Topik ini memberi Anda instruksi langkah demi langkah tentang cara menjadikan pesan email Anda mudah diakses dan membuka kunci konten Anda kepada semua orang, termasuk pengguna difabel.
Misalnya, Anda mempelajari cara bekerja dengan Pemeriksa Aksesibilitas untuk mengatasi masalah aksesibilitas saat menulis pesan email. Anda juga akan mempelajari cara menambahkan teks alt ke gambar sehingga orang-orang yang menggunakan pembaca layar dapat mendengarkan isi gambar. Anda juga bisa membaca tentang cara menggunakan font, warna, dan gaya untuk memaksimalkan inklusifitas pesan email Anda sebelum mengirimnya.
Dalam topik ini
Praktik terbaik agar email Outlookmudah diakses
Tabel berikut ini menyertakan praktik terbaik utama untuk membuat email Outlook yang mudah diakses oleh pengguna difabel.
|
Hal yang perlu diperbaiki |
Alasan perbaikan |
Cara memperbaikinya |
|---|---|---|
|
Hindari masalah aksesibilitas umum seperti teks alternatif (teks alt) yang hilang dan warna kontras rendah. |
Permudah semua orang membaca emailOutlook Anda. |
|
|
Jika Anda harus menggunakan tabel, buat struktur tabel sederhana untuk data saja, dan tentukan informasi header kolom. |
Pembaca layar akan selalu melacak lokasi mereka pada tabel dengan menghitung sel tabel. Pembaca layar juga menggunakan informasi header untuk mengidentifikasi baris dan kolom. |
|
|
Sertakan teks alternatif dengan semua visual. |
Teks alternatif membantu orang-orang dengan gangguan penglihatan untuk memahami hal-hal penting dalam gambar dan visual lainnya. |
|
|
Tambahkan teks hyperlink dan TipsLayar yang penting. |
Orang yang menggunakan pembaca layar terkadang memindai sekumpulan tautan. |
|
|
Terapkan kontras yang cukup untuk warna teks dan latar belakang. |
Kontras yang kuat antara teks dan latar belakang memudahkan pengguna dengan daya penglihatan rendah atau buta warna untuk melihat dan menggunakan konten. |
|
|
Pastikan bahwa warna bukanlah satu-satunya cara menyampaikan informasi. |
Penyandang tunanetra, orang yang memiliki daya penglihatan rendah, maupun orang yang buta warna akan melewatkan informasi yang disampaikan melalui warna tertentu. |
|
|
Gunakan pemformatan font dan daftar bawaan. |
Atur dan susun informasi dalam email Anda ke dalam satuan kecil yang mudah dibaca, dinavigasi, dan dilewati. |
|
|
Gunakan ukuran font yang lebih besar (11pt atau yang lebih besar), font sans serif, dan ruang kosong yang cukup. |
Untuk mengurangi beban baca, gunakan font sans serif yang tak asing lagi, seperti Arial atau Calibri. Orang-orang dengan disleksia melihat teks dalam cara yang membuat mereka sulit membedakan huruf dan kata-kata. |
Periksa aksesibilitas selagi Anda bekerja di Outlook
Pemeriksa Aksesibilitas adalah alat yang meninjau konten Anda dan menandai masalah aksesibilitas yang muncul. Ini menjelaskan mengapa setiap masalah mungkin menjadi masalah potensial bagi pengguna difabel. Pemeriksa Aksesibilitas juga menyarankan cara mengatasi masalah yang muncul.
Di Outlook, Pemeriksa Aksesibilitas berjalan secara otomatis di latar belakang saat Anda sedang menulis email.
-
Di Outlook, saat menulis atau membalas pesan email, pilih Periksa Aksesibilitas. Jika tidak melihat tombol di toolbar, Anda perlu menambahkannya di sana secara manual. Pilih (Lihat item lainnya) > Kustomisasi toolbar. Lalu seret dan letakkan tombol Periksa Aksesibilitas ke toolbar.
Tips: Di Outlook, Anda juga dapat mengakses Pemeriksa Aksesibilitas dari TipSurat di bagian atas jendela pesan. TipsSurat aksesibilitas muncul jika salah satu penerima pesan Anda telah menyiapkan preferensi untuk menerima email yang mudah diakses.
Panel Aksesibilitas akan terbuka. Daftar ini mencantumkan masalah aksesibilitas yang diatur ke dalam peringatan, kesalahan, dan tips. Untuk informasi selengkapnya tentang kategorisasi, buka Aturan untuk Pemeriksa Aksesibilitas.
-
Untuk meninjau dan mengatasi temuan, pilih kategori dan masalah. Di bawah masalah yang dipilih, Anda akan menemukan semua item dan objek yang terpengaruh oleh masalah tersebut. Pilih item atau objek untuk melihat mengapa Anda harus memperbaiki masalah dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengubah konten.
Hindari menggunakan tabel
Secara umum, hindari tabel jika memungkinkan dan sajikan data dengan cara lain, seperti paragraf dengan judul dan banner. Tabel dengan lebar tetap mungkin terbukti sulit dibaca bagi orang-orang yang menggunakan Kaca Pembesar, karena tabel tersebut memaksa konten ke ukuran tertentu. Ini membuat font sangat kecil, yang memaksa pengguna Kaca pembesar untuk menggulir secara horizontal terutama pada perangkat seluler.
Jika Anda harus menggunakan tabel, gunakan panduan berikut ini untuk memastikan tabel Anda mudah diakses:
-
Hindari tabel dengan lebar tetap.
-
Pastikan tabel disajikan dengan benar di semua perangkat, termasuk telepon dan tablet.
-
Jika Anda memiliki hyperlink dalam tabel, edit teks tautan, sehingga teks tersebut masuk akal dan tidak merusak kalimat tengah.
-
Pastikan email dibaca dengan mudah menggunakan Kaca Pembesar. Kirim draf email ke diri Anda sendiri dan tampilkan di perangkat seluler untuk memastikan bahwa orang tidak perlu menggulir email di telepon secara horizontal, misalnya.
Menggunakan header tabel
Pembaca layar akan selalu melacak lokasi mereka pada tabel dengan menghitung sel tabel. Jika tabel tertumpuk dengan tabel lainnya atau sel tergabung atau terpisah, pembaca layar akan berhenti menghitung sehingga tidak dapat menyediakan informasi penting tentang tabel setelah titik tersebut. Sel kosong pada tabel juga dapat membuat orang yang menggunakan pembaca layar menduga bahwa tidak ada lagi hal yang perlu diperhatikan pada tabel tersebut. Gunakan struktur tabel sederhana untuk data saja dan tentukan informasi header kolom. Pembaca layar juga menggunakan informasi header untuk mengidentifikasi baris dan kolom.
Untuk memastikan bahwa tabel tidak berisi sel terpisah, sel gabungan, atau tabel bertumpuk, gunakan Pemeriksa Aksesibilitas.
Untuk menentukan baris header dalam tabel:
-
Tempatkan kursor di mana saja dalam tabel.
-
Pada tab Desain Tabel , pilih kotak centang Baris Header .
-
Ketikkan judul kolom.
Menambahkan teks alt ke visual
Teks alt membantu penyandang tunanetra untuk memahami hal yang penting pada gambar dan visual lainnya. Pembaca layar membaca teks untuk menjelaskan gambar kepada pengguna yang tidak dapat melihat gambar. Saat menulis teks alt, jelaskan gambar secara singkat dan sebutkan tujuannya.
Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menambahkan teks alt ke visual, buka Menambahkan teks alternatif ke bentuk, gambar, bagan, grafik SmartArt, atau objek lainnya.
Untuk informasi selengkapnya tentang cara menulis teks alt, buka Semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis teks alt yang efektif. Konten visual mencakup gambar, grafik SmartArt, bentuk, grup, bagan, objek yang disematkan, tinta, dan video.
Untuk menemukan teks alternatif yang hilang, gunakan Pemeriksa Aksesibilitas.
Catatan:
-
Untuk konten audio dan video, selain teks alt, sertakan teks tertutup untuk penyandang tuna rungu atau kesulitan pendengaran.
-
Hindari penggunaan teks dalam gambar sebagai satu-satunya cara penyampaian informasi penting. Jika Anda harus menggunakan gambar dengan teks di dalamnya, ulangi teks tersebut dalam pesan email.
Menambahkan teks hyperlink dan TipLayar yang mudah diakses
Orang yang menggunakan pembaca layar terkadang memindai sekumpulan tautan. Tautan harus menyampaikan informasi yang jelas dan akurat tentang tujuan. Misalnya, hindari penggunaan teks tautan seperti "Klik di sini," "Lihat halaman ini," Buka di sini," atau "Pelajari selengkapnya." Sebagai gantinya sertakan judul lengkap halaman tujuan. Anda juga dapat menambahkan TipsLayar yang muncul saat kursor diarahkan ke atas teks atau gambar yang menyertakan hyperlink.
-
Pilih teks yang ingin Anda tambahkan hyperlinknya, klik kanan teks, lalu pilih Tautan. Teks yang dipilih akan ditampilkan dalam kotak Teks untuk Ditampilkan. Teks ini adalah hyperlink.
-
Jika perlu, ubah teks hyperlink.
-
Dalam kotak Alamat, ketikkan URL tujuan.
-
Pilih tombol Tips Layar lalu ketikkan Tips Layar pada kotak Teks Tips Layar.
Tips: Jika judul pada halaman tujuan hyperlink merupakan ringkasan akurat dari konten pada halaman tersebut, gunakan judul tersebut untuk teks hyperlink. Misalnya, teks hyperlink ini cocok dengan judul di halaman tujuan: Buat lebih banyak dengan templat Microsoft.
Menggunakan format font yang mudah diakses
Font yang mudah diakses tidak mengecualikan atau memperlambat kecepatan membaca siapa pun yang membaca pesan email, termasuk pengguna dengan penglihatan rendah atau disabilitas membaca atau penyandang tunanetra. Font yang tepat meningkatkan keterbacaan dan keterbacaan pesan email.
Pilih font sans serif yang tak asing lagi seperti Arial atau Calibri. Jangan menulis menggunakan huruf kapital semua dan hindari penggunaan huruf miring atau garis bawah.
Pengguna tunanetra, yang memiliki daya penglihatan rendah, atau buta warna mungkin akan sulit memahami informasi yang disampaikan dengan warna tertentu. Misalnya, tambahkan garis bawah ke teks hyperlink dengan kode warna agar pengguna yang buta warna tahu bahwa teks tersebut ditautkan, meskipun mereka tidak dapat melihat warnanya. Untuk judul, pertimbangkan untuk menambahkan font tebal atau menggunakan font yang lebih besar.
-
Pilih teks.
-
Di pita format, yang menyediakan opsi untuk tipe font, ukuran, gaya, dan warna, pilih pilihan pemformatan Anda.
Menggunakan warna font yang mudah diakses
Teks dalam email Anda harus dapat dibaca dalam mode kontras tinggi sehingga semua orang, termasuk pengguna difabel visual, dapat melihatnya dengan baik.
Sebagai contoh, gunakan skema warna kontras tinggi atau warna cerah di ujung spektrum warna yang berlawanan. Skema hitam dan putih dapat membantu orang-orang yang buta warna membedakan setiap warna.
Untuk menemukan kontras warna yang kurang, gunakan Pemeriksa Aksesibilitas.
Untuk memastikan bahwa teks ditampilkan dengan baik dalam mode kontras tinggi, gunakan pengaturan Otomatis untuk warna font.
-
Pilih teks.
-
Pilih Pesan > Warna Font.
-
Pilih Otomatis.
Membuat daftar yang mudah diakses
Untuk memudahkan pembaca layar membaca email Anda, atur informasi dalam email Anda ke dalam potongan-potongan kecil seperti daftar berpoin atau diurutkan.
Menggunakan daftar berpoin
Buat daftar berpoin menggunakan tombol Poin.
-
Tempatkan kursor di mana saja dalam email.
-
Pilih tab Pesan.
-
Dalam grup Paragraf, pilih tombol Poin.
-
Ketikkan setiap item poin di daftar berpoin.
Menggunakan daftar bernomor
Buat daftar bernomor dengan menggunakan tombol Penomoran.
-
Tempatkan kursor di mana saja dalam email.
-
Pilih tab Pesan.
-
Dalam grup Paragraf, pilih tombol Penomoran.
-
Ketikkan setiap langkah dalam daftar bernomor.
Menyesuaikan spasi antara kalimat dan paragraf
Para penderita disleksia menggambarkan bahwa teks seperti “berenang bersama” pada suatu halaman (satu baris teks berdesakan dengan baris di bawahnya). Teks sering terlihat melebur menjadi satu atau mengalami distorsi.
Untuk mengurangi beban baca, Anda dapat menambah spasi kosong di antara kalimat dan paragraf.
-
Pilih teks, klik kanan, lalu pilih Paragraf.
Kotak dialog Paragraf akan terbuka, menampilkan tab Inden dan Penspasian.
-
Di bawah Penspasian, pilih opsi penspasian yang Anda inginkan, lalu tekan OK.
Lihat juga
Menjadikan email Outlook Windows atau Mobile mudah diakses oleh pengguna difabel
Meningkatkan aksesibilitas dengan Pemeriksa Aksesibilitas
Aturan untuk Pemeriksa Aksesibilitas
Jadikan dokumen Word Anda mudah diakses oleh pengguna difabel
Menjadikan dokumen Excel mudah diakses oleh pengguna difabel
Menjadikan presentasi PowerPoint Anda mudah diakses oleh penyandang disabilitas
Dukungan teknis untuk pelanggan difabel
Microsoft ingin memberikan pengalaman yang terbaik untuk semua pelanggan. Jika Anda merupakan difabel atau memiliki pertanyaan terkait aksesibilitas, silakan hubungi Answer Desk Disabilitas Microsoft untuk mendapatkan bantuan teknis. Tim dukungan Answer Desk Disabilitas dilatih untuk menggunakan berbagai teknologi bantuan populer dan dapat memberikan bantuan dalam bahasa Inggris, Prancis, Spanyol, dan Bahasa Isyarat Amerika. Silakan kunjungi situs Answer Desk Disabilitas Microsoft untuk mendapatkan detail kontak bagi kawasan Anda.
Jika Anda merupakan pengguna paket pemerintah, komersial, atau perusahaan, silakan hubungi Answer Desk Disabilitas perusahaan.
