Cíl při řízení projektů: Přidání lidí a jejich přiřazení k úkolům

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

Pokud s řízením projektů začínáte Pokud je to jeden z prvních projektů, které řídíte, brzo vám začne docházet, že řídit projekt, to není jenom to, že budete muset do projektu přidat úkoly nebo rozhodnout, kolik lidí na nich má pracovat, jak se postavit ke schvalování dovolených během projektu nebo jak a kam ukládat osobních údaje lidí, jako telefonní čísla, e-mailové adresy nebo informace o platech.

Máme pro vás pár tipů, abyste se do všeho dokázali rychle dostat.

• Zjistěte, jaké typy zdrojů můžete na úkoly přiřazovat:    Až budete mít všechny informace o projektových úkolech, které budete potřebovat, popřemýšlejte o tom, jaké typy zdrojů budete potřebovat.

  • Lidské zdroje:    Když mluvíme o práci na úkolech, mluvíme většinou právě o těchto zdrojích. Projektoví manažeři jim taky někdy říkají pracovní zdroje, aby bylo jasné, že nemluví o materiálu ani o vybavení.

  • Zdroje organizace:    Jedná se o pracovní zdroje řízené a sdílené v rámci organizace. Zdroje organizace se používají v Projectu Professional.

  • Materiálové zdroje:    Sem patří počítače nebo různé stroje, které se používají při práci na úkolech.

  • Obecné zdroje informací    Tyto zdroje informací určují požadavky na personální obsazení pro úkoly, nikoli konkrétní jednotlivce, jako jsou tesaři nebo vývojáři.

• Zvažte, jak počet prostředků mění dobu trvání. Když do úkolu vložíte více zdrojů, očekáváte, že se doba trvání úkolu zkrátí. V mnoha případech ale může mít přidání lidí k úkolu opačný účinek. Můžou se tím přidat další náklady, další komunikace a další neektivosti. Pokud například zdvojnásobíte počet architektů na projektu, návrh nového mostu s placeným mostem pravděpodobně nepůjde rychleji. Project umožňuje řídit, co se stane s dobami trvání úkolů po přidání do úkolů.

• Zvažte, jak schopnosti osoby ovlivňují dobu trvání úkolů. Zkušenosti osoby mohou přímo ovlivnit dobu trvání úkolu. Můžete očekávat, že osoba s pětiletými zkušenostmi dokončí úkol za kratší dobu než osoba se dvěma osobami.

Pokud jste ostřílí projektový manažer U větších projektů se musí myslet na daleko víc věcí. Budete například muset zorganizovat využívání zdrojů z jiných oddělení, zajistit dodavatele, sledovat práce desítek nebo stovek lidí a taky dělat zprávy a sestavy pro vedení a spoustu dalších docela složitých věcí, které vás dřív možná ani nenapadly. V Microsoft Projectu naštěstí najdete všechny nástroje, které budete při takových odborných organizačních věcech potřebovat.

Máme pro vás pár tipů, jak se v řízení projektů zlepšit a mít všechno pod kontrolou.

• Zkontrolujte a upřesněte odhady doby trvání:    Pomocí informací, které shromáždíte o současném projektu a podobných projektech, upřesněte odhady doby trvání. Přesnost toho, jak odhadnete požadavky na zdroje (což se nakonec promítne do projektových nákladů), závisí hodně na tom, jak přesně odhadnete dobu trvání úkolů.

• Sledujte průběžně, jak si zdroje na projektu vedou:    Zajistěte si, aby vám lidé na projektu pravidelně posílali informace o stavu prací na úkolech. Různá zobrazení a taky zprávy a sestavy v Microsoft Projectu vám pomůžou mít pořád přehled o tom, co každý dělá.

• Identifikace problémů s přetížením prostředků    Project vám pomůže zjistit, kdy lidé pracují na příliš mnoha úkolech najednou.

• Sledujte směrné plány:    Směrné plány vám poskytují snímek projektu, takže můžete porovnat současný průběh s průběhem, který jste naplánovali na začátku.

• Rozdělte práci vyrovnáním zdrojů:    Když lidé pracují na moc úkolech najednou, může Project upravit přiřazení zdrojů tak, aby jejich vytížení bylo trochu reálnější. Vyrovnání přiřazení zdrojů je jeden ze způsobů, jak vyrovnat zatížení.

• Export projektových dat do Excelu pro další analýzu Excel vám může pomoct, když potřebujete další analýzu informací o Projectu. Můžete například exportovat informace o úkolech a zdroji do Excelu pro pokročilé sestavy vytvořené hodnoty a pak zobrazit informace pomocí minigrafů, abyste viděli, jak jsou náklady vynaloženy v poměru k množství dokončené práce.
  
  
  
  Vyškolit zaměstnance s novými dovednostmi    Velké organizace investují čas a peníze, aby své zaměstnance vyškolily pro nové dovednosti a práci v různých prostředích. Školení stávajících zaměstnanců může být nákladově efektivní způsob, jak zlepšit výkon než přivést nové lidi.