Řízení projektů většinou není jednoduché. Tato příručka vám ale pomůže pochopit řízení projektů při používání Project. Všechny odkazy vedou na stránky, které vysvětlují některá hlediska řízení projektů formou článků a krátkých kurzů.
Zahájení plánování projektu
Čím složitější je projekt, tím více potřebujete naplánovat, než začnete používat Project. V úvodní fázi projektu používejte aplikace, jako je Word, Excel a SharePoint, které vám pomůžou při počátečních úvahách.
|
Cíl projektu |
POPIS |
|
Častou příčinou neúspěchu projektu je nedostatečně promyšlená úvodní fáze. Zamyslete se nad účastníky a sponzory, poznamenejte si hlavní cíle, základní údaje a zkuste si sestavit rozpočet. U menších projektů toho většinu uděláte v Microsoft Projectu. U větších projektů použijte Word, Excel, SharePoint nebo svůj telefon, do kterého si můžete dělat poznámky. |
|
|
Udržovat komunikační kanály se zúčastněnými stranami není vždy snadné. Je to ale důležité pro úspěch projektu. |
|
|
Project má řadu sestav, které jsou vzdálené jen jedním kliknutím, a pomáhá tak s časově náročnou částí komunikace. Zachyťte počáteční plány, důležité milníky projektu, požadavky na rozpočtování, potřeby zaměstnanců atd. |
Sestavení plánu projektu
Sestavení plánu projektu může trvat dlouho. Tvorba projektu bude plynulejší, pokud jednotlivé kroky rozdělíte do čtyř kategorií:
-
přidání úkolů,
-
uspořádání úkolů,
-
přidání lidí,
-
týmová komunikace.
|
Cíl projektu |
POPIS |
|
Když jste si projekt důkladně promysleli, můžete spustit Project a vytvořit nový plán. Můžete začít prázdným projektem nebo použít šablony, které vytvořili jiní manažeři, odborníci na řízení projektů nebo specialisté na podobnou činnost, jako je vaše. |
|
|
Úkoly představují činnosti, které je nutné v rámci projektu udělat. Přečtěte si, jak přidat úkoly, změnit jejich vlastnosti a odhadnout, kolik času zaberou. |
|
|
Když prvně přidáváte úkoly, nemusejí mít ideální pořadí, které by usnadňovalo jejich řízení. Přečtěte si, jak je můžete uspořádat pomocí souhrnných a dílčích úkolů a jak je mezi sebou propojit. |
|
|
Když jste přidali do projektu úkoly, rozmyslete si, se kterými lidmi na nich chcete pracovat. Pamatujte, že přidání lidí a jejich přiřazení k úkolům jsou v Projectu dvě různé věci. |
|
|
Sdílení zdrojů prostřednictvím fondů zdrojů a hlavních projektů |
Pokud chcete pomoct se správou lidí ve více projektech, umístěte všechny lidi v projektech do jednoho souboru projektu. Tento soubor funguje jako fond zdrojů. Ze souboru fondu zdrojů můžete sdílet zdroje napříč několika projekty (bez Projektového serveru). |
|
Řízení projektových nákladů je pro každého projektového manažera velice náročné. S Projectem zjistíte, že to není vůbec těžké. Přečtěte si tipy, které vám pomůžou dodržet stanovený rozpočet. |
Řízení projektu
Sestavením plánu vaše práce zdaleka nekončí. Vlastní řízení projektu je časově náročnější než jeho vytvoření. Můžou se změnit úkoly, je potřeba přidat další lidi, posunout datum ukončení atd. V Projectu máte všechny nástroje, které jsou potřeba ke sledování průběhu a provádění změn, abyste byli úspěšní.
|
CÍL |
POPIS |
|
Pokud se chcete ve složitém plánu vyznat, najděte si správné zobrazení. Z Ganttových diagramů můžete zjistit, jak se projekt vyvíjí. Pokud si chcete zobrazit různé úrovně podrobných informací, použijte zobrazení kalendáře, síťový diagram nebo časovou osu. |
|
|
Po vytvoření počátečního plánu je čas začít sledovat, jak se věci mají. Vytvoření směrného plánu a použití správných zobrazení vám pomůže sledovat průběh projektu. |
|
|
Sledování průběhu může vypadat složitě, ale tady je rychlý způsob, jak zobrazit procento dokončení pomocí indikátoru průběhu v Ganttově diagramu. |
|
|
Pokud chcete dosáhnout nejlepšího výkonu a výsledků z Zdroje, musíte spravovat úlohy prostředků, abyste se vyhnuli přetížení a nedostatečnému umístění. |
|
|
Noční můrou projektových manažerů je posouvání data dokončení projektu v důsledku změn plánu. Přečtěte si o strategiích, které vám pomůžou dodržet termín dokončení. |
|
|
Komunikace je často obtížná, a to platí zejména v případě, že přicházíte se špatnými zprávami. Project nabízí atraktivní a profesionální sestavy, které vytvoříte a odešlete několika jednoduchými kroky a které vám pomůžou komunikovat s účastníky i manažery. |
|
|
Překračujete rozpočet? Potřebujete upravit náklady? Zjistěte, jak v plánu vyřešit problémy týkající se nákladů. |
|
|
Vytvořená hodnota představuje pokročilý způsob sledování projektu. Takový způsob sledování není jenom pro odborníky. Ke sledování projektu ho můžete použít i vy. |
|
|
Každý projekt má celou řadu rizik. Pokud je dokážete včas rozpoznat, můžete na ně reagovat dřív, než způsobí problémy. |
|
|
Project poskytuje nástroje, které vám pomůžou spravovat závislosti mezi projekty, a to i úkoly v jednom projektu, které jsou závislé na dokončení jiného projektu. |
