Offline arbeiten in Outlook

Offlinezugriff im neuen Outlook für Windows

Sie können das neue Outlook für Windows auch dann verwenden, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind, indem Sie den Offlinezugriff aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, speichert das neue Outlook für Windows eine Kopie Ihrer E-Mails, Kalenderereignisse und Personen (zuvor Kontakte) auf Ihrem Gerät. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf diese Elemente, wenn Sie offline sind, und verbessert die Leistung, wenn Sie online sind.

Ihre Offlineeinstellungen bestimmen, welche Elemente auf Ihrem Gerät gespeichert werden und wie lange. Informationen zum Festlegen dieser Einstellungen finden Sie im Abschnitt unter Aktualisieren von Offlineeinstellungen. Wenn Sie wieder online sind, aktualisiert outlook für Windows automatisch die Elemente, die auf Ihrem Gerät gespeichert wurden.

Was kann ich tun, wenn ich im neuen Outlook offline bin?

Die meisten Onlineaktionen sind auch verfügbar, wenn Sie offline sind. Dazu gehören, sind aber nicht beschränkt auf:

Wenn Sie versuchen, etwas zu tun, das offline nicht verfügbar ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, oder die von Ihnen vorgenommenen Änderungen rückgängig machen an die zuvor gespeicherten Elemente zurück.

Aktualisieren von Offlineeinstellungen im neuen Outlook

Aktualisieren Sie diese Einstellungen, um auszuwählen, welche Ordner und wie viele Tage an Elementen gespeichert werden sollen. Wenn Sie über mehrere Konten verfügen, wählen Sie das Konto aus, auf das die Einstellungen angewendet werden sollen:

Wählen Sie aus, welche Ordner lokal gespeichert werden sollen:

1. Wählen Sie Einstellungen > Allgemein > Offline- > Ordner zum Speichern aus.

2. Wählen Sie in der Dropdownliste Standard (Posteingang, gesendet, Entwürfe, Archiv, gelöscht und entfernt), Standard und Favoriten (standardmäßig festgelegt) oder Standard, Favoriten und zuletzt verwendet aus.

Wählen Sie die Anzahl der Tage aus, um E-Mails lokal zu speichern:

1. Wählen Sie Einstellungen > Allgemein > Offline > Zu speichernde E-Mail-Tage aus.

2. Wählen Sie in der Dropdownliste 7 (dies ist der Standardwert), 30, 90 oder 180 Tage E-Mail zum Speichern aus.

Aktivieren oder Deaktivieren des Offlinezugriffs im neuen Outlook

Offline ist im neuen Outlook für Windows standardmäßig aktiviert. Gehen Sie wie folgt vor, um sie zu deaktivieren oder zu aktivieren:

1. Wählen Sie Einstellungen > Allgemein > Offline aus.

2. Wählen Sie die Umschaltfläche Offline-E-Mail, Kalender und Personen aktivieren aus, um den Offlinezugriff zu aktivieren oder zu deaktivieren.

3. Wählen Sie Speichern aus.

Was muss ich sonst noch über das Offline-Arbeiten im neuen Outlook wissen?

Folgendes ist derzeit nicht offline verfügbar, aber wir planen, in zukünftige Updates einzuschließen:

• Erstellen, Löschen und Verschieben von Ordnern (Rollout)

• RSVP zu Besprechungseinladungen (Rollout)

• Suchen nach E-Mails (in Entwicklung)

• Anzeigen und Hinzufügen von Anlagen und Bildern (in der Entwicklung)

• Anzeigen freigegebener und delegierter Postfächer (in Entwicklung)

• Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Kalenderereignissen (in der Entwicklung) 

• Ändern der Sortierung für E-Mails 

• Anzeigen und Aktualisieren von Einstellungen für Benachrichtigungen, Signaturen und Kalender

Andere Funktionen, die offline nicht verfügbar sind:

• Anzeigen von E-Mail- und Kalendergruppen

• Anzeigen von bevorzugten Personen, Kategorien und Suchordnern

• Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Kalenderpersonen (zuvor Kontakte)

• Anzeigen der gesamten globalen Adressliste

Wechseln zwischen offline und online arbeiten im klassischen Outlook

• Klicken Sie auf Senden/Empfangen > Offline arbeiten.

  

Wenn Outlook zwischen online und offline im klassischen Outlook wechselt, werden alle E-Mail-Konten geändert.

Sie wissen, dass Sie offline arbeiten, wenn Offline arbeiten im Menüband hervorgehoben ist oder Offline arbeiten auf der status Leiste unten im klassischen Outlook-Fenster angezeigt wird.

Wenn Sie wieder online arbeiten möchten, klicken Sie auf Senden/Empfangen > Offline arbeiten. Der Schaltflächentext ändert sich nicht, wird aber nur hervorgehoben, wenn Sie offline arbeiten. Offlinearbeit auf der status-Leiste fällt auch weg, wenn Sie online arbeiten.

Ändern der Anzahl von E-Mails, die im klassischen Outlook offline geschaltet werden sollen

1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.

   

2. Wählen Sie ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto aus, und klicken Sie dann auf Ändern.

   

3. Verschieben Sie unter Offlineeinstellungen den Schieberegler auf die gewünschte Zeitdauer, wie Alle, 12 Monate, 6 Monate, 3 Monate oder 1 Monat. Hinweis: Wenn Sie Outlook 2016 verwenden, können Sie auch eine Zeitspanne von nur 3 Tagen auswählen.

   

   Wenn Sie den Schieberegler beispielsweise auf 3 Monate setzem, werden nur die E-Mails der letzten drei Monate vom Exchange-Server mit Ihrer Outlook-Offlinedatendatei (OST) synchronisiert. Elemente, die älter als 3 Monate sind, bleiben in Ihrem Postfach auf dem Server. Sie können diese Einstellung jederzeit ändern.

   Der Exchange-Cache-Modus, mit dem eine Kopie Ihrer Nachrichten heruntergeladen wird, muss aktiviert sein.
   
   Wenn Sie Outlook mit einem Microsoft 365 Konto verwenden, empfiehlt es sich, den Exchange-Cachemodus zu verwenden.

Standardmäßig konfiguriert Outlook Exchange- und Microsoft 365-Konten so, dass nur 12 Monate Ihrer E-Mail synchronisiert werden.

Das Ändern der zu synchronisierenden Datenmenge kann sich auf die Zeit auswirken, die Outlook zum Öffnen benötigt, sowie den Speicherplatz, den Outlook auf Ihrem Computer verwendet. Wenn Sie in einer virtuellen Desktopumgebung ausführen, empfiehlt es sich, daten nur für einen Monat zu synchronisieren.

Statusmeldungen im klassischen Outlook

Woran können Sie erkennen, wann Sie in Outlook offline oder online arbeiten? Es gibt optische Hinweise, angefangen bei der Statusleiste am unteren Rand des Outlook-Fensters. Wenn einer der folgenden status angezeigt wird, bedeutet dies, dass Outlook nicht mit Ihrem E-Mail-Server verbunden ist.

oder

Sie können keine E-Mails senden oder empfangen, bis Sie die Verbindung wiederherstellen.

Tipps zum Wiederherstellen der Verbindung mit klassischen Outlook

Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge zum Wiederherstellen der Verbindung mit dem klassischen Outlook.

Zurücksetzen des Status "Offlinemodus"

• Wählen Sie auf der Registerkarte Senden/Empfangen die Option Offline arbeiten aus, und überprüfen Sie die Statusleiste. Wenn als Status "Offlinemodus" angezeigt wird, wiederholen Sie die Aktion, bis sich der Status in "Verbunden" ändert.

Nach Updates suchen

• Lesen Sie das Thema Überprüfen auf Updates , und installieren Sie alle erforderlichen Updates.

Erstellen eines neuen Profils

Um auszuschließen, dass Ihr aktuelles Outlook-Profil einen Fehler enthält, erstellen Sie ein neues Profil. Wenn Sie den klassischen Outlook mit dem neuen Profil öffnen und es weiterhin getrennt ist, versuchen Sie, Ihr Konto zu entfernen und es dann erneut hinzuzufügen.

1. Um ein E-Mail-Konto zu entfernen, befolgen Sie die Schritte zum Entfernen oder Löschen eines E-Mail-Kontos aus dem klassischen Outlook für Windows.

2. Führen Sie die unter Erneutes Hinzufügen des Kontos beschriebenen Schritte aus, um den Vorgang fortzusetzen.

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