ניהול הגדרות עבור לוח הזמנים של הצוות שלך ב-Shifts
Applies To
Teams Microsoft Teamsמאמר זה חל על מנהלי קו החזית.
אתה מנהל הגדרות עבור לוח הזמנים של הצוות שלך באינטרנט ובשולחן העבודה של Shifts.
ב-Shifts, עבור אל הכרטיסיה הגדרות. מכאן, באפשרותך להגדיר את הגדרות לוח הזמנים ולבחור את יכולות Shifts שברצונך להפוך לזמינות עבור הצוות שלך.הערה: אם הגדרה אינה זמינה עבורך לשינוי, הגדרה זו נשלטת על-ידי מנהל ה- IT שלך. פנה למנהל ה- IT שלך לקבלת מידע נוסף.
במאמר זה
הגדרת אזור הזמן
הגדר את אזור הזמן כדי להבטיח שהמ משמרות הצוות שלך יוצגו באזור הזמן הנכון בהתבסס על מיקום הצוות שלך. תחת אזור זמן של צוות, בחר את אזור הזמן של מיקום הצוות שלך ולאחר מכן, תחת העיר הקרובה ביותר , בחר את העיר הקרובה ביותר למיקום הצוות שלך.
הגדרת תחילת השבוע
בהתאם לנתונים של הארגון שלך, ייתכן שתרצה להתאים את תחילת שבוע העבודה ליום אחר. תחת תחילת השבוע, בחר את היום בשבוע שבו ברצונך להתחיל את לוחות הזמנים שלך.
העתקת משמרות
בעת הגדרת לוחות הזמנים שלך, ייתכן שתרצה להעתיק ולהדביק משמרות (כולל משמרות פתוחות) מיום אחד לאחר.
בחר אם לכלול פעילויות בעת העתקת משמרות. כאשר ההגדרה היא מופעל, פעילויות שהוספת לממשמרת המקורית נכללות באופן אוטומטי מועתקות אל המשמרות החדשות.
פתיחת משמרות
בחר אם ברצונך לפרסם משמרות פתוחות בלוח הזמנים כדי שעובדים תבקש.
פתיחת משמרות לעובדים במיקום שלך
כאשר 'משמרות פתוחות'מופעל:
-
באפשרותך:
-
הוסף ושתף משמרות פתוחות עם הצוות שלך.
-
הצג ואשר או דחה בקשות משמרת פתוחות מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות.
-
-
העובדים שלך יכולים:
-
הצג ובקש משמרות פתוחות המשותפות עם הצוות.
-
עקוב אחר בקשות משמרת פתוחות משלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין. עובדים מקבלים גם הודעה כאשר משמרות פתוחות מוקצות להם.
-
אם 'משמרות פתוחות' מוגדר כ'כבוי':
-
לא ניתן ליצור משמרות פתוחות עבור הצוות שלך. עדיין תוכל להציג ולנהל בקשות משמרת פתוחות שבוצעו לפני כיבוי הגדרה זו.
-
העובדים שלך אינם יכולים להציג או לבקש משמרות פתוחות שיש לבצע. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות משמרת פתוחות שהם ביצעו לפני שהגדרה זו בוטלה.
פתיחת משמרות בין מיקומים
הערה: תכונה זו נמצאת כעת בתצוגה מקדימה ציבורית.
חשוב: בהתאם לאופן בו מנהל ה- IT שלך הגדיר Shifts, ייתכן שתכונה זו לא תהיה זמינה עבור הצוות שלך. כדי לברר זאת, בחר בדוק זכאות. תראה הודעה כדי שתדע אם היא זמינה עבור הצוות שלך. לקבלת מידע נוסף על תכונה זו, ראה שימוש במ משמרות פתוחות בין מיקומים ב- Shifts.
כאשר גם האפשרות פתח משמרות בין מיקומים מופעלת:
-
באפשרותך:
-
הוסף ושתף משמרות פתוחות עבור עובדים בצוותים אחרים (מיקומים) באזור שלך אשר משתמשים גם בתכונה זו כדי לבקש.
-
הצג ואשר או דחה בקשות משמרת פתוחות מעובדים בצוותים אחרים באזור שלך המשתמשים גם בתכונה זו. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות.
-
-
עובדים בצוותים אחרים באזור שלך יכולים:
-
הצג ובקש משמרות פתוחות ששיתפת.
-
עקוב אחר בקשות משמרת פתוחות משלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין. עובדים מקבלים גם הודעה כאשר בקשת המשמרת הפתוחה שלהם מאושרת או נדחתה.
-
אם האפשרות פתח משמרות בין מיקומים מבוטלת:
-
המשמרות הפתוחות שאתה משתף אינן זמינות לעובדים בצוותים אחרים באזור שלך לבקשה. עדיין תוכל להציג ולנהל בקשות משמרת פתוחות מעובדים בצוותים אחרים שבוצעו לפני כיבוי הגדרה זו.
-
עובדים בצוותים אחרים באזור שלך אינם יכולים להציג או לבקש משמרות פתוחות במיקום שלך. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות משמרת פתוחות שביצעו במיקום שלך לפני שהגדרה זו כבויה.
החלף בקשות משמרת
בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות להחלפת משמרות עם עמיתים לעבודה.
כאשר 'החלף משמרות'מופעל:-
באפשרותך להציג ולאשר או לדחות בקשות להחלפת משמרת מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות.
-
העובדים שלך יכולים:
-
צור בקשות להחלפת משמרות עם עמית לעבודה בצוות.
-
נהל וקבל הודעות לגבי בקשות להחלפת משמרת שמגיעות אליהן מעמית לעבודה.
-
עקוב אחר בקשות החלפת המשמרת שלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין.
-
אם האפשרות 'החלף משמרות ' מבוטלת:
-
באפשרותך לנהל את כל בקשות ההחלפה שבוצעו לפני כיבוי הגדרה זו.
-
העובדים שלך אינם יכולים ליצור בקשות להחלפת משמרות. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות להחלפת משמרת שהם ביצעו ולנהל את אלה שהגיעו אליהם מעמיתים אחרים לפני שהגדרה זו כבויה.
בקשות להצעת משמרת
בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות כדי להציע את המשמרות שלהם לעמיתים לעבודה.
כאשר האפשרות 'הצעות' מופעלת:
-
באפשרותך להציג ולאשר או לדחות בקשות למשמרת הצעה מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות.
-
העובדים שלך יכולים:
-
צור בקשות כדי להציע את המשמרות שלהם לעמית לעבודה בצוות.
-
נהל וקבל הודעות לגבי בקשות להצעה של משמרת שמגיעות אליהן מעמית אחר לעבודה.
-
עקוב אחר בקשות משמרת להצעה משלו, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין.
-
אם האפשרות 'הצעות' מבוטלת:
-
באפשרותך לנהל את כל בקשות המשמרת של ההצעה שבוצעו לפני ביטול הגדרה זו.
-
לעובדים שלך אין אפשרות ליצור בקשות להציע משמרות. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות למשמרת הצעה שהם ביצעו ולנהל את אלה שהגיעו אליהם מעמיתים לעבודה לפני שהגדרה זו כבויה.
בקשות לכיבוי זמן
בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות לזמן קצוב.
כאשר בקשות זמן קצובמופעלות:
-
באפשרותך:
-
הקצה ושתף זמן קצוב לכל עובד בצוות שלך.
-
הצג ואשר או דחה בקשות זמן קצוב מהצוות שלך. תוכל גם לקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות.
-
העובדים שלך יכולים:
-
הצג וקבל הודעות עבור זמן קצוב שהוקצו להם.
-
צור בקשות תם-קצוב.
-
עקוב אחר בקשות זמן קצוב משלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין.
אם בקשות זמן קצוב מבוטלות:
-
עדיין תוכל להקצות ולשתף זמן קצוב לכל עובד בצוות שלך ולנהל את כל בקשות הזמן הקצוב שבוצעו לפני ביטול הגדרה זו.
-
העובדים שלך אינם יכולים ליצור בקשות של זמן קצוב. הם עדיין מקבלים הודעות כאשר מוקצה להם זמן קצוב. בנוסף, הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות תם-קצוב שהם ביצעו לפני שהגדרה זו כבויה.
הוספה או עריכה של סיבות של זמן קצוב
הוסף או שנה את הסיבות שבהם אתה והצוות שלך רואים ב-Shifts.
אתה משתמש באפשרויות אלה כאשר אתה מקצה זמן קצוב לעובדים בצוות שלך, והעובדים בוחרים מבין אפשרויות אלה כאשר הם מבקשים זמן קצוב.
משמרות כוללות את הסיבות הבאות כברירת מחדל לחופשה: חופשה, יום מחלה, כבוי, עזיבה מההורה ופריטים שלא שולמו. באפשרותך לשנות את שמותיהם, לשנות את הסמלים שלהם או להסיר אותם, ובאפשרותך ליצור סיבות זמן קצוב מותאמות אישית משלך.
שעון זמן
עם שעון זמן, הצוות שלך יכול להיכנס ולהוות את המשמרות, להקליט הפסקות במהלך משמרות, ומתי הוא נמצא ב- Shifts למכשירים ניידים, לערוך ולא לאשר את רשומות גליון הזמן שלו. לקבלת מידע נוסף, ראה כניסה ויציאה באמצעות Shifts.
באפשרותך לייצא ולהצג את דוח הזמן של הצוות שלך עבור כל תקופה נתונה.
בעת הגדרת שעון זמן, באפשרותך לכלול זיהוי מיקום (אופציונלי) כדי לתעד אם העובדים שעון בתוך או החוצה מהמיקום שאתה מגדיר.
כדי להפעיל שעון זמן:
-
בחר הפעל שעון זמן.
-
אם ברצונך לכלול זיהוי מיקום, בחר כלול זיהוי מיקום עבור האפליקציה למכשירים ניידים, ומלא את הקואורדינטות עבור המיקום שבו אתה מצפה שעובדים ישעון לתוך האפליקציה למכשירים ניידים ויציאה.
כדי לקבל את הקואורדינטות, תזדקק למערכת מפה כגון מפות Bing או Google Maps.
-
עבור אל מפות Bing והזן את הכתובת שברצונך לקבל את הקואורדינטות שלה. כאשר התוצאה מופיעה, עבור אל חלונית המידע מימין. תחת בקרבת מקום, תראה מידע כגון המדינה או האזור של הכתובת. הקואורדינטות ממוקמות בדיוק מתחת לזה.
-
עבור אל Google Maps והזן את הכתובת שברצונך לקבל את הקואורדינטות שלה. כאשר התוצאה מופיעה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הנעץ האדום במפה כדי לראות את הקואורדינטות.
-
-
לאחר הפעלת שעון הזמן, באפשרותך לבחור ייצוא כדי לייצאאת דוח גליון הזמן של הצוות שלך ולהצג אותו.
הערה: אם כללת זיהוי מיקום, דוח הזמן מציין אם העובדים "נמצאים במיקום" כאשר הם עונים על הכניסה והיציאה. לא תראה את הקואורדינטות שלהם. עובדים נחשבים כ"על מיקום" אם הם תותים שעון בתוך רדיוס של 200 מטר מהמיקום הוגדר.
הגדרת בקרות פרטיות עבור ניראות משמרת
שלוט כמה זמן אחורה העובדים בעבר יוכלו לראות את המשמרות זה של זה ואת רמת הפירוט שהם רואים.
השתמש בהגדרות הבאות כדי לשלוט ברמת הניראות:
-
אפשר לעובדים לראות את כל המשמרות בעבר: הפעל כדי לאפשר לעובדים לראות את כל המשמרות של העמיתים שלהם בעבר. כדי להגביל את הניראות של משמרות קודמות, בטל הגדרה זו ולאחר מכן בחר משך זמן (בחודשים).
-
אפשר לעובדים לראות מדוע עובדים אחרים ביקשו שעות קצוב והערות שהם כללו בבקשה שלהם לזמן קצוב: בטל אם ברצונך שעובדים יראו את שעות הסיום של עמיתיהם לעבודה באופן כללי, ללא גישה להערות או מסיבות ספציפיות.
-
אפשר לעובדים לראות את הערות המשמרת, הפעילויות וההפסקות הכלולות במ משמרות של עובדים אחרים: בטל כדי להגביל את רמת הפירוט שהעובדים יכולים לראות בממשמרת של עובד אחר.