|
|
תרשימי גנט מספקים לך תצוגה אחת של התקדמות הפרוייקט שלך. עם זאת, באפשרותך לקבל משוב קריטי על כל תחומי לוח הזמנים שלך בתצוגות של Project. בחירת התצוגה המתאימה של לוח הזמנים היא הצעד הגדול הראשון כדי להמשיך ולהוביל את הפרוייקט שלך בכיוון הנכון. לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט. |
עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .
-
האם ברצונך לברר אילו פעילויות הן החשובות ביותר בלוח הזמנים שלך? כל הפעילויות חשובות בלוח הזמנים שלך. אך לחלק מהפעילויות יש השפעה רבה יותר על תאריך הסיום של לוח הזמנים שלך מאשר על פעילויות אחרות. בהדברת ניהול פרוייקטים, אלה הן פעילויות קריטיות. עיין תחילה באפשרויות אלה כדי לפתור בעיות בלוח הזמנים שלך.
-
האם ברצונך לראות כיצד פעילויות קשורות זו לזה? תרשים גנט הוא רק דרך אחת לראות כיצד פעילויות קשורות זו לזה. אך אל תפחד להשתמש בתצוגות אחרות. דיאגרמת הרשת חוקרת קשרי גומלין מורכבים יותר בין פעילויות. לוח השנה מציג פעילויות בתבנית מוכרת של לוח שנה חודשי. לוח הזמנים מראה היכן אבני הדרך העיקריות נמצאות בלוח הזמנים שלך.
-
האם ברצונך לראות מה שלומך עם אנשיך? לקבלת מבט מעוגל יותר בלוח הזמנים שלך, הכר את התצוגה שימוש במשאבים או השתמש בתצוגת לוח תכנון של צוות כדי בחן פעילויות מנקודת המבט של האנשים שעובדים עליהם.
-
האם ברצונך להציג את הפרוייקט למנהל? במקרים רבים, שליחת עותק של לוח הזמנים שלך למנהלים היא גישה שגויה. מנהלים ולבעלי עניין אחרים רוצים פרטים ברמה גבוהה מספיק כדי להבין את התקינות הכוללת של הפרוייקט שלך. למרבה המזל, ל- Project יש ערכה חדשה לגמרי של דוחות חזותיים הלוכדים את כמות הפירוט המתאימה בתרשימים ובגרפים – ובמאמץ מועט ביותר משתתפים.
-
האם ברצונך להציג מידע הנוגע לעלויות ולתקציב? Project יכול לספק לך תצוגה כוללת של עלויות או דוח מתוחכם של ערך מזוכה. לחלופין, תוכל תמיד לייצא ל- Excel כאשר תזדקק לניתוח מורכב של פרטי עלויות.
-
האם אתה נמצא בשלבי תכנון מוקדמים ואינך מעוניין להציג את הפרוייקט שלך באמצעות Microsoft Project עדיין? אם אתה נמצא בתחילת תהליך התכנון, ייתכן שלא תרצה להשתמש ב- Project כלל. אולי יש לך רשימה פשוטה באתר SharePoint, או ב- Excel, או על מפית נייר. כדאי לשתף רעיונות אלה עם אנשים אחרים תחילה לפני שתפעיל את Project ותתכנן את לוח הזמנים.
שלב 1: חיפוש התצוגה המתאימה
|
שלב ראשון - עליך למצוא את התצוגה הנכונה עבור המטרה הנכונה. לדוגמה, עדיף לצפות בפרטי צוות בתצוגה 'לוח תכנון של צוות' או בתצוגה 'שימוש במשאבים', ולא בתרשים גנט שבו מוצג מידע אודות פעילויות. |
|
|
הדרך הפשוטה ביותר להצגת ההתקדמות היא צפייה באופן שבו מייצגי פעילויות בתרשים גנט משתנים עם התקדמות העבודה. |
|
|
ציר זמן עוזר לך לדווח על "התמונה הגדולה". הוא מעניק לך תמונת מצב של פעילויות מפתח ואבני דרך לפגישות מצב. פשוט שחרר אותו בשקופית PowerPoint, הדפס אותו או שלח אותו לממונה עליך בדואר אלקטרוני לצורך דיווח מיידי. |
|
|
כאשר פרוייקטים הופכים למורכבים מאוד, דיאגרמת רשת של קשרים בין פעילויות עוזרת למיין את החלקים הרבים המחוברים הדדית בלוח זמנים. דיאגרמות רשת מציגות תצוגה קלאסית של מידע אודות פרוייקט עם תיבות וקווים מחוברים הדדית. |
|
|
ערך מזוכה הוא תכונת מעקב ותקציב רבת-עוצמה ב- Project, והיא אינה מורכבת במיוחד. ערך מזוכה עוזר לך לענות על שאלות כגון "בהתסתכלות על כמות העבודה שבוצעה עד כה בפרוייקט זה, כמה כסף היינו אמורים בזבזנו?" או "האם נסיים בזמן?" |
|
|
צור והתאם אישית דוחות גרפיים שובי-עין של כל המידע אודות הפרוייקט שתרצה. אם הדוח לא מוצא חן בעיניך חזותית, התאמה אישית אורכת כמה שניות בלבד. |
|
|
כשמדובר בפרוייקט מורכב, הצד של מייצגי הפעילויות בתרשים גנט עלול להיראות עמוס עם פסים בכל הצבעים וקווי קישורים בכל מקום. כדי לטפל בכך באופן חזותי, באפשרותך להציג נתיב פעילות המדגיש פעילויות קדם ופעילויות עוקבות של פעילות יחידה. |
|
|
הדפס תצוגות Project מהמדפסת בשולחן העבודה שלך או בתווין ענק התלוי במסדרון או על שולחן שרטוט. |
שלב 2: כוונון התצוגה
|
הוסף עמודות לתצוגת פרוייקט כדי לראות מידע נוסף אודות פעילות. באפשרותך גם להסתיר עמודה כדי להגן על מידע רגיש. |
|
|
באפשרותך להתאים את ציר הזמן כדי להציג יחידות זמן קטנות או גדולות יותר, משעות ועד שנים. לדוגמה, ייתכן שתרצה להציג זמן בשנות כספים, ולא בשנים קלנדריות, או להציג מייצגי פעילויות בתרשים גנט על-פני חודשים, ולא ימים. |
|
|
אם יש לך יותר מדי פעילויות בפרוייקט ואין אפשרות להציגן בבירור, נסה לקבץ את הפעילויות לקטגוריות. קיבוץ מעניק לך המון אפשרויות מיון, כגון עדיפות, סוג אילוץ או מצב השלמה. |
|
|
לעתים, עדיף לראות שתי תצוגות ולא אחת. לדוגמה, כאשר תרשים גנט נמצא בתצוגה עליונה, באפשרותך לבצע הסתעפות לתוך הפרטים אודות פעילות ספציפית באמצעות תצוגה תחתונה. מנהלי פרוייקטים מיומנים לומדים להשתמש בתצוגות מפוצלות כדי להאיץ את עבודת ניהול הפרוייקטים היומיומית שלהם. |
|
|
רוב הזמן, תוכל להציג פעילויות בסדר כרונולוגי. אך ככל שהפרוייקט גדל, ייתכן שיהיה נוח לארגן פעילויות בסדר אלפביתי לפי מצב או משאב. |
|
|
אינך צריך תמיד להביט במידע אודות הפרוייקט בתבנית הכרונולוגית הרגילה. באפשרותך לחתוך אותו איך שתרצה. |
|
|
הסט פעילויות פנימה והחוצה כדי להציג הירארכיה או את הקשרים בין פעילויות בשלבים ובשלבי משנה. |
|
|
אינך מעוניין שהתצוגות המותאמות אישית שלך ילכו לאיבוד. שתף אותן עם אנשים אחרים או שמור אותן כתבניות לפרוייקטים עתידיים. |
שלב 3: שימוש בתוכנית אחרת להצגת נתונים של Project
|
אם תמיד רצית לסנכרן פרוייקטים עם רשימת פעילויות של SharePoint — מבלי להשתמש ב- Project Server — זו ההזדמנות שלך. Project Professional יכול לעזור לך להגדיר רשימת פעילויות של SharePoint המסתנכרנת עם הפרוייקט שלך. חברי הצוות שלך יוכלו להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם ב- SharePoint, ואתה תוכל לראות את השינויים ב- Project. |
|
|
כשאתה הופך את תוכנית הפרוייקט שלך למסמך PDF או XPS, באפשרותך לשתף אותו עם כל מי שיש לו מחשב, גם אם Project לא מותקן במחשב שלו. |
|
|
אם ברשותך פרוייקט מורכב שהתחלת ב- Excel או מסד נתונים ואתה חושש משיבושים בנתונים בעת העברת הפרוייקט ל- Microsoft Project, השתמש באשף ייבוא. הוא מטפל בייבוא של פרוייקטים קשים. |
|
|
Project תומך בייצוא מידע אודות פרוייקט ל- Excel, Visio, PDF וכמה תבניות נפוצות אחרות. |
חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט
