Microsoft Teams и имейл, живеещи в хармония
Ръководство за продуктивност, пълен с съвети и трикове за използване на Microsoft Teams, от хора, които създават и използват Teams на работното си място, всеки ден.
Teams променя взаимоотношенията ви с имейла. Когато цялата ви група работи в Teams, това означава, че всеки от вас ще получава по-малко имейли. Както и че ще прекарвате по-малко време в папката „Входящи“, защото ще използвате Teams за повечето от вашите разговори.
Но все пак ще трябва да получавате (и дори ще имате нужда от) имейл за някои неща. Балансът ще зависи от това колко често взаимодействате с хора, които не използват Teams, както и от вашите собствени предпочитания. (Имаме някои хора, които преглеждат имейла само веднъж на ден, както и други, които го оставят да се изпълнява заедно с Teams целодневно.) Повечето хора се нуждаят от Teams и от имейл, за да вършат работата си.
Ето някои неща, които харесваме:
1. Използвайте чатове и канали в Teams за ежедневната работа с най-близките си колеги.
Всекидневното прехвърляне на файлове напред-назад протича най-добре в Teams. Чатовете и каналите са създадени за обсъждане на логистични събития, претегляне на предимствата и недостатъците на новите функции и изпращане на актуализации за нашия напредък.
С тези видове съобщения извън нашите пощенски кутии обемът и видовете дейности по имейл, които вършим, се промениха (вижте следващите раздели за повече информация за това).
За да проследявате текущите разговори, именувайте и закачайте вашите групови чатове.
2. Вземете решение къде желаете да отговаряте на поканите за събрание.
На някои от нас им харесва да преглеждаме нашата опашка от искания за събрание в Outlook. Други обичат да правят това от областта "Календар" в Teams. И двата начина са чудесни – правете това, което е подходящо за вас.
Вие все пак ще получавате (и дори ще имате нужда от) имейл за някои неща. Балансът ще зависи от това колко често взаимодействате с хора, които не използват Teams, както и от вашите собствени предпочитания.
3. Следете имейла за насочени към широк кръг хора съобщения и бюлетини.
Ние често виждаме официални съобщения на вниманието на цялата фирма да пристигат по имейл – неща като промяна за подразделение, среща за стартиране на нашата годишна благотворителна кампания, съобщение от Сатя, бюлетин от центъра за поддръжка на клиенти и други. Те обикновено са грижливо форматирани и предназначени да достигнат до много, много хора. Ние следим имейла за тези неща. Понякога хората препращат тези имейли в един от нашите канали, за да са сигурни, че дори хора, които почти не проверяват имейла си, ще могат да ги видят.
Гледайте това видео, за да научите как да препращате важните имейли към каналите.
4. Избирайте външни хора, които да бъдат добавени като гости в Teams.
Ако имаме проект, по който ще работим с хора извън Microsoft, можем да създадем специален екип на Teams за проекта, след което да поканим тези външни хора като гости. Това ни позволява да осъществяваме комуникациите по проекта по предпочитания от нас начин в Teams и да поддържаме известията за проекта директно в Teams. Защото това е мястото, в което ние проследяваме всички наши други проекти също така и в което е по-вероятно да видим важните разговори и файлове своевременно.
С външни хора, с които работим само от време на време, имейлът е добър вариант.
Любопитни сте как да добавите гост? Прегледайте Добавяне на гости към екип.
Напред: Организиране на известията
Нуждаете ли се от още помощ?
Искате ли още опции?
Разгледайте ползите от абонамента, прегледайте курсовете за обучение, научете как да защитите устройството си и още.
Общностите ви помагат да задавате и отговаряте на въпроси, да давате обратна връзка и да получавате информация от експерти с богати знания.
