بدء استخدام مجموعات Microsoft 365 في Outlook

تحدث المحادثات في Microsoft 365 مجموعات في Outlook في علبة الوارد المشتركة للمجموعة. يمكن للمستخدمين قراءة الرسائل والرد عليها، ويمكن للأعضاء بسهولة البحث أو التمرير للخلف عبر محفوظات الرسائل للتعرف على ما تمت مناقشته من قبل. تبدو علبة الوارد المشتركة تشبه كثيرا علبة الوارد الشخصية التي Outlook المستخدمين على دراية بها. تظهر كل محادثة بشكل منفصل في قائمة الرسائل على اليسار، وسيفتحها النقر فوق محادثة في جزء القراءة. إذا وضع مستخدم علامة على رسالة أو محادثة، كما تقرأ، فلن يؤثر ذلك على كيفية ظهور الرسائل لأعضاء المجموعة الآخرين حتى لا تقلق من أن أعضاء آخرين قد يفوتون رسالة مهمة.

الآن بعد أن أنشأت مجموعتك، دعنا نبدأ محادثة جديدة. يمكنك نشر رسالة جديدة عن طريق فتح علبة الوارد المشتركة للمجموعة والنقر فوق محادثة جديدة على الشريط. أو يمكنك ببساطة إرسال بريد إلكتروني إلى الاسم المستعار للمجموعة. سيتمكن جميع أعضاء المجموعة من قراءة الرسالة الجديدة التي قمت بنشرها وسيحصل أي أعضاء يتبعون المجموعة على نسخة من رسالتك في علبة الوارد الشخصية الخاصة بهم.

قم بالمزيد:

• إذا كنت ترغب في استخدام Outlook على الويب فشاهد إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة في Outlook

تحصل كل مجموعة Microsoft 365 على مكتبة ملفات مشتركة حيث يمكنك تخزين المستندات أو المصنفات أو العروض التقديمية أو أي نوع من الملفات ومشاركتها والتعاون في العمل عليها.

يمكنك الوصول إلى مكتبة الملفات بالانتقال إلى مجموعتك في Outlook (في جزء التنقل الأيسر) والنقر فوق ملفات على الشريط. سيتم فتح مكتبة الملفات في مستعرض ومن هنا يمكنك إنشاء ملفات جديدة وتحميل الملفات من الكمبيوتر الخاص بك والقيام بأي شيء آخر يمكن لمكتبة مستندات SharePoint القيام به. فكر في نوع الملفات التي قد تكون مفيدة لمشاركتها مع مجموعتك، ولا تشعر أنها تقتصر على ملفات Microsoft Office. يمكنك أيضا مشاركة ملفات PDF أو الصور أو أي نوع آخر من الملفات التي قد تجدها مجموعتك مفيدة.

لتنزيل ملف أو حذفه، ما عليك سوى تحديده وستظهر هذه الخيارات على شريط الأدوات في الأعلى.

قم بالمزيد:

• لمزيد من المعلومات حول استخدام الملفات في مجموعتك، راجع مشاركة الملفات مع مجموعة في Outlook.

تحصل كل مجموعة Microsoft 365 على دفتر ملاحظات OneNote مشترك خاص بها حيث يمكنهم جمع الأفكار والتعاون في العمل وتخزين الأبحاث.

انتقل إلى مجموعتك في Outlook من خلال العثور عليها في جزء التنقل الأيسر، أو فيOutlook على الويب بالانتقال إلى لوحة الأشخاص. بمجرد وصولك إلى هناك، انقر فوق دفتر الملاحظات على الشريط لفتح دفتر الملاحظات المشترك للمجموعة.

في المرة الأولى التي تفتح فيها دفتر الملاحظات المشترك للمجموعة، سيتم فتحه في المستعرض في OneNote على الويب. يمكنك إجراء عمليات تحرير هناك، أو إذا كان لديك OneNote 2016 وكنت تفضل استخدام ذلك فقط انقر فوق تحرير في OneNote من الشريط. بمجرد فتحه في OneNote، ستتم مزامنة دفتر الملاحظات مع قائمة دفاتر الملاحظات المفتوحة ويمكنك الوصول إليه مباشرة من داخل OneNote دون الحاجة إلى الانتقال إلى المجموعة أولا.

حاول الانتقال إلى دفتر ملاحظات OneNote الخاص بمجموعتك وفكر في ما قد يكون مفيدا للمجموعة لجمع الأفكار والتعاون في العمل عليها. على سبيل المثال، قد يكون لديك مقطع تستخدمه لجمع محتوى ويب ذي صلة بفريقك والتعليق عليه.

قم بالمزيد:

• لبدء استخدام OneNote، راجع المهام الأساسية في OneNote على Windows.

من الجيد أن تحتوي مجموعتك على أحداث أو اجتماعات أو أحداث رئيسية أو عناصر أخرى قد تستفيد من تقويم مشترك. تحتوي كل مجموعة Microsoft 365 على تقويم مشترك يمكن لجميع الأعضاء رؤيته والمساهمة فيه.

لا يختلف العمل مع تقويم مجموعتك عن العمل مع تقويمك الشخصي. إذا حددت زر التقويم في جزء التنقل، فسترى تقويمك الشخصي، بالإضافة إلى التقويمات المشتركة لأي مجموعات أنت عضو فيها. يمكنك تحديد المربعات الموجودة بجانب كل تقويم تريد رؤيته وعرضها جنبا إلى جنب أو متداخلة.

تعمل إضافة عنصر إلى التقويم المشترك تماما كما هو الحال في تقويمك الشخصي. سيقوم أي اجتماع تضيفه إلى التقويم المشترك بدعوة الأعضاء الآخرين في المجموعة إلى هذا الحدث أيضا، حتى يتمكنوا من الحصول عليه في التقويمات الخاصة بهم. لا تظهر المواعيد المضافة إلى تقويم المجموعة المشترك على التقويمات الشخصية للأعضاء الآخرين.

الآن بعد أن حصلت على التقويم المشترك، حاول إضافة أي اجتماعات أو أحداث قادمة قد تشارك فيها مجموعتك.

قم بالمزيد:

• لمزيد من المعلومات حول استخدام التقويم المشترك للمجموعة، راجع استخدام تقويم مجموعة في Outlook لجدولة الأحداث وتحريرها.

حتى الآن بعد أن أصبح لديك مجموعتك وتشغيلها، أين تذهب من هناك؟

• يتيح لك Microsoft Planner تعيين المهام وإدارتها للأشخاص في مجموعتك. احصل على مزيد من المعلومات في تعليمات Planner.

• يمكنك دعوة الضيوف من خارج مؤسستك للانضمام إلى المجموعة والتعاون فيها. راجع وصول الضيف في مجموعات Microsoft 365.

• ترحيل قوائم التوزيع الموجودة إلى مجموعات Microsoft 365. راجع لماذا يجب ترقية قوائم التوزيع إلى مجموعات في Outlook.

• أضف فريق Microsoft إلى مجموعتك للدردشة المستمرة. راجع التشغيل السريع ل Microsoft Teams.