Ulkoisen tietoyhteyden päivittäminen Excelissä

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto päivitystoiminnoista, pikanäppäimista ja komennoista.

Toiminto	Näppäin	Tai
Laskentataulukon valittujen tietojen päivittäminen	Alt + F5	Valitse Tiedot > Päivitä kaikki > Päivitä -kohdan vieressä oleva avattavan valikon nuoli
Työkirjan kaikkien tietojen päivittäminen	Ctrl + Alt + F5	Valitse Tiedot > Päivitä kaikki
Päivityksen tilan tarkistaminen		Kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa sanomaa "Noudetaan tietoja".
Päivityksen lopettaminen	Esc
Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys		Kaksoisnapsauta viestiä tilarivillä. Valitse sitten Lopeta päivitysUlkoisen tietojen päivityksen tila -valintaikkunassa.

Työkirjan tiedot voidaan tallentaa suoraan työkirjaan tai ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tekstitiedostoon, tietokantaan tai pilvipalveluun. Kun tuot ulkoisia tietoja ensimmäisen kerran, Excel luo yhteystietoja, jotka joskus tallennetaan Officen odc-tiedostoon, jossa kuvataan, miten voit etsiä, kirjautua sisään, tehdä kyselyjä ja käyttää ulkoista tietolähdettä.

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen, voit hakea päivitetyt tiedot suorittamalla päivitystoiminnon. Aina, kun päivität tietoja, näet tietojen uusimman version, mukaan lukien tietoihin edellisen päivityksen jälkeen tehdyt muutokset.

Lisätietoja tietojen päivittämisestä

Lisätietoja tietoturvaan liittyvistä huolenaiheista

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen ja yrität päivittää tietoja, on tärkeää olla tietoinen mahdollisista suojausongelmista ja tietää, mitä voit tehdä tietoturvaongelmien suhteen.

Luota yhteyksiin    - Ulkoiset tiedot voidaan tällä hetkellä poistaa käytöstä tietokoneessa. Jos haluat päivittää tiedot, kun avaat työkirjan, tietoyhteydet on otettava käyttöön luottamuskeskuspalkin avulla tai työkirja on sijoitattava luotettuun sijaintiin. Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

• Tiedostojen luotetun sijainnin lisääminen, poistaminen tai muokkaaminen

• Luotetut tiedostot

• Luotettavan julkaisijan lisääminen, poistaminen ja näyttäminen

• Tarkastele omia asetuksiani luottamuskeskuksessa.

ODC-tiedosto    – Tietoyhteystiedosto (.odc) sisältää usein yhden tai useamman kyselyn, joita käytetään ulkoisten tietojen päivittämiseen. Korvaamalla tämän tiedoston käyttäjä, jolla on haitallinen tarkoitus, voi suunnitella kyselyn luottamuksellisten tietojen käyttöä ja jakamista varten muille käyttäjille tai suorittaa muita haitallisia toimintoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että yhteystiedoston on luonut luotettava henkilö ja että yhteystiedosto on suojattu ja että se on peräisin luotetusta DCL (Data Connection Library) -kirjastosta.

Tunnistetiedot    - Ulkoisen tietolähteen käyttäminen edellyttää yleensä käyttäjän todentamiseen käytettäviä tunnistetietoja (kuten käyttäjänimeä ja salasanaa). Varmista, että nämä tunnistetiedot annetaan sinulle turvallisesti ja turvallisesti ja että et vahingossa paljasta näitä tunnistetietoja muille. Jos ulkoinen tietolähde edellyttää salasanaa tietojen käyttämiseksi, voit edellyttää salasanan antamista aina, kun ulkoinen tietoalue päivitetään.

Jakaminen-   Jaatko tämän työkirjan muiden käyttäjien kanssa, jotka saattavat haluta päivittää tietoja? Auta työtovereitasi välttämään tietojen päivitysvirheitä muistuttamalla heitä pyytämään käyttöoikeudet tietolähteille, jotka toimittavat tiedot.

Lisätietoja on artikkelissa Tietolähdeasetusten ja -käyttöoikeuksien hallinta.

Voit päivittää ulkoisen tietoalueen automaattisesti työkirjan avaamisen yhteydessä. Voit myös tallentaa työkirjan tallentamatta ulkoisia tietoja tiedoston koon pienentämiseksi.

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.

2. Valitse Tiedot > Kyselyt & Yhteydet > Yhteydet-välilehti , napsauta luettelossa olevaa kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

3. Valitse Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunan Käyttö-välilehdenPäivitä hallinta -kohdassa Päivitä tiedot tiedostoa avattaessa -valintaruutu.

4. Jos haluat tallentaa työkirjan kyselymäärityksen kanssa mutta ilman ulkoisia tietoja, valitse Poista tiedot ulkoisesta tietoalueesta ennen laskentataulukon tallentamista -valintaruutu.

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.

2. Valitse Tiedot > Kyselyt & Yhteydet > Yhteydet-välilehti , napsauta luettelossa olevaa kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

3. Valitse Käyttö-välilehti.

4. Valitse Päivitä joka -valintaruutu ja kirjoita sitten päivitystapahtumien välinen minuuttimäärä.

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Harkitse taustapäivityksen suorittamista. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

1. Valitse ulkoisen tietoalueen solu.

2. Valitse Tiedot > Kyselyt & Yhteydet > Yhteydet-välilehti , napsauta luettelossa olevaa kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

3. Valitse Käyttö-välilehti .

4. Valitse Salli päivittäminen taustalla -valintaruutu, kun haluat suorittaa kyselyn taustalla. Poista valintaruudun valinta, kun haluat suorittaa kyselyn odotettaessa.

   Juomaraha    Kun tallennat kyselyn sisältävän makron, Excel ei suorita kyselyä taustalla. Jos haluat muuttaa tallennettua makroa siten, että kysely suoritetaan taustalla, muokkaa makroa Visual Basic -editoriissa. Voit muuttaa Kyselytaulukot-objektin päivitystavan tavasta BackgroundQuery :=False tapaan BackgroundQuery := True.

Kun muokkaat tietoja Power Queryssä, yleensä muutokset ladataan laskentataulukkoon tai tietomalliin. On tärkeää ymmärtää, miten tiedot päivitetään ja miten ne päivitetään.

Useimmat kyselyt perustuvat ulkoisiin tietoresursseihin. Excelin ja Power Queryn välillä on kuitenkin keskeinen ero. Power Query tallentaa ulkoiset tiedot välimuistiin paikallisesti suorituskyvyn parantamiseksi.  Power Query ei myöskään päivitä paikallista välimuistia automaattisesti, mikä estää tietolähteiden kustannukset Azuressa.

Kyselyn päivittäminen Power Query Editorissa

Kun päivität kyselyn Power Query -editorista, et ainoastaan tuo päivitettyjä tietoja ulkoisesta tietolähteestä, mutta päivität myös paikallista välimuistia. Tämä päivitystoiminto ei kuitenkaan päivitä kyselyä laskentataulukossa tai tietomallissa.

1. Valitse Power Query Editorissa Aloitus

2. Valitse Päivityksen esikatselu > Päivityksen esikatselu (nykyinen kysely esikatselutiedoissa)  tai Päivitä kaikki (kaikki avatut kyselyt Kyselyt-ruudusta.)

3. Oikealla olevan Power Query Editorin alareunassa näkyy viesti "Esikatselu ladattu <hh:mm> AM/PM". Tämä viesti tulee näkyviin ensimmäisen tuonnin yhteydessä ja jokaisen seuraavan Power Query -editorin päivitystoiminnon jälkeen.

Laskentataulukon kyselyn päivittäminen

1. Valitse Excelissä solu laskentataulukon kyselystä.

2. Valitse valintanauhan Kysely-välilehti ja valitse sitten Päivitä > Päivitä.

3. Laskentataulukko ja kysely päivitetään ulkoisesta tietolähteestä ja Power Query -välimuistista.

Voit milloin tahansa päivittää työkirjan Pivot-taulukoiden tiedot valitsemalla Päivitä . Voit päivittää ulkoisiin tietoihin yhdistettyjen Pivot-taulukoiden, kuten tietokannan (SQL Server, Oracle, Access tai muu), Analysis Services -kuution, tietosyötteen sekä saman tai toisen työkirjan lähdetaulukon tiedot. Pivot-taulukot voidaan päivittää manuaalisesti tai automaattisesti, kun avaat työkirjan.

Siivoa manuaalisesti

1. Valitse pivot-taulukon missä tahansa kohdassa, jos haluat näyttää pivot-taulukon analysoinnin välilehden valintanauhassa.

   Huomautus: Jos haluat päivittää Pivot-taulukon Excelin verkkoversiossa, napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa Pivot-taulukon kohtaa ja valitse sitten Päivitä.

2. Valitse Päivitä tai Päivitä kaikki.
   

3. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan, jos päivitys kestää odotettua kauemmin, valitse Päivitä > Päivityksen tila -kohdan alla oleva nuoli.

4. Jos haluat lopettaa siivoamisen, valitse Peruuta päivitys tai paina Esc-näppäintä.

Sarakkeiden leveyden ja solun muotoilun säätämisen estäminen

Jos tietojen sarakeleveydet ja solumuotoilut muuttuvat, kun päivität Pivot-taulukon tiedot, etkä halua, että näin tapahtuu, varmista, että seuraavat asetukset on valittu:

1. Valitse pivot-taulukon missä tahansa kohdassa, jos haluat näyttää pivot-taulukon analysoinnin välilehden valintanauhassa.

2. Valitse Pivot-taulukon analysoiminen -välilehti > Pivot-taulukko-ryhmässä ja valitse Asetukset.

   

3. Valitse Asettelu-& Muotoile-välilehdessä > valintaruutuja, jotka koskevat päivityksen sarakkeiden leveyden sovittamista ja solujen muotoilun säilyttämistä päivityksen yhteydessä.

Tietojen päivittäminen automaattisesti työkirjaa avattaessa

1. Valitse pivot-taulukon missä tahansa kohdassa, jos haluat näyttää pivot-taulukon analysoinnin välilehden valintanauhassa.

2. Valitse Pivot-taulukon analysoiminen -välilehti > Pivot-taulukko-ryhmässä ja valitse Asetukset.

   

3. Valitse Tiedot-välilehdessäPäivitä tiedot, kun tiedosto avataan.

Offline-kuutiotiedoston, joka luo tiedoston uudelleen palvelinkuutiosta saatavia uusimpia tietoja käyttäen, päivittäminen voi olla aikaa vievää ja vaatia paljon tilapäistä levytilaa. Käynnistä päivitys silloin, kun et tarvitse muita Excel-tiedostoja, ja varmista, että käytössäsi on riittävästi levytilaa tiedoston tallentamista varten.

1. Valitse pivot-taulukko, joka on yhdistetty offline-kuutiotiedostoon.

2. Napsauta Tiedot-välilehdenKyselyt & Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki -kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

Lisätietoja on artikkelissa Offline-kuutiotiedostojen käsitteleminen.

Kun päivität tietomallin Power Pivotissa, näet myös, onnistuuko päivitys, epäonnistuuko vai peruutetaanko se. Lisätietoja on artikkelissa Power Pivot: Tehokas tietojen analysointi ja tietojen mallinnus Excelissä.

Päivityksen tilan päivittäminen ja tarkasteleminen   

1. Valitse Power Pivotissa Aloitus > Nouda ulkoiset tiedot > Päivitä tai Päivitä kaikki päivittääksesi nykyisen taulukon tai kaikki tietomallin taulukot.

2. Päivityksen tila ilmoitetaan jokaiselle tietomallissa käytetylle yhteydelle. Mahdollisia tuloksia on kolme:

• Onnistuminen – Raportit kuhunkin taulukkoon tuotujen rivien määrästä.

• Virhe – Ilmenee, jos tietokanta on offline-tilassa, sinulla ei ole enää käyttöoikeuksia tai jos lähde poistaa taulukon tai sarakkeen tai nimeää sen uudelleen. Varmista, että tietokanta on käytettävissä, ehkä luomalla uusi yhteys toiseen työkirjaan.

• Peruutettu – Excel ei esittänyt päivityspyyntöä, koska päivitys on poistettu käytöstä yhteydessä.

Tietojen päivittämiseen käytettyjen kyselyjen näyttäminen taulukon ominaisuuksien avulla

Tietojen päivitys suorittaa yksinkertaisesti uudelleen saman kyselyn, jota käytettiin tietojen hankkimiseen. Voit tarkastella ja joskus muokata kyselyä tarkastelemalla taulukon ominaisuuksia Power Pivot -ikkunassa.

1. Jos haluat tarkastella tietojen päivityksen aikana käytettyä kyselyä, avaa Power Pivot -ikkuna valitsemalla Power Pivot > Hallinta .

2. Valitse Rakenne > taulukon ominaisuudet.

3. Siirry kyselyeditoriin, jos haluat tarkastella pohjana olevaa kyselyä.

Kyselyt eivät näy kaikissa tietolähteiden tyypeissä. Kyselyjä ei esimerkiksi näytetä tietosyötteen tuonnissa.

Yhteyden ominaisuuksien määrittäminen tietojen päivityksen peruuttamista varten

Excelissä voit määrittää yhteyden ominaisuudet, jotka määrittävät tietojen päivitysvälin. Jos päivitystä ei sallita tietyssä yhteydessä, saat peruutusilmoituksen, kun suoritat Päivitä kaikki -toiminnon tai yrität päivittää tiettyä yhteyttä käyttävää taulukkoa.

1. Jos haluat tarkastella yhteyden ominaisuuksia, valitse Excelissä Tiedot > Kyselyt & Yhteydet , jos haluat tarkastella kaikkien työkirjassa käytettyjen yhteyksien luetteloa.

2. Valitse Yhteydet-välilehti , napsauta yhteyttä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

3. Jos Päivitä tämä yhteys -valintaruudun valinta poistetaan Käytöstä-välilehden Päivitä kaikki -kohdassa, saat peruutuksen, kun yrität päivittää kaikki Power Pivot -ikkunassa.

SharePoint Server 2013:n tietojen päivittäminen

SharePoint Serverissä voit ajoittaa automaattisen tietojen päivityksen palvelimeen, mutta se edellyttää, että Power Pivot for SharePoint 2013 on asennettu ja määritetty SharePoint-ympäristössä. Tarkista SharePoint-järjestelmänvalvojalta, onko ajoitettu tietojen päivitys käytettävissä. Lisätietoja on artikkelissa Power Pivotin ajoitetun tietojen päivityksen määrittäminen.

Kun kartassa käyttämäsi tiedot muuttuvat, voit päivittää ne manuaalisesti 3D Maps -kartoissa. Muutokset näkyvät sen jälkeen kartassa. Tee näin:

• Valitse 3D Maps -kartoissa Aloitus > Päivitä tiedot.
  
  

Tietojen lisääminen Power Mapiin

Voit lisätä 3D Maps -karttoihin uusia tietoja seuraavastiPower Map:

1. Siirry 3D Maps -kartoissa karttaan, johon haluat lisätä tietoja.

2. Jätä 3D Maps -ikkuna auki.

3. Valitse Excelissä laskentataulukon tiedot, jotka haluat lisätä.

4. Valitse Excelin valintanauhassa Lisää > Kartta-nuoli > Lisää valitut tiedot Power Mapiin. Lisätyt tiedot päivittyvät 3D Maps -karttoihin automaattisesti. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen hankkiminen ja valmisteleminen Power Mapia varten.
   
   

Ulkoisten tietojen päivittäminen Excel Services -palveluissa sisältää yksilölliset vaatimukset.

Tietojen päivittämisen hallinta

Voit määrittää, miten voit päivittää tietoja ulkoisesta tietolähteestä, tekemällä yhden tai useamman seuraavista toimista.

Päivitä avattaessa     Excel Services

Excelissä voit luoda työkirjan, joka päivittää ulkoiset tiedot automaattisesti, kun tiedosto avataan. Tässä tapauksessa Excel Services päivittää tiedot aina ennen työkirjan näyttämistä ja luo uuden istunnon. Käytä tätä, jos haluat varmistaa, että ajantasaiset tiedot näkyvät aina, kun avaat työkirjan Excel Services.

1. Valitse ulkoiset tietoyhteydet sisältävässä työkirjassa Tiedot-välilehti .

2. Valitse Yhteydet-ryhmässäYhteydet > valitse yhteys > Ominaisuudet.

3. Valitse Käyttö-välilehti ja valitse sitten Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.

   Varoitus: Jos poistat Päivitä tiedot tiedostoa avattaessa -valintaruudun valinnan, työkirjan kanssa välimuistiin tallennetut tiedot tulevat näkyviin, mikä tarkoittaa sitä, että kun käyttäjä päivittää tiedot manuaalisesti, käyttäjä näkee ajantasaiset tiedot nykyisen istunnon aikana, mutta tietoja ei tallenneta työkirjaan.

Päivitä .odc-tiedostolla

Jos käytät Officen datayhteystiedostoa (.odc), varmista, että olet myös määrittänyt Käytä yhteystiedostoa aina - valintaruudun:

1. Valitse ulkoiset tietoyhteydet sisältävässä työkirjassa Tiedot-välilehti .

2. Valitse Yhteydet-ryhmässäYhteydet > valitse yhteys > Ominaisuudet.

3. Valitse Määritelmä-välilehti ja valitse sitten Käytä yhteystiedostoa aina.

Luotetun tiedoston sijaintisivuston asetukset, lyhyt istuntoaikakatkaisu ja ulkoisen tietovälimuistin elinkaari, voivat vaikuttaa myös päivitystoimintoihin. Lisätietoja saat järjestelmänvalvojalta tai ohjejärjestelmästä.

Manuaalinen päivitys   

1. Valitse pivot-taulukkoraportin solu.

2. Valitse Excel Web Access -työkalurivin Päivitä-valikostaPäivitä valittu yhteys.

   Huomautukset: 

   • Jos tämä Päivitä-komento ei ole näkyvissä, verkko-osan tekijä on poistanut Päivitä valittu yhteys - Päivitä kaikki yhteydet -ominaisuuden valinnan. Lisätietoja on artikkelissa Mukautetut Excel Web Access -verkko-osan ominaisuudet.

   • Mikä tahansa vuorovaikutteinen toiminto, joka aiheuttaa OLAP-tietolähteen uudelleenkyselyn, käynnistää manuaalisen päivitystoiminnon.

• Päivitä kaikki yhteydet – Valitse Excel Web Access -työkalurivin Päivitä-valikosta Päivitä kaikki yhteydet.

• Säännöllinen päivitys – Voit määrittää, että tiedot päivityvät automaattisesti määritetyin väliajoin sen jälkeen, kun työkirja on avattu työkirjan kullekin yhteydelle. Esimerkiksi varastotietokanta voidaan päivittää tunnin välein, joten työkirjan tekijä on määrittänyt työkirjan päivittymään automaattisesti 60 minuutin välein.

  Verkko-osan tekijä voi sallia tai estää säännöllisen päivityksen valitsemalla Salli Excel Web Accessin säännöllinen tietojen päivitys -ominaisuuden tai poista sen valinnan. Kun aikaväli on kulunut, Excel Web Access -verkko-osan alareunassa näkyy oletusarvoisesti päivitysilmoitus. 

  Excel Web Access -verkko-osan tekijä voi myös määrittää Näytä säännöllisesti tietojen päivityskehote -ominaisuuden, joka määrittää sen viestin toiminnan, joka näytetään, kun Excel Services suorittaa säännöllisen tietojen päivityksen istunnon aikana:

  Lisätietoja on artikkelissa Mukautetut Excel Web Access -verkko-osan ominaisuudet.

• Aina – tarkoittaa, että viesti näytetään kehotteena kullakin aikavälillä.

• Valinnaisesti – tarkoittaa, että käyttäjä voi halutessaan jatkaa säännöllistä päivitystä sanomaa näyttämättä.

• Ei koskaan – tarkoittaa, että Excel Web Access suorittaa säännöllisen päivityksen näyttämättä viestiä tai kehotetta.

• Päivityksen peruuttaminen – Kun työkirja päivittyy,Excel Services näyttää kehotteen sisältävän viestin, koska se voi kestää odotettua kauemmin. Voit lopettaa päivityksen valitsemalla Peruuta , jotta voit viimeistellä sen myöhemmin sopivampaan aikaan. Ennen päivityksen peruuttamista kyselyjen palauttamat tiedot tulevat näkyviin.