Οι λανθασμένες λέξεις, τα επίμονα τελικά διαστήματα, τα ανεπιθύμητα προθήματα, οι ακατάλληλες περιπτώσεις και οι μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες κάνουν κακή πρώτη εντύπωση. Και αυτή δεν είναι καν μια πλήρης λίστα των τρόπων με τους οποίους τα δεδομένα σας μπορεί να λερώνονται. Σηκώστε τα μανίκια σας. Ήρθε η ώρα για κάποια σημαντική ανοιξιάτικη εκκαθάριση των φύλλων εργασίας σας με το Microsoft Excel.
Δεν έχετε πάντα τον έλεγχο της μορφής και του τύπου των δεδομένων που εισάγετε από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων, ένα αρχείο κειμένου ή μια ιστοσελίδα. Για να μπορέσετε να αναλύσετε τα δεδομένα, συχνά πρέπει να τα εκκαθαρίζετε. Ευτυχώς, το Excel διαθέτει πολλές δυνατότητες που σας βοηθούν να λαμβάνετε δεδομένα με την ακριβή μορφή που θέλετε. Μερικές φορές, η εργασία είναι απλή και υπάρχει μια συγκεκριμένη δυνατότητα που κάνει τη δουλειά για εσάς. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο για να εκκαθαρίζετε τις λέξεις με ορθογραφικά λάθη σε στήλες που περιέχουν σχόλια ή περιγραφές. Εναλλακτικά, εάν θέλετε να καταργήσετε διπλότυπες γραμμές, μπορείτε να το κάνετε γρήγορα χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση διπλοτύπων .
Άλλες φορές, ίσως χρειαστεί να χειριστείτε μία ή περισσότερες στήλες χρησιμοποιώντας έναν τύπο για να μετατρέψετε τις τιμές που έχουν εισαχθεί σε νέες τιμές. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να καταργήσετε τελικά κενά διαστήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα στήλη για να καθαρίσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας έναν τύπο, συμπληρώνοντας τη νέα στήλη, μετατρέποντας τους τύπους της νέας στήλης σε τιμές και, στη συνέχεια, καταργώντας την αρχική στήλη.
Τα βασικά βήματα για τον καθαρισμό των δεδομένων είναι τα εξής:
-
Εισαγάγετε τα δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.
-
Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των αρχικών δεδομένων σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας.
-
Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι σε μορφή πίνακα γραμμών και στηλών με: παρόμοια δεδομένα σε κάθε στήλη, ορατές όλες τις στήλες και γραμμές και χωρίς κενές γραμμές μέσα στην περιοχή. Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε έναν πίνακα του Excel.
-
Εκτέλεση εργασιών που δεν απαιτούν πρώτα χειρισμό στηλών, όπως ορθογραφικό έλεγχο ή χρήση του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση .
-
Στη συνέχεια, εκτελέστε εργασίες που απαιτούν χειρισμό στηλών. Τα γενικά βήματα για το χειρισμό μιας στήλης είναι τα εξής:
-
Εισαγάγετε μια νέα στήλη (B) δίπλα στην αρχική στήλη (A) που χρειάζεται εκκαθάριση.
-
Προσθέστε έναν τύπο που θα μετασχηματίσει τα δεδομένα στο επάνω μέρος της νέας στήλης (B).
-
Συμπληρώστε προς τα κάτω τον τύπο στη νέα στήλη (B). Σε έναν πίνακα του Excel, δημιουργείται αυτόματα μια υπολογιζόμενη στήλη με τις τιμές συμπληρωμένες προς τα κάτω.
-
Επιλέξτε τη νέα στήλη (B), αντιγράψτε την και, στη συνέχεια, επικολλήστε την ως τιμές στη νέα στήλη (B).
-
Καταργήστε την αρχική στήλη (A), η οποία μετατρέπει τη νέα στήλη από B σε A.
-
Για να καθαρίζετε περιοδικά την ίδια προέλευση δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να καταγράψετε μια μακροεντολή ή έναν κωδικό σύνταξης για να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία. Υπάρχουν επίσης ορισμένα εξωτερικά πρόσθετα που έχουν συνταχθεί από τρίτους προμηθευτές, τα οποία παρατίθενται στην ενότητα "Τρίτοι πάροχοι ", τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν δεν έχετε το χρόνο ή πόρους για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία μόνοι σας.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Συμπλήρωση . |
|
Δημιουργία και μορφοποίηση πινάκων Αλλαγή μεγέθους πίνακα με προσθήκη ή κατάργηση γραμμών και στηλών Χρήση υπολογιζόμενων στηλών σε πίνακα του Excel |
Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα του Excel και να προσθέσετε ή να διαγράψετε στήλες ή υπολογιζόμενες στήλες. |
Εμφανίζει διάφορους τρόπους για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή. |
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν ορθογραφικό έλεγχο όχι μόνο για να βρείτε λέξεις με ορθογραφικά λάθη, αλλά και για να βρείτε τιμές που δεν χρησιμοποιούνται με συνέπεια, όπως ονόματα προϊόντων ή εταιρειών, προσθέτοντας αυτές τις τιμές σε ένα προσαρμοσμένο λεξικό.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Δείχνει πώς μπορείτε να διορθώσετε λέξεις με ορθογραφικά λάθη σε ένα φύλλο εργασίας. |
|
Χρήση προσαρμοσμένων λεξικών για την προσθήκη λέξεων στον ορθογραφικό έλεγχο |
Εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένα λεξικά. |
Οι διπλότυπες γραμμές είναι ένα συνηθισμένο πρόβλημα κατά την εισαγωγή δεδομένων. Είναι καλή ιδέα να φιλτράρετε πρώτα για μοναδικές τιμές για να επιβεβαιώσετε ότι τα αποτελέσματα είναι αυτά που θέλετε πριν να καταργήσετε τις διπλότυπες τιμές.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Εφαρμογή φίλτρου για μοναδικές τιμές ή κατάργηση διπλότυπων τιμών |
Εμφανίζει δύο διαδικασίες που σχετίζονται στενά: τον τρόπο φιλτραρίσματος για μοναδικές γραμμές και τον τρόπο κατάργησης διπλότυπων γραμμών. |
Μπορεί να θέλετε να καταργήσετε μια κοινή συμβολοσειρά στην αρχή, όπως μια ετικέτα ακολουθούμενη από άνω και κάτω τελεία και διάστημα ή ένα επίθημα, όπως μια παρενθετική φράση στο τέλος της συμβολοσειράς που είναι παλιά ή περιττή. Αυτό μπορείτε να το κάνετε βρίσκοντας εμφανίσεις αυτού του κειμένου και, στη συνέχεια, αντικαθιστώντας το χωρίς κείμενο ή άλλο κείμενο.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Ελέγξτε εάν ένα κελί περιέχει κείμενο (χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων) Ελέγξτε εάν ένα κελί περιέχει κείμενο (με διάκριση πεζών-κεφαλαίων) |
Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Εύρεση και διάφορες συναρτήσεις για την εύρεση κειμένου. |
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αντικατάσταση και πολλές συναρτήσεις για να καταργήσετε κείμενο. |
|
Εύρεση ή αντικατάσταση κειμένου και αριθμών σε φύλλο εργασίας |
Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παράθυρα διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση . |
FIND, FINDB SEARCH, SEARCHB REPLACE, REPLACEB ΑΝΤΙΚΑΘΙΣΤΏ LEFT, LEFTB RIGHT, RIGHTB LEN, LENB MID, MIDB |
Αυτές είναι οι συναρτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε διάφορες εργασίες χειρισμού συμβολοσειρών, όπως η εύρεση και αντικατάσταση μιας δευτερεύουσας συμβολοσειράς μέσα σε μια συμβολοσειρά, η εξαγωγή τμημάτων μιας συμβολοσειράς ή ο καθορισμός του μήκους μιας συμβολοσειράς. |
Μερικές φορές το κείμενο έρχεται σε μια μεικτή τσάντα, ειδικά όταν πρόκειται για κείμενο. Χρησιμοποιώντας μία ή περισσότερες από τις τρεις συναρτήσεις Case, μπορείτε να μετατρέψετε κείμενο σε πεζά γράμματα, όπως διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κεφαλαία γράμματα, όπως κωδικούς προϊόντων ή κεφαλαία, όπως ονόματα ή τίτλους βιβλίων.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τρεις συναρτήσεις Case. |
|
Μετατρέπει όλα τα κεφαλαία γράμματα μιας συμβολοσειράς κειμένου σε πεζά γράμματα. |
|
Μετατρέπει σε κεφαλαίο το πρώτο γράμμα μιας συμβολοσειράς κειμένου και όλα τα γράμματα του κειμένου, τα οποία έπονται ενός χαρακτήρα που δεν είναι γράμμα. Μετατρέπει όλα τα άλλα γράμματα σε πεζά. |
|
Μετατρέπει το κείμενο σε κεφαλαία γράμματα. |
Μερικές φορές οι τιμές κειμένου περιέχουν αρχικούς, τελικά ή πολλούς ενσωματωμένους χαρακτήρες διαστήματος (Unicode τιμές συνόλου χαρακτήρων 32 και 160) ή μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες (τιμές συνόλου χαρακτήρων Unicode 0 έως 31, 127, 129, 141, 143, 144 και 157). Αυτοί οι χαρακτήρες μπορεί μερικές φορές να προκαλέσουν μη αναμενόμενα αποτελέσματα κατά την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα ή την αναζήτηση. Για παράδειγμα, στην εξωτερική προέλευση δεδομένων, οι χρήστες μπορεί να κάνουν τυπογραφικά λάθη προσθέτοντας κατά λάθος επιπλέον χαρακτήρες διαστήματος ή εισαγόμενα δεδομένα κειμένου από εξωτερικές προελεύσεις μπορεί να περιέχουν μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες που είναι ενσωματωμένοι στο κείμενο. Επειδή αυτοί οι χαρακτήρες δεν παρατηρούνται εύκολα, τα μη αναμενόμενα αποτελέσματα μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοηθούν. Για να καταργήσετε αυτούς τους ανεπιθύμητους χαρακτήρες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό των συναρτήσεων TRIM, CLEAN και SUBSTITUTE.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Επιστρέφει έναν αριθμητικό κωδικό για τον πρώτο χαρακτήρα σε μία συμβολοσειρά κειμένου. |
|
Καταργεί από το κείμενο τους πρώτους 32 μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες του κώδικα ASCII 7 bit (τιμές 0 έως 31). |
|
Καταργεί το χαρακτήρα διαστήματος ASCII 7 bit (τιμή 32) από το κείμενο. |
|
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUBSTITUTE για να αντικαταστήσετε τους χαρακτήρες Unicode υψηλότερης τιμής (τιμές 127, 129, 141, 143, 144, 157 και 160) με τους χαρακτήρες ASCII 7 bit για τους οποίους έχουν σχεδιαστεί οι συναρτήσεις TRIM και CLEAN. |
Υπάρχουν δύο κύρια ζητήματα με τους αριθμούς που μπορεί να απαιτούν την εκκαθάριση των δεδομένων: ο αριθμός εισήχθη κατά λάθος ως κείμενο και το αρνητικό πρόσημο πρέπει να αλλάξει σύμφωνα με το πρότυπο για τον οργανισμό σας.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Μετατροπή αριθμών που είναι αποθηκευμένοι ως κείμενο σε αριθμούς |
Δείχνει πώς μπορείτε να μετατρέψετε αριθμούς που έχουν μορφοποιηθεί και αποθηκευτεί σε κελιά ως κείμενο, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στους υπολογισμούς ή να δημιουργήσει σειρές ταξινόμησης που προκαλούν σύγχυση, σε μορφή αριθμού. |
Μετατρέπει έναν αριθμό σε μορφή κειμένου και εφαρμόζει ένα σύμβολο νομισματικής μονάδας. |
|
Μετατρέπει μια τιμή σε κείμενο σε συγκεκριμένη μορφή αριθμού. |
|
Στρογγυλοποιεί έναν αριθμό στον καθορισμένο αριθμό δεκαδικών ψηφίων, μορφοποιεί τον αριθμό σε δεκαδική μορφή χρησιμοποιώντας τελεία και κόμματα και επιστρέφει το αποτέλεσμα ως κείμενο. |
|
Μετατρέπει σε αριθμό μια συμβολοσειρά κειμένου που αντιπροσωπεύει αριθμό. |
Επειδή υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές μορφές ημερομηνίας και επειδή αυτές οι μορφές μπορεί να συγχέονται με αριθμημένους κωδικούς ανταλλακτικών ή άλλες συμβολοσειρές που περιέχουν κάθετο ή ενωτικά, οι ημερομηνίες και οι ώρες συχνά πρέπει να μετατραπούν και να επαναμορφοποιηθούν.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Αλλαγή συστήματος ημερομηνίας, μορφής ή διψήφιας ερμηνείας έτους |
Περιγράφει τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος ημερομηνίας στο Office Excel. |
Δείχνει πώς μπορείτε να κάνετε μετατροπή μεταξύ διαφορετικών μονάδων ώρας. |
|
Μετατροπή ημερομηνιών, οι οποίες έχουν αποθηκευτεί ως κείμενο, σε ημερομηνίες |
Δείχνει πώς μπορείτε να μετατρέψετε ημερομηνίες που έχουν μορφοποιηθεί και αποθηκευτεί σε κελιά ως κείμενο, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στους υπολογισμούς ή να δημιουργήσει σειρές ταξινόμησης που προκαλούν σύγχυση, σε μορφή ημερομηνίας. |
Επιστρέφει τον διαδοχικό σειριακό αριθμό που αντιπροσωπεύει μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Εάν η μορφή του κελιού ήταν Γενική πριν από την εισαγωγή της συνάρτησης, το αποτέλεσμα μορφοποιείται ως ημερομηνία. |
|
Μετατρέπει μια ημερομηνία που αντιπροσωπεύεται από κείμενο σε σειριακό αριθμό. |
|
Επιστρέφει το δεκαδικό αριθμό μιας δεδομένης ώρας. Εάν η μορφή του κελιού ήταν Γενική πριν από την εισαγωγή της συνάρτησης, το αποτέλεσμα μορφοποιείται ως ημερομηνία. |
|
Επιστρέφει το δεκαδικό αριθμό της ώρας που αναπαριστάται με μια συμβολοσειρά κειμένου. Ο δεκαδικός αριθμός είναι μια τιμή μεταξύ του 0 (μηδέν) και του 0,999999999, που αντιπροσωπεύει την ώρα από 0:00:00 (12:00:00 πμ) έως 23:59:59 (11:59:59 μ.μ.). |
Μια συνηθισμένη εργασία μετά την εισαγωγή δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων είναι είτε η συγχώνευση δύο ή περισσότερων στηλών σε μία είτε η διαίρεση μίας στήλης σε δύο ή περισσότερες στήλες. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να διαιρέσετε μια στήλη που περιέχει ένα ονοματεπώνυμο σε όνομα και επώνυμο. Εναλλακτικά, μπορεί να θέλετε να διαιρέσετε μια στήλη που περιέχει ένα πεδίο διεύθυνσης σε ξεχωριστές στήλες οδού, πόλης, περιοχής και ταχυδρομικού κώδικα. Το αντίθετο μπορεί επίσης να ισχύει. Μπορεί να θέλετε να συγχωνεύσετε μια στήλη "Όνομα" και "Επώνυμο" σε μια στήλη "Ονοματεπώνυμο" ή να συνδυάσετε ξεχωριστές στήλες διεύθυνσης σε μία στήλη. Οι πρόσθετες κοινές τιμές που μπορεί να απαιτούν συγχώνευση σε μία στήλη ή διαίρεση σε πολλές στήλες περιλαμβάνουν κωδικούς προϊόντων, διαδρομές αρχείων και διευθύνσεις Πρωτοκόλλου Internet (IP).
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Συνδυασμός ονομάτων και επωνύμων Συνδυασμός κειμένου και αριθμών Συνδυασμός κειμένου με ημερομηνία ή ώρα Συνδυασμός δύο ή περισσότερων στηλών με χρήση μιας συνάρτησης |
Εμφάνιση τυπικών παραδειγμάτων συνδυασμού τιμών από δύο ή περισσότερες στήλες. |
Διαίρεση κειμένου σε διαφορετικές στήλες με τον "Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες" |
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να διαιρέσετε στήλες με βάση διάφορους κοινούς οριοθέτες. |
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις LEFT, MID, RIGHT, SEARCH και LEN για να διαιρέσετε μια στήλη ονόματος σε δύο ή περισσότερες στήλες. |
|
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CONCATENATE, τον τελεστή & (εμπορικό "και") και τον "Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες". |
|
Δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές Συγχώνευση κελιών, Συγχώνευση κατά μήκος και Συγχώνευση και Στοίχιση στο κέντρο . |
|
Ενώνει δύο ή περισσότερες συμβολοσειρές κειμένου σε μία συμβολοσειρά κειμένου. |
Οι περισσότερες από τις δυνατότητες ανάλυσης και μορφοποίησης στο Office Excel υποθέτουν ότι τα δεδομένα υπάρχουν σε έναν μεμονωμένο, επίπεδο δισδιάστατο πίνακα. Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να μετατρέψετε τις γραμμές σε στήλες και οι στήλες να γίνουν γραμμές. Άλλες φορές, τα δεδομένα δεν είναι καν δομημένα σε μορφή πίνακα και χρειάζεστε έναν τρόπο για να μετατρέψετε τα δεδομένα από μορφή πίνακα σε μορφή πίνακα.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Επιστρέφει μια κατακόρυφη περιοχή κελιών ως οριζόντια περιοχή ή το αντίστροφο. |
|
Περιστασιακά, οι διαχειριστές βάσεων δεδομένων χρησιμοποιούν το Office Excel για να εντοπίζουν και να διορθώνουν σφάλματα αντιστοίχισης όταν συνδέονται δύο ή περισσότεροι πίνακες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διευθέτηση δύο πινάκων από διαφορετικά φύλλα εργασίας, για παράδειγμα, για να δείτε όλες τις εγγραφές και στους δύο πίνακες ή για να συγκρίνετε πίνακες και να βρείτε γραμμές που δεν ταιριάζουν.
Περισσότερες πληροφορίες |
Περιγραφή |
---|---|
Εμφανίζει συνήθεις τρόπους αναζήτησης δεδομένων χρησιμοποιώντας τις συναρτήσεις αναζήτησης. |
|
Επιστρέφει μια τιμή είτε από μια περιοχή μίας γραμμής ή μίας στήλης είτε από έναν πίνακα. Η συνάρτηση LOOKUP έχει δύο μορφές σύνταξης: τη μορφή ανύσματος και τη μορφή πίνακα. |
|
Αναζητά μια τιμή στην επάνω γραμμή ενός πίνακα ή ενός πίνακα τιμών και, στη συνέχεια, επιστρέφει μια τιμή στην ίδια στήλη από μια γραμμή που καθορίζετε στον πίνακα. |
|
Αναζητά μια τιμή στην πρώτη στήλη ενός πίνακα και επιστρέφει μια τιμή στην ίδια γραμμή από μια άλλη στήλη στον πίνακα. |
|
Επιστρέφει μια τιμή ή την αναφορά μιας τιμής από πίνακα ή περιοχή. Υπάρχουν δύο μορφές της συνάρτησης INDEX: η μορφή πίνακα και η φόρμα αναφοράς. |
|
Επιστρέφει τη σχετική θέση ενός στοιχείου σε έναν πίνακα που συμφωνεί με μια καθορισμένη τιμή με μια συγκεκριμένη σειρά. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση MATCH αντί των συναρτήσεων LOOKUP όταν θέλετε να εντοπίσετε τη θέση ενός στοιχείου σε μια περιοχή και όχι το ίδιο το στοιχείο. |
|
Επιστρέφει την αναφορά σε μια περιοχή, η οποία καθορίζεται με μετατόπιση κατά δεδομένο αριθμό γραμμών και στηλών από ένα κελί ή περιοχή κελιών. Η επιστρεφόμενη αναφορά μπορεί να είναι ένα μεμονωμένο κελί ή μια περιοχή κελιών. Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των γραμμών και τον αριθμό των στηλών που θα επιστραφούν. |
Ακολουθεί μια μερική λίστα με τρίτους παρόχους που διαθέτουν προϊόντα που χρησιμοποιούνται για την εκκαθάριση δεδομένων με διάφορους τρόπους.
Σημείωση: Η Microsoft δεν παρέχει υποστήριξη για προϊόντα τρίτων.
Provider |
Προϊόν |
---|---|
Add-in Express Ltd. |
|
Add-Ins.com |
|
Πρόσθετα |
|
WinPure |