Deset nejlepších způsobů čištění dat

Ne vždy můžete ovlivnit formát a typ dat, která importujete z externího zdroje, jako může být databáze, textový soubor nebo webová stránka. Než provedete analýzu dat, často je musíte nejdřív vyčistit. Naštěstí má Excel řadu funkcí, které vám pomůžou data převést na přesně požadovaný formát. Někdy je to jednoduchý úkol, který za vás udělá určitá funkce. Například nástroj pro kontrolu pravopisu snadno vyčistí chybně napsaná slova ve sloupcích s popisy nebo komentáři. Nebo když chcete odstranit duplicitní řádky, zvládnete to rychle pomocí dialogového okna Odebrat duplicity.

V jiných případech budete muset pracovat s jedním nebo několika sloupci pomocí vzorce, který převede importované hodnoty na nové hodnoty. Když chcete odebrat například koncové mezery, můžete vytvořit nový sloupec, ve kterém data vyčistíte pomocí vzorce, potom tento sloupec vyplníte požadovanými vzorci, vzorce nového sloupce převedete na hodnoty a původní sloupec pak odeberete.

Základní kroky pro čištění dat jsou následující:

Importujte data z externího zdroje.
V samostatném sešitě vytvořte záložní kopii původních dat.
Data musí tvořit tabulku se sloupci a daty, přičemž v každém sloupci musí být podobná data, všechny sloupce a řádky musí být viditelné a v oblasti nesmí být žádné prázdné řádky. Nejlepších výsledků dosáhnete pomocí excelové tabulky.
Nejdřív se pusťte do úkolů, které nevyžadují manipulaci se sloupci, jako je například kontrola pravopisu nebo práce s dialogovým oknem Najít a nahradit.
Pak udělejte úkoly, které vyžadují manipulaci se sloupci. Obecný postup pro práci se sloupci je následující:
1. Vedle původního sloupce (A), který je potřeba vyčistit, vložte nový sloupec (B).
2. Do horní části nového sloupce (B) přidejte vzorec, který transformuje požadovaná data.
3. Vyplňte nový sloupec (B) tímto vzorcem. V excelové tabulce se automaticky vytvoří počítaný sloupec s vyplněnými hodnotami.
4. Vyberte nový sloupec (B), zkopírujte ho a vložte jako hodnoty do nového sloupce (B).
5. Odeberte původní sloupec (A), čímž převedete nový sloupec ze sloupce B do sloupce A.

Pokud chcete pravidelně čistit stejný zdroj dat, zvažte záznam makra nebo napsání kódu pro automatizaci celého procesu. Existuje také řada externích doplňků vytvořených dodavateli třetích stran uvedených v části Poskytovatelé třetích stran , které můžete použít, pokud nemáte čas nebo prostředky k automatizaci tohoto procesu sami.

Další informace	Popis
Automatické vyplnění dat v buňkách listu	Ukazuje, jak používat příkaz Vyplnit.
Vytváření a formátování tabulek Změna velikosti tabulky přidáním nebo odebráním řádků a sloupců Použití počítaných sloupců v excelové tabulce	Ukazuje, jak vytvořit tabulku v Excelu a přidat nebo odebrat sloupce nebo počítané sloupce.
Vytvoření makra	Ukazuje několik způsobů, jak pomocí makra automatizovat opakující se úlohy.

Pomocí nástroje pro kontrolu pravopisu můžete najít nejen chybně napsaná slova, ale také nejednotně používané hodnoty, jako jsou názvy firem nebo produktů. Stačí tyto hodnoty zadat do vlastního slovníku.

Další informace	Popis
Kontrola pravopisu a gramatiky	Ukazuje, jak v sešitě opravit chybně napsaná slova.
Přidávání slov do vlastních slovníků kontroly pravopisu	Vysvětluje, jak používat vlastní slovníky.

Duplicitní řádky představují při importu dat běžný problém. Než odeberete duplicitní hodnoty, je dobré nejdřív vyfiltrovat jedinečné hodnoty, abyste si ověřili, že jste získali požadované výsledky.

Další informace	Popis
Filtrování jedinečných hodnot nebo odebrání duplicitních hodnot	Ukazuje dva úzce související postupy: filtrování jedinečných řádků a odstraňování duplicitních řádků.

Možná budete chtít odebrat obyčejný koncový řetězec, jako je popisek, po kterém následuje dvojtečka nebo mezera, nebo příponu, jako je fráze v závorkách na konci řetězce, která už je neaktuální nebo nepotřebná. Můžete to udělat tak, že najdete příklady daného textu, který pak nahradíte jiným nebo žádným textem.

Další informace	Popis
Zjištění, zda buňka obsahuje text (bez rozlišení malých a velkých písmen) Zjištění, zda buňka obsahuje text (s rozlišením malých a velkých písmen)	Ukazuje, jak pracovat s příkazem Najít a několika funkcemi pro hledání textu.
Odebrání znaků z textu	Ukazuje, jak pracovat s příkazem Nahradit a několika funkcemi pro odebrání textu.
Vyhledání nebo nahrazení textu a čísel v listu	Ukazuje, jak pracovat s dialogovými okny Najít a Nahradit.
NAJÍT, FINDB HLEDAT, SEARCHB NAHRADIT, REPLACEB DOSADIT ZLEVA, LEFTB ZPRAVA, RIGHTB DÉLKA, LENB ČÁST, MIDB	Jedná se o funkce, pomocí kterých můžete různě pracovat s řetězci, například najít a hradit v řetězci podřetězec, extrahovat části řetězce nebo určit délku řetězce.

Někdy se v textu míchají velká a malá písmena. Pomocí tří funkcí pro nastavení malých a velkých písmen můžete převést texty na malá písmena (například e-mailové adresy), velká písmena (například kódy produktů) nebo můžete u všech slov nastavit velké první písmeno (například u jmen).

Další informace	Popis
Změna malých a velkých písmen v textu	Ukazuje, jak používat tři funkce pro práci s velkými a malými písmeny.
MALÁ	Převede všechna velká písmena v textu na malá.
VELKÁ2	Převede první písmeno textu a všechna další písmena, která následují bezprostředně za neabecedními znaky, na velká písmena. Všechna ostatní písmena se převedou na malá.
VELKÁ	Převede text na velká písmena.

Textové hodnoty někdy obsahují na začátku nebo na konci mezery, několik vložených mezer (hodnoty znakové sady Unicode 32 a 160) nebo netisknutelné znaky (hodnoty znakové sady Unicode 0 až 31, 127, 129, 141, 143, 144 a 157). Při řazení, filtrování nebo vyhledávání můžou tyto znaky způsobit, že se zobrazí neočekávané výsledky. V externím zdroji dat mohli například uživatelé způsobit překlepy, když omylem přidali nadbytečné mezery, nebo v textových datech importovaných z externích zdrojů můžou být vložené netisknutelné znaky. Tyto znaky se dají snadno přehlédnout, takže může být těžké porozumět neočekávaným výsledkům. Pokud chcete tyto nežádoucí znaky odebrat, můžete použít kombinaci funkcí PROČISTIT, VYČISTIT a DOSADIT.

Další informace	Popis
KÓD	Vrátí číselný kód prvního znaku zadaného textového řetězce.
VYČISTIT	Odebere z textu prvních 32 netisknutelných znaků v 7bitovém kódu ASCII (hodnoty 0 až 31).
PROČISTIT	Odebere z textu znak mezery v 7bitovém kódu ASCII (hodnota 32).
DOSADIT	Pomocí funkce DOSADIT můžete znaky Unicode s vyšší hodnotou (hodnoty 127, 129, 141, 143, 144, 157 a 160) nahradit znaky 7bitové znakové sady ASCII, pro které byly vytvořeny funkce PROČISTIT a VYČISTIT.

Dva hlavní problémy s čísly, které si můžou vynutit vyčištění dat, jsou následující: číslo se omylem importovalo jako text a symbol minus je nutné změnit na standardní formát vaší organizace.

Další informace	Popis
Převod čísel uložených jako text na čísla	Ukazuje, jak čísla formátovaná a uložená v buňkách jako text, která můžou způsobovat potíže s výpočty nebo vést k matoucímu řazení, převést do číselného formátu.
KČ	Převede číslo do textové podoby a přidá k němu symbol měny.
TEXT	Převede hodnotu na text v konkrétním číselném formátu.
ZAOKROUHLIT.NA.TEXT	Zaokrouhlí číslo na určený počet desetinných míst, zformátuje toto číslo v desetinném formátu s tečkou a čárkami a výsledek vrátí v podobě textu.
HODNOTA	Převede textový řetězec představující číslo na číslo.

Protože existuje řada různých formátů dat a tyto formáty si můžete plést s číselnými kódy nebo jinými řetězci, které obsahují lomítka nebo pomlčky, často je nutné datum a čas převést a přeformátovat.

Další informace	Popis
Změna kalendářního systému, formátu data a způsobu vyhodnocení roků vyjádřených pomocí dvou číslic	Popisuje, jak v aplikaci Office Excel funguje kalendářní systém.
Převod časů	Ukazuje, jak převádět různé časové jednotky.
Převedení dat uložených jako text na kalendářní data	Ukazuje, jak data formátovaná a uložená v buňkách jako text, která můžou způsobovat potíže s výpočty nebo vést k matoucímu řazení, převést do kalendářního formátu.
DATUM	Vrátí sekvenční pořadové číslo, které představuje určité datum. Pokud měla buňka před zadáním vzorce obecný formát, výsledek se naformátuje jako datum.
DATUMHODN	Převede datum v podobě textu na pořadové číslo.
ČAS	Vrátí desetinné číslo aktuálního času. Jestliže je formát buňky před zadáním funkce Obecný, je výsledek formátován jako datum.
ČASHODN	Vrátí desetinné číslo času reprezentované textovým řetězcem. Desetinné číslo je hodnota v rozsahu od 0 (nula) do 0,999999999, která představuje časy od 0:00:00 (12:00:00 AM) do 23:59:59 (11:59:59 P.M.).

Po importování dat z externího zdroje je často další úlohou buď sloučení několika sloupců do jednoho, nebo rozdělení jednoho sloupce do většího počtu. Například můžete chtít rozdělit sloupec, který obsahuje celé jméno, na sloupec se jménem a sloupec s příjmením. Nebo můžete rozdělit sloupec, který obsahuje pole adresy, do samostatných sloupců s ulicí, městem, krajem a PSČ. Možná je i opačná situace. Můžete sloučit sloupce se jménem a příjmením do jednoho sloupce s celým jménem nebo sloučit sloupce s jednotlivými prvky adresy do jednoho. Mezi další hodnoty, u kterých se často provádí sloučení nebo rozdělení sloupců, patří kódy produktů, cesty k souborům a IP adresy.

Další informace	Popis
Kombinace jména a příjmení Sloučení textu a čísel Kombinace textu s datem nebo časem Sloučení dvou nebo více sloupců pomocí funkce	Ukazuje typické příklady sloučení hodnot ze dvou nebo více sloupců.
Rozdělení textu do různých sloupců pomocí Průvodce převodem textu do sloupců	Ukazuje, jak pomocí tohoto průvodce rozdělit sloupce na základě různých běžných oddělovačů.
Rozdělení textu do samostatných sloupců pomocí funkcí	Ukazuje, jak pomocí funkcí VLEVO, ČÁST, VPRAVO, HLEDAT a DÉLKA rozdělit jeden sloupec se jménem do dvou nebo víc sloupců.
Sloučení nebo rozdělení obsahu buněk	Ukazuje, jak pracovat s funkcí CONCATENATE, operátorem & (ampersand) a Průvodcem převodem textu do sloupců.
Sloučení buněk nebo rozdělení sloučených buněk	Ukazuje, jak používat příkazy Sloučit buňky, Sloučit vodorovně a Sloučit a zarovnat na střed.
CONCATENATE	Spojí dva nebo víc textových řetězců do jednoho.

Většina analytických a formátovacích funkcí předpokládá, že data se nachází v jedné ploché dvojrozměrné tabulce. Někdy třeba chcete, aby se z řádků staly sloupce a ze sloupců řádky. Jindy data nejsou strukturovaná do tabulkového formátu, ale potřebujete je do něho převést.

Další informace	Popis
TRANSPOZICE	Z vodorovné oblasti buněk vytvoří horizontální a naopak.

Správci databází někdy používají Office Excel, aby našli a opravili chybná spárování vzniklá při sloučením dvou nebo více tabulek. Součástí tohoto procesu může být sjednocení dvou tabulek z různých listů, aby správci viděli například všechny záznamy v obou tabulkách nebo aby porovnali tabulky a našli v nich špatně spárované řádky.

Další informace	Popis
Vyhledání hodnot v seznamu dat	Ukazuje běžné možnosti, jak vyhledávat data pomocí funkcí vyhledávání.
VYHLEDAT	Vrátí hodnotu z oblasti zahrnující jeden řádek nebo sloupec nebo z matice. Funkce VYHLEDAT má dvě syntaktické formy: vektorovou a maticovou.
VVYHLEDAT	Vyhledá hodnotu v horním řádku tabulky nebo v matici hodnot a vrátí hodnotu buňky z určeného řádku stejného sloupce, který jste zadali v dané tabulce nebo matici.
SVYHLEDAT	Vyhledá hodnotu v prvním sloupci tabulky a vrátí hodnotu buňky ze stejného řádku z jiného sloupce v dané tabulce.
INDEX	Vrátí hodnotu nebo odkaz na hodnotu z tabulky nebo oblasti. Existují dvě různé formy funkce INDEX: maticová forma a forma odkazu.
POZVYHLEDAT	Vrátí relativní pozici položky v matici, která odpovídá určité hodnotě v určeném pořadí. Když potřebujete zjistit pozici položky v oblasti, ne její obsah, použijte funkci POZVYHLEDAT.
POSUN	Vrátí odkaz na oblast, která obsahuje určený počet řádků a sloupců, od určité buňky nebo oblasti buněk. Vrácený odkaz může být jedna buňka nebo oblast buněk. Počet řádků a sloupců, které se mají vrátit, můžete určit.

Tady najdete několik poskytovatelů třetích stran, kteří nabízejí produkty, které umí různými způsoby vyčistit data.

Poznámka: Microsoft neposkytuje podporu produktům třetích stran.

Poskytovatel	Produkt
Add-in Express Ltd.	Ultimate Suite for Excel, Merge Tables Wizard, Duplicate Remover, Consolidate Worksheets Wizard, Combine Rows Wizard, Cell Cleaner, Random Generator, Merge Cells, Quick Tools for Excel, Random Sorter, Advanced Find & Replace, Fuzzy Duplicate Finder, Split Names, Split Table Wizard, Workbook Manager
Add-Ins.com	Duplicate Finder
AddinTools	AddinTools Assist
WinPure	ListCleaner Lite ListCleaner Pro

Začátek stránky

Deset nejlepších způsobů čištění dat

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Základy čištění dat

Kontrola pravopisu

Odebrání duplicitních řádků

Hledání a nahrazování textu

Změna malých a velkých písmen v textu

Odebrání mezer a netisknutelných znaků z textu

Oprava číslic a znaků čísel

Oprava dat a časů

Sloučení a rozdělení sloupců

Transformace a změna uspořádání sloupců a řádků

Sjednocení dat v tabulce jejich sloučením nebo spárováním

Poskytovatelé třetích stran

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.