Ajánlott eljárások értesítésekhez a Microsoft Teamsben
Hatékonyságnövelő útmutató, amely tele van tippekkel és trükkökkel a Microsoft Teams használatához, azoktól a felhasználóktól, akik a munkahelyükön fejlesztik és használják a Teamst, minden nap.
A Teams nyüzsgő tevékenységek halmaza: csevegések, értekezletek, fájlmegosztás, projekttervezés. De a nyüzsgés kaotikussá válhat, ha nem vigyázunk. Azt tapasztaltuk, hogy sokkal hatékonyabbak (és elégedettebbek!) vagyunk akkor, ha karbantartjuk az értesítéseket.
Ezeket a megoldásokat kedveljük:
1. Csak az Ön számára releváns csevegéseket és csatornákat kövesse.
Szívesen tekintünk a Teamsre úgy, mint modern munkaterületre. Nem tennénk rendetlenné a fizikai munkaterületünket más csoportok érdekes, de nem releváns frissítéseivel, de ez könnyen előfordulhat a Teamsben. Valaki megjelöl bennünket egy csevegésben vagy csatornában, majd továbbra is követjük a beszélgetést, hosszú idővel azt követően is, hogy releváns lenne számunkra, csak azért, mert ott van.
A csatornák karbantartásakor a következőket tesszük:
-
Elrejtjük azokat a csatornákat, amelyek nem fontosak számunkra. Csak az alapvető információkat tartalmazó csatornákat jelenítjük meg.
-
Állítsa be az egyes csatornákhoz kapcsolódó értesítéseket azok relevanciája és prioritása alapján.
-
Rögzítse a fontos csatornákat, hogy könnyebben elérhessék őket.
Továbbá a csevegések esetén:
-
Némítsa le és tűzze ki azokat a csevegéseket, amelyekhez később szeretne visszatérni.
-
Lépjen ki azokból a csevegésekből, amelyek nem relevánsak az Ön számára.
A csevegések vagy csatornák beállításainak módosításához válassza a További lehetőségek 
2. Módosítsa az állapotát, amikor összpontosítania kell.
Az állapot módosításához lépjen az alkalmazás jobb felső sarkában a profilképére, és válasszon egy állapotot a listából.
A legtöbb ember felváltva lép be az értekezletekre majd lép ki azokról, és nem rendelkezik annyi koncentrált munkaidővel, amennyit szeretne (biztosak vagyunk abban, hogy ez senkinek sem hangzik ismerősen ;) ). Nem akarjuk, hogy szűkös időnket olyan gyors kérdések és beszélgetések emésszék fel, amelyek nem igényelnek mély koncentrációt.
Ha tudatni szeretnénk másokkal, hogy ez nem a lehető legjobb időpont a kapcsolatfelvételre, akkor állapotunkat „elfoglalt” vagy „ne zavarjanak” értékre módosítjuk. (A Teams automatikusan ezt teszi, amikor értekezleten vagyunk, de mi magunk is beállíthatjuk.)
Az Időtartam lehetőséget is választhatja, ha rögzített időtartamot szeretne beállítani a kiválasztott állapotban.
A saját csapatunkban az „Elfoglalt” vagy „Ne zavarjanak” állapot nem akadályozza meg, hogy bárki üzenetet küldjön számunkra, de megváltoztatja az arra vonatkozó elvárásokat, hogy milyen gyorsan számíthatnak válaszra.
3. Állítsa be a beállításokat, hogy a kívánt időben és módon kapjon értesítéseket.
Tapasztalataink szerint a legjobb módszer arra, hogy biztosan csak számunkra fontos értesítéseket kapjunk, ha dolgozunk az értesítési beállításokon.
Annak megválasztása, hogy milyen módon és hol szeretne értesítést kapni a különböző típusú dolgokról, személyes preferenciák kérdése, így csapatunk változatos megoldásokat alkalmaz. Van, aki minden értesítést engedélyez, és van, aki semmit sem.
Ha a Beállítások és további > Beállítások > Értesítések és tevékenységek lehetőséget választja, látni fogja, hogy a Teams értesítési módjának módosításához néhány kategória áll rendelkezésre:
-
Általános
-
Csevegések és csatornák
-
Értekezletek
-
Naptár
-
Alkalmazások (Megjegyzés: az Alkalmazásbeállítások csak akkor jelennek meg, ha első alkalommal konfigurálta az alkalmazásszintű értesítéseket.)
A Teams több lehetőséget is kínál az értesítések és a tevékenységek különböző funkciók közötti kezelésére.
Értesítések e-mailben
A legtöbben kikapcsolják az e-mail-értesítéseket, mivel az idejük nagy részét a Teamsben töltik, és nem olyan sokat foglalkoznak az e-mailekkel. Ha többet foglalkozik az e-mailekkel, akkor érdemes lehet bekapcsolva tartani ezeket, hogy biztosan tudja, mi történik a csapatokban.
Alkalmazásszalagon megjelenő értesítések
A legtöbben csak alkalmazásszalagon megjelenő értesítéseket használnak azokra a dolgokra vonatkozóan, amelyekről azonnal tudni akarnak, mint amikor valaki válaszol nekünk, @megemlítést tesz rólunk, illetve amikor az értekezletek kezdődnek.
Ha más dolgokról is alkalmazásszalagon megjelenő értesítéseket kapunk, az kissé nyomasztó lehet egy nagy csapat esetén. Vegyük például a kedveléseket. Barátságos csapat vagyunk, és gyakran kedveljük az olyan üzeneteket, mint az „értem”, így ha az alkalmazásszalagon megjelenő értesítéseket kapunk minden egyes kedvelésről, amit valaki küldött, akkor egész nap a szalagokkal küzdenénk. Ha azonban a csapata másként használja a kedveléseket, mondjuk jóváhagyásokként, akkor célszerű lehet alkalmazásszalagon megjelenő értesítéseket kapni, amikor valaki kedveli az üzeneteit.
Tevékenységcsatorna
Vannak, akik olyan dolgokra korlátozzák a hírcsatornákat, amelyekkel kapcsolatban teendőjük van, például válaszokra és @megemlítésekre, így feladatlistaként használhatjuk azokat. (Ha Ön szereti a listákat, akkor lehetséges, hogy ez nagyon tetszeni fog.)
Mások arra használják ezt a helyet, hogy kiderítsék, mire készülnek a csapataik, a pillanatnyilag sürgősebb dolgokra reagálnak, és majd később pillantanak rá az olyan dolgokra, mint a javasolt és népszerű tevékenységek, amikor lesz idejük.
A Teams értesítésekkel kapcsolatos további információkért olvassa el a következőt: Értesítések kezelése a Teamsben.
További segítségre van szüksége?
További lehetőségeket szeretne?
Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.
A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.
