Microsoft Teams i e-pošta, žive u harmoniji
Vodič za produktivnost pun savjeta i trikova za korištenje aplikacije Microsoft Teams od ljudi koji svakodnevno grade i koriste Teams na poslu.
Teams mijenja vaš odnos s e-poštom. Kad cijela grupa radi u aplikaciji Teams, to znači da će svatko od vas primati manje poruka e-pošte. Provest ćete manje vremena u ulaznoj pošti jer ćete za razgovore češće koristiti Teams.
No ipak ćete za neke stvari i dalje dobivati (i čak trebati) e-poštu. Odnos će ovisiti o tome koliko ste često u kontaktu s osobama koje ne koriste Teams i vašim vlastitim preferencijama. (Znamo osobe koje provjere e-poštu samo jedanput dnevno, a i one kojima je cijeli dan otvorena uz aplikaciju Teams.) Većini su ljudi za obavljanje posla potrebni i Teams i e-pošta.
Evo nekoliko stvari koje volimo raditi:
1. Korištenje razgovora i kanala u aplikaciji Teams za svakodnevan rad s najbližim kolegama
Svakodnevna razmjena informacija najbolje se odvija u aplikaciji Teams. Razgovori i kanali stvoreni su za diskusije o logistici događaja, vaganje prednosti i mana novih značajki te obavještavanje o napretku.
Uklanjanjem te vrste poruka iz ulazne pošte mijenja se volumen i vrsta aktivnosti koje obavljamo u vezi s e-poštom (više o tome u odjeljcima u nastavku).
Da biste pratili tekuće konverzacije, grupnim razgovorima dajte nazive i prikvačite ih na vrh prikaza.
2. Odlučivanje o načinu na koji želite odgovarati na pozivnice za sastanke
Neki od nas vole pregledavati zahtjeve za sastanke u obliku reda u programu Outlook. Drugi to vole raditi iz područja Kalendar u aplikaciji Teams. I jedno i drugo je odlično – postupajte onako kako vama odgovara.
Ipak ćete za neke stvari i dalje dobivati (i čak trebati) e-poštu. Odnos će ovisiti o tome koliko ste često u kontaktu s osobama koje ne koriste Teams i vašim vlastitim preferencijama.
3. Praćenje e-pošte radi priopćenja i biltena upućenih širokom krugu primatelja
Formalna priopćenja na razini cijele tvrtke obično stižu e-poštom – stvari kao što su promjene u odsjecima, inicijalni sastanak u vezi godišnje donacijske kampanje, poruka od Satye, bilten iz korisničke podrške i slično. To su obično pomno oblikovani sadržaji namijenjeni vrlo velikom broju osoba. Za takve stvari na oku držimo e-poštu. Ponekad će korisnici tu vrstu poruka e-pošte proslijediti u jedan od naših kanala kako bi bili sigurni da će ih vidjeti čak i oni koji gotovo nikad ne provjeravaju e-poštu.
Pogledajte ovaj videozapis da biste saznali kako proslijediti važne poruke e-pošte u kanale.
4. Odabir vanjskih osoba koje želite dodati kao goste u aplikaciju Teams
Ako imamo projekt na kojem ćemo surađivati s osobama izvan Microsofta, možda stvorimo određeni projektni tim u aplikaciji Teams, a zatim pozovemo vanjske suradnike kao goste. To nam omogućuje projektnu komunikaciju na preferirani način u aplikaciji Teams i zadržava obavijesti o projektu u samoj aplikaciji. Budući da je to mjesto na kojem pratimo i ostale svoje projekte, vjerojatnije je da ćemo pravovremeno uočiti važne razgovore i datoteke.
Za osobe izvana, s kojima surađujete samo povremeno, e-pošta je posve dobra.
Zanima vas kako dodavati goste? Pogledajte Dodavanje gostiju u tim.
Sljedeće: Nadziranje obavijesti
Potrebna vam je dodatna pomoć?
Želite dodatne mogućnosti?
Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte tečajeve za obuku, saznajte kako zaštititi uređaj i još mnogo toga.
Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na njih, pošaljete povratne informacije i čujete se sa stručnjacima s bogatim znanjem.
