مقدمة حول الاستعلامات

• الاستعلامات تساعد في العثور على البيانات واستخدامها

• إنشاء استعلام تحديد

• إنشاء معلمة استعلام

• إنشاء استعلام إجماليات

• إنشاء استعلام جدولي

• إنشاء استعلام تكوين جدول

• إنشاء استعلام الإلحاق

• إنشاء استعلام تحديث

• إنشاء استعلام حذف

تساعدك الاستعلامات في البحث عن بياناتك واستخدامها

في قاعدة بيانات مصممة بشكل صحيح، غالباً ما تتواجد البيانات التي تريد عرضها عبر نموذج أو تقرير في جداول متعددة. ويمكن للاستعلام أن يسحب المعلومات من جداول متعددة ويجمعها لعرضها في النموذج أو التقرير. قد يكون الاستعلام طلباً للحصول على نتائج بيانات من قاعدة البيانات أو لتنفيذ إجراء على البيانات، أو كليهما. ويمكن للاستعلام تقديم إجابة عن سؤال بسيط، أو إجراء حسابات، أو جمع بيانات من جداول مختلفة، أو إضافة بيانات أو تغييرها أو حذفها من قاعدة بيانات. نظراً لتعدد استخدامات الاستعلامات، ثمة أنواع متعددة منها ومن الأفضل إنشاء نوع الاستعلام حسب المهمة.

إنشاء استعلام تحديد

إذا أردت مراجعة بيانات من بضعة حقول فقط في جدول، أو مراجعة بيانات من جداول متعددة في وقت واحد، أو ربما عرض البيانات حسب معايير معينة فقط، فاستعلام التحديد هو الخيار المناسب لك. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء استعلام تحديد بسيط.

إنشاء استعلام معلمات

إذا أردت تشغيل أنواع مختلفة من استعلام معين بشكل متكرر، فيمكنك استخدام استعلام معلمات. عندما تجري استعلام معلمات، يطالبك الاستعلام بإدخال قيم للحقول، ثم يستخدم هذه القيم التي توفرها لإنشاء معايير للاستعلام.

استمراراً للمثال السابق الذي تعلمت فيه كيفية إنشاء استعلام تحديد يُرجع طلبات العملاء الموجودين في جدة، يمكنك تعديل استعلام التحديد بحيث يطالبك بتحديد المدينة كل مرة تقوم فيها بتشغيل الاستعلام. للمتابعة، افتح قاعدة البيانات التي قمت بإنشائها في المثال السابق:

1. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاستعلام المسمى الطلبات حسب المدينة (الذي قمت بإنشائه في القسم السابق)، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم من القائمة المختصرة.

2. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف المعايير من العمود "المدينة"، احذف جدة ثم اكتب [لأيّ مدينة؟].

   السلسلة [لأيّ مدينة؟] هي مطالبة المعلمة. تشير الأقواس المربعة إلى أنك تريد من الاستعلام أن يطلب توفير إدخال، والنص (في هذه الحالة لأيّ مدينة؟) هو السؤال الذي تعرضه مطالبة المعلمة.

   ملاحظة: لا يمكن استخدام النقطة (.) أو علامة التعجب (!) كنص في مطالبة معلمة.

3. حدد خانة الاختيار الموجودة في الصف إظهار في العمود "المدينة"، بحيث تظهر المدينة في نتائج الاستعلام.

4. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل. يطلب الاستعلام إدخال قيمة للمدينة.

5. اكتب نيويورك، ثم اضغط على مفتاح الإدخال ENTER لعرض طلبات العملاء في نيويورك.

   ماذا لو كنت لا تعرف القيم التي يمكنك تحديدها؟ يمكنك استخدام أحرف البدل كجزء من المطالبة:

6. من علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة طرق العرض، انقر فوق طريقة العرض ثم فوق طريقة عرض التصميم.

7. في شبكة تصميم الاستعلام، في صف المعايير لعمود المدينة، اكتب مثل [لأيّ مدينة؟]&"*".

   في مطالبة المعلمة هذه، تسمح الكلمة الرئيسية Like وعلامة العطف (&) والعلامة النجمية (*) المحاطة بعلامتي اقتباس للمستخدم بكتابة تركيبة من الأحرف، بما في ذلك أحرف البدل، للحصول على مجموعة متنوعة من النتائج. على سبيل المثال، إذا كتب المستخدم *، فيعرض الاستعلام كافة المدن، أما إذا كتب ج، فيعرض كافة المدن التي تبدأ بالحرف "ج"، وإذا كتب *ا*، فيعرض كافة المدن التي تحتوي على الحرف "ا".

8. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل، وفي موجه الاستعلام، اكتب جديد، واضغط على ENTER.

   يتم تشغيل الاستعلام ويعرض طلبات العملاء الموجودين في القاهرة.

إنشاء استعلام إجماليات

إن الصف "الإجمالي" في ورقة البيانات مفيد للغاية، ولكن بالنسبة للأسئلة الأكثر تعقيداً، استخدم استعلام الإجماليات. استعلام الإجماليات عبارة عن استعلام تحديد يتيح لك تجميع البيانات وتلخيصها، كما هو الحال عندما تريد عرض إجمالي المبيعات حسب المنتج. في استعلام الإجماليات، يمكنك استخدام الدالة Sum (وهي دالة تجميعية) لعرض إجمالي المبيعات حسب المنتج.

استخدم الإجراء التالي لتعديل استعلام الإجماليات الفرعية للمنتجات الذي قمت بإنشائه في المثال السابق، بحيث يلخص الإجماليات الفرعية حسب المنتج.

1. في علامة التبويب الشريط الرئيسي، انقر فوق عرض> طريقة عرض التصميم.

   يتم فتح استعلام الإجماليات الفرعية للمنتجات في طريقة عرض التصميم.

2. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة إظهار/إخفاء ، انقر فوق الإجماليات.

   يتم عرض الصف الإجماليات في شبكة تصميم الاستعلام.

• يمكنك التجميع حسب قيم الحقل باستخدام الصف الإجماليات في شبكة التصميم.

• يمكنك إضافة الصف الإجمالي في ورقة البيانات إلى نتائج استعلام الإجماليات.

• عندما تستخدم الصف الإجماليات في شبكة التصميم، يجب أن تختار دالة تجميع لكل حقل. إذا لم ترغب في إجراء حساب في حقل معين، فيمكنك التجميع حسب الحقل.

• في العمود الثاني من شبكة التصميم، في الصف الإجمالي، حدد جمع من القائمة المنسدلة.

• في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل. يتم تشغيل الاستعلام ويعرض قائمة بالمنتجات والإجماليات الفرعية.

• اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام. اترك الاستعلام مفتوحاً.

للمزيد من المعلومات، اطلع على عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات باستخدام صف "الإجماليات".

أعلى الصفحة

عرض بيانات ملخصة أو مجمّعة

عندما تستخدم الجداول لتسجيل المعاملات أو تخزين بيانات رقمية تتكرر باستمرار، من المفيد أن تتمكن من مراجعة هذه البيانات بصورة إجمالية، مثل المجاميع أو المتوسطات. يمكنك في Access إضافة صف "الإجماليات" إلى ورقة بيانات. إن صف "الإجمالي" هو صف موجود في أسفل ورقة البيانات يمكنه عرض إجمالي تراكمي أو قيمة تجميعية أخرى.

1. قم بتشغيل استعلام الإجماليات الفرعية للمنتج الذي أنشأته سابقا، واترك النتائج مفتوحة في طريقة عرض ورقة البيانات.

2. ضمن علامة التبويب الشريط الرئيسي، انقر فوق الإجماليات. يظهر صف جديد أسفل ورقة البيانات ويعرض كلمة الإجمالي في العمود الأول.

3. انقر فوق الخلية الموجودة في الصف الأخير من ورقة البيانات والمسماة الإجمالي.

4. انقر فوق السهم لعرض دالات التجميع المتاحة. نظراً إلى احتواء العمود على بيانات نصية، فثمة خياران فقط: بلا وعدد.

5. حدد عدد. يتغير المحتوى الموجود في الخلية من الإجمالي إلى عدد القيم الموجودة في هذا العمود.

6. انقر فوق الخلية المجاورة (العمود الثاني). لاحظ أن سهماً يظهر في الخلية.

7. انقر فوق السهم، ثم انقر فوق جمع. يعرض الحقل حاصل جمع القيم في هذا العمود.

8. اترك الاستعلام مفتوحاً في طريقة عرض ورقة البيانات.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام جدولي

لنفترض الآن أنك ترغب في مراجعة الإجماليات الفرعية للمنتجات، ولكنك تريد أيضاً التجميع حسب الشهر، بحيث يعرض كل صف الإجماليات الفرعية لأحد المنتجات، ويعرض كل عمود الإجماليات الفرعية للمنتج في شهر. لعرض الإجماليات الفرعية لمنتج وعرض الإجماليات الفرعية للمنتجات في شهر، استخدم استعلام جدولي.

يمكنك تعديل استعلام الإجماليات الفرعية للمنتجات مرة أخرى بحيث يؤدي الاستعلام إلى الحصول على صفوف إجماليات المنتج وأعمدة الإجماليات الفرعية الشهرية.

1. من علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة طرق العرض، انقر فوق طريقة العرض ثم فوق طريقة عرض التصميم.

2. في المجموعة إعداد الاستعلام ، انقر فوق إضافة جداول.

3. انقر نقرا مزدوجا فوق الطلبات، ثم انقر فوق إغلاق.

4. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق جدولي. في شبكة التصميم، يكون صف العرض مخفياً بينما يكون الصف جدولي ظاهراً.

5. في العمود الثالث من شبكة التصميم، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الصف الحقل، ثم انقر فوق تكبير/تصغير في القائمة المختصرة. يفتح المربع تكبير/تصغير.

6. في المربع تكبير/تصغير، اكتب ما يلي أو الصقه: الشهر: "الشهر " & DatePart("m", [تاريخ الطلب])‎

7. انقر فوق موافق.

8. في الصف جدولي، حدد القيم التالية من القائمة المنسدلة: عنوان الصف للعمود الأول، والقيمة للعمود الثاني، وعنوان العمود للعمود الثالث.

9. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل. يتم تشغيل الاستعلام، ويعرض الإجماليات الفرعية للمنتجات مجمعة حسب الشهر.

10. اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.

    لمزيد من المعلومات حول الاستعلامات الجدولية، راجع تسهيل قراءة بيانات الملخص باستخدام استعلام جدولي.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام تكوين جدول

يمكنك استخدام استعلام تكوين جدول لإنشاء جدول جديد من البيانات المخزنة في جداول أخرى.

على سبيل المثال، لنفترض أنك ترغب في إرسال بيانات عن طلبات بيروت إلى شريك في بيروت يستخدم Access لإعداد التقارير. بدلاً من إرسال كافة بيانات الطلبات الخاصة بك، تريد أن تقتصر البيانات التي ترسلها على طلبات بيروت.

يمكنك إنشاء استعلام تحديد يحتوي على بيانات طلبات بيروت، ثم استخدام استعلام التحديد لإنشاء الجدول الجديد باستخدام الإجراء التالي:

1. افتح نموذج قاعدة البيانات من المثال السابق.

   لتشغيل استعلام تكوين جدول، قد تحتاج إلى تمكين محتوى قاعدة البيانات.

   ملاحظة: إذا رأيت رسالة أسفل الشريط بشأن تمكين قاعدة البيانات، فانقر فوق تمكين المحتوى.إذا كانت قاعدة البيانات موجودة بالفعل في مكان موثوق به، فلن ترى شريط الرسائل.

2. من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلام، انقر فوق تصميم الاستعلام.

3. انقر نقرا مزدوجا فوق تفاصيل الطلب والطلبات.

4. في جدول الطلبات، انقر نقراً مزدوجاً فوق معرف العميل ومدينة الشحن لإضافة هذين الحقلين إلى شبكة التصميم.

5. في الجدول تفاصيل الطلبات، انقر نقراً مزدوجاً فوق معرف الطلب ومعرف المنتج والكمية وسعر الوحدة والخصم لإضافة هذه الحقول إلى شبكة التصميم.

6. في العمود مدينة الشحن في شبكة التصميم، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة في الصف إظهار. في الصف معايير، اكتب 'بيروت' (قم بتضمين علامتي الاقتباس المفردتين). تأكد من نتائج الاستعلام قبل استخدامها لإنشاء الجدول.

7. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل.

8. اضغط على Ctrl + S لحفظ الاستعلام.

9. في المربع اسم الاستعلام، اكتب استعلام طلبات بيروت، ثم انقر فوق الزر موافق.

10. من علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة طرق العرض، انقر فوق طريقة العرض ثم فوق طريقة عرض التصميم.

11. على علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق إنشاء جدول.

12. في مربع الحوار تكوين جدول، في المربع اسم الجدول، اكتب طلبات بيروت، ثم انقر فوق موافق.

13. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل.

14. في مربع حوار التأكيد، انقر فوق نعم، وشاهد الجدول الجديد المعروض في جزء التنقل.

    ملاحظة: إذا كان هناك جدول يحمل الاسم نفسه الذي حددته، فسيحذف Access هذا الجدول قبل تشغيل الاستعلام.

لمزيد من المعلومات حول استخدام استعلامات إنشاء جدول، راجع إنشاء استعلام إنشاء جدول.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام إلحاقي

يمكنك استخدام استعلام إلحاقي للحصول على البيانات من جدول واحد أو أكثر وإضافة هذه البيانات إلى جدول آخر.

لنفترض أنك قمت بإنشاء جدول لمشاركته مع شريك في بيروت، ولكن أدركت أن هذا الشريك يعمل أيضاً مع عملاء في منطقة طرابلس. تريد أن تضيف صفوفاً تتضمن بيانات منطقة طرابلس إلى الجدول قبل مشاركته مع شريكك. يمكنك إضافة بيانات منطقة طرابلس إلى جدول طلبات بيروت باستخدام الإجراء التالي:

1. افتح الاستعلام المسمى "استعلام طلبات شيكاغو" الذي أنشأته سابقا في طريقة عرض التصميم.

2. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق إلحاق. سيفتح مربع الحوار إلحاق.

3. في مربع الحوار إلحاق، انقر فوق السهم الموجود في المربع اسم الجدول، ثم حدد طلبات بيروت من القائمة المنسدلة، وانقر فوق موافق.

4. في شبكة التصميم، في الصف المعايير ضمن العمود "مدينة الشحن"، احذف 'بيروت'، واكتب 'طرابلس'.

5. في الصف إلحاق بـ حدد الحقل المناسب لكل عمود.

   في هذا المثال، يجب أن تتطابق قيم الصف إلحاق بـ مع قيم الصف الحقل، ولكن هذا ليس مطلوباً لكي تعمل استعلامات الإلحاق.

6. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل.

لمزيد من المعلومات حول استعلامات الإلحاق، راجع إضافة سجلات إلى جدول باستخدام استعلام الإلحاق.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام تحديث

يمكنك استخدام استعلام تحديث لتغيير البيانات في الجداول، ويمكنك استخدامه لإدخال معايير لتحديد الصفوف التي ينبغي تحديثها. يوفر لك استعلام التحديث فرصة لمراجعة البيانات المحدَّثة قبل إجراء التحديث.

قمت في المثال السابق بإلحاق صفوف إلى جدول طلبات بيروت. في جدول طلبات بيروت، يعرض حقل معرف المنتج معرف المنتج الرقمي. لإضفاء مزيد من الأهمية على البيانات في التقارير، يمكنك استبدال معرفات المنتجات بأسماء المنتجات باتباع الإجراء التالي:

1. افتح جدول طلبات بيروت في طريقة عرض التصميم.

2. في صف معرف المنتج، غير نوع البيانات من رقم إلى نص.

3. احفظ جدول طلبات بيروت ثم أغلقه.

4. من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلام، انقر فوق تصميم الاستعلام.

5. انقر نقرا مزدوجا فوق طلبات ومنتجات شيكاغو.

6. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق تحديث.

7. في شبكة التصميم، يختفي الصفان فرز وإظهار، ويتم عرض الصف تحديث إلى.

8. في الجدول طلبات بيروت، انقر نقراً مزدوجاً فوق معرف المنتج لإضافة هذا الحقل إلى شبكة التصميم.

9. في شبكة التصميم، في صف التحديث إلى من عمود معرف المنتج، اكتب أو الصق التالي: [المنتجات].[اسم المنتج]

   تلميح:  يمكنك استخدام استعلام تحديث لحذف قيم الحقول باستخدام سلسلة فارغة ("") أو NULL في الصف تحديث إلى.

10. في الصف المعايير، اكتب ما يلي أو الصقه: ‎[معرف المنتج] Like ([المنتجات].[المعرف])‎

11. يمكنك مراجعة القيم التي سيتم تغييرها بواسطة استعلام تحديث من خلال عرض الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات.

12. في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق عرض> طريقة عرض التصميم. يعرض الاستعلام قائمة بمعرفات المنتجات التي سيتم تحديثها.

13. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، انقر فوق تشغيل.

    عندما تفتح جدول طلبات بيروت، سترى أن القيم الرقمية في حقل معرف المنتج قد تم استُبدلت بأسماء المنتجات من جدول المنتجات.

لمزيد من المعلومات حول استعلامات التحديث، راجع إنشاء استعلام تحديث وتشغيله.

أعلى الصفحة

إنشاء استعلام حذف

يمكنك استخدام استعلام حذف لحذف بيانات من الجداول، ويمكنك استخدام استعلام حذف لإدخال معايير لتحديد الصفوف التي ينبغي حذفها. يوفر لك استعلام الحذف فرصة لمراجعة الصفوف التي سيتم حذفها قبل إجراء الحذف.

على سبيل المثال، لنفترض أنك أثناء التحضير لإرسال جدول طلبات بيروت من المثال السابق إلى شريكك في بيروت، لاحظت أن بعض الصفوف تحتوي على عدد من الحقول الفارغة. وقررت إزالة هذه الصفوف قبل إرسال الجدول. يمكنك ببساطة فتح الجدول وحذف الصفوف يدوياً، ولكن إذا كان لديك العديد من الصفوف التي تريد حذفها ولديك معايير واضحة للصفوف التي ينبغي حذفها، فقد تجد من المفيد استخدام استعلام حذف.

يمكنك استخدام استعلام لحذف صفوف في جدول طلبات بيروت التي لا تحتوي على قيمة لمعرف الطلب، وذلك باتباع الإجراء التالي:

1. في علامة التبويب إنشاء، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. انقر نقرا مزدوجا فوق طلبات شيكاغو.

3. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نوع الاستعلام ، انقر فوق حذف. في شبكة التصميم، يختفي الصفان فرز وإظهار، ويتم عرض الصف حذف.

4. في جدول طلبات بيروت، انقر نقراً مزدوجاً فوق معرف الطلب لإضافته إلى الشبكة.

5. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف المعايير من العمود "معرف الطلب"، اكتب Is Null.

6. في علامة التبويب تصميم الاستعلام ، في المجموعة نتائج ، انقر فوق تشغيل.

لمزيد من المعلومات حول حذف الاستعلامات، راجع إنشاء استعلام حذف وتشغيله.

أعلى الصفحة