Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access

Η εισαγωγή δεδομένων είναι μια λειτουργία που μπορεί να γίνει πολύ πιο ομαλά εάν χρειαστείτε λίγο χρόνο για να προετοιμάσετε και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Η εισαγωγή δεδομένων είναι σαν να μετακινείστε σε ένα νέο σπίτι. Αν καθαρίσετε και οργανώσετε τα υπάρχοντά σας πριν μετακομίσετε, η εγκατάσταση στο νέο σας σπίτι είναι πολύ πιο εύκολη.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας πριν από την εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή δεδομένων στην Access, στο Excel είναι καλή ιδέα να κάνετε τα εξής:

• Μετατρέψτε κελιά που περιέχουν μη ατομικά δεδομένα (δηλαδή, πολλές τιμές σε ένα κελί) σε πολλές στήλες. Για παράδειγμα, ένα κελί σε μια στήλη "Δεξιότητες" που περιέχει πολλές τιμές δεξιοτήτων, όπως "Προγραμματισμός C#", "Προγραμματισμός VBA" και "Σχεδίαση Web" θα πρέπει να χωρίζεται σε ξεχωριστές στήλες, κάθε μία από τις οποίες περιέχει μόνο μία τιμή δεξιότητας.

• Χρησιμοποιήστε την εντολή TRIM για να καταργήσετε αρχικά, τελικά και πολλά ενσωματωμένα διαστήματα.

• Κατάργηση μη εκτυπωτών χαρακτήρων.

• Βρείτε και διορθώστε ορθογραφικά λάθη και σημεία στίξης.

• Κατάργηση διπλότυπων γραμμών ή διπλότυπων πεδίων.

• Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες δεδομένων δεν περιέχουν μεικτές μορφές, ειδικά αριθμούς που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο ή ημερομηνίες που έχουν μορφοποιηθεί ως αριθμοί.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα ακόλουθα θέματα βοήθειας του Excel:

• Οι καλύτεροι δέκα τρόποι για να καθαρίσετε τα δεδομένα σας

• Εφαρμογή φίλτρου για μοναδικές τιμές ή κατάργηση διπλότυπων τιμών

• Μετατροπή αριθμών που είναι αποθηκευμένοι ως κείμενο σε αριθμούς

• Μετατροπή ημερομηνιών, οι οποίες έχουν αποθηκευτεί ως κείμενο, σε ημερομηνίες

Επιλογή του καλύτερου τύπου δεδομένων κατά την εισαγωγή

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής στην Access, θέλετε να κάνετε σωστές επιλογές, ώστε να λαμβάνετε λίγα (εάν υπάρχουν) σφάλματα μετατροπής που θα απαιτήσουν μη αυτόματη παρέμβαση. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τον τρόπο με τον οποίο μετατρέπονται οι μορφές αριθμών του Excel και οι τύποι δεδομένων της Access κατά την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access και προσφέρει ορισμένες συμβουλές για τους καλύτερους τύπους δεδομένων που μπορείτε να επιλέξετε στον Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων.

Όταν τα δεδομένα είναι στην Access, μπορείτε να διαγράψετε τα δεδομένα του Excel. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel πριν το διαγράψετε.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα της Βοήθειας της Access Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Αυτόματη προσάρτηση δεδομένων με τον εύκολο τρόπο

Ένα συνηθισμένο πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες του Excel είναι η προσάρτηση δεδομένων με τις ίδιες στήλες σε ένα μεγάλο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια λύση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων που ξεκίνησε στο Excel, αλλά τώρα έχει αναπτυχθεί για να συμπεριλάβει αρχεία από πολλές ομάδες εργασίας και τμήματα. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας ή σε αρχεία κειμένου που αποτελούν τροφοδοσίες δεδομένων από άλλα συστήματα. Δεν υπάρχει εντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη ή εύκολος τρόπος για να προσαρτήσετε παρόμοια δεδομένα στο Excel.

Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε την Access, όπου μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε και να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων". Επιπλέον, μπορείτε να προσαρτήσετε πολλά δεδομένα σε έναν πίνακα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες εισαγωγής, να τις προσθέσετε ως προγραμματισμένες εργασίες του Microsoft Outlook και ακόμη και να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.

Βήμα 2: Κανονικοποίηση δεδομένων με χρήση του Οδηγού ανάλυσης πίνακα

Με την πρώτη ματιά, η διαδικασία εξομάλυνσης των δεδομένων σας μπορεί να φαίνεται μια τρομακτική εργασία. Ευτυχώς, η κανονικοποίηση πινάκων στην Access είναι μια διαδικασία που είναι πολύ πιο εύκολη, χάρη στον "Οδηγό ανάλυσης πίνακα".

1. Σύρετε επιλεγμένες στήλες σε έναν νέο πίνακα και δημιουργήστε αυτόματα σχέσεις

2. Χρησιμοποιήστε εντολές κουμπιών για να μετονομάσετε έναν πίνακα, να προσθέσετε ένα πρωτεύον κλειδί, να μετατρέψετε μια υπάρχουσα στήλη σε πρωτεύον κλειδί και να αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να κάνετε τα εξής:

• Μετατρέψτε έναν πίνακα σε ένα σύνολο μικρότερων πινάκων και δημιουργήστε αυτόματα μια σχέση πρωτεύοντος και εξωτερικού κλειδιού μεταξύ των πινάκων.

• Προσθέστε ένα πρωτεύον κλειδί σε ένα υπάρχον πεδίο που περιέχει μοναδικές τιμές ή δημιουργήστε ένα νέο πεδίο αναγνωριστικού που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση".

• Δημιουργήστε αυτόματα σχέσεις για την ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών με διαδοχικές ενημερώσεις. Οι διαδοχικές διαγραφές δεν προστίθενται αυτόματα για να αποτραπεί η τυχαία διαγραφή δεδομένων, αλλά μπορείτε εύκολα να προσθέσετε διαδοχικές διαγραφές αργότερα.

• Αναζητήστε σε νέους πίνακες περιττά ή διπλότυπα δεδομένα (όπως τον ίδιο πελάτη με δύο διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου) και ενημερώστε τα όπως θέλετε.

• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχικού πίνακα και μετονομάστε τον προσαρτώντας το "_OLD" στο όνομά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που αναδομεί τον αρχικό πίνακα, με το αρχικό όνομα πίνακα, έτσι ώστε οποιεσδήποτε υπάρχουσες φόρμες ή αναφορές που βασίζονται στον αρχικό πίνακα να λειτουργούν με τη νέα δομή πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κανονικοποίηση των δεδομένων σας με χρήση της Ανάλυσης πίνακα.

Βήμα 3: Σύνδεση σε δεδομένα της Access από το Excel

Μετά την κανονικοποίηση των δεδομένων στην Access και τη δημιουργία ενός ερωτήματος ή πίνακα που αναδομεί τα αρχικά δεδομένα, είναι ένα απλό θέμα σύνδεσης με τα δεδομένα της Access από το Excel. Τα δεδομένα σας βρίσκονται τώρα στην Access ως εξωτερική προέλευση δεδομένων και έτσι μπορούν να συνδεθούν στο βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, η οποία είναι ένα κοντέινερ πληροφοριών που χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό, τη σύνδεση και την πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων. Οι πληροφορίες σύνδεσης αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (επέκταση ονόματος αρχείου.odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (επέκταση .dsn). Αφού συνδεθείτε με εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώνετε (ή να ενημερώνετε) αυτόματα το βιβλίο εργασίας του Excel από την Access κάθε φορά που τα δεδομένα ενημερώνονται στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων (Power Query).

Εισαγωγή των δεδομένων σας στην Access

Αυτή η ενότητα σάς καθοδηγεί στις ακόλουθες φάσεις κανονικοποίησης των δεδομένων σας: Το σπάσιμο τιμών στις στήλες "Πωλητής" και "Διεύθυνση" στα πιο ατομικά τμήματα, ο διαχωρισμός σχετικών θεμάτων σε δικούς τους πίνακες, η αντιγραφή και επικόλληση αυτών των πινάκων από το Excel στην Access, η δημιουργία βασικών σχέσεων μεταξύ των πινάκων της Access που μόλις δημιουργήσατε και η δημιουργία και η εκτέλεση ενός απλού ερωτήματος στην Access για την επιστροφή πληροφοριών.

Παράδειγμα δεδομένων σε μη κανονικοποιημένη μορφή

Το ακόλουθο φύλλο εργασίας περιέχει μη ατομικές τιμές στη στήλη "Πωλητής" και στη στήλη "Διεύθυνση". Και οι δύο στήλες πρέπει να διαιρεθούν σε δύο ή περισσότερες ξεχωριστές στήλες. Αυτό το φύλλο εργασίας περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τα προϊόντα, τους πελάτες και τις παραγγελίες. Οι πληροφορίες αυτές θα πρέπει επίσης να χωριστούν περαιτέρω, ανά θέμα, σε ξεχωριστούς πίνακες.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ρωτήσετε έναν ειδικό στην Κοινότητα τεχνικής υποστήριξης του Excel ή να λάβετε υποστήριξη στις Κοινότητες.