o è qui solo per riferimento?". Inoltre, avere nella Posta in arrivo solo nuovi elementi garantisce maggiore tranquillità. La Posta in arrivo è uno spazio su cui altri possono intervenire, mentre ciò che si inserisce nella cartella dei riferimenti dipende esclusivamente dall'utente.

Perché sono necessarie cartelle diverse per i gruppi di contatti?

• Diverse frequenze di archiviazione    È opportuno avere cartelle diverse per i diversi gruppi di contatti in base all'argomento e alla frequenza di archiviazione automatica. In un gruppo di contatti per il car-pooling, ad esempio, i messaggi nella cartella Carpool dovrebbero essere eliminati quotidianamente. Al contrario, un gruppo di contatti dedicato a un argomento di carattere lavorativo dovrebbe essere archiviato meno frequentemente, ad esempio una volta all'anno.

• Raggruppamento efficiente delle conversazioni    L'organizzazione dei gruppi di contatti in cartelle separate in base all'argomento consente di visualizzare intere conversazioni raggruppate insieme. All'occorrenza, è possibile eseguire ricerche in una cartella in maniera efficiente.

Perché è necessario usare cartelle distinte per i gruppi di contatti e i feed RSS?

I messaggi inviati a liste di distribuzione di grandi dimensioni e a feed RSS potrebbero facilmente inserire un numero eccessivo di elementi nella Posta in arrivo. Questi flussi di informazioni devono essere gestiti in modo simile a un giornale con numerose pagine: potrebbe essere presente un articolo utile o interessante, ma leggere l'intero giornale richiederebbe un tempo considerevole. Le regole possono aiutare a determinare quali elementi sono maggiormente interessanti o rilevanti per l'utente.

Quali gruppi di contatti devono essere inseriti in una cartella specifica invece che nella cartella Posta in arrivo?

I migliori candidati per l'uso di una cartella e di una regola per le liste di distribuzione sono le liste di distribuzione che:

• Ricevono moltissimi messaggi.

• Sono indirizzati a molte persone.

I messaggi a livello aziendale con notizie importanti (ad esempio dal CEO) e i messaggi dal reparto IT che segnalano tempi di inattività dei server non devono essere inseriti in una cartella. Per i messaggi indirizzati a un gruppo di contatti che solo occasionalmente contengono informazioni utili o interessanti, indipendentemente dalla frequenza, dovrebbe essere invece impostata una regola e assegnata una cartella.

Com'è possibile impostare le regole per RSS?

Se si sottoscrivono diversi feed RSS, gestirli come qualsiasi altra lista di distribuzione. Spostare nella Posta in arrivo i feed RSS interessanti (in base a parole chiave) e negli altri casi lasciare che vengano archiviati automaticamente nelle cartelle RSS.

Cosa fare se si usano criteri di conservazione o un archivio online di Exchange Server?

Usare la soluzione di archiviazione automatica implementata dall'organizzazione e attenersi ai criteri aziendali come di consueto. Se i criteri aziendali prevedono l'uso di più cartelle per ciascun tipo di elemento, seguire tali criteri.

Perché è opportuno usare le regole?

Man mano che passa il tempo, è probabile che si ricevano sempre più messaggi. Non è possibile né pensabile leggere ogni singolo messaggio ricevuto. Molto meglio limitarsi ai messaggi realmente importanti. Le regole aiutano a rendere prioritari i messaggi importanti, riducendo al minimo le distrazioni.

Quali date è possibile impostare tramite i contrassegni?

Che cosa è necessario fare con le attività e i messaggi contrassegnati nella finestra Da fare che risalgono ad anni prima?

Se le attività o i contrassegni non vengono usati attivamente, selezionare tutti gli elementi, fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Elimina. Le attività non aggiornate verranno eliminate e verrà rimosso il contrassegno dai messaggi e dai contatti contrassegnati, senza eliminare gli elementi.

Cosa fare con le categorie inutilizzate?

Eliminare tutte le categorie che non si prevede di usare. Lo stesso set di categorie si applica a tutti gli elementi, quindi se si usa una categoria per i contatti è bene evitare di eliminarla.

Qual è il modo migliore per scegliere i colori?

Se si vogliono creare categorie a colori, prestare attenzione ai colori scelti. Ad esempio, non scegliere lo stesso colore per @Telefono e per @Posta elettronica, ma scegliere colori simili (ad esempio diverse tonalità di verde) per tutte le categorie 1:1. Con il passare del tempo si sarà in grado di guardare l'elenco attività e determinare se un'attività può essere eseguita subito esclusivamente dal colore. Ad esempio, se @Casa è viola e al momento si è al lavoro, non è possibile eseguire alcuna attività viola.

Perché è importante pianificare il proprio tempo?

Se si pianifica il proprio tempo nel calendario, le informazioni sulla disponibilità vengono aggiornate e sarà meno probabile essere prenotati da altre persone per gli stessi orari. Se si ha un calendario fitto di impegni, questo potrebbe essere l'unico modo per avere del tempo da dedicare alle proprie mansioni.

È anche utile per stabilire un impegno a portare a termine un lavoro; se lo si inserisce nel calendario, ci si impegna di fatto a eseguire il lavoro nei tempi stabiliti. Se qualcuno sovrappone una pianificazione alla propria, occorrerà ripianificare il proprio tempo, per evitare di sovraccaricarsi.

Come si gestiscono i 10.000 messaggi nella Posta in arrivo?

Se la cartella Posta in arrivo contiene più di 20 elementi, elaborare l'ultima settimana di messaggi e quindi selezionare i messaggi rimanenti e spostarli nella cartella 1-Riferimento. Niente di più semplice.

Perché si ricevono così tanti messaggi?

Se si ricevono più messaggi di quanti si sia in grado di gestire, potrebbe essere necessario impostare regole più aggressive. Provare a determinare la provenienza dei messaggi ordinandoli in base alla colonna Da, quindi comprimere tutte le intestazioni. Se ad esempio non c'è bisogno di leggere la posta di un gruppo di contatti, è possibile creare una regola. Se si cambia visualizzazione, ricordarsi di ripristinare quella precedente una volta terminato.

Se si hanno solo 10 minuti, cosa è meglio leggere per primo nella posta in arrivo?

Se si ha poco tempo, ad esempio tra una riunione e l'altra, iniziare dai messaggi in blu, ossia i messaggi inviati direttamente all'utente. Spesso questi messaggi attendono l'input dell'utente per procedere e sono i più importanti.

Con quale frequenza occorre leggere i messaggi?

Per molte persone leggere i messaggi è quasi una dipendenza. È consigliabile dedicare 20 minuti della mattinata alla lettura dei messaggi, quindi spostare l'attenzione a un'analisi quotidiana dell'elenco attività e concentrarsi sulla propria giornata. Limitare il tempo dedicato alla lettura dei messaggi a una volta la mattina e una volta alla fine della giornata può contribuire ad aumentare notevolmente la produttività. Provare per una settimana per avere una dimostrazione pratica.

Come si gestiscono le attività complicate?

Per le attività che richiedono una particolare pianificazione usare OneNote. Ad esempio, per la pianificazione di un progetto con più fasi, attività annidate e così via, OneNote rappresenta uno strumento più appropriato.

Se si vuole semplicemente ricordare alcune attività correlate, elencarle nel corpo dell'attività. Se sono presenti messaggi correlati, trascinarli nell'attività.

È necessario tenere insieme le attività personali e di lavoro?

Se possibile, tenere le attività personali e quelle di lavoro nella stessa posizione. Un unico elenco riduce il numero di posizioni in cui cercare le attività da eseguire. Anche se si ha già un solo elenco, usare le categorie per distinguere le attività personali da quelle di lavoro e gestire l'elenco in modo efficiente. Le attività personali vengono archiviate nel server Exchange della società e potrebbero essere visibili al reparto IT, quindi inserire nell'elenco solo le attività personali appropriate.

Che male c'è a tenere a mente le attività da eseguire?

Tenere a mente le attività non è una buona soluzione. È liberatorio dipendere da Outlook invece che dal proprio cervello sovraccarico per tenere traccia delle attività. In questo modo è possibile smettere di preoccuparsi di dimenticare un'attività e concentrarsi completamente sul lavoro che si sta svolgendo.

Perché inserire in Outlook le attività da eseguire?

Perché un elenco di attività in Outlook è molto più efficace di un elenco su un foglio di carta:

• Gli elenchi cartacei non possono essere aggiornati automaticamente.

• Gli elenchi cartacei non possono essere riorganizzati con facilità.

• È possibile usare Outlook sul Web per visualizzare l'elenco attività da qualunque dispositivo.

• Outlook è integrato con OneNote e Microsoft SharePoint Server, oltre che con il dispositivo mobile.

• Gli elenchi cartacei si perdono facilmente.

Domanda di carattere avanzato: come si crea una cartella ricerche per i messaggi di posta elettronica?

È possibile accedere facilmente a un set di messaggi su un particolare argomento per una riunione. Creare una categoria per la riunione e quindi creare una cartella ricerche con i criteri seguenti: categoria <nome> e non completato e da un determinato periodo di tempo. Quando si ricevono messaggi su tale argomento, contrassegnarli con la categoria. Dopo la riunione, contrassegnare come completati i messaggi di cui è stato discusso.

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Libri e altre risorse

• Getting Things Done (GTD) System, di David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook di Michael Linenberger

• Lifehacker Suggerimenti e download per ottimizzare la produttività

• How Bill Gates Works, rivista Fortune 500 su CNNMoney.com

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