مشاركة الملفات مع مجموعة في Outlook

مشاركة الملفات في مجموعة فيOutlook الجديد

1. افتح Outlook الجديد.

2. هناك طريقتان للعثور على مجموعاتك:

   1. حدد مجموعات  في شريط التطبيقات الموجود في يسار النافذة. 

   2. في قائمة مجلدات علبة البريد، حدد الانتقال إلى مجموعات
      

3. في الجزء الأيمن، ضمن مجموعات، حدد المجموعة التي تريد مشاركة الملفات فيها.

إرفاق ملف مشترك برسالة بريد إلكتروني

1. افتح Outlook الكلاسيكي. هناك طريقتان للعثور على مجموعتك.

   1. من شريط التنقل، حدد المزيد من التطبيقات > مجموعات. (لتثبيت، انقر بزر الماوس الأيمن مجموعات وحدد تثبيت.)

      من مجموعات Home، يمكنك رؤية جميع مجموعاتك في وقت واحد.

   2. في قائمة مجلدات علبة البريد، ضمن مجموعات، حدد مجموعتك.

2. من مجموعتك، ابدأ محادثة.

3. حدد إرفاق ملف.

4. حدد مصدر الملف. تتضمن الخيارات "الملفات الأخيرة" و"مواقع ويب" و"هذا الكمبيوتر". تتضمن مواقع ويب محرك أقراص واحد ومواقع SharePoint وملفات المجموعة ومصادر أخرى.

   • إذا اخترت موقعا على ويب، فحدد إرفاق كنسخة أو مشاركة كارتباط OneDrive. يؤدي إرفاق كنسخة إلى منح كل مستلم نسخته الخاصة من الملف للمراجعة. مشاركة ارتباط OneDrive تمكن أعضاء المجموعة من رؤية أحدث التغييرات والتأليف المشترك في الوقت الفعلي

   • إذا حددت ملفا من الكمبيوتر، يتم إرفاقه كنسخة.

الوصول إلى ملفاتك

للوصول إلى ملفاتك في عميل Outlook على ويب، انقر فوق ملفات في رأس المجموعات. 

في طريقة العرض هذه، سترى قسمين: الأخيرة والمستندات. يعرض القسم الأخير أحدث 5 ملفات تمت مشاركتها في المجموعة. تتضمن هذه الملفات كلا الملفين اللذين تمت مشاركتها كمرفقات في الرسائل المنشورة إلى علبة الوارد المشتركة والملفات المشتركة إلى المجموعة من OneDrive أو SharePoint. يتم فرز الملفات بترتيب زمني استنادا إلى آخر مرة تمت مشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو آخر تعديل لها أو تحميلها إلى المكتبة. يعرض قسم المستندات جميع الملفات والمجلدات الموجودة في موقع Sharepoint للمجموعة في بنية ملف المجلد المماثلة. 

تحميل الملفات أو إنشائها 

لتحميل ملف جديد إلى المكتبة، انقر فوق الزر تحميل في شريط الأدوات أعلى رأس المجموعة. لإنشاء ملف أو مجلد جديد، استخدم الزر جديد في رأس المجموعة واختر من القائمة المنسدلة. 

حذف ملفاتك أو إعادة تسميتها

يمكنك بسهولة حذف ملف أو إعادة تسميته من طريقة عرض المستندات. حدد الملف الذي تريد حذفه أو إعادة تسميته في قائمة المستندات واختر حذف أو إعادة تسمية حسب الاقتضاء من شريط الأدوات أعلى رأس المجموعة. إذا كان الملف في طريقة عرض الملفات الأخيرة قبل الحذف، تحديث الملفات الأخيرة بعد الحذف لتعكس التغيير. 

مشاركة ملفاتك

من السهل مشاركة الملفات من طريقة عرض الملف في Outlook على ويب. إذا كنت ترغب في إرسال أحد الملفات من الملفات الأخيرة كمرفق بريد إلكتروني، فما عليك سوى النقر لفتح الملف ومن الشريط يمكنك اختيار المشاركة عبر البريد الإلكتروني.

إذا كنت ترغب في مشاركة أحد الملفات من قسم المستندات، فما عليك سوى تحديد الملف وانقر فوق مشاركة شريط الأدوات أعلى رأس المجموعة لمشاركته. سيظهر مربع حوار المشاركة المألوف، ويمكنك اختيار الأشخاص الذين تريد مشاركته معهم. 

استخدام مرفقات البريد الإلكتروني

تتضمن تجربة الملفات الجديدة طريقة قوية للعمل مع الملفات المرفقة بالبريد الإلكتروني. عند إرسال بريد إلكتروني إلى علبة الوارد المشتركة للمجموعة التي تحتوي على مرفق Word أو Excel أو PowerPoint تريد تحريره وإعادة إرساله إلى المؤلف الأصلي:

• انتقل إلى ملفات، وافتح الملف وحدد تحرير والرد من الشريط.
  سيتم تخزين الملف في مكتبة مستندات SharePoint الخاصة بالمجموعة وفتحه في الإصدار عبر الإنترنت من تطبيق Office ذي الصلة.

• يمكن إرسال بريد إلكتروني للرد إلى المرسل الأصلي، مع ارتباط إلى النسخة المخزنة من الملف.

• عند الانتهاء من التحرير، أضف تعليقاتك إلى البريد الإلكتروني وانقر فوق إرسال.

الانتقال إلى مكتبة مستندات SharePoint

تسمح لك طريقة عرض الملفات برؤية جميع الملفات الموجودة في موقع Sharepoint، ولكن إذا كنت تريد الانتقال إلى موقع Sharepoint، فيمكنك الانتقال إلى استخدام بطاقة المجموعة أو من رأس المجموعة. اختر ... من رأس مجموعات وحدد الموقع. من الموقع، حدد المستندات للانتقال إلى مكتبة المستندات.  

اطلع أيضاً على

• مشاركة ملفات المجموعة

• تعرّف على مجموعات Microsoft 365

إرفاق ملف مشترك برسالة بريد إلكتروني

1. من مجموعتك، ابدأ محادثة.

2. في أسفل جزء المحادثة، حدد .

3. حدد مصدر الملف. تتضمن الخيارات OneDrive وملفات المجموعة والكمبيوتر ومصادر أخرى أيضا.

   • إذا حددت OneDrive، فحدد إرفاق كنسخة أو مشاركة كارتباط OneDrive. يؤدي إرفاق كنسخة إلى منح كل مستلم نسخته الخاصة من الملف للمراجعة. مشاركة ارتباط OneDrive تمكن أعضاء المجموعة من رؤية أحدث التغييرات والتأليف المشترك في الوقت الفعلي

   • إذا حددت مجموعة كمصدر، فحدد الملف الذي تريد إرفاقه.

   • إذا حددت الكمبيوتر كمصدر، فحدد إرفاق كنسخة أو تحميل إلى ملفات المجموعة. يتيح التحميل إلى ملفات المجموعة لأعضاء المجموعة رؤية أحدث التغييرات والتأليف المشترك في الوقت الفعلي. يؤدي إرفاق كنسخة إلى منح كل مستلم نسخته الخاصة من الملف للمراجعة.

   • إذا اخترت مصدرا آخر، فسجل الدخول إلى هذا المصدر واتبع المطالبات.

الوصول إلى ملفاتك

للوصول إلى ملفاتك في عميل Outlook على ويب، انقر فوق ملفات في رأس المجموعات.

في طريقة العرض هذه، سترى الملفات التي تم تحميلها إلى مكتبة مستندات المجموعة، وسترى الملفات التي تمت مشاركتها كمرفقات في الرسائل المنشورة إلى علبة الوارد المشتركة والملفات المشتركة إلى المجموعة من OneDrive أو SharePoint. يتم فرز الملفات بترتيب زمني استنادا إلى آخر مرة تمت مشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو آخر تعديل لها أو تحميلها إلى المكتبة. لا يمكنك تغيير هذا الفرز ولكن إذا كنت ترغب في رؤية الملفات بترتيب زمني مختلف، فانتقل إلى مكتبة مستندات SharePoint بالنقر فوق استعراض المكتبة بالقرب من الزاوية العلوية اليسرى.

لتحميل ملف جديد إلى المكتبة، ما عليك سوى النقر فوق الارتباط تحميل في شريط الأدوات أعلى قائمة الملفات. إذا كنت ترغب في البحث في مكتبة الملفات، فما عليك سوى كتابة الكلمات الأساسية في مربع البحث في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة واضغط على مفتاح الإدخال enter.

حذف ملفاتك أو إعادة تسميتها

لحذف ملف أو إعادة تسميته، انتقل أولا إلى مكتبة مستندات SharePoint بالنقر فوق استعراض المكتبة باتجاه الزاوية العلوية اليسرى. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف الذي تريد حذفه أو إعادة تسميته واختر حذف أو إعادة تسمية حسب الاقتضاء.

استخدام مرفقات البريد الإلكتروني

تتضمن تجربة الملفات الجديدة طريقة جديدة قوية للعمل مع الملفات المرفقة بالبريد الإلكتروني. عند إرسال بريد إلكتروني إلى علبة الوارد المشتركة للمجموعة التي تحتوي على مرفق Word أو Excel أو PowerPoint تريد تحريره وإرساله مرة أخرى إلى الكاتب الأصلي، انتقل إلى قسم الملفات، وانقر نقرا مزدوجا لفتح الملف وحدد "تحرير والرد" من الشريط. سيتم تخزين الملف في مكتبة مستندات SharePoint الخاصة بالمجموعة وفتحه في الإصدار عبر الإنترنت من تطبيق Office ذي الصلة. سيتم أيضا إرسال بريد إلكتروني للرد إلى المرسل الأصلي، مع ارتباط إلى النسخة المخزنة من الملف. عند الانتهاء من التحرير، أضف تعليقاتك إلى البريد الإلكتروني وانقر فوق إرسال.

الانتقال إلى مكتبة SharePoint

بالإضافة إلى التحسينات التي ناقشناها أعلاه، قمنا أيضا بتسهين الوصول مباشرة إلى مكتبة مستندات SharePoint. عندما تكون في قسم الملفات في مجموعتك، سترى استعراض المكتبة نحو أعلى اليمين. انقر فوقها وسيتم فتح مكتبة مستندات SharePoint لهذه المجموعة في المستعرض.