Usar la plantilla de sitio de grupo Administración de contratos con tecnología de Microsoft Syntex

En primer lugar, siga las instrucciones sobre cómo agregar una plantilla de sitio a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Explore el contenido, los elementos web y las páginas rellenados previamente y decida qué personalizaciones del sitio serán necesarias para alinearse con la marca, la voz y el objetivo empresarial general de su organización. 

Páginas de sitio rellenadas previamente:

• Página principal : proporciona y un lugar de aterrizaje para que los visitantes revisen las noticias sobre crisis en curso, actualizaciones de respuestas, información sobre políticas y procedimientos y recursos útiles.

• Clientes: esta página proporciona información del cliente en una ubicación conveniente.

• Cartas de confirmación: realice un seguimiento de la correspondencia que formalice los términos de los contratos entre sus clientes y su organización. 

• Plantillas de contrato: seleccione la plantilla de contrato adecuada para el tipo de contrato, como contratos de no divulgación, contratos de servicio y declaraciones de trabajo. 

• Solicitudes de contrato: use la lista de precompletar para realizar un seguimiento de los contratos solicitados y su estado, o envíe una solicitud directamente a su equipo. Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Modelos : almacene una biblioteca de modelos para extraer metadatos y clasificar información de documentos con Microsoft Syntex. Viene con dos modelos de contrato con formato previo. 

• Regiones: use esta biblioteca predefinida para clasificar los documentos del contrato por área geográfica, país o región.

• Acuerdos de servicio : presenta una lista de precompletar para ayudar a realizar un seguimiento del estado de los contratos de servicio y proporciona una visión general de los detalles del contrato.

• Declaraciones de trabajo: incluye una lista preconfigurada personalizada que le ayudará a organizar sus declaraciones de trabajo en una vista de panel.

• Papelera de reciclaje : proporciona acceso al contenido del equipo descartado recientemente.

Una vez que haya agregado la plantilla de sitio de grupo Administración de contratos, es el momento de personalizarla y adaptarla a sus gustos. 

Utilice el tutorial proporcionado en Microsoft Syntex - Muestra cómo potencia su sitio de gestión de contratos para que pueda aprender formas de usar y crear sus propios modelos de documentos. Usa los elementos web Texto e imagen para proporcionar contenido atractivo y se puede editar o quitar.  Mostrar noticias y anuncios importantes: Use el elemento web Imagen prominente para resaltar directivas importantes, actualizaciones y otros recursos útiles. Asignar a los vínculos un botón para que destaquen: use el elemento web Botón para ayudar a que los vínculos importantes destaquen en su sitio.  Facilitar el acceso a los documentos : use el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a las plantillas de contrato y los documentos. Revisar la actividad reciente del sitio de grupo : use el elemento web Actividad del sitio para ver el contenido al que han accedido recientemente otros miembros del equipo. Resaltar vínculos a recursos de uso frecuente: use el elemento web Vínculos rápidos para facilitar el acceso a los recursos. Proporcionar acceso a contactos clave : use el elemento web Contactos para enumerar los contactos clave del equipo de administración de contratos.

Personalice el aspecto, la navegación del sitio, los elementos web y el contenido para que se ajusten a las necesidades de los visores y de la organización. Al realizar personalizaciones, asegúrese de que el sitio está en modo de edición seleccionando Editar en la parte superior derecha del sitio. Mientras trabaja, Haga clic en Guardar como borrador o Volver a publicar cambios para que las modificaciones sean visibles para los lectores.

1. Use los elementos web Texto e Imagen para proporcionar contenido atractivo 

1. Para empezar, seleccione el elemento web Texto y seleccione Editar propiedades ().

2. Edite el texto directamente en el elemento web. 

3. Seleccione el elemento web Imagen y elija Editar propiedades ().

4. Seleccione Cambiar y seleccione un origen de imagen. 

5. Una vez que haya elegido la imagen, seleccione Insertar.  

Obtenga más información sobre cómo editar los elementos web Textoe imagen.

2. Use el elemento web Imagen prominente para resaltar directivas importantes, actualizaciones y otros recursos útiles

1. Para empezar, seleccione el elemento web Imagen prominente y seleccione Editar propiedades ().

2. A continuación, seleccione las opciones Capa y Mosaico que mejor se adapten a las necesidades de la organización.

Vea diferentes diseños y obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Imagen prominente.

3.  Usar el elemento web Botón para ayudar a que los vínculos importantes destaquen en el sitio

1. Seleccione el elemento web Botón y elija Editar propiedades ().

2. Realice cambios en la etiqueta, el vínculo y la alineación del botón.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Botón. 

4. Usar el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a plantillas de contrato y documentos

1. Para cambiar la vista o el origen de la carpeta del elemento web Biblioteca de documentos, seleccione Las propiedades de edición ().

2. Para editar carpetas de biblioteca de documentos, etiquetas y contenido, vaya a la biblioteca en Contenido del sitio, realice las modificaciones y, a continuación, vea la actualización de contenido en el elemento web.

Obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Biblioteca de documentos.

5. Usar el elemento web Actividad de sitio para mantenerse al día sobre la actividad del equipo

1. Para empezar, seleccione el elemento web Actividad de sitio y seleccione Editar propiedades ().

2. Escriba un número en el cuadro de herramientas en Mostrar este número de elementos a la vez.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Actividad de sitio.

6. Usar el elemento web Vínculos rápidos para facilitar el acceso a los recursos

1. Vaya al elemento web Vínculos rápidos, seleccione el vínculo y, a continuación, seleccione Editar propiedades ().

2. Edite el vínculo, el título, el icono y la descripción si es necesario.

3. Para agregar un vínculo, seleccione + Agregar vínculos.

Vea diferentes diseños y obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Vínculos rápidos.

7.  Usar el elemento web Contactos para enumerar contactos clave para el equipo de administración de contratos

1. Para empezar, elimine el marcador de posición elemento web Contactos.

2. Busque el cuadro de herramientas () a la derecha. Seleccione Ver todos los elementos web y, después, seleccione o arrastre Contactos en la lista de elementos web. 

3. Seleccione Editar propiedades ().

4. Ajuste el diseño, escriba el nombre de una persona o grupo y, después, seleccione Guardar.

Obtenga más información sobre el elemento web Contactos.

Personalizar las páginas siguientes dentro del sitio 

• Clientes: mantenga una lista de información del cliente para facilitar el acceso. Personalice esta lista editando la plantilla de lista. 

• Cartas de confirmación : organice la documentación importante entre sus clientes y su organización.  Edite la biblioteca de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Plantillas de contrato: Use algunas de las plantillas de contratos proporcionadas o almacene plantillas personalizadas que sean fácilmente accesibles por el equipo de administración de contratos. Edite la biblioteca de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Solicitudes de contrato: use la lista de precompletar para realizar un seguimiento de los contratos solicitados y su estado. Personalice esta lista editando la plantilla de lista. 

• Modelos : use modelos de muestra preconfigurados para extraer y clasificar información de documentos. Viene con dos modelos de contrato con formato previo. Obtén más información sobre el uso de Microsoft Syntex aquí. 

• Regiones : almacena los documentos de contratos por área geográfica, país o región. Edite la biblioteca de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Acuerdos de servicio : presenta una lista de precompletar para ayudar a realizar un seguimiento del estado de los contratos de servicio y proporciona una visión general de los detalles del contrato. Personalice esta lista editando la plantilla de lista. 

• Instrucciones de la lista de trabajo: incluye una lista preconfigurada personalizada que le ayudará a organizar sus declaraciones de trabajo en una vista de panel. Personalice esta lista editando la plantilla de lista. 

Personalizar la apariencia y la navegación del sitio

Antes de compartir el sitio con otros usuarios, coloque los toques finales en el sitio asegurándose de que los usuarios puedan encontrarlo, navegar por vínculos y páginas fácilmente y obtener acceso rápidamente al contenido del sitio.

• Edite bibliotecas de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Editar y personalizar la navegación del sitio.

• Personalice el tema, el logotipo, los diseños de encabezado y el aspecto del sitio para cambiar el aspecto del sitio.

• Agregue o quite páginas a este sitio o a la navegación del sitio para dar cabida a contenido existente.

• Elija asociar este sitio a un sitio de concentrador de su organización o agregar este sitio a una navegación existente del sitio de concentrador si es necesario.

Comparta el sitio con otros usuarios después de personalizarlo, revisarlo y publicar el borrador final. 

1. Seleccione Configuración y, a continuación,Permisos del sitio. 

   

2. Seleccione Agregar miembros y, a continuación, seleccione Agregar miembros al grupo.

   

3. Seleccione Agregar miembros y escriba el nombre de todos los usuarios a los que desea conceder acceso total al contenido del sitio de grupo, recursos compartidos como el calendario de Outlook del equipo y derechos de edición del sitio. 

4. Seleccione Guardar cuando termine de agregar miembros y establecer permisos.

Obtenga más información sobre cómo administrar la configuración del sitio de grupo, la información del sitio y los permisos.

Después de crear e iniciar el sitio, la siguiente fase importante es mantener el contenido del sitio. Asegúrese de que tiene un plan para mantener actualizados el contenido y los elementos web. 

Procedimientos recomendados de mantenimiento del sitio:

• Planear el mantenimiento del sitio : establezca una programación para revisar el contenido del sitio tantas veces como sea necesario para asegurarse de que el contenido siga siendo preciso y relevante.

• Publicar noticias periódicamente : distribuya los últimos anuncios, información y estado en toda la organización.  Aprenda a agregar una publicación de noticias en un sitio de grupo o un sitio de comunicación, y muestre a otros usuarios que publicarán anuncios sobre cómo pueden usar las noticias de SharePoint.

• Comprobar vínculos y elementos web : mantenga actualizados los vínculos y elementos web para asegurarse de que aprovecha todo el valor de su sitio.

• Usar análisis para mejorar la participación : vea el uso del sitio mediante el informe de datos de usointegrado para obtener información sobre contenido popular, visitas a sitios y mucho más.

• Revisar periódicamente la configuración del sitio : una vez que haya creado un sitio en SharePoint, puede realizar cambios en la configuración, la información del sitio y los permisos del sitio.