Brug en skærmlæser til at overføre data fra Excel til Access-databaser på skrivebordet

I dette emne

• Forberede Excel-regnearket til import eller sammenkædning

• Forbered Access-destinationsdatabasen til import

• Importér dataene

• Opret en kæde til data i Excel

  • Start guiden Sammen kæd regneark

    • Åbne Excel-projektmappen i Access

    • Brug dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark

  • Brug guiden Sammen kæd regneark til at oprette en kæde til Excel-data

Forberede det Excelregneark til import eller sammenkædning

Før du henter data fra et Excel regneark til Access, skal du bruge et øjeblik på at gennemse regnearket og beslutte, hvordan du vil importere data fra det.

• Beslut, om du vil sammenkæde eller importere hele regnearket eller kun en del af det. Hvis du kun vil flytte en del af et regneark til Access, kan du definere et navngivet område, der kun indeholder de celler, du vil have med. Du kan få vejledning ved at gå til Brug en skærmlæser til at navngive en celle eller et dataområde i Excel.

• Sørg for, at det Excel regneark er i fladt filformat, så guiden nemt kan håndtere dataene i det. Du kan f.eks. rette mulige fejlværdier, fjerne unødvendige tomme kolonner og rækker og kontrollere, at hver kolonne indeholder den samme datatype i hver række. Du kan finde mere detaljerede oplysninger om, hvordan du forbereder import eller sammenkædning, i afsnittene "Forbered regnearket", "Forbered Excel-dataene" og "Fejlfinding i forbindelse med manglende eller forkerte værdier" i Importér eller sammenkæd med data i en Excel-projektmappe.

Forberede destinationen Access-databasen til import

Før du importerer data fra et Excel regneark, skal du bruge et øjeblik på at kontrollere, at destinationen Access -databasen er klar til import, og beslutte, hvordan du vil gemme de importerede data.

• Sørg for, at destinationen Access -databasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har tilladelse til at foretage ændringer i databasen.

• Beslut, om du vil gemme dataene i en ny eller eksisterende tabel:

  • Hvis du vælger at gemme dataene i en ny tabel, opretter Access en tabel og føjer de importerede data til denne tabel. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, overskriver Access indholdet af tabellen med de importerede data.

  • Hvis du vælger at føje dataene til en eksisterende tabel, føjes rækkerne i det Excel regneark til den angivne tabel.

• Hvis du beslutter dig for at føje de Excel data til en eksisterende Access tabel, skal du kontrollere, at strukturen og feltindstillingerne i kildedataene i Excel svarer til dem i destinationstabellen i Access. Tryk på Alt+H, W, D for at åbne tabellen Access i Designvisning til inspektion. Kontrollér tabellen mod tjeklisten i afsnittet "Forbered destinationsdatabasen", trin 2, i Importér eller sammenkæd med data i en Excel-projektmappe.

Importér dataene

Når du importerer data, opretter Access en kopi af dataene i en ny eller eksisterende tabel uden at ændre kilden Excel regnearket.

1. Hvis kilden Excel projektmappen er åben, skal du lukke den.

2. Åbn destinationen Access database, hvor de importerede data skal gemmes.

   : Hvis du vil oprette en ny, tom database, skal du trykke på Alt+F, N, L.

3. For at åbne dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark skal du gøre et af følgende, afhængigt af den Access version du bruger:

   • I Microsoft 365 -abonnementsversionen eller Access 2019 skal du trykke på Alt+X, N, 1, derefter F og X.

   • I Access 2016 skal du trykke på Alt+X for at gå til fanen Eksterne data . Tryk på Tabulatortasten, indtil du når til gruppen Importér & Link , tryk på højre piletast, indtil du hører "Excel", og tryk derefter på Enter.

4. Dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark åbnes. Gør et af følgende for at angive den Excel fil, der indeholder de data, du vil importere:

   • Hvis du vil flytte fokus til tekstfeltet Filnavn , skal du trykke på F og derefter indsætte eller skrive stien til den Excel fil.

   • Tryk på R for at søge efter filen. Dialogboksen Åbn fil åbnes. Gå til den ønskede fil, og når du er på filen, skal du trykke på Enter for at markere den.

5. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at angive, hvordan du vil gemme de importerede data:

   • Hvis du vil gemme dataene i en ny tabel, skal du trykke på I for at gå til og vælge indstillingen Importér kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database . Du bliver bedt om at navngive tabellen på et senere tidspunkt.

   • Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du trykke på A for at gå til og vælge indstillingen Føj en kopi af posterne til tabellen . Tryk én gang på tabulatortasten for at markere tabellen. Fokus flyttes til tabellisten. Tryk på Alt+pil ned for at udvide listen, tryk på pil op eller pil ned, indtil du hører den ønskede tabel, og tryk derefter på Enter for at vælge den. Denne indstilling er ikke tilgængelig, hvis databasen ikke indeholder tabeller.

6. Tryk på tabulatortasten, indtil du når knappen OK , og tryk derefter på Enter. Guiden Importér regneark starter.

   : Hvis din skærmlæser ikke læser guidevinduerne automatisk, skal du trykke på SR-tasten+W.

7. Hvis kilden Excel projektmappen kun har ét regneark og ingen områder, kan du fortsætte til næste trin. Hvis projektmappen indeholder mere end ét regneark eller navngivet område, skal du gøre et af følgende for at markere det regneark eller område, der skal importeres:

   • Hvis du vil markere et regneark, skal du trykke på Alt+W, trykke på Tabulatortasten én gang, trykke på pil ned, indtil du hører det ønskede regneark, og derefter trykke på Enter for at markere det.

   • Hvis du vil vælge et navngivet område, skal du trykke på Alt+R, trykke på Tabulatortasten én gang, trykke på pil ned, indtil du hører det ønskede område, og derefter trykke på Enter for at markere det.

8. Det næste vindue i guiden åbnes. Hvis den første række i kilderegnearket eller kildeområdet indeholder feltnavnene, skal du trykke på I for at gå til og vælge indstillingen Første række indeholder kolonneoverskrifter . Tryk på Enter for at flytte fokus til det næste vindue i guiden. Hvis du føjer data til en eksisterende tabel, kan du fortsætte til trin 12.

9. I det nye guidevindue kan du angive oplysninger om hvert felt, du importerer, hvis det er nødvendigt. Det første felt i regnearket eller området er markeret. Du kan gøre følgende:

   • Hvis du vil ændre navnet på det aktuelle felt, skal du trykke på Alt+M og derefter skrive det nye navn.

   • Hvis du vil ændre feltets datatype, skal du trykke på Alt+T. Fokus flyttes til listen Datatype . Hvis du vil udvide listen, skal du trykke på Alt+pil ned. Tryk på pil ned, indtil du hører den ønskede værdi, og tryk derefter én gang på tabulatortasten.

   • Hvis du vil ændre, om feltet er indekseret eller ej, skal du trykke på Alt+I. Du hører den aktuelle værdi. Hvis du vil udvide listen, skal du trykke på Alt+pil ned. Tryk på pil ned, indtil du hører den ønskede værdi, og tryk derefter én gang på tabulatortasten.

   • Hvis du ikke vil importere det aktuelle felt, skal du trykke på Alt+S for at gå til og vælge indstillingen Importér ikke felt .

10. Hvis du vil vælge et andet felt, skal du trykke på F6, indtil du hører "Rude", og derefter bede en kollega om at hjælpe dig med at vælge det ønskede felt. Rediger felterne som beskrevet i trin 9. Når du er færdig, skal du trykke på Enter for at gå til det næste vindue i guiden.

11. Tilføj en primær nøgle for den nye tabel. Den primære nøgle identificerer posterne i tabellen, så du hurtigere kan hente data. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Tryk på A for at lade Access tilføje den primære nøgle.

    • Tryk på C for at vælge din egen primære nøgle. Tryk én gang på tabulatortasten for at definere den tast, der skal bruges. Fokus flyttes til nøglelisten. Hvis du vil udvide listen, skal du trykke på Alt+pil ned. Tryk på pil op eller pil ned, indtil du hører den ønskede tast.

    • Hvis du ikke vil bruge primære taster, skal du trykke på O.

    Tryk på Enter for at gå til det sidste vindue i guiden.

12. Det sidste vindue i guiden åbnes. Fokus er i feltet Importér til tabel , og du hører det aktuelle navn på destinationstabellen. Hvis du vil ændre tabelnavnet, skal du skrive et nyt navn og derefter trykke på Enter for at færdiggøre importen.

    : Hvis du hører en besked om, at tabellen allerede findes, og du vil overskrive den eksisterende tabel med de importerede data, skal du trykke på Y. Hvis du vil omdøbe tabellen, skal du trykke på N. Tryk på Alt+I for at flytte fokus tilbage til feltet Importér til tabel , skriv et andet tabelnavn, og tryk derefter på Enter.

13. Hvis importen blev gennemført helt eller delvist, viser Access importstatus. Access beder dig også om at gemme importtrinnene for hurtigt at gentage dem uden importguiden. Tryk på Alt+V for at vælge denne indstilling. Hvis du vil navngive importtrinnene, skal du trykke på Alt+A og derefter skrive et navn til importhandlingen. Tryk på Alt+S for at gemme importtrinnene. Hvis importen mislykkes, hører du "Der opstod en fejl under forsøg på at importere filen" efterfulgt af filnavnet. Tryk på Enter for at afslutte beskeden.

Oprette et link til data i Excel

Brug guiden Sammen kæd regneark til at oprette en kæde fra en Access database til data i Excel, så du kan bruge forespørgsels- og rapporteringsværktøjerne i Access uden at skulle vedligeholde en kopi af de Excel data i databasen.

Når du opretter en kæde til et Excel regneark eller et navngivet område, opretter Access en ny tabel, der er kædet sammen med kildecellerne. De ændringer, du foretager i kildecellerne i Excel vises i den sammenkædede tabel i Access. Du kan dog ikke redigere indholdet af den tilsvarende tabel i Access. Hvis du vil tilføje, redigere eller slette data, skal du foretage ændringerne i kildefilen Excel .

En database kan indeholde flere sammenkædede tabeller.

Se også

Brug en skærmlæser til at oprette tabeller i Access-databaser på skrivebordet

Brug en skærmlæser til at oprette en forespørgsel i Access-databaser på skrivebordet

Brug en skærmlæser til at oprette en formular i Access-databaser på skrivebordet

Brug en skærmlæser til at eksportere en Access-tabel til en tekstfil

Tastaturgenveje i Access

Konfigurer din enhed til at fungere med tilgængelighed i Microsoft 365

Teknisk support til kunder med handicap

Microsoft ønsker at give den bedst mulige oplevelse for alle vores kunder. Hvis du har et handicap, eller har spørgsmål angående tilgængelighed, skal du kontakte Microsoft Disability Answer Desk for at få teknisk hjælp. Disability Answer Desk-supportteamet er oplært i anvendelsen af mange populære hjælpeteknologier og kan tilbyde engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnsprogshjælp. Besøg webstedet Microsoft Disability Answer Desk for at se kontaktoplysninger for dit område.

Hvis du er offentlig myndigheds-, virksomheds- eller kommerciel bruger, skal du kontakte stedets Disability Answer Desk.