Praćenje inventara proizvoda

Prije nego što počnete stvarati vlastiti inventar u programu Excel, preporučujemo da isprobate neke od postojećih predložaka koje možete preuzeti i koristiti. Te je predloške moguće promijeniti da bi funkcionirali kako god vam je potrebno.

1. Otvorite Excel ili ako je Excel već otvoren, odaberite Datoteka > Novo.

2. U okvir za pretraživanje upišite "inventar" ili nešto slično.

3. Pregledajte rezultate. Ako kliknete jednu od mogućnosti, vidjet ćete veću snimku zaslona i opis predloška.
   
   

4. Kada pronađete onaj koji vam se sviđa, odaberite Stvori.

5. Predložak će se otvoriti u programu Excel. Počnite ga koristiti u trenutnom obliku ili ažurirati predložak za sve što vam je potrebno.

Možda je najvažniji dio popisa inventara koji će vam pomoći da pratite sve odabire prava zaglavlja stupaca. Nije moguće znati koje su vaše poslovne potrebe, ali preporučujemo korištenje nekih uobičajenih zaglavlja stupaca. Evo popisa s nekim opisima svake od njih:

• ID inventara – koristite ga da biste stvorili jedinstveni ID za stavke.

• Naziv stavke – naziv stavki. ID-ovi inventara olakšavaju razlikovanje sličnih stavki ili zamjenskih stavki kada se stavka obustavi, a nova verzija zamjenjuje.

• Kategorija stavke – kategorija stavke, npr. "Dodatna oprema".

• Količina na zalihama – količina koja je trenutno na zalihama za taj određeni artikl.

• Trošak po stavci – može se koristiti kao poslovni trošak po stavci ili pak trenutna cijena stavke. Možda ćete htjeti dodati dodatni stupac da biste pratili oba ako je to potrebno.

• Ukupna vrijednost zaliha – količina na zalihama pomnožena s troškom po stavci. Korisno je koristiti jednostavnu formulu množenja da bi Excel automatski izračunao tu formulu prilikom promjene količine ili promjene cijene po stavci.

• Ograničenje promjene redoslijeda – koristite ovo da biste postavili ograničenje kada biste trebali promijeniti redoslijed stavke prije nego što postane izvan zaliha.

• Datum zadnje promjene redoslijeda – pratite kada ste zadnji put naručili artikl za ponovno popunjavanje zaliha. To može biti korisno znati, osobito ako često mijenjate redoslijed određenih stavki, što može dovesti do povećanja ograničenja promjena redoslijeda.

• Ukinuto – može biti korisno pratiti kada više ne nosite artikl u inventaru.

• Bilješke – dodajte dodatne informacije koje želite pratiti ili ih netko treba znati, primjerice, ako je teško promijeniti redoslijed određenih stavki od dobavljača.

Excel je moćan alat koji može pretvoriti vaš rad i uštedjeti vam vrijeme i novac. No može biti i preopterećeno shvatiti sve značajke koje možda želite koristiti. Evo nekoliko prijedloga koji mogu biti korisni s vezama na članke s objašnjenjem načina na koji koristite značajku:

• Stvorite padajući popis u stupcu kategorija da biste ograničili mogućnosti koje netko može odabrati. Time se ograničavaju potencijalne pogreške ili pogreške.

• Koristite Excel kao kalkulator da bi se stavke kao što su vrijednost inventara i još mnogo toga automatski izračunali.

• Zamrzni okna da biste zaključali retke i stupce da biste lakše vidjeli zaglavlja stupaca čak i kada se pomičete niz popis inventara.

• Uvjetno oblikovanje koristite za isticanje informacija, primjerice kada morate promijeniti redoslijed stavke jer je ispod ograničenja za promjenu redoslijeda.

• Filtrirajte podatke na popisu inventara da biste se lakše usredotočili na određene kategorije ili stavke.