Usar la plantilla de sitio de grupo de comunicación de crisis

En primer lugar, siga las instrucciones sobre cómo agregar una plantilla de sitio a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Explore el contenido, los elementos web y las páginas rellenados previamente y decida qué personalizaciones del sitio serán necesarias para alinearse con la marca, la voz y el objetivo empresarial general de su organización. 

Páginas de sitio rellenadas previamente:

• Página principal : proporciona y un lugar de aterrizaje para que los visitantes revisen las noticias sobre crisis en curso, actualizaciones de respuestas, información sobre políticas y procedimientos y recursos útiles.

• Última actualización: esta página le proporciona espacio para compartir noticias y actualizaciones actuales relacionadas con las crisis y su organización.

• Plan de proyecto: realice un seguimiento de todo el progreso de trabajo relacionado con los próximos proyectos. Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Programador de contenido : organiza el contenido que se compartirá en relación con los próximos eventos. Personalice esta lista editando la plantilla de lista.

• Conversaciones : se conecta a un alias de equipo compartido y al calendario del equipo en Outlook. Conecte este sitio a un grupo de Microsoft 365 para agregar chat en tiempo real en Microsoft Teams.

• Documentos: se conecta a un alias de equipo compartido y al calendario del equipo en Outlook. Conecte este sitio a un grupo de Microsoft 365 para agregar chat en tiempo real en Microsoft Teams.

• Papelera de reciclaje : proporciona acceso al contenido del equipo descartado recientemente.

Una vez que haya agregado la plantilla de sitio de grupo comunicación de crisis, es el momento de personalizarla y hacerla suya. 

Mostrar noticias y anuncios importantes: Use el elemento web Imagen prominente para resaltar los protocolos de crisis, las actualizaciones de situación y los recursos útiles. Proporcionar información útil: use el elemento web Texto para proporcionar información útil al equipo. Resaltar vínculos a recursos frecuentes: use el elemento web Vínculos rápidos para facilitar el acceso a los recursos de crisis. Proporcionar acceso a contactos clave : use el elemento web Contactos para enumerar contactos clave para el equipo de crisis. Facilitar el acceso a los documentos: use el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a los recursos y documentos departamentales. Revisar la actividad reciente del sitio de grupo : use el elemento web Actividad del sitio para ver el contenido al que han accedido recientemente otros miembros del equipo. Proporcionar acceso a material de aprendizaje y otros recursos: use el elemento web Vínculos rápidos para ajustar una lista de recursos de agencias internas y externas.

Personalice el aspecto, la navegación del sitio, los elementos web y el contenido para que se ajusten a las necesidades de los visores y de la organización. Al realizar personalizaciones, asegúrese de que el sitio está en modo de edición seleccionando Editar en la parte superior derecha del sitio. Mientras trabaja, Haga clic en Guardar como borrador o Volver a publicar cambios para que las modificaciones sean visibles para los lectores.

1. Use el elemento web Imagen prominente para resaltar los protocolos de crisis, las actualizaciones situaciónales y los recursos útiles

1. Para empezar, seleccione el elemento web Imagen prominente y seleccione Editar propiedades ().

2. A continuación, seleccione las opciones Capa y Mosaico que mejor se adapten a las necesidades de la organización.

Vea diferentes diseños y obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Imagen prominente.

2. Usar el elemento web Texto para proporcionar información útil al equipo

1. Para empezar, seleccione el elemento web Texto y seleccione Editar propiedades ().

2. Edite el texto directamente en el elemento web. 

Obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Texto.

3.  Usar el elemento web Vínculos rápidos para facilitar el acceso a los recursos de crisis

1. Vaya al elemento web Vínculos rápidos, seleccione el vínculo y, a continuación, seleccione Editar propiedades ().

2. Edite el vínculo, el título, el icono y la descripción si es necesario.

3. Para agregar un vínculo, seleccione + Agregar vínculos.

Vea diferentes diseños y obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Vínculos rápidos.

4.  Usar el elemento web Contactos para enumerar los contactos clave del equipo de crisis

1. Para empezar, elimine el marcador de posición elemento web Contactos.

2. Busque el cuadro de herramientas () a la derecha. Seleccione Ver todos los elementos web y, después, seleccione o arrastre Contactos en la lista de elementos web.

3. Seleccione Editar propiedades ().

4. Ajuste el diseño, escriba el nombre de una persona o grupo y, después, seleccione Guardar.

Obtenga más información sobre el elemento web Contactos.

5.  Usar el elemento web Biblioteca de documentos para proporcionar acceso rápido a documentos y recursos departamentales

1. Para cambiar la vista o el origen de la carpeta del elemento web Biblioteca de documentos, seleccione Las propiedades deedición ().

2. Para editar carpetas de biblioteca de documentos, etiquetas y contenido, vaya a la biblioteca en Contenido del sitio, realice las modificaciones y, a continuación, vea la actualización de contenido en el elemento web.

Obtenga más información sobre cómo editar el elemento web Biblioteca de documentos.

6.  Usar el elemento web Actividad de sitio para mantenerse al día sobre la actividad del equipo

1. Para empezar, seleccione el elemento web Actividad de sitio y seleccione Editar propiedades ().

2. Escriba un número en el cuadro de herramientas en Mostrar este número de elementos a la vez.

Obtenga más información sobre el uso del elemento web Actividad de sitio.

7.  Usar el elemento web Vínculos rápidos para seleccionar una lista de recursos de agencias internas y externas

1. Para empezar, seleccione el elemento web Vínculos rápidos y seleccione Editar propiedades ().

2. Edite el vínculo, el título, el icono y la descripción si es necesario.

3. Para agregar un vínculo, seleccione + Agregar vínculos.

Obtenga más información sobre el uso de la parte Vínculos rápidos.

Personalizar las páginas siguientes dentro del sitio 

• Última actualización: proporcione actualizaciones sobre las crisis actuales y la respuesta de su equipo. Personalice esta página editando los elementos web Texto y Llamada a la acción .

• Plan de proyecto: realice un seguimiento de los problemas que puedan entrar en el camino del proyecto. Personalice esta plantilla de lista editando campos de texto de lista.

• Programador de contenido: Organiza el contenido que se compartirá antes de los eventos. Personalice esta lista editando la plantilla de lista.

Personalizar la apariencia y la navegación del sitio

Antes de compartir el sitio con otros usuarios, coloque los toques finales en el sitio asegurándose de que los usuarios puedan encontrarlo, navegar por vínculos y páginas fácilmente y obtener acceso rápidamente al contenido del sitio.

• Edite bibliotecas de documentos actualizando los nombres de carpeta y cargando recursos.

• Editar y personalizar la navegación del sitio.

• Personalice el tema, el logotipo, los diseños de encabezado y el aspecto del sitio para cambiar el aspecto del sitio.

• Agregue o quite páginas a este sitio o a la navegación del sitio para dar cabida a contenido existente.

• Elija asociar este sitio a un sitio de concentrador de su organización o agregar este sitio a una navegación existente del sitio de concentrador si es necesario.

Comparta el sitio con otros usuarios después de personalizarlo, revisarlo y publicar el borrador final. 

1. Seleccione Configuración y, a continuación,Permisos del sitio. 

2. A continuación, seleccione Invitar a personas y, a continuación, seleccione Agregar miembros al grupo y, a continuación, Agregar para conceder acceso completo al contenido del sitio de grupo, recursos compartidos como el calendario de Outlook del equipo y derechos de edición del sitio.

3. A continuación, seleccione Invitar a personas y, después, Compartir solo sitio y Guardar para compartir el sitio, pero no recursos compartidos ni derechos de edición del sitio.

Obtenga más información sobre cómo administrar la configuración del sitio de grupo, la información del sitio y los permisos.

Después de crear e iniciar el sitio, la siguiente fase importante es mantener el contenido del sitio. Asegúrese de que tiene un plan para mantener actualizados el contenido y los elementos web. 

Procedimientos recomendados de mantenimiento del sitio:

• Planear el mantenimiento del sitio : establezca una programación para revisar el contenido del sitio tantas veces como sea necesario para asegurarse de que el contenido siga siendo preciso y relevante.

• Publicar noticias periódicamente : distribuya los últimos anuncios, información y estado en toda la organización.  Aprenda a agregar una publicación de noticias en un sitio de grupo o un sitio de comunicación, y muestre a otros usuarios que publicarán anuncios sobre cómo pueden usar las noticias de SharePoint.

• Comprobar vínculos y elementos web : mantenga actualizados los vínculos y elementos web para asegurarse de que aprovecha todo el valor de su sitio.

• Usar análisis para mejorar la participación : vea el uso del sitio mediante el informe de datos de usointegrado para obtener información sobre contenido popular, visitas a sitios y mucho más.

• Revisar periódicamente la configuración del sitio : una vez que haya creado un sitio en SharePoint, puede realizar cambios en la configuración, la información del sitio y los permisos del sitio.