הגדרת ספריה כדי לדרוש הוצאה של קבצים

דרך אחת לשלוט בשיתוף פעולה במסמכים היא לדרוש הוצאה של קבצים, במיוחד כאשר למשתמשים מרובים יש גישה לספריה. אם נדרשת הוצאה של ספריה, אנשים אחרים לא יוכלו להחליף אותה. עם זאת, אתה עלול למנוע מאנשים אחרים לראות את השינויים האחרונים או לבצע שינויים בעצמם. אם אנשים אחרים צריכים לעבוד על המסמך, חשוב שהקבצים יוכנסו שוב במהירות.

הערה: אל תגדיר את הספריה שלך כך שתדרוש הוצאה אם משתמשים מתכננים לבצע עריכה משותפת של מסמכים בספריה. משתמשים אינם יכולים לעבוד בו-זמנית על מסמכים כאשר הוצאה נדרשת מופעלת.

Online, 2019, 2016, 2013 2010

דרוש הוצאה של קבצים לצורך עריכה

הערה: רק משתמשים בעלי הרשאות שליטה מלאה או עיצוב יכולים להגדיר ספריות לדרוש הוצאה של קבצים.

עבור אל הספריה שבה בכוונתך לעבוד.
בחר הגדרות > ספריה.

אם אינך רואה פריטי תפריט אלה, ברצועת הכלים, בחר ספריה, ובקבוצה הגדרות, בחר הגדרות ספריה.
בדף הגדרות , תחת הגדרות כלליות, בחר הגדרות ניהול גירסאות.
במקטע דרוש הוצאה , תחת דרוש הוצאת מסמכים לפני שניתן יהיה לערוך אותם?, בחר כן.
כדי לשמור את ההגדרות ולחזור לדף הגדרות ספריה , בחר אישור.

אם תעשה זאת...	זה מה שקורה...
יצירה או הוספה של קובץ לספריה	הקובץ הוצא בתחילה. עליך להכניס אותה לספריה כדי שאחרים יוכלו לראות אותה ולעבוד איתם.
פתיחת קובץ לעריכה	הקובץ הוצא באופן אוטומטי כאשר אתה בוחר ערוך. תיבת דו-שיח של הודעה מתריע על כך שאתה עומד להוציא את הקובץ ומציעה לך הזדמנות לערוך אותו בתיקיה 'טיוטות' המקומית שלך. לאחר ההוצאה, סמל הקובץ מכוסה בחץ ירוק המצביע כלפי מטה, המציין שהקובץ הוצא כעת. אף אחד אחר לא יכול לשנות את הקובץ, ולא אף אחד אחר יכול לראות את השינויים שלך, בזמן שהוהוצאה.
ביצוע שינויים במידע אודות הקובץ (מאפיינים)	אם הקובץ עדיין לא הוצא, עליך להוציא אותו לפני שתוכל לבצע שינויים במאפיינים שלו, כגון הכותרת שלו, שם המחבר, תאריך היעד, ספירת המילים וכן הלאה. השינויים שלך לא ייכנסו לתוקף עד שת להכניס את הקובץ בחזרה.
נסה לפתוח קובץ שהו הוצא למישהו אחר	האפשרויות הוצאהCheck In זמינות. אין באפשרותך להוציא קובץ שמישהו אחר הוצא. אם אתה מנסה לעשות זאת, מופיעה תיבת דו-שיח של הודעה המודיעה לך שהקובץ הוצא על-ידי מישהו אחר. כדי לברר למי הקובץ הוצא, רחף מעל סמל הקובץ. שם האדם שהוכנס מופיע בתיאור כלי. באפשרותך ליצור קשר עם אדם זה כדי לבקש להכניס את הקובץ אם אתה זקוק לו במהירות.
הכנס את הקובץ	תתבקש להזין הערה לגבי השינויים שביצעת. אם הספריה שלך עוקבת אחר גירסאות, ההערה שלך הופכת לחלק מהיסטוריית הגירסאות. אם מתבצע מעקב הן אחר גירסאות ראשיות והן של גירסאות משניות, תתבקש לבחור את סוג הגירסה שאתה להכניס. לקבלת מידע נוסף על ניהול גירסאות, ראה גם.
השארת הקובץ בחוץ למשך זמן רב	אף אחד אחר לא יכול לראות את השינויים שלך או לערוך את הקובץ בזמן הוצאתו. למרות שפעולות אלה שימושיות במהלך הזמן שבו אתה מבצע שינויים, הדבר עשוי גם למנוע מאחרים לבצע את המשימות שהוקצו להם. מומלץ גם בעסקים וגם באדיבות להכניס את הקובץ בחזרה במהירות האפשרית לאחר בדיקתו. בנסיבות מסוימות, ייתכן שמנהל מערכת תצטרך לכפות הכנסה של הקובץ.

כיצד ניתן לבצע להגדיר ספריית אתר לדרוש הוצאה?

רק אנשים בעלי הרשאות שליטה מלאה או עיצוב יכולים להגדיר ספריות לדרוש הוצאה של קבצים.

כדי לדרוש הוצאה של קבצים

הערה: אם מידע זה אינו תואם למה שאתה רואה, ייתכן שאתה משתמש ב- Microsoft 365 לאחר שדרוג השירות. כדי למצוא את המידע החל עליך, בחר בכרטיסיה מקוון, 2016, 2013 .

נווט אל הספריה שבה בכוונתך לעבוד. אם שם הספריה אינו מופיע בחלונית ההפעלה המהירה, בחר כל תוכן האתר ולאחר מכן בחר את שם הספריה שלך.
ברצועת הכלים, בקבוצה כלי ספריה , בחר את הכרטיסיה ספריה.
בחר הגדרות ספריה .
בדף הגדרות ספריה, תחת הגדרות כלליות, בחר הגדרות ניהול גירסאות.
במקטע דרוש הוצאה , תחת השאלה האם לדרוש הוצאה של מסמכים לפני שניתן יהיה לערוך אותם? , בחר כן.
כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולחזור לדף הגדרות ספריה , בחר אישור.

כיצד ניתן לבצע להסיר את דרישת הוצאה מספריית אתר?

אם, לאחר זמן מה, הארגון שלך מחליט שאין צורך בהוצאה נדרשת, באפשרותך להסיר את הדרישה אם יש לך הרשאות שליטה מלאה או עיצוב.

כדי להסיר את הדרישה להוציא קבצים

נווט אל הספריה שבה בכוונתך לעבוד. אם שם הספריה אינו מופיע בחלונית ההפעלה המהירה, בחר כל תוכן האתר ולאחר מכן בחר את שם הספריה שלך.
ברצועת הכלים, בקבוצה כלי ספריה , בחר את הכרטיסיה ספריה.
בחר הגדרות ספריה .
בדף הגדרות ספריה, תחת הגדרות כלליות, בחר הגדרות ניהול גירסאות.
במקטע דרוש הוצאה , תחת השאלה האם לדרוש הוצאת מסמכים כדי לערוך אותם ? בחר לא.
כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולחזור לדף הגדרות ספריה , בחר אישור.

מה קורה כאשר ספריית אתר כוללת דרישת הוצאה?

דרך אחת לשלוט בשיתוף פעולה במסמכים היא לדרוש הוצאה של קבצים, במיוחד כאשר למשתמשים מרובים יש גישה לספריה. אם הוצאת קובץ, תוכל להיות בטוח שלאנשים אחרים אין אפשרות להחליף אותו. עם זאת, אתה גם מונע מאנשים אחרים לראות את השינויים האחרונים או לבצע שינויים בעצמם, ולכן חשוב שתבדוק שוב את הקבצים באופן מיידי.

חשוב: אל תגדיר את ספריית האתר שלך כך שתדרוש הוצאה אם אנשים מתכננים לבצע עריכה משותפת של מסמכים בספריה. משתמשים אינם יכולים לעבוד בו-זמנית על מסמכים כאשר הוצאה נדרשת נמצאת בתוקף.

בעת עבודה בספריה הדורשת הוצאה של קבצים, כדאי אם אתה מבין את השפעת הפעולות שלך.

אם תעשה זאת...	זה מה שקורה...
יצירה או הוספה של קובץ לספריית אתר	הקובץ הוצא בתחילה. עליך להכניס אותה לספריה כדי שאחרים יוכלו לראות אותה ולעבוד איתם.
פתיחת קובץ לעריכה	הקובץ הוצא לקובץ באופן אוטומטי בעת בחירה באפשרות ערוך <שם היישום>. תיבת דו-שיח של הודעה מתריע על כך שאתה עומד להוציא את הקובץ ומציעה לך הזדמנות לערוך אותו בתיקיה 'טיוטות' המקומית שלך. לאחר ההוצאה, סמל הקובץ מכוסה בחץ ירוק ומצביע כלפי מטה , המציין שהקובץ הוצא כעת. אף אחד אחר לא יכול לשנות את הקובץ, ולא אף אחד אחר יכול לראות את השינויים שלך, בזמן שהוהוצאה.
ביצוע שינויים במידע אודות הקובץ (מאפיינים)	אם הקובץ עדיין לא הוצא, עליך להוציא אותו לפני שתוכל לבצע שינויים במאפיינים שלו, כגון הכותרת שלו, שם המחבר, תאריך היעד, ספירת המילים וכן הלאה. השינויים שלך לא ייכנסו לתוקף עד שת להכניס את הקובץ בחזרה.
נסה לפתוח קובץ שהו הוצא למישהו אחר	האפשרויות הוצאהCheck In זמינות. אין באפשרותך להוציא קובץ שמישהו אחר הוצא. אם אתה מנסה לעשות זאת, תיבת דו-שיח של הודעה מודיעה לך שהקובץ הוצא על-ידי מישהו אחר. כדי לברר למי הקובץ הוצא, רחף מעל סמל הקובץ. שם האדם שבדק אותו מופיע בתיאור כלי. באפשרותך ליצור קשר עם אדם זה כדי לבקש להכניס את הקובץ אם אתה זקוק לו במהירות.
הכנס את הקובץ	תתבקש להזין הערה לגבי השינויים שביצעת. אם הספריה שלך עוקבת אחר גירסאות, ההערה שלך הופכת לחלק מהיסטוריית הגירסאות. אם מתבצע מעקב הן אחר גירסאות ראשיות והן של גירסאות משניות, תתבקש לבחור את סוג הגירסה שאתה להכניס. לקבלת מידע נוסף על ניהול גירסאות, ראה גם.
השארת הקובץ בחוץ למשך זמן רב	אף אחד אחר לא יכול לראות את השינויים שלך או לערוך את הקובץ בזמן הוצאתו. למרות שפעולות אלה שימושיות במהלך הזמן שבו אתה מבצע שינויים, הדבר עשוי גם למנוע מאחרים לבצע את המשימות שהוקצו להם. מומלץ גם בעסקים וגם באדיבות להכניס את הקובץ בחזרה במהירות האפשרית לאחר בדיקתו. בנסיבות מסוימות, ייתכן שמנהל מערכת תצטרך לכפות הכנסה של הקובץ.