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Le risque associé à un projet est déterminé par deux éléments :
Soit Risque = Impact x probabilité Par exemple, le responsable d’un projet peut considérer que l’impression d’un rapport de projet final implique le risque de coupure de l’alimentation avant l’impression. Mais comme il est peu probable qu’un tel événement survienne, le risque peut être ignoré en toute sécurité. Un risque qu’il apparaît plus raisonnable de prévoir peut être l’indisponibilité d’un centre de reproduction pour l’impression d’un rapport plus complexe destiné aux actionnaires. Pour ce risque, le responsable du projet doit prévoir davantage de temps pour l’impression du rapport. Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet. |
Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet.
Exemples d’activités présentant un risque élevé
Voici certains événements et activités pouvant accroître le risque associé à un projet.
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Activité risquée |
Description |
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Tâches critiques |
Contrôlez étroitement les tâches incluses dans le chemin critique. Elles présentent un risque supérieur, car elles ont un impact plus important sur la date de fin du projet. |
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Tâches des fournisseurs |
Lorsque vous passez un contrat avec un fournisseur, demandez des rapports sur l’avancement à une fréquence plus élevée ou à un niveau plus détaillé que ce que vous demanderiez aux membres de votre équipe. Les tâches des fournisseurs effectuées à la fin d’un projet présentent davantage de risque que celles intervenant à d’autres moments. Les fournisseurs incluent les personnes engagées en dehors de votre entreprise, ainsi que les employés appartenant à d’autres services de votre entreprise. Comme il vous est plus difficile de contrôler ces deux profils de personnes que les membres de votre équipe, vous devez les traiter de la même façon sur le plan du risque lié au résultat d’un projet. |
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Membres de l’équipe sans expérience |
L’affectation de travailleurs inexpérimentés à des tâches intervenant en fin de projet met en péril la date de fin du projet, car ceux-ci ont besoin de davantage de temps de préparation. Vous devez minimiser ce risque en prévoyant un délai de préparation suffisant pour les nouveaux travailleurs. |
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Projets dont la durée est supérieure à un an |
Les projets qui durent plus d’une année impliquent davantage d’impondérables et, par conséquent, un risque accru résultant de la disponibilité des ressources, de l’évolution de la technologie, de l’évolution du marché, etc. |
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Tâches simultanées en trop grand nombre |
Vérifiez qu’un nombre trop important de tâches ne survient pas au même moment. Même si ces tâches sont effectuées par différentes personnes, le cumul d’un trop grand nombre de tâches accroît le risque dans votre projet, notamment vers la fin du projet. |
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Conception d’un échéancier dans l’ordre approprié |
Les responsables de projet débutants font souvent l’erreur de lier les tâches avant de les hiérarchiser. Il peut en résulter une confusion et de nombreux retours en arrière. Lorsque vous commencez un nouveau projet, vous devez d’abord répertorier et regrouper les tâches pour identifier l’étendue globale du projet et ses livrables. Vous pouvez ensuite lier les tâches pour aboutir au planning idéal. |
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Utilisation des expériences passées |
Si vous ne consignez pas les erreurs survenues au cours des projets, vous allez forcément les répéter dans le cadre des projets futurs. Les projets se terminent souvent par des documents de clôture afin de réduire les risques répétés dans le cadre des futurs projets. |
Gestion des risques
Les responsables de projet utilisent les astuces suivantes pour gérer les risques associés aux projets.
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Éviter le risque |
Si une activité de projet a des conséquences graves, l’évitement constitue une bonne stratégie. Par exemple, l’utilisation d’un processus de fabrication au même moment pour deux livrables peut mettre en péril l’échéancier du projet. Le responsable d’un projet peut éviter le risque en utilisant le processus de fabrication de façon séquentielle. |
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Limiter le risque |
Cherchez à réduire la probabilité d’un risque. Par exemple, vous pouvez utiliser un processus de fabrication simple et clair si l’installation d’un processus plus innovant et plus coûteux prend trop de temps. |
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Transférer le risque |
Contrôlez le risque en le transférant à un fournisseur externe. Par exemple, si la documentation d’un sous-système informatique est trop vaste pour que les ressources internes puissent la produire en temps opportun, confiez-en des portions à un fournisseur externe. |
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Apprendre du risque |
Le risque n’est pas nécessairement mauvais. Il peut également créer des opportunités. Par exemple, si l’exploration des risques liés à un projet vous fait prendre conscience que le sous-système informatique développé dans le cadre d’un processus de fabrication plus large est lui-même commercialisable, vous pouvez réaffecter vos meilleurs ingénieurs au développement du sous-système. Le retrait d’ingénieurs expérimentés d’un projet crée un risque supplémentaire dans votre projet, mais en l’espèce, celui-ci peut être compensé par l’opportunité dégagée. |
Gérer les risques
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Créer ou mettre à jour une planification initiale ou temporaire |
Si vous souhaitez suivre la progression de votre planification afin de découvrir les tâches à risque, vous devez en savoir plus sur la définition de bases de référence pour votre projet. |
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Afficher la disponibilité des ressources et leur charge de travail |
Vérifiez l’efficacité avec laquelle vos ressources sont utilisées dans votre projet et si vous devez apporter des ajustements aux ressources surutilisées ou sous-allouées. |
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Visualisez les mises à jour des tâches envoyées par les membres de l’équipe afin d’identifier les zones à risque. Vous pouvez rapidement effectuer le suivi de l’avancement à l’aide du diagramme de Gantt ou utiliser une analyse sophistiquée de la valeur acquise. |
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Affichez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin du projet. Examinez ces tâches en priorité afin d’identifier les risques liés à votre planning. |
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Les risques liés à un projet ne peuvent pas être identifiés qu’avec une seule perspective. Vous devez explorer les risques liés aux projets en utilisant plusieurs perspectives. |
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Rechercher les problèmes à l’aide de l’analyse de la valeur acquise |
L’analyse de la valeur acquise vous aide à repérer les risques de progression en vous posant des questions telles que : « En examinant la quantité de travail effectuée jusqu’à présent dans ce projet, combien d’argent avons-nous été censés avoir dépensé ? » ou « Finirons-nous à l’heure ? » |
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Lorsque vous gérez un projet en relation avec le risque, vous serez amené à déplacer les tâches dans le planning. Toute modification apportée à un projet s’effectue aux dépens du temps, de l’argent ou de l’étendue. |
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Lorsque vous planifiez les risques et que vous ajustez votre planification, Project peut déplacer des tâches de manière inattendue. Comprenez le grand « Pourquoi ? » derrière le puissant moteur de planification de Project. |
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Une fois que vous avez entré les coûts de votre projet, vous devez examiner ceux-ci pour vous assurer que vous ne mettez pas le budget en danger. |
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