Tentang kotak surat bersama, folder bersama, dan kalender bersama di Outlook

Tipe berbagi

Deskripsi

Contoh skenario

Tipe akun

Memerlukan penyetelan admin TI

Kotak surat bersama

Kotak surat bersama menyediakan akses grup atau individu ke seluruh kotak surat. Ini termasuk konten kotak surat seperti folder, kalender, dan kontak. 

Saat seseorang dalam grup membalas pesan yang dikirim ke kotak surat bersama, email tersebut tampak berasal dari alamat bersama, bukan dari pengguna individual. 

Izin dalam kotak surat bersama bisa berbeda di antara anggota.

Tim layanan pelanggan menginginkan satu kotak surat di mana semua email masuk dan keluar masuk masuk ke info@contoso.com.

Setiap anggota tim layanan pelanggan dengan akses ke kotak surat bersama dapat menerima dan merespons pesan. Balasan selalu dikirim dari info@contoso.com siapa pun dari grup yang merespons pesan tersebut.

Akun kerja atau sekolah

Ya, memerlukan penyiapan admin.

Admin akan menetapkan izin kepada semua pengguna yang memerlukan akses ke kotak surat bersama.

Kalender bersama

Kalender bersama terbatas pada folder kalender di dalam kotak surat Anda.

Anda dapat memilih untuk berbagi kalender dengan satu orang atau beberapa orang. Izin bisa berbeda antara orang yang berbagi kalender dengan Anda dan juga bergantung pada akun yang Anda gunakan untuk berbagi kalender Anda. 

Beberapa aspek kalender berbagi hanya terbatas pada akun kerja atau sekolah.

Anda mungkin ingin berbagi kalender dengan penjadwal, Admin eksekutif, rekan kerja, teman, keluarga, atau individu tepercaya lainnya.

Akun kerja atau sekolah dan pribadi

Tidak diperlukan penyiapan admin.

Biasanya, Anda bisa memilih kalender yang ingin Anda bagikan dan tetapkan izin dari dalam Outlook.

Jika Anda menggunakan akun kerja atau sekolah, Anda bisa memberikan hak istimewa delegasi yang memungkinkan delegasi untuk mengirim dan merespons undangan rapat atas nama Anda.

Folder bersama

Pilih untuk berbagi satu atau beberapa folder di kotak surat Anda dengan orang lain di organisasi Anda. Anda dapat mengatur tingkat akses ke setiap orang yang berbagi dengan Anda dengan memberikan hak istimewa untuk menampilkan saja, mengedit, atau delegasi.

Terdapat dua tipe hak istimewa delegasi. Anda bisa memilih agar orang lain mengirim atas nama Anda, atau mengirimnya sebagai Anda.

Skenario 1: Anda ingin berbagi folder dengan hanya hak istimewa tampilan. Misalnya, Anda mengelola sebuah proyek dan ingin memberi seseorang akses ke semua email dalam folder tersebut. Anda bisa memperbolehkan orang ini untuk merespons pesan, tetapi mereka hanya bisa merespons sebagai diri mereka sendiri, bukan atas nama Anda.

Skenario 2: Manajer menetapkan hak istimewa delegasi kepada asisten mereka, sehingga asisten dapat memantau dan merespons email atas nama mereka. Atau mereka ingin asisten memiliki manajemen kotak surat yang lengkap dan memberi mereka izin Kirim sebagai. Dalam kedua contoh, manajer dapat memilih untuk berbagi seluruh kotak surat mereka (termasuk kalender mereka), atau berbagi folder yang dipilih saja.

Akun kerja atau sekolah

Tergantung pada cara yang Anda inginkan untuk diakses orang lain, penyetelan admin mungkin diperlukan.

Anda bisa berbagi folder dengan individu lain di organisasi Anda. Ini termasuk menambahkan seseorang sebagai delegasi dan memberi mereka Kirim atas nama hak istimewa.

Namun, untuk memberikan hak istimewa Kirim sebagai kepada seseorang, Anda harus menghubungi admin TI yang bertanggung jawab untuk mengelola Outlook di organisasi Anda untuk menyiapkannya untuk Anda.