Membuka dan menggunakan kotak surat bersama di Outlook

Kotak surat bersama memudahkan sekelompok orang untuk memantau dan mengirim email dari alias email publik seperti info@contoso.com. Ketika salah satu anggota grup membalas pesan yang dikirimkan ke kotak surat bersama, email tersebut akan terlihat seperti berasal dari alamat bersama, bukan dari pengguna individu. Di Outlookklasik , Anda juga dapat menggunakan kotak surat bersama sebagai kalender tim bersama. Kotak surat bersama juga cocok untuk digunakan sebagai akun email "noreply".

Tips: Jika Anda pemilik bisnis kecil yang mencari informasi selengkapnya tentang cara menyiapkan Microsoft 365, kunjungi Bantuan dan pembelajaran bisnis kecil.

Kotak surat bersama tidak didesain bagi siapa pun yang berbagi kotak surat untuk masuk langsung ke akun tersebut. Akun untuk kotak surat bersama itu sendiri harus tetap dalam status nonaktif.

Tips: Sebelum Anda bisa menggunakan kotak surat bersama, Microsoft 365 admin untuk organisasi Anda harus membuatnya dan menambahkan Anda sebagai anggota. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kotak surat bersama yang menguraikan tindakan yang harus dilakukan admin.

Pilih opsi tab di bawah ini untuk versi Outlook yang Anda gunakan. Versi Outlook apa yang saya miliki?

Catatan: Jika langkah-langkah di bawah tab Outlook Baru ini tidak berfungsi, Anda mungkin belum menggunakan Outlook untuk Windows baru. Pilih tab Outlook Klasik dan ikuti langkah-langkah tersebut sebagai gantinya.

Tips: Untuk membantu asisten eksekutif dan delegasi menavigasi manajemen kotak surat dengan lebih baik di Outlook baru, berikut adalah beberapa tips email.

Menambahkan kotak surat bersama ke Outlook baru

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup lalu mulai ulang Outlook baru. Kotak surat bersama akan ditampilkan secara otomatis di panel Folder Anda.

Bagaimana jika tidak muncul?

Jika admin baru saja menambahkan Anda ke kotak surat bersama, kotak surat bersama akan muncul dalam waktu beberapa menit. Tunggu sebentar lalu tutup dan mulai ulang Outlook baru lagi. Atau, tambahkan kotak bersama secara manual.

Pilih Email dari panel navigasi di Outlook baru.
Di panel Folder, klik kanan nama akun Anda, lalu pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama.
Di jendela Tambahkan folder atau kotak surat bersama , ketikkan nama kotak surat yang ingin Anda akses, misalnya, info@contoso.com.

Catatan: Anda dapat menambahkan kotak surat bersama kapan saja, tetapi sebelum dapat mulai menggunakannya, admin TI harus menambahkan Anda sebagai anggota.

Menemukan kotak surat bersama di panel folder

Di panel folder di sebelah kiri, temukan folder Dibagikan dengan saya . Klik folder untuk memperluasnya. Kotak surat bersama Anda adalah subfolder di bawah Dibagikan dengan saya. Saat Anda memilih nama kotak surat bersama di sana, kotak surat bersama akan diperluas untuk memperlihatkan folder email standar, seperti Kotak Masuk, Draf, dan Item Terkirim.

Mengirim email dari kotak surat bersama

Pilih Email dari panel navigasi di Outlook baru untuk Windows.
Pada tab Beranda , pilih Baru > Email.
Jika Anda tidak melihat bidang Dari di bagian atas pesan Anda (di samping Kirim), pada tab Opsi , pilih Perlihatkan Dari.
Klik Dari dalam pesan, lalu pilih alamat email bersama. Jika tidak melihat alamat email bersama, pilih Alamat email lain, lalu ketikkan alamat email bersama.
Selesaikan mengetik pesan Anda, lalu pilih Kirim.

Mulai sekarang saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat akan tersedia di daftar turun bawah Dari Anda.

Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya melihat alamat email bersama dalam pesan.

Membalas email yang dikirimkan ke kotak surat bersama

Buka Outlook baru untuk Windows.
Buka pesan email yang ingin dibalas.
Di bidang Dari di bagian atas pesan, Anda akan melihat nama kotak surat bersama. Jika tidak, pilih kotak turun bawah Dari dan pilih kotak surat bersama Anda.
Selesaikan mengetik pesan Anda, lalu pilih Kirim.

Saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat akan tersedia di daftar menurun Dari Anda.

Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.

Mencari di kotak surat bersama

Setelah kotak surat bersama ditambahkan ke Outlook baru, pencarian di dalamnya mirip dengan pencarian di kotak surat utama.

Buka Outlook baru untuk Windows.
Pilih folder dalam kotak surat bersama di panel folder.
Dalam kotak Pencarian di bagian atas jendela Outlook , ketikkan kueri yang ingin Anda gunakan untuk pencarian, lalu tekan Enter.

Daftar pesan akan memperlihatkan hasil berdasarkan pencarian dari folder yang dipilih dalam kotak surat bersama.

Menggunakan kalender bersama dari kotak surat bersama

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Kalender bersama yang terkait dengan kotak surat bersama secara otomatis akan ditambahkan ke daftar Kalender Anda.

Di Outlook baru, masuk ke tampilan kalender, lalu pilih kotak surat bersama.

Saat memasukkan janji temu, semua orang yang merupakan anggota kotak surat bersama akan dapat melihat janji tersebut.
Setiap anggota kotak surat bersama dapat membuat, menampilkan, dan mengelola janji temu di kalender, sama seperti janji temu pribadi. Semua anggota kotak surat bersama dapat melihat perubahan yang dibuat pada kalender bersama.

Menggunakan daftar kontak bersama di kotak surat

Kontak untuk kotak surat bersama, dan kotak surat pengguna lain, saat ini tidak tersedia di Outlook baru. Organisasi Outlook Microsoft sedang berupaya secara aktif memperbarui hal ini.

Apa lagi yang perlu saya ketahui tentang kotak surat bersama di Outlook baru?

Saat ini, kotak surat bersama hanya dapat ditambahkan sebagai sumber daya. Dalam pembaruan mendatang, kapabilitas untuk menambahkan kotak surat bersama sebagai akun akan memungkinkan akses yang lebih besar untuk menggunakan dan mengelola pengaturan kotak surat. Dalam pembaruan (peta strategi) yang akan datang, dapat menambahkan kotak surat bersama sebagai akun akan menyediakan dukungan untuk kapabilitas berikut ini (yang saat ini tidak didukung):

Pemberitahuan	Hitungan belum dibaca	Balasan otomatis
Kategori	Preferensi untuk konten yang mudah diakses	Kotak masuk prioritas
Format pesan	Preferensi lampiran	Aturan
Pemformatan bersyarat	Menyapu	Email sampah
Langkah cepat	Forwarding	Kebijakan penyimpanan
Acara dan undangan	Jam kerja

Kapabilitas lain yang tidak tersedia saat ini untuk kotak surat bersama, tetapi akan ditambahkan dalam pembaruan mendatang:

Akses ke Arsip Online / In-Place Arsip kotak surat bersama
Memberikan akses baru yang didelegasikan ke kotak surat

Berikut adalah beberapa tips email untuk membantu asisten eksekutif dan delegasi menavigasi manajemen kotak surat dengan lebih baik di Outlook baru .

Filter dan aturan email untuk admin eksekutif

Di Outlook baru, admin eksekutif dapat menggunakan filter email undangan kalender untuk menemukan undangan rapat dengan mudah.

Anda juga bisa menyiapkan Email diterima untuk aturan lain untuk akun eksekutif Anda dan memindahkannya secara otomatis ke folder terpisah dan mengkategorikannya sesuai keinginan Anda.

Menyeret dan meletakkan email untuk membuat tugas

Selalu dapatkan informasi terbaru dengan menyeret email ke Hari Saya untuk mengubahnya menjadi tugas.

Menyematkan email untuk akses cepat

Sekarang Anda bisa menyematkan email agar muncul di bagian atas kotak masuk Anda, menghemat waktu Anda dari harus kembali dan mencarinya. Arahkan mouse atau klik kanan pada email dan pilih Sematkan untuk menyematkannya.

Jadwalkan kapan harus mengirim email

Di dunia kerja hibrid saat ini, hari Anda mungkin malam orang lain, jadi Anda tidak ingin mengirim email kepada seseorang di tengah malam. Dengan Outlook baru, mudah untuk mengirim email saat Anda mau. Cukup pilih panah turun bawah di samping Kirim , lalu pilih Jadwalkan pengiriman.

Menunda email

Terkadang email sangat penting, tetapi belum. Dengan fitur Tunda, Anda bisa menjadwalkan waktu agar email dikirim ulang ke kotak masuk Anda, muncul pada saat Anda menginginkannya, sehingga Anda bisa menanganinya saat itu adalah waktu yang tepat untuk Anda. Cukup klik kanan pesan apa pun dan pilih Tunda, atau pilih Tunda dari pita. Lalu pilih waktu yang Anda inginkan untuk dikirimkan.