היכן מאוחסנים קבצי Viva Engage שלי?

קבצים המאוחסנים ב- Viva Engage אחסון בענן

קבצים המאוחסנים בספריית המסמכים של SharePoint של הקבוצה

היכן מאוחסנים קבצים חדשים

קבצים חדשים מאוחסנים באחסון בענן של Viva Engage, בקבוצה שבה הקובץ מצורף או מועלה. הם גלויים מרשימת הקבצים של הקבוצה.

קבצים חדשים עבור Microsoft 365 מחוברות מאוחסנים בספריית המסמכים של SharePoint עבור הקהילה. הם גלויים ברשימת הקבצים של הקבוצה Viva Engage, או מהתיקיה Apps/Viva Engage בספריית המסמכים של SharePoint של הקהילה.

קבצים שנשמרו ב- Viva Engage לפני שהארגון שלך מקבל את התכונה החדשה נשארים באחסון בענן של Viva Engage.

יצירת קובץ Office חדש

ברשימה קבצים בקבוצה ב- Viva Engage, לחץ על חדש ובחר מסמך Word, מצגת PowerPoint או חוברת עבודה של Excel.

לא ניתן ליצור קבצים חדשים מהדף 'קבצים '. יש ליצור קבצים במיקום אחר ולאחר מכן להעלות אותם ל- Viva Engage.

ארגון קבצים

קבצים עבור כל קבוצה מאוחסנים ברשימה. באפשרותך להציג את כל המסמכים, התמונות או סרטוני הווידאו, אך אין דרכים אחרות למיין או לסדר מחדש את הרשימה.

בחלונית הניווט השמאלית, לחץ על הקישור ספריית מסמכים של SharePoint עבור הקבוצה, בחר את התיקיה Apps/Viva Engage , ובאפשרותך למיין ולסנן את רשימת הקבצים.

ניתן לארגן מחדש קבצים בתיקיות משנה או להעביר אותם, וקישורים מ- Viva Engage ימשיכו לפעול. ארגון מחדש זה גלוי רק על-ידי מעבר אל ספריית המסמכים של SharePoint.

שים לב כי בעת הצגת רשימת הקבצים מ- Viva Engage, הרשימה מציינת רק שהקובץ מאוחסן ב- SharePoint, ולא מציין את שם התיקיה.

הצגת קובץ בתצוגה מקדימה

לחץ על הקובץ ולאחר מכן לחץ על לחץ כאן כדי להציג קובץ זה.

לחץ על הקובץ.

עריכת קובץ מ- Viva Engage

עבור מסמכי Word, Excel ו- PowerPoint, יש לבצע שינויים ב- Office Online. לא ניתן להשתמש ביישום Word, Excel או PowerPoint כדי לערוך את הקובץ ולהעלות גירסה חדשה.

עריכת קובץ ופעולות אחרות ממוקמות מתחת לתצוגה המקדימה.

אם האפשרות ערוך קובץ אינה מוצגת, משמעות הדבר היא שהמסמך הפך לקריאה בלבד מאחר שמסמכים חדשים נשמרים ב- SharePoint. כדי לערוך אותו, יהיה עליך להוריד אותו ולהעלות אותו שוב. לקבלת מידע נוסף, ראה עריכת קובץ עודכן בעבר כאשר הקבוצה המחוברת של Viva Engage מאחסנה קבצים ב- SharePoint

עבור מסמכי Word, Excel ו- PowerPoint, ניתן לבצע שינויים ב- Office Online או ביישום. מתבצע מעקב אחר תיקוני מהדורה בספריית המסמכים של SharePoint.

עריכת מסמך ופעולות אחרות ממוקמות מעל התצוגה המקדימה.

מי יכול לגשת לקבצים

זכויות הגישה נקבעות על-ידי הקהילה בה נמצא הקובץ. כל אחד יכול להציג ולערוך קבצים בקהילות ציבוריות. רק חברים יכולים להציג ולערוך קבצים בקהילות פרטיות. נמעני הודעות פרטיות עם קבצים מצורפים יכולים להציג קבצים אלה.

זכויות גישה התחלתיות נקבעות על-ידי הקהילה בה נשמר הקובץ, אך מנהלי מערכת של SharePoint יכולים לשנות זכויות גישה עבור קבצים בודדים.

כיצד אורחים ניגשים לקבצים

כל משתמש או אורח מתוך הארגון שלך או מחוצה לו יכולים לצרף קובץ בקהילה שבה הוא חבר ולקרוא ולשנות קבצים בקהילה.

גישת אורח לקבצים תלויה בסוג האורח:

לאורחים ברמת הרשת אין גישת ברירת מחדל להצגת קבצי Viva Engage שנשמרו ב- SharePoint.

• אם ברצונך לאפשר להם לבקש גישה להצגת קבצים ספציפיים, יש להוסיף אותם כסורח Azure B2B בדייר Microsoft 365 שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה תיעוד B2B של Azure Active Directory.

• אורחים ברמת הרשת שהם אורחים של Azure B2B וחברים בקהילה יכולים להציג, להעלות, לערוך מספריית המסמכים של SPO. הם לא יוכלו לעשות את זה מ-Viva Engage.

• אם ברצונך לאפשר להם להעלות קבצים לקהילה ספציפית מ- SharePoint או לקבל גישת ברירת מחדל לקבצים שהועלו ל- SharePoint, הוסף אותם כחבר בקהילה ב- SharePoint.

• לאורחים ברמת השיחה אין גישה המוגדרת כברירת מחדל לקבצים שנשמרו ב- SharePoint. אם ברצונך לאפשר להם לבקש גישה לקבצים ספציפיים בשיחה, הוסף אותם כסורח Azure B2B בדייר Microsoft 365. אין להם אפשרות להעלות קבצים.

• אורחים חיצוניים יכולים להיות חברים בקבוצות חיצוניות בלבד. קבוצות חיצוניות מאחסנים קבצים רק ב- Viva Engage.

מנע מאחרים לבצע שינויים

מנהלי קהילה או בעלים של קבצים יכולים לסמן גירסה של קובץ כגירסה הרשמית. פעולה זו מונעת מאחרים לערוך אותה.

ב- SharePoint, כל חבר קהילה יכול להוציא את הקובץ, מה שמונע מאחרים לערוך אותו. מנהלי מערכת של SharePoint יכולים גם לשנות את ההרשאות בקובץ בודד.

מעקב אחר תיקוני מהדורה

עקוב אחר תיקונים והצג אותם בדף הקובץ ב- Viva Engage.

אין אפשרות למחוק גירסאות הקודמת.

הצג היסטוריית מהדורות וגירסאות קודמות מספריית המסמכים של SharePoint.

פרטי שינוי נוספים נכללים בהיסטוריית השינוי, ובאפשרותך למחוק גירסאות ישנות יותר.

סמן כפקיד

מנהלי קהילה או בעלים של קבצים יכולים לסמן גירסה של קובץ כגירסה הרשמית. פעולה זו מונעת מאחרים לערוך אותו, והקובץ מופיע עם כוכב צהוב ברשימת הקבצים.

אין דרך לסמן גירסה ספציפית של קובץ כגירסה רשמית.

חיפוש

החיפוש Viva Engage כולל את 5000 התווים הראשונים של הגירסה העדכנית ביותר של .docx, .pptx ו- .pdf, וכן מטה-נתונים כגון כותרת ומחבר.

חיפוש Viva Engage מחפש רק בכותרת ובעורך. אם עליך לבצע חיפוש תוכן של קבצי Viva Engage ב- SharePoint, יהיה עליך לבצע את החיפוש מספריית המסמכים של SharePoint.