Ορισμός των κανόνων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε την ίδια πρόσκληση για μια τριμηνιαία σύσκεψη. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν αποθηκεύει τις ημερομηνίες της σύσκεψης και η ημερομηνία της σύσκεψης εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στην πρόσκληση.

Τοποθετώντας σελιδοδείκτες στο έγγραφό σας και συμπεριλαμβάνοντας ένα πεδίο ASK, μπορείτε να εκτελέσετε την ίδια συγχώνευση για κάθε σύσκεψη. Το μόνο που θα πρέπει να πληκτρολογήσετε είναι η ημερομηνία της σύσκεψης και θα την πληκτρολογήσετε μόνο μία φορά.

1. Στο έγγραφο συγχώνευσης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9 και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για να δημιουργήσετε ένα σελιδοδείκτη. Επαναλάβετε αυτή τη χρήση, χρησιμοποιώντας το ίδιο όνομα, σε κάθε σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται η απόκριση στο πεδίο ASK στο έγγραφο.

2. Τοποθετήστε το δρομέα κάπου στο έγγραφο, πριν από τον πρώτο σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε.

3. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στους κανόνες> Ρωτήστε.

4. Επιλέξτε το σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε (ή πληκτρολογήστε το όνομά του) και πληκτρολογήστε ένα μήνυμα, όπως "ημερομηνία συμβάντος;" στο πλαίσιο " γραμμή εντολών ".

5. Επιλέξτε OKκαι, στη συνέχεια, ξανά OK .

6. Στο τέλος της διαδικασίας, όταν πατήσετε το τέλος & συγχώνευση, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων. Θα σας ζητηθεί μια απάντηση για κάθε παραλήπτη. Αυτή η απόκριση θα εισαχθεί στους σελιδοδείκτες που έχετε καθορίσει, στα έγγραφα που προκύπτουν από τη συγχώνευση.

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: πεδίο ASK

Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε την ίδια πρόσκληση για μια τριμηνιαία σύσκεψη. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν αποθηκεύει τις ημερομηνίες της σύσκεψης και η ημερομηνία της σύσκεψης εμφανίζεται μόνο μία φορά στην πρόσκληση.

Τοποθετώντας ένα πεδίο συμπλήρωσης στο έγγραφο, μπορείτε να εκτελέσετε την ίδια συγχώνευση για κάθε σύσκεψη. Το μόνο που θα πρέπει να πληκτρολογήσετε είναι η ημερομηνία της σύσκεψης.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να μετακινήσει το κείμενο συμπλήρωσης.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην καρτέλα κανόνες> Συμπλήρωση.

3. Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα, όπως "ημερομηνία συμβάντος;" στο πλαίσιο " γραμμή εντολών ".

4. Επιλέξτε OKκαι, στη συνέχεια, ξανά OK .

5. Στο τέλος της διαδικασίας, όταν πατήσετε το τέλος & συγχώνευση, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων. Θα σας ζητηθεί μια απάντηση για κάθε παραλήπτη. Αυτή η απόκριση θα εισαχθεί στο πεδίο "συμπλήρωση", στα έγγραφα που προκύπτουν από τη συγχώνευση.

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: πεδίο συμπλήρωσης

Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε αλληλογραφία σε μια λίστα συμμετεχόντων σε συνέδρια που ταξιδεύουν τόσο εσωτερικά όσο και διεθνώς. Το πεδίο "χώρα/περιοχή" στην προέλευση δεδομένων μπορεί να είναι κενό για τους εγχώριους συμμετέχοντες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα IF... Στη συνέχεια,... Else... κανόνας για την εξατομίκευση του μηνύματος για όλους τους παραλήπτες. Για παράδειγμα, οι παραλήπτες των οποίων το πεδίο χώρας/περιοχής είναι κενό μπορεί να δουν, "θα σας καλωσορίσουν στην πύλη κατά την άφιξή σας," ενώ όλοι οι άλλοι παραλήπτες μπορεί να δουν, "θα σας καλωσορίσουν στο γραφείο κοντά στο τελωνείο".

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να μετακινήσει το κείμενο υπό όρους.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην καρτέλα κανόνες> Εάν... Στη συνέχεια,... Άλλο.

3. Στη λίστα όνομα πεδίου , επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που θα καθορίσει το κείμενο υπό όρους.

4. Στη λίστα σύγκριση , επιλέξτε έναν τρόπο σύγκρισης της τιμής δεδομένων.

5. Στο πλαίσιο σύγκριση με , εισαγάγετε την τιμή σύγκρισης (παραλείψετε αυτό το στοιχείο εάν επιλέξατε είναι κενό ή δεν είναι κενό ως σύγκριση).

6. Στο πλαίσιο εισαγωγή αυτού του κειμένου , πληκτρολογήστε το κείμενο που περιέρχεται στο έγγραφο όταν ικανοποιούνται τα κριτήρια σύγκρισης.

7. Στο πλαίσιο " αλλιώς εισαγωγή αυτού του κειμένου ", εισαγάγετε το κείμενο που περιέρχεται στο έγγραφο όταν δεν πληρούνται τα κριτήρια σύγκρισης.

8. Επιλέξτε OK.

Περισσότερες πληροφορίες: κώδικες πεδίων: πεδίο IF

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε η αλληλογραφία να εμφανίζει κάθε παραλήπτη τη θέση του σε ένα αναμονής. Θα πρέπει να ταξινομήστε τη λίστα παραληπτών με χρονολογική σειρά εγγραφών και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα συγχώνευσης εγγραφής # για να εμφανίσετε την αριθμημένη θέση του παραλήπτη στη λίστα.

Ο αριθμός εγγραφής απεικονίζει οποιαδήποτε ταξινόμηση ή φιλτράρισμα που εφαρμόσατε στην προέλευση δεδομένων πριν από τη συγχώνευση.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται ο αριθμός εγγραφής.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην καρτέλα κανόνες> Συγχώνευση εγγραφής #.

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: πεδίο MERGEREC

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε η αλληλογραφία να εμφανίζει κάθε παραλήπτη τον συνολικό αριθμό των ατόμων που έχουν εγγραφεί για ένα συμβάν. Ο κανόνας "ακολουθία συγχώνευσης" σάς παρέχει το πλήθος των εγγραφών στο συγχωνευμένο έγγραφο.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται ο αριθμός εγγραφής.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στις Ρυθμίσεις> ακολουθία συγχώνευσης #.

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: πεδίο MergeSeq

Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να εκτυπώσετε τη λίστα επαφών σας σε ένα μόνο φύλλο χαρτιού. Χρησιμοποιήστε τον επόμενο κανόνα εγγραφής για να πείτε στο Word να προχωρήσει στην επόμενη εγγραφή χωρίς να ξεκινήσετε μια νέα σελίδα.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα από την επόμενη εγγραφή.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην καρτέλα κανόνες> επόμενη εγγραφή.

3. Εισαγωγή ενός πεδίου συγχώνευσης για τα δεδομένα που θέλετε στη
   συνέχεια Για παράδειγμα, μια λίστα με τα ονόματα των εταιρειών μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

   «Company_Name»
   «Επόμενο ρεκόρ» «Company_Name»
   «Επόμενο ρεκόρ» «Company_Name»

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: επόμενο πεδίο

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε μια λίστα με τους συμμετέχοντες σε ένα φύλλο χαρτιού και τους συμμετέχοντες σε διεθνείς μετακινήσεις που αναφέρονται σε ένα άλλο φύλλο χαρτιού. Το πεδίο "χώρα/περιοχή" στην προέλευση δεδομένων μπορεί να είναι κενό για τους τοπικούς ταξιδιώτες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια επόμενη εγγραφή εάν κανόνας για να αποτρέψετε την έναρξη μιας νέας σελίδας από το Word μέχρι να φτάσει στους παραλήπτες των οποίων το πεδίο χώρας/περιοχής δεν είναι κενό. Για να το επιτύχετε αυτό, θα πρέπει πρώτα να ταξινομήσετε την προέλευση των δεδομένων σας ανά χώρα/περιοχή.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα από την επόμενη εγγραφή.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην καρτέλα κανόνες> επόμενη εγγραφή, εάν.

3. Στη λίστα όνομα πεδίου , επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης, όπως το City.

4. Στη λίστα σύγκριση , επιλέξτε έναν τρόπο σύγκρισης της τιμής δεδομένων. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους παραλήπτες σε μια συγκεκριμένη πόλη, επιλέξτε Ίσο.

5. Στο πλαίσιο σύγκριση με , πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους παραλήπτες στο Τόκιο, πληκτρολογήστε Τόκιο (παραλείψετε αυτό το στοιχείο εάν επιλέξατε είναι κενό ή δεν είναι κενό ως σύγκριση).

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: πεδίο NextIf

Ας υποθέσουμε ότι ετοιμάζετε προσκλήσεις σε μια διάσκεψη όπου ο κεντρικός ομιλητής δεν έχει οριστικοποιηθεί ακόμη. Μπορείτε να αφήσετε σύμβολα κράτησης θέσης για το όνομα του ομιλητή σε όλο το έγγραφό σας και να συμπεριλάβετε έναν κανόνα ορισμού σελιδοδείκτη, όπου θα εισαγάγετε το όνομα του ομιλητή μία φορά και θα εμφανίζεται σε όλα τα σύμβολα κράτησης θέσης.

Τα σύμβολα κράτησης θέσης είναι πεδία REF. ο κανόνας "Ορισμός σελιδοδείκτη" εισάγει ένα πεδίο που δεν εμφανίζεται στο έγγραφο (εκτός εάν πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F9 για να αποκαλύψετε τους κώδικες πεδίων).

1. Τοποθετήστε το δρομέα σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου.

2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην επιλογή κανόνες> ορίσετε σελιδοδείκτηκαι πληκτρολογήστε ένα όνομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

3. Τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εμφανίζεται το κείμενο του σελιδοδείκτη.

4. Στην καρτέλα Εισαγωγή , μεταβείτε στα γρήγορα τμήματα > πεδίοκαι επιλέξτε REF.

5. Επιλέξτε το όνομα του σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε και επιλέξτε OK.

6. Εισαγάγετε το πεδίο REF παντού όπου θέλετε να εμφανίζεται το κείμενο του σελιδοδείκτη.

7. Πριν από την εκτέλεση της συγχώνευσης, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο "Καθορισμός", επιλέξτε "Επεξεργασία πεδίου" και πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε στο πλαίσιο κειμένου .

8. Επιλέξτε OK.

Περισσότερες πληροφορίες: κώδικες πεδίων: πεδίο ορισμού 

Ας υποθέσουμε ότι είστε κάτοχος ενός καταστήματος ενδυμάτων και βρίσκετε ότι έχετε ένα απόθεμα από ένα συγκεκριμένο μπλουζάκι, αλλά όχι με το πιο δημοφιλές μέγεθος. Όταν ετοιμαστείτε να στείλετε ένα φυλλάδιο πωλήσεων, θα εξαιρέσετε πελάτες που φορούν συγκεκριμένο μέγεθος. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα skip Record IF για να συγκρίνετε τα δεδομένα μεγέθους των πελατών με το μέγεθος που θέλετε να εξαιρέσετε.

1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , μεταβείτε στην καρτέλα κανόνες> παράλειψη εγγραφής εάν.

2. Στη λίστα όνομα πεδίου , επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης, όπως το μέγεθος.

3. Στη λίστα σύγκριση , επιλέξτε έναν τρόπο σύγκρισης της τιμής δεδομένων. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσω τους πελάτες που φορούν ένα συγκεκριμένο μέγεθος, επιλέξτε ίσο με.

4. Στο πλαίσιο σύγκριση με , πληκτρολογήστε την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσω τους πελάτες που φορούν μέγεθος Extra-Sall, επιλέξτε XS (παραλείψετε αυτό το στοιχείο εάν επιλέξατε είναι κενό ή δεν είναι κενό ως σύγκριση).

Περισσότερες πληροφορίες: κωδικοί πεδίων: πεδίο SkipIf