Inlinevorschläge in Outlook

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook verfassen, erhalten Sie möglicherweise Vorschläge zum Planen von E-Mail-Lieferungen. Weitere Informationen zu diesem Feature und dessen Verwendung finden Sie unter Planen des Sendens in Outlook.

Wenn Sie eine Kalendereinladung lesen, bemerken Sie möglicherweise einen Vorschlag, Zeit für fokussierte Arbeit zu buchen. Sie erhalten diesen Vorschlag, wenn Sie eine hohe Besprechungsauslastung haben, sodass Sie mehr Zeit für umfassende Arbeit haben.

So fügen Sie Ihrem Kalender Zeit hinzu:

1. Wählen Sie Vorgeschlagene Zeiten für die Erkenntnis anzeigen aus. An jedem Tag der kommenden Woche wird ein Bereich mit verfügbaren Fokuszeitfenstern geöffnet.

2. Wählen Sie das Kalendersymbol für zeiten aus, die Sie buchen möchten. Um alle aufgeführten Zeiten zu buchen, wählen Sie Alle buchen aus.

Erfahren Sie mehr über die Fokuszeit.

Wenn Sie in Outlook eine E-Mail- oder Kalender-Einladung zu Ihrer bevorstehenden Abwesenheit verfassen, erhalten Sie möglicherweise einen Vorschlag zur Vorbereitung auf Ihre Freizeit. Wählen Sie Planen aus, um die Checkliste Planen Ihrer Abwesenheit zu öffnen. Verwenden Sie die Prüfliste für Folgendes:

• Lösen Sie alle Ihre Besprechungen an einem Ort mit einer benutzerdefinierten Nachricht über Ihre geplante Freizeit auf.

• Verfassen Sie Ihre automatischen Antworten, und benachrichtigen Sie Ihr Team über Ihre geplante Freizeit.

• Planen Sie die Fokuszeit, um Aufgaben zu beenden, bevor Sie losgehen, und um die Arbeit nachzuholen, wenn Sie wieder zurückkommen.

Wenn eine Besprechungsanfrage mit einem vorhandenen Fokuszeitblock in Konflikt steht, erhalten Sie möglicherweise einen Vorschlag, Ihre Fokuszeit neu zu planen oder eine neue Besprechungszeit vorzuschlagen.

So schlagen Sie eine neue Besprechungszeit vor:

1. Wählen Sie Weitere verfügbare Zeiten anzeigen aus.

2. Wählen Sie einen für Sie geeigneten Zeitblock für die nächste Woche aus, der dem Besprechungsorganisator eine neue Zeit vorschlägt.

So verschieben Sie Ihre Fokuszeit:

1. Wählen Sie Fokusblock verschieben aus.

2. Wählen Sie in der kommenden Woche einen neuen Fokusblock aus.

Gilt für: Benutzer mit Viva Insights-Abonnement.

Wenn Sie eine Besprechungseinladung erhalten, bemerken Sie möglicherweise einen Vorschlag, die Besprechungsvorbereitungszeit zu buchen.

1. Wählen Sie im Vorschlag Buchzeit aus, der die Einladung annimmt. 

2. Der Add-In-Bereich wird geöffnet. Wählen Sie die Optionen für die Vorbereitungszeit aus:

   1. Zeit: Direkt vor der Besprechung, einen Tag vor der Besprechung oder am letzten Arbeitstag der Woche vor der Besprechung.

   2. Dauer: 15 Minuten, 30 Minuten oder 1 Stunde.

Basierend auf den ausgewählten Optionen sucht Viva Insights nach einem leeren Platz in Ihrem Kalender und plant einen Termin namens "Vorbereitungszeit für [Besprechungsname]."

Wenn Sie diesen Vorschlag erhalten:

Viva Insights zeigt Ihnen diesen Vorschlag an, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Besprechung:

  • Hat 11 oder weniger eingeladene Personen.

  • Ist für eine Dauer zwischen 30 und 60 Minuten geplant.

  • Wird nicht wiederholt.

  • Wurde nicht abgebrochen.

  • Erfordert die Teilnehmerantwort.

  • Ist nicht privat.

  • Hat keinen Status "Frei", "Arbeiten an anderer Stelle" oder "Abwesend".

• Sie:

  • Öffnen Sie die Besprechungseinladung mindestens 15 Minuten vor Beginn der Besprechung.

  • Während Ihrer Arbeitszeit haben Sie mindestens 15 Minuten Zeit für die Vorbereitung.

  • Hat in den letzten sieben Tagen keine Teilnehmerbesprechungsvorbereitungen nicht gefallen.

  • Sie haben noch keine Vorbereitungszeit für diese Besprechung gebucht.

  • Ein erforderlicher Besprechungsteilnehmer.

  • Sie haben die Besprechung nicht abgelehnt.

Der Besprechungsaufschub ermutigt Sie, die Dauer, Häufigkeit und Einladungsliste für hochpreisige Besprechungen sorgfältig zu berücksichtigen. Beim Erstellen einer neuen Besprechung in Outlook kann die Nachricht ausgelöst werden, um Sie darüber zu informieren, wann die Besprechungskosten (Dauer x Häufigkeit x Einladungen) hoch werden.  

Sie können die Nachricht erweitern, um das Viva Insights-Add-In zu öffnen, das handlungsrelevante Vorschläge bietet. Wenn Sie sich entscheiden, die Häufigkeit zu reduzieren oder die Dauer zu verkürzen, wird die Einladung sofort mit einer neuen, kostengünstigeren Konfiguration aktualisiert.  

Sie können auch eigene Änderungen vornehmen. Wenn Sie diese Einladung senden und dann dieselbe Besprechung in Ihrer Besprechungsprüfkarte suchen, wird sie bereits als überprüft markiert. 

Gilt für: Diese Erkenntnis ist derzeit nur für Personen verfügbar, die in einem entsprechenden Serviceplan registriert sind.

Beim Lesen einer E-Mail, die Sie gesendet haben, sehen Sie möglicherweise eine Erkenntnis, die hervorhebt, wie viel Prozent der E-Mail-Empfänger die E-Mail geöffnet haben.

Wählen Sie Weitere Einblicke anzeigen aus, um zu sehen, wie viele Personen Ihre E-Mail geöffnet oder weitergeleitet haben und wie viel Zeit sie durchschnittliche Lesezeit für diese E-Mail verbracht haben, sowie ähnliche Informationen zu anlagen in dieser E-Mail. Diese Informationen können Ihnen helfen, bei Bedarf die Empfänger zu verfolgen und/oder Ihren Kommunikationsstil anzupassen, um die Arbeit zu erledigen.

Gilt für : Dieser Vorschlag ist derzeit nur für Personen verfügbar, die in einem anwendbaren Serviceplan registriert sind.

Wenn Sie eine E-Mail an mehr als fünf Empfänger verfassen, erhalten Sie möglicherweise einen Vorschlag mit dem Titel "Insights can track the email" (Einblicke können die E-Mail nachverfolgen).

Wählen Sie Diese E-Mail nachverfolgen aus, um die E-Mail-Öffnungsrate und weitere Statistiken zu dieser E-Mail anzuzeigen. Diese Informationen sind 15 Minuten nach dem Senden der E-Mail verfügbar. Sie können diese Informationen anzeigen, indem Sie die gesendete E-Mail öffnen oder das Insights-Add-In öffnen und E-Mail-Öffnungsraten nachverfolgen auswählen.