מטרת ניהול פרוייקטים: הוספת אנשים והקצאתם לפעילויות

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

אם אתה חדש בניהול פרוייקטים אם אתה חדש בניהול פרוייקטים, ייתכן שתבין שעליך לדאוג יותר מאשר רק להוסיף משימות, כגון כמה אנשים להוסיף להן חשבון, כיצד לתזמן חגים וחופשות של אנשים, וכיצד והיכן להוסיף מידע אישי כגון מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני ופרטי שכר.

להלן עצות שיסייעו לך להתחיל בעבודה.

• למד אילו סוגי משאבים באפשרותך להקצות לפעילויות    לאחר איסוף המידע הדרוש לך אודות פעילויות פרוייקט, זהה את סוגי המשאבים הדרושים לך.

  • אנשים משאבים    אלה משאבים שאנו בדרך כלל חושבים עליהם כעבודה על פעילויות. מנהלי פרוייקטים קוראים לעתים למשאבי עבודה אלה, בניגוד חומרים וציוד.

  • משאבי ארגון    משאבים אלה הם משאבי עבודה המנוהליים ומשותפים ברחבי הארגון. משאבים ארגוניים נמצאים בשימוש עם Project Professional.

  • משאבי חומרים    משאבים אלה כוללים מחשבים או מכונות המשמשים להשלמת עבודה על פעילויות.

  • משאבים כלליים    משאבים אלה מציינים את דרישות הצוות עבור פעילויות ולא אנשים ספציפיים, כגון ננגרים או מפתחים.

• שקול כיצד מספר המשאבים משנה משכי זמן בעת הצבת משאבים מרובים בפעילות, היית מצפה למשך הפעילות להתקצר. עם זאת, במקרים רבים, הוספת אנשים לפעילות יכולה להיות השפעה הפוכה. הוא יכול להוסיף עלויות נוספות, תקשורת נוספת ויעילות אחרת. לדוגמה, העיצוב של גשר בתשלום חדש לא יתנצל מהר יותר אם תכפיל את מספר האדריכלים בפרוייקט. Project מאפשר לך לקבוע מה קורה משכי הזמן של הפעילויות לאחר הוספתן לפעילויות.

• שקול כיצד יכולות של אדם משפיעות על משכי זמן של פעילויות ניסיון של אדם יכול להשפיע ישירות על משך הפעילות. ייתכן שתצפה שאדם עם ניסיון של חמש שנים ישלים משימה בפחות זמן ממישהו עם שתיים.

אם אתה מנהל פרוייקטים מיוונת ככל שפרוייקטים גדלים, יש דברים נוספים שעליך לחשוב עליו. כעת עליך לדאוג לגבי השימוש במשאבים במחלקות אחרות, העסקת ספקים, מעקב אחר עבודה של מאה אנשים, יצירת דוחות עבור מנהלים ומורכבויות רבות אחרות שטרם חשבת עליו עדיין. למרבה המזל, Microsoft Project כולל את הכלים המומחים הדרושים לך.

להלן עצות לקידום המומחיות שלך.

• סקירה ומיקוד של הערכות משך הזמן    השתמש במידע שאתה אוסף אודות הפרוייקט הנוכחי שלך ופרוייקטים דומים כדי למקד את הערכות המשך. מידת הדיוק של ההערכות עבור דרישות משאבים (ובסופו של דבר עלויות פרוייקט) תלויה בעיקר ברמת הדיוק של הערכות משך הפעילות.

• מעקב אחר התקדמות משאבים    ודא שאנשים בפרוייקט שולחים עדכוני מצב פעילויות רגילים. התצוגות והדוחות ב- Microsoft Project עוזרים לך לא לאבד את המעקב אחר מה שכולם עושים.

• זיהוי בעיות של הקצאת יתר של משאבים    Project יכול לעזור לך לזהות מתי אנשים עובדים על יותר מדי פעילויות בו-זמנית.

• שים עין על התוכניות הבסיסיות שלך    תוכניות בסיסיות נותנות לך תמונת מצב של הפרוייקט כדי שתוכל להשוות את ההתקדמות הנוכחית לתכנון המקורי.

• הפצת עבודה על-ידי החלקת משאבים    כאשר אנשים עובדים על יותר מדי פעילויות בו-זמנית, Project יכול להתאים את ההקצאות עומס עבודה מציאותי יותר. החלקת הקצאות משאבים היא דרך אחת לבצע איזון בטעינה.

• יצא נתוני פרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נוסף Excel יכול לעזור לך כאשר אתה זקוק לניתוח נוסף של מידע מ- Project. לדוגמה, באפשרותך לייצא מידע אודות פעילויות ומשאבים ל- Excel להפקת דוחות ערך מזוכה מתקדמים, ולאחר מכן להציג את המידע באמצעות 'תרשימים זעירים' כדי לראות כיצד מושקעות עלויות ביחס לכמות העבודה שהושלמה.
  
  
  
  הדרך עובדים להקניית מיומנויות חדשות    ארגונים גדולים משקיעים זמן וכסף בהדרכת העובדים שלהם להקניית מיומנויות חדשות ולעבודה בסביבות מגוונות. הדרכת עובדים קיימים יכולה להיות דרך משתלמת יותר לשיפור ביצועים מאשר גיוס אנשים חדשים.