توفر التقارير طريقة لعرض البيانات في قاعدة بيانات Microsoft Access وتنسيقها وتلخيصها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تقرير بسيط لأرقام الهواتف الخاصة بكل جهات الاتصال، أو تقرير ملخّص حول المبيعات الإجمالية عبر مناطق وفترات زمنية مختلفة.
اعتباراً من هذه المقالة، ستحصل على نظرة عامة حول التقارير في Access. كما ستتعرّف على المبادئ الأساسية لإنشاء تقرير، واستخدام خيارات مثل فرز البيانات وتجميعها وتلخيصها، وكيفية معاينة التقرير وطباعته.
في هذه المقالة
نظرة عامة حول التقارير في Access
ما الذي يمكنك فعله باستخدام تقرير؟
إن التقرير عبارة عن كائن قاعدة بيانات يسهل عليك استخدامه عندما تريد تقديم المعلومات في قاعدة بياناتك لأي من الاستخدامات التالية:
-
عرض ملخّص بيانات أو توزيعه.
-
أرشفة لقطات البيانات.
-
توفير تفاصيل حول سجلات فردية.
-
إنشاء تسميات.
أجزاء التقرير
على الرغم من إمكانية إنشاء تقارير "غير منضمة" لا تعرض البيانات، ولكن لأغراض تتعلق بهذه المقالة، سنفترض أن التقرير منضم لمصدر بيانات كجدول أو استعلام. يتم تقسيم تصميم التقرير إلى مقاطع يمكنك عرضها في طريقة عرض التصميم. من شأن فهم كيفية عمل كل مقطع أن يساعدك على إنشاء تقارير أفضل. على سبيل المثال، يحدد المقطع الذي تختاره لوضع عنصر تحكم محسوب كيف يحسب Access النتائج. القائمة التالية عبارة عن ملخّص لأنواع المقاطع واستخداماتها:
|
مقطع |
كيف يظهر المقطع عند طباعته |
أين يمكن استخدام المقطع |
|---|---|---|
|
رأس تقرير |
في بداية التقرير. |
استخدم رأس التقرير للمعلومات التي قد تظهر عادةً على غلاف الصفحة، كشعار أو عنوان أو تاريخ. عندما تضع عنصر تحكم محسوباً يستخدم الدالة Sum التجميعية في رأس التقرير، يكون المجموع المحسوب للتقرير بأكمله. يُطبع رأس التقرير قبل رأس الصفحة. |
|
رأس الصفحة |
في أعلى كل صفحة. |
استخدم رأس الصفحة لتكرار عنوان التقرير في كل صفحة. |
|
رأس المجموعة |
في بداية كل مجموعة جديدة من السجلات. |
استخدم رأس المجموعة لطباعة اسم المجموعة. على سبيل المثال، في تقرير تم تجميعه حسب المنتج، استخدم رأس المجموعة لطباعة اسم المنتج. عندما تضع عنصر تحكم محسوباً يستخدم الدالة Sum التجميعية في رأس المجموعة، يكون المجموع للمجموعة الحالية. قد يتضمّن التقرير مقاطع رؤوس مجموعات متعددة، وفقاً لعدد مستويات التجميع التي أضفتها. لمزيد من المعلومات حول إنشاء رؤوس المجموعات وتذييلها، راجع المقطع "إضافة تجميع أو فرز أو إجماليات". |
|
تفصيل |
يظهر مرة واحدة لكل صف في مصدر السجلات. |
هذا هو المكان الذي تضع فيه عناصر التحكم التي تشكّل البناء الأساسي للتقرير. |
|
تذييل المجموعة |
في نهاية كل مجموعة من السجلات. |
استخدم تذييل المجموعة لطباعة معلومات تلخيصية لمجموعة. قد يتضمّن التقرير مقاطع تذييلات مجموعات متعددة، وفقاً لعدد مستويات التجميع التي أضفتها. |
|
تذييل الصفحة |
في نهاية كل صفحة. |
استخدم تذييل الصفحة لطباعة أرقام الصفحات أو معلومات لكل صفحة. |
|
تذييل التقرير |
في نهاية التقرير. ملاحظة: في طريقة عرض التصميم، يظهر تذييل التقرير أسفل تذييل الصفحة. ومع ذلك، في كافة طرق العرض الأخرى (طريقة عرض التخطيط، على سبيل المثال، أو عند طباعة التقرير أو معاينته)، يظهر تذييل التقرير فوق تذييل الصفحة، مباشرةً بعد آخر تذييل مجموعة أو خط التفاصيل على الصفحة الأخيرة. |
استخدم تذييل التقرير لطباعة إجماليات التقرير أو معلومات تلخيصية أخرى للتقرير بكامله. |
ستكتشف أنه يمكنك إنشاء تقارير مفيدة بسهولة كبيرة إذا كانت قاعدة البيانات تحتوي على بنية جداول وعلاقات جيدة التصميم. للحصول على مقدمة حول تخطيط قاعدة البيانات وتصميمها، راجع المقالة أساسيات تصميم قاعدة البيانات.
إنشاء تقرير في Access
يمكنك إنشاء التقارير لقاعدة بيانات سطح المكتب في Access باتباع الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: اختيار مصدر سجلات
يمكن أن يكون مصدر سجلات التقرير جدولاً، أو استعلاماً مسمى، أو استعلاماً مضمناً. ويجب أن يحتوي مصدر السجلات على كافة صفوف وأعمدة البيانات التي تريد عرضها في التقرير.
-
إذا كانت البيانات من جدول أو استعلام موجود، فحدد الجدول أو الاستعلام في جزء التنقل، ثم تابع إلى الخطوة الثانية.
-
إذا لم يكن مصدر السجلات موجوداً بعد، فقم بأحد الإجراءات التالية:
-
تابع إلى الخطوة 2 واستخدم الأداة تقرير فارغ،
أو
-
أنشئ جدولاً (جداول) أو استعلاماً يحتوي على البيانات المطلوبة. حدد الاستعلام أو الجدول في جزء التنقل، ثم تابع إلى الخطوة الثانية.
-
الخطوة الثانية: اختيار أداة تقرير
توجد أدوات التقرير في علامة التبويب إنشاء بالشريط، في مجموعة التقارير. يصف الجدول التالي الخيارات:
|
الأداة |
الوصف |
|---|---|
|
تقرير |
إنشاء تقرير جدولي بسيط يحتوي على كافة الحقول الموجودة في مصدر السجلات الذي حددته في جزء التنقل. |
|
تصميم التقرير |
فتح تقرير فارغ في طريقة عرض التصميم، يمكنك إضافة الحقول وعناصر التحكم المطلوبة إليه. |
|
تقرير فارغ |
فتح نموذج فارغ في طريقة عرض التخطيط، وعرض قائمة الحقول التي يمكنك أن تضيف منها حقولاً إلى التقرير. |
|
معالج التقارير |
عرض معالج مكون من عدة خطوات يسمح لك بتحديد الحقول، ومستويات التجميع/الفرز، وخيارات التخطيط. |
|
التسميات |
عرض معالج يسمح لك بتحديد أحجام تسميات قياسية أو مخصصة، بالإضافة إلى الحقول التي تريد عرضها، والطريقة التي تريد استخدامها لفرزها. |
الخطوة الثالثة: إنشاء التقرير
-
انقر فوق الزر الخاص بالأداة التي تريد استخدامها. إذا ظهر معالج، فاتبع الخطوات الواردة في المعالج وانقر فوق إنهاء في الصفحة الأخيرة.يعرض Access التقرير في طريقة عرض التخطيط.
-
نسّق التقرير بحيث يتّخذ الشكل الذي تريده:
-
غيّر حجم الحقول والتسميات بتحديدها ثم سحب الحواف حتى تصل إلى الحجم الذي تريده.
-
انقل الحقل بتحديده (وكذلك تسميته، إن وجدت)، ثم اسحبه إلى الموقع الجديد.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق حقل واستخدم أوامر القائمة المختصرة لدمج الخلايا أو تقسيمها، وحذف الحقول أو تحديدها، والقيام بمهام التنسيق الأخرى.
علاوة على ذلك، يمكنك استخدام الميزات التي تم وصفها في الأقسام التالية لتوفير مظهر جذاب وسهل القراءة لتقريرك.
-
إضافة تجميع أو فرز أو إجماليات
إن أسرع طريقة لإضافة تجميع أو فرز أو إجماليات إلى تقرير قاعدة بيانات سطح المكتب هي النقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل الذي تريد تطبيق التجميع أو الفرز أو الإجماليات عليه، ثم النقر فوق الأمر المطلوب من القائمة المختصرة.
كما يمكنك إضافة تجميع أو فرز أو إجماليات باستخدام جزء "التجميع والفرز والإجمالي" أثناء فتح التقرير في طريقة عرض التخطيط أو التصميم.
-
إذا لم يكن الجزء تجميع وفرز وإجمالي مفتوحا بالفعل، في علامة التبويب تصميم التقرير ، في المجموعة تجميع وإجماليات ، انقر فوق تجميع & فرز.
-
انقر فوق إضافة تجميع أو إضافة فرز، ثم حدد الحقل الذي تريد استخدامه لإجراء التجميع أو الفرز.
-
انقر فوق المزيد في سطر تجميع أو فرز لتعيين المزيد من الخيارات وإضافة الإجمالي.
لمزيد من المعلومات حول التجميع والفرز والإجماليات، اطلع على المقالة إنشاء تقرير مجمّع أو تلخيصي.
تمييز البيانات باستخدام التنسيق الشرطي
يتضمن Access الأدوات اللازمة لتمييز البيانات في التقرير. يمكنك إضافة قواعد التنسيق الشرطي لكل عنصر تحكم أو مجموعة من عناصر التحكم، وفي تقارير العميل، يمكنك أيضا إضافة أشرطة بيانات لمقارنة البيانات.
لإضافة تنسيق شرطي إلى عناصر التحكم:
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في "جزء التنقل"، ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط.
-
حدد عناصر التحكم المطلوبة وعلى علامة التبويب تنسيق، في المجموعة تنسيق عناصر التحكم، انقر فوق التنسيق الشرطي.
تلميح: لتحديد عناصر تحكم متعددة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL وانقر فوق عناصر التحكم.
-
في مربع الحوار إدارة قواعد التنسيق الشرطي، انقر فوق قاعدة جديدة.
-
في مربع الحوار قاعدة تنسيق جديدة، حدد قيمة ضمن تحديد نوع القاعدة:
-
لإنشاء قاعدة يتم تقييمها لكل سجل بصورة فردية، حدد التدقيق في قيم السجل الحالي أو استخدام تعبير.
-
لإنشاء قاعدة تقارن السجلات ببعضها باستخدام أشرطة البيانات، انقر فوق مقارنة بالسجلات الأخرى.
-
-
ضمن تحرير وصف القاعدة، حدد القاعدة التي تتعلق بالوقت الذي يجب فيه تطبيق التنسيق بالإضافة إلى التنسيق الذي يجب تطبيقه، ثم انقر فوق موافق.
-
لإنشاء قاعدة إضافية لعنصر التحكم نفسه أو مجموعة عناصر التحكم نفسها، كرر هذا الإجراء من الخطوة 4.
تخصيص الألوان والخطوط
جرّب استخدام خيارات نسق التطبيق لتخصيص الألوان والخطوط.
-
افتح التقرير في طريقة عرض التخطيط بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه في "جزء التنقل"، ثم النقر فوق طريقة عرض التخطيط.
-
في علامة التبويب تصميم تخطيط التقرير ، انقر فوق نسق وأشر المؤشر فوق النسق المختلفة في المعرض لمعاينة التأثيرات. انقر فوق نسق لتحديده، ثم احفظ التقرير.
-
استخدم معرضي الألوان أو الخطوط لتعيين الألوان أو الخطوط على حدة.
إضافة شعار أو صورة خلفية
يمكنك إضافة شعار أو صورة خلفية إلى تقرير وإذا قمت بتحديث الصورة، سيطبّق التحديث تلقائياً أينما تم استخدام الصورة في قاعدة البيانات.
لإضافة صورة أو إزالتها:
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط.
-
في التقرير، انقر فوق الموضع حيث تريد إضافة الصورة وعلى علامة التبويب تصميم تخطيط التقرير ، في المجموعة رأس/تذييل الصفحة ، انقر فوق شعار.
-
انتقل إلى الصورة، ثم انقر فوق فتح. يضيف Access الصورة المحددة إلى التقرير.
-
لإزالة الصورة، انقر بزر الماوس الأيمن فوقها وانقر فوق "حذف" من القائمة المختصرة.
لإضافة صورة خلفية:
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط.
-
على علامة التبويب تنسيق، في المجموعة الخلفية، انقر فوق صورة خلفية.
-
حدد صورة من قائمة معرض الصور أو انقر فوق استعراض، وحدد صورة، ثم انقر فوق موافق.
معاينة تقرير وطباعته
معاينة تقرير
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في جزء التنقل، ثم انقر فوق معاينة الطباعة. ويمكنك استخدام الأوامر الموجودة في علامة التبويب معاينة الطباعة لتنفيذ أي إجراء مما يلي:
-
طباعة التقرير
-
ضبط حجم الصفحة أو تخطيطها
-
التكبير أو التصغير، أو عرض عدة صفحات على حدة
-
تحديث البيانات الموجودة بالتقرير
-
تصدير التقرير إلى تنسيق ملف آخر.
-
-
انقر فوق إغلاق معاينة الطباعة.
طباعة تقرير
لطباعة تقرير دون معاينته:
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في جزء التنقل، ثم انقر فوق طباعة. يتم إرسال التقرير إلى الطابعة الافتراضية.
ملاحظة: اذا حددت التقرير في جزء التنقل، وحددت طباعة من علامة التبويب ملف، فيمكنك تحديد خيارات طباعة إضافية مثل عدد الصفحات والنُسَخ، ويمكنك تحديد طابعة.
-
لفتح مربع حوار يمكنك منه تحديد طابعة، وتحديد عدد النُسَخ وما إلى ذلك، انقر فوق طباعة.
-
