توفر هذه المقالة نظرة عامة مختصرة عن قواعد البيانات - ما هي قواعد البيانات، ولماذا قد ترغب في استخدام واحدة، وما هي الوظائف المختلفة التي تقوم بها قاعدة البيانات. المصطلحات موجهة نحو قواعد البيانات MicrosoftAccess ، ولكن تنطبق المفاهيم على جميع منتجات قاعدة البيانات.
في هذه المقالة
ما المقصود بقاعدة البيانات؟
قاعدة البيانات هي أداة لتجميع المعلومات وتنظيمها. يمكن لقواعد البيانات تخزين المعلومات حول الأشخاص أو المنتجات أو الطلبات أو أي شيء آخر. تظهر العديد من قواعد البيانات كقائمة في برنامج معالجة الكلمات أو جدول البيانات. كلما زاد حجم القائمة، تبدأ حالات عدم التناسق والتكرار في الظهور بين البيانات. يصبح من الصعب فهم البيانات في نموذج القائمة، كما تكون طرق البحث عن المجموعات الفرعية للبيانات أو سحبها للمراجعة محدودة. بمجرد أن تبدأ هذه المشاكل في الظهور، من الجيد نقل البيانات إلى قاعدة بيانات تم إنشاؤها بواسطة نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS)، مثل Access.
تعتبر قاعدة البيانات الإلكترونية هي حاوية من العناصر. يمكن لقاعدة بيانات واحدة أن تحتوي على أكثر من جدول واحد. على سبيل المثال، لا يعتبر نظام تعقب المخزون الذي يستخدم ثلاثة جداول في ثلاث قواعد بيانات، ولكن قاعدة بيانات واحدة تحتوي على ثلاثة جداول. ما لم يتم تصميمها خصيصا لاستخدام البيانات أو التعليمات البرمجية من مصدر آخر، تقوم قاعدة بيانات Access بتخزين جداولها في ملف واحد، جنبا إلى جنب مع كائنات أخرى، مثل النماذج والتقارير ووحدات الماكرو والوحدات النمطية. تحتوي قواعد البيانات التي تم إنشاؤها بتنسيق Access 2007-2016 (الذي تستخدمه أيضا AccessMicrosoft 365Access 2024Access 2021 Access 2019 ) على ملحق الملف accdb. وقواعد البيانات التي تم إنشاؤها بتنسيقات Access السابقة لها ملحق الملف .mdb.
باستخدام Access ، يمكنك:
-
إضافة بيانات جديدة إلى قاعدة بيانات، مثل عنصر جديد في مخزون
-
تحرير البيانات الموجودة في قاعدة البيانات، كتغيير الموقع الحالي للعنصر
-
حذف المعلومات، ربما إذا تم بيع عنصر أو إهماله
-
تنظيم البيانات وعرضها بطرق مختلفة
-
مشاركة البيانات مع الآخرين من خلال التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني أو الإنترانت أو الإنترنت
أجزاء قاعدة بيانات Access
الأقسام التالية هي أوصاف قصيرة لأجزاء قاعدة بيانات Access نموذجية.
الجداول
للحصول على أعلى معدل من المرونة في قاعدة بيانات، يجب تنظيم البيانات في جداول بحيث لا يحدث تكرار. على سبيل المثال، إذا كنت تخزن معلومات عن الموظفين، يجب أن يتم إدخال كل موظف مرة واحدة فقط في الجدول الذي تم تعيينه ليتضمن بيانات الموظفين. يتم تخزين بيانات المنتجات في الجدول الخاص بها، ويتم تخزين البيانات الخاصة بالمكاتب الفرعية في جدول آخر. تسمى هذه العملية التسوية.
تتم الإشارة إلى كل صف في الجدول كسجل. السجلات هي أماكن تخزين أجزاء فردية من المعلومات. يحتوي كل سجل على حقل واحد أو أكثر. تقابل الحقول الأعمدة في الجدول. على سبيل المثال، قد تمتلك جدولاً يسمى "الموظفون" حيث يحتوي كل سجل (صف) على معلومات عن موظف مختلف، ويحتوي كل حقل (عمود) على نوع آخر من المعلومات، كالاسم الأول واسم العائلة والعنوان وهكذا. يجب تعيين نوع بيانات محدد لكل حقل، سواء أكان نصاً أم تاريخاً أم وقتاً أم عدداً أم نوعاً آخر.
يمكن وصف السجلات والحقول بطريقة أخرى عن طريق تصور كتالوج بطاقات ذي نمط قديم خاص بالمكتبة. تتقابل كل بطاقة في الخزانة مع سجل في قاعدة البيانات. كما تتقابل كل قطعة من المعلومات في بطاقة مفردة (الكاتب والعنوان وما إلى ذلك) مع حقل في قاعدة البيانات.
للحصول على مزيد من المعلومات حول الجداول، راجع المقالة مقدمة حول الجداول.
النماذج
يمكنك برمجة أزرار الأوامر لتحديد البيانات التي تظهر في النموذج، أو فتح نماذج أو تقارير أخرى، أو تنفيذ مهام أخرى متنوعة. على سبيل المثال، قد تمتلك نموذجاً يسمى «نموذج العميل» يحتوي على بيانات العميل. قد يحتوي هذا النموذج على زر يفتح طلباً بحيث يمكنك إدخال طلب جديد فيه لهذا العميل.
تسمح لك النماذج أيضاً بالتحكم في كيفية تفاعل المستخدمين الآخرين مع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج يعرض فقط حقولاً معيّنة ويسمح فقط بتنفيذ عمليات معيّنة. وهو ما يساعد على حماية البيانات وضمان إدخال البيانات بشكل صحيح.
للحصول على مزيد من المعلومات حول النماذج، راجع المقالة مقدمة حول النماذج.
التقارير
يمكن تشغيل التقرير في أي وقت، وسيعكس دائماً البيانات الحالية في قاعدة البيانات. يتم تنسيق التقارير بشكل عام لتتم طباعتها، ولكن يمكن أيضاً عرضها على الشاشة أو تصديرها إلى برنامج آخر أو إرسالها كمرفق برسائل بريد إلكتروني.
لمزيد من المعلومات حول التقارير، راجع المقالة مقدمة إلى التقارير في Access.
الاستعلامات
تعد بعض الاستعلامات "قابلة للتحديث"، بمعنى أنه يمكنك تحرير البيانات في الجداول الأساسية من خلال ورقة بيانات الاستعلام. إذا كنت تعمل في استعلام قابل للتحديث، فتذكر أن التغييرات التي تقوم بها تطبق بالفعل على الجداول، وليس فقط على ورقة بيانات الاستعلام.
تنقسم الاستعلامات إلى نوعين أساسيين: استعلامات التحديد والاستعلامات الإجرائية. يقوم استعلام التحديد ببساطة باسترداد البيانات وجعلها متوفرة للاستخدام. يمكنك عرض نتائج الاستعلام على الشاشة، أو طباعتها، أو نسخها إلى الحافظة. أو يمكنك استخدام إخراج الاستعلام كمصدر السجلات لنموذج أو تقرير.
أما الاستعلام الإجرائي، كما يتضح من الاسم، فيقوم بتنفيذ مهمة باستخدام البيانات. يمكن استخدام الاستعلامات الإجرائية لإنشاء جداول جديدة، أو إضافة بيانات إلى الجداول الموجودة، أو تحديث البيانات، أو حذف البيانات.
للحصول على مزيد من المعلومات حول الاستعلامات، راجع المقالة مقدمة حول الاستعلامات.
وحدات الماكرو
يمكن اعتبار وحدات الماكرو 
للحصول على مزيد من المعلومات حول وحدات الماكرو، راجع المقالة مقدمة إلى برمجة Access.
الوحدات النمطية
للحصول على مزيد من المعلومات حول الوحدات النمطية، راجع المقالة مقدمة إلى برمجة Access.
