Mis on Microsoft Teamsi töörühm?
Tööviljakuse juhend, mis koosneb Microsoft Teamsi kasutamise näpunäidetest ja näpunäidetest, nii nende inimestelt, kes koostavad ja kasutavad Teamsi oma töö juures iga päev.
Esimene asi, mida paljud inimesed Teamsi kohta küsivad, on „Mis on töörühm?“. Kõige lihtsamalt öeldes on töörühm mis tahes rühm inimesi, kes töötavad koos mingi ühise eesmärgi nimel: müügitiim, kes teeb koostööd, et midagi müüa, ehitusbrigaad, kes üheskoos midagi ehitab, rühm teadlasi, kes töötavad koos, et midagi katsetada.
Meie siin Teamsis loome peamiselt töörühmi, mis keskenduvad ühele kahest asjast: sellisele tööle, millega tegeleme või projektidele, millega töötame.
Koosolekutega tegeleva kujundaja töörühmade loend.
Kõik meie kujundajad näiteks kuuluvad suurde töörühma nimega Teamsi kujundus. Selles töörühmas arutame standardseid kujundusmustreid, üldiseid kujundusjuhiseid, illustratsioonide stiili (seda osa kujundusest, mis peab olema kogu Teamsis sarnane), kuid ka kujundusega seotud koolitust ja üritusi. Iga kujunduse töörühma liige kuulub üksiti ka nende konkreetsete funktsioonide töörühmadesse, mille loomise kallal nad töötavad. Kõned/koosolekud/seadmed näiteks on töörühm, kus kujundajad, programmijuhid, tarkvarainsenerid, tooteturundajad ja teised asjaosalised teevad koostööd telefonikõnede, koosolekute ja seadmetega seotud küsimustes.
Enamik meist kuulub niisiis mitmesse töörühma. Meie tööelu keerleb nende inimeste rühmadega koostöö ümber. Tegelikult oleme alati sel viisil tööl asjad ära teinud. Teams lihtsalt aitab meil seda paremini teha.
Meie siin Teamsis loome töörühmi, mis keskenduvad ühele kahest asjast: sellisele tööle, millega tegeleme või projektidele, millega töötame.
Töörühmade korraldamiseks on ka muid võimalusi. Oleme näinud, kuidas nõustajate rühmad loovad omaette töörühma iga kliendi jaoks ning projektijuhid loovad töörühma iga projekti jaoks. Ka nemad näevad sarnaselt meiega Teamsi sisse logides selles oma varasema tööelu peegeldust. Allpool jagame töörühmade kohta näpunäiteid.
1. Töörühmade arv pole piiratud – see oleneb vajadusest.
Meie kontoris näiteks kuulub mõni inimene nelja ja teine lausa 40 töörühma (see on küll isegi meie jaoks suur arv, mitte tavaline nähtus). Ei saa öelda, et töörühmi peaks olema mingi kindel arv. Siiski on teatud vahemik, mis tagab kõige sujuvama töö. Enamik meist osaleb aktiivselt korraga 5–10 töörühmas.
Nagu eespool mainitud, kuulume kõik paari suuremasse üldisesse töörühma (nt Teamsi kujundus või tervet Microsoft Teamsi toodet hõlmavasse üldtöörühma). Samuti kuulume kõik paar väiksemasse, kitsamalt piiritletud töörühma. Iga tüüpi töörühm täidab omaette otstarvet. Suuremate töörühmade kaudu püsime kursis suurte asjadega: teadaanded, olulised vahe-eesmärgid, tervet tiimi hõlmavad üritused. Igapäevane töö – Teamsiga seotud uuringud, uute asjade loomine, täiustamine, turundus, müük – käib väiksemates töörühmades.
Konkreetses asutuses või ettevõttes loodavate töörühmade tüübid kajastavad vastaval töökohal tehtavat tööd, kasutatavaid rolle, projektide korraldamist ja töökultuuri. Teams on paindlik.
Teamsiga liitudes võid juba kohe mõnda töörühma kuuluda. Suurepärane! See tähendab, et keegi on su juba neisse töörühmadesse lisanud ja nii saad kohe töösse sukelduda. Kui soovite otsida teisi töörühmi, millesse kuuluda, või luua enda töörühmi, minge töörühmade loendi lõppu ja valige 
2. Uue töörühma loomisel mõtle täpselt läbi, mis nime sa sellele paned.
Olenemata sellest, kas kuulud ainult mõnda töörühma või paljudesse töörühmadesse, peaks rühma nimi seda kirjeldama. Hea nimi suunab inimesed kiiresti õigesse kohta, samas kui ebaselgeks jääv nimi põhjustab segadust. Samuti võib ebaselge nime korral juhtuda, et sinu töörühma ei hakata üldse kasutama.
Kuna meie maailmas on palju töörühmi, vaatame enamasti kõigepealt üle selle, millised töörühmad on juba olemas. Sel viisil väldime mõne nime kordamist või sellise nime valimist, mis on mõne olemasolevaga nii sarnane, et inimesed ei tea, milline töörühm valida. (Väga sarnased töörühmanimed annavad märku sellest, et tegelikult võib vaja minna hoopis mitme omaette kanaliga ühte töörühma.)
Töörühmadele nimesid pannes kaasame sageli järgmist teavet:
-
projekti nimi või kirjeldus ("Teams @ Ignite 2019")
-
järjekorranumber ("V1", "V2" jne)
-
kuupäev ("3. kv. plaanimine")
Oleme näinud kliente, kes kasutavad nii ülalpool toodud teavet kui ka järgmist:
-
kliendi nimi
-
teenindusjuhtumi number
-
arvelduskood
Proovime töörühma jaoks kaasata ka pildi (vahel on see lõbus, vahel tõsine), kuna see on omamoodi visuaalne maamärk, mis aitab inimestel vajalikku töörühma loendist üles leida. Sarnaselt nimedega proovime ka need teha võimalikult omanäoliseks, et kellegi terve töörühmade nimekiri ei koosneks ainult Octocornidest (mis siis, et meile need meeldivad).
3. Järjesta töörühmad endale käepäraselt.
Teams järjestab töörühmad vastavalt sellele, mida rakendus teab sinu seosest töörühmaga (nt millal sind töörühma lisati või kui sageli mõnda rühma kasutad). Enamik meist eelistab siiski ka ise veidi järjestust korrastada, lisades näiteks enda jaoks kõige olulisemad või kõige aktiivsemad töörühmad loendi algusesse. Selleks saame töörühmi valida ja soovitud järjestusse lohistada.
Töörühmad, mida kasutame harvem, teisaldame vaateväljast ära – selleks valime esmalt töörühma ja siis nupu Peida. Sageli on tegemist töörühmadega, kus leidub kasulikku teavet, ent mida peame vaatama ainult paar korda nädalas või kuus. Neid on endiselt lihtne üles leida. Selleks tuleb lihtsalt minna töörühmade loendi lõppu ja valida Peidetud töörühmad.
Kui me pole mõnda töörühma pikemat aega kasutanud, proovib Teams meid aidata, andes meile teada, et see on peidetud. See viib mitteaktiivse töörühma loendi Peidetud töörühmad algusesse koos teiste töörühmadega, mille oleme peitnud. Kui sul tekib soov mõni töörühm jälle peidust välja tuua, vali lihtsalt töörühm ja siis Kuva.
4. Kõrvalda mittevajalikud töörühmad kasutuselt.
Osa Teamsi tööelu loomulikust tsüklist on selliste töörühmade eemaldamine, mis on oma elu ära elanud. Kui oleme mõne konkreetse projekti töörühma aktiivse kasutamise lõpetanud, arhiivime selle.
Arhiivimine pole pelgalt töörühma peitmine. Töörühmad seatakse spetsiaalsesse mitteaktiivsesse olekusse. Kogu sisu on siiski endiselt sirvimiseks ja otsimiseks saadaval, kuid me ei saa näiteks sõnumitele vastata. Arhiivimine viib töörühmad jalust ära, ent jätab need siiski kättesaadavaks. Töörühma omanik saab arhiivitud töörühma vajaduse korral alati tagasi tuua. Loe, kuidas töörühmi arhiivida või taastada.
Järgmine: Kanalisaladuste avaldamine
Seotud teemad
Töörühma loomine algusest peale
Kas vajate veel abi?
Kas soovite rohkem valikuvariante?
Siin saate tutvuda tellimusega kaasnevate eelistega, sirvida koolituskursusi, õppida seadet kaitsma ja teha veel palju muud.
Kogukonnad aitavad teil küsimusi esitada ja neile vastuseid saada, anda tagasisidet ja saada nõu rikkalike teadmistega asjatundjatelt.
