Utiliser Copilot dans les réunions Microsoft Teams

Configurer des réunions avec Copilot

En tant qu’organisateur de réunion, vous pouvez décider comment et si les participants peuvent utiliser Copilot. Même si vous n’avez pas de licence, vous contrôlez Copilot pour les réunions que vous organisez.   

En fonction de la stratégie, de l’étiquette de confidentialité et des paramètres de modèle de votre organization, vous pouvez choisir parmi les valeurs suivantes pour l’option de réunion « Autoriser Copilot » : 

• Pendant et après la réunion : la transcription est requise pour utiliser Copilot. Copilot démarre dès que la réunion commence à transcrire. La sélection de Copilot dans les contrôles de réunion envoie une invite pour démarrer la transcription pour utiliser Copilot. Lorsque vous sélectionnez « Démarrer », Copilot et la transcription commencent pour la réunion.

• Uniquement pendant la réunion : Copilot démarre dès qu’il est sélectionné dans les contrôles de réunion. Copilot utilise des données de reconnaissance vocale pour fournir des insights sur ce qui est dit lors de la réunion. Si quelqu’un commence à transcrire la réunion, Copilot sera disponible pendant et après la réunion pour les parties qui ont été transcrites. Une fois la réunion terminée, les données de reconnaissance vocale et les interactions avec Copilot ne seront plus disponibles.

• Désactivé : Copilot est désactivé pour la réunion. L’enregistrement et la transcription ne sont pas non plus disponibles pour la réunion afin d’empêcher l’accès aux informations sensibles.

Rattrapez vos retards

Si vous rejoignez une réunion dans laquelle Copilot se trouve plus de 5 minutes après son démarrage, une notification s’affiche pour obtenir un résumé. Sélectionnez Ouvrir Copilot et attendez que le résumé soit renseigné sur le côté droit de la fenêtre de votre réunion. 

Avoir une réunion plus efficace

Sélectionnez Copilot dans les contrôles de réunion pour commencer. Sélectionnez Afficher les invites sous la zone de composition Copilot et choisissez l’une des options suivantes :

• Récapitulatif de la réunion jusqu’à présent.

• Établir une liste des actions à entreprendre.

• Suggérer des questions de suivi.

• Quelles sont les questions non résolues ?

• Établir une liste des différentes perspectives par sujet.

• Établir une liste des principaux éléments que nous avons abordés.

• Générer des notes de réunion.

• Temps forts de la conversation de la réunion.
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Vous pouvez également poser vos propres questions à Copilot. Voici quelques idées :

• Quels sont nos points de désaccord sur ce sujet ? 

• Comment [un participant à la réunion] a-t-il répondu à cette proposition? 

• Quelles questions puis-je poser pour faire avancer la réunion ? 

• Quels sont les lacunes de l'argumentation [d'un participant à une réunion] ? 

• Créez un tableau avec les idées abordées et leurs avantages et inconvénients. 

• Répertoriez les idées, y compris les commentaires des personnes, à partir de la transcription et de la conversation.

Conclure une réunion avec les étapes suivantes claires

Copilot envoie une invite quelques minutes avant la fin planifiée d’une réunion pour aider les participants à conclure. Sélectionnez Ouvrir Copilot pour afficher un résumé des points clés de discussion et identifier les étapes suivantes, y compris les tâches affectées à des personnes spécifiques. Vous pouvez également demander à Copilot s’il existe des problèmes non résolus ou des sujets ouverts dans l’ordre du jour, ou toute autre question connexe pouvant aider à conclure la réunion. 

À partir de la conversation de la réunion

Sélectionnez  Ouvrir Copilot dans le coin supérieur droit de la conversation. À partir de là, Copilot fournit des informations et des insights complets en utilisant ce qui a été écrit dans la conversation et le contenu parlé capturé dans la transcription de la réunion. Par exemple, demander « Quelles idées ont été abordées ? » génère une réponse qui incorpore à la fois les idées partagées à haute voix et celles partagées dans la conversation. La réponse de Copilot citera également les sources utilisées pour fournir la réponse. ​

Avant le début de la réunion, vous pouvez utiliser Copilot dans le fil de conversation de la réunion, comme n’importe quelle autre conversation. Une fois la transcription commencée dans la réunion, Copilot inclut des données de conversation allant jusqu’à 24 heures avant la réunion, ainsi que la transcription. Tant que la transcription est disponible, Copilot peut utiliser la conversation et la transcription comme sources dans la conversation de réunion. 

À partir de l’onglet Récapitulatif

Copilot est également accessible à partir de l’onglet Récapitulatif dans la conversation de réunion. Ouvrez Copilot pour afficher le même historique des conversations avec Copilot que celui auquel vous avez accédé à partir de la conversation de réunion. Toutefois, l’historique des conversations précédentes avec Copilot dans une réunion périodique ne sera plus disponible si une réunion ultérieure de la série est transcrite. Si la transcription d’une réunion transcrite n’est plus disponible, tout l’historique des conversations précédentes avec Copilot est supprimé.
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Allez plus loin avec ces suggestions de prompts à essayer : 

• Points forts de la conversation de réunion.

• Quelles questions ont été posées, traitées et non résolues ?

• Quel était l’état d’esprit de la réunion ? 

• Résumez ce que les gens ont dit, d’une manière moins technique. 

• Pourquoi [un participant à la réunion] a-t-il dit que cette idée était bonne ? 

• Pour chaque participant, quelle était la plus grande préoccupation ? Qu’est-ce qui les a le plus enthousiasmés ? 

• Quelles idées [un participant à la réunion] a-t-il pu partager avec l’équipe produit ? 

• Rédiger un e-mail aux participants de la réunion, qui résume la réunion et qui inclut les actions à entreprendre.