Andmete teisaldamine Excelist Accessi

1. toiming: andmete importimine Excelist Accessi

Andmete importimine on toiming, mis võib andmete ettevalmistamiseks ja puhastamiseks veidi aega võtta. Andmete importimine sarnaneb uude koju kolimisega. Kui puhastate ja korraldate oma vara enne kolimist, on palju lihtsam uude koju kolida.

Andmete puhastamine enne importimist

Enne andmete Accessi importimist tasub Excelis teha järgmist.

• Teisendage mitteatomiandmeid sisaldavad lahtrid (st ühes lahtris mitu väärtust) mitmeks veeruks. Näiteks veeru "Oskused" lahter, mis sisaldab mitut oskuse väärtust (nt "C# programmeerimine", "VBA programmeerimine", ja "Veebikujundus"), tuleks jagada eraldi veergudeks, kus igaüks sisaldab ainult ühte oskuse väärtust.

• Käsu TRIM abil saate eemaldada algus-, lõpu- ja mitu manustatud tühikut.

• Eemaldage mitteprinditavad märgid.

• Saate otsida ja parandada õigekirja- ja kirjavahemärke.

• Eemaldage duplikaatread või duplikaatväljad.

• Veenduge, et andmeveerud ei sisaldaks segavorminguid, eriti tekstina vormindatud arve või arvudena vormindatud kuupäevi.

Lisateavet leiate järgmistest Exceli spikriteemadest.

• Kümme parimat võimalust andmete puhastamiseks

• Kordumatute väärtuste filtreerimine või duplikaatväärtuste eemaldamine

• Tekstina talletatud arvude teisendamine arvudeks

• Tekstina salvestatud kuupäevade teisendamine kuupäevadeks

Valige importimisel parim andmetüüp

Accessi imporditoimingu ajal soovite teha head valikud, et saaksite vähe (kui on) teisendusvigu, mis nõuavad käsitsi sekkumist. Järgmises tabelis on kokkuvõte Exceli arvuvormingute ja Accessi andmetüüpide teisendamisest andmete importimisel Excelist Accessi ja pakub näpunäiteid arvutustabelite importimise viisardis sobivate parimate andmetüüpide kohta.

Kui andmed on Accessis, saate Exceli andmed kustutada. Ärge unustage enne kustutamist exceli algne töövihik varundada.

Lisateavet leiate Accessi spikriteemast Exceli töövihiku andmete importimine või linkimine.

Andmete automaatne lisamine hõlpsalt

Levinud probleem Exceli kasutajatel on andmete lisamine samade veergudega ühele suurele töölehele. Näiteks võib teil olla varajälituslahendus, mis on Excelis käivitatud, kuid nüüdsest on see kasvanud paljude töörühmade ja osakondade failide kaasamiseks. Need andmed võivad olla erinevatel töölehtedel ja töövihikutes või tekstifailides, mis on muudest süsteemidest pärit andmekanalid. Excelis pole kasutajaliidese käsku ega lihtsat võimalust sarnaste andmete lisamiseks.

Parim lahendus on kasutada Accessi, kus saate arvutustabeli importimise viisardi abil hõlpsalt andmeid ühte tabelisse importida ja lisada. Lisaks saate ühte tabelisse lisada palju andmeid. Saate imporditoimingud salvestada, lisada need ajastatud Microsoft Outlooki ülesannete hulka ja isegi makrode abil protsessi automatiseerida.

2. juhis: andmete normaliseerimine tabelianalüsaatori viisardi abil

Esmapilgul võib andmete normaliseerimise protsessi läbimine tunduda heidutav ülesanne. Õnneks on tabelite normaliseerimine Accessis tänu tabelianalüsaatori viisardile palju lihtsam.

1. Lohistage valitud veerud uude tabelisse ja looge seosed automaatselt

2. Nupukäskude abil saate tabeli ümber nimetada, lisada primaarvõtme, muuta olemasoleva veeru primaarvõtmeks ja võtta viimane toiming tagasi

Selle viisardi abil saate teha järgmist.

• Teisendage tabel väiksemate tabelite komplektiks ja looge tabelite vahel automaatselt primaar- ja võõrvõtme seos.

• Lisage primaarvõti olemasolevale väljale, mis sisaldab kordumatuid väärtusi, või looge uus ID-väli, mis kasutab andmetüüpi Automaatnumber.

• Kaskaadvärskendamisega viitamistervikluse jõustamiseks looge seosed automaatselt. Kaskaadkustutusi ei lisata automaatselt, et vältida andmete kogemata kustutamist, kuid saate hiljem hõlpsalt kaskaadkustutusi lisada.

• Otsige uutest tabelitest liigseid või duplikaatandmeid (nt sama klient kahe erineva telefoninumbriga) ja värskendage seda vastavalt soovile.

• Varundage algne tabel ja nimetage see ümber, lisades selle nimele teksti "_OLD". Seejärel loote päringu, mis rekonstrueerib algse tabeli algse tabeli nimega nii, et kõik algsel tabelil põhinevad olemasolevad vormid või aruanded töötaksid uue tabelistruktuuriga.

Lisateavet leiate teemast Andmete normaliseerimine tabelianalüsaatori abil.

3. toiming: Excelist Accessi andmetega ühenduse loomine

Kui andmed on Accessis normaliseeritud ja loodud on päring või tabel, mis taastab algsed andmed, on exceli Accessi andmetega ühenduse loomine lihtne. Teie andmed on nüüd Accessis välise andmeallikana ja seega saab neid töövihikuga ühendada andmeühenduse kaudu, mis on teabemahuti, mida kasutatakse välise andmeallika otsimiseks, sisselogimiseks ja sellele juurdepääsemiseks. Ühenduseteave talletatakse töövihikus ja seda saab talletada ka ühendusfailis (nt Office'i andmeühendusfailis (ODC-faili laiend) või andmeallika nimelaiendis (.dsn). Pärast välisandmetega ühenduse loomist saate exceli töövihikut Accessis automaatselt värskendada (või värskendada) ka siis, kui andmeid Accessis värskendatakse.

Lisateavet leiate teemast Andmete importimine välistest andmeallikatest (Power Query).

Andmete accessi toomine

Selles jaotises kirjeldatakse järgmisi andmete normaliseerimise etappe: veergude Müügiesindaja ja Aadress väärtuste tükeldamine kõige aatomitumateks osadeks, seotud teemade eraldamine oma tabeliteks, tabelite kopeerimine ja kleepimine Excelist Accessi, uute Accessi tabelite vahel võtmesuhete loomine ning lihtsa päringu loomine ja käivitamine Accessis teabe tagastamiseks.

Näidisandmed normaalandmeteta kujul

Järgmine tööleht sisaldab veerus Müügiesindaja ja Veerus Aadress mitteatomiväärtusi. Mõlemad veerud tuleb tükeldada kaheks või enamaks eraldi veeruks. See tööleht sisaldab ka teavet müügiesindajate, toodete, klientide ja tellimuste kohta. Samuti tuleks see teave teema järgi eraldi tabeliteks jaotada.

Kas vajate rohkem abi?

Kui teil on küsimusi, saate need esitada Exceli tehnikakogukonnafoorumis, kus teile vastavad asjatundjad, või teistele kasutajatele kogukonnafoorumis.