إضافة ضيوف إلى مجموعات في Outlook

يتيح لك وصول الضيف في Microsoft 365 Groups التعاون مع فريقك مع أشخاص من خارج مؤسستك من خلال منحهم حق الوصول إلى محادثات المجموعة والملفات ودعوات التقويم ودفتر ملاحظات المجموعة. يمكن منح حق الوصول إلى ضيف - على سبيل المثال، شريك أو مورد أو مورد أو مستشار - من قبل أي مالك مجموعة.

ملاحظة: تتناول هذه المقالة إضافة ضيوف - أشخاص من خارج مؤسستك - إلى مجموعة Microsoft 365لحسابات العمل أو المؤسسة التعليمية. إذا كنت تبحث عن معلومات حول إضافة أعضاء - أشخاص داخل مؤسستك - إلى مجموعة Microsoft 365، فشاهد إضافة أعضاء المجموعة وتحريرهم وإزالتهم في Outlook.

كيفية عمله

يمكن الأشخاص باستخدام Microsoft 365 Groups استخدام Outlook لإضافة الضيوف وإدارتهم في مجموعات Microsoft 365 الخاصة بهم. يمكن للضيوف الحصول على أي عنوان بريد إلكتروني، ويمكن أن يكون حساب بريدهم الإلكتروني حساب عمل أو شخصي أو مدرسة.

اطلع على الإرشادات لإضافة أعضاء المجموعة وتحريرهم وإزالتها في Outlook.

الخطوة 1 يضيف مالك المجموعة ضيفا إلى المجموعة أو يتم ترشيح ضيف من قبل عضو في المجموعة. يوافق مالك المجموعة على أي مرشحين.
الخطوة 2 يتم إعلام مالك المجموعة بالمحتوى والموارد التي يمكن للضيف الوصول إليها داخل المجموعة.
الخطوة 3 يتلقى الضيف رسالة بريد إلكتروني ترحيبية ويمكنه المشاركة في محادثات المجموعة وتلقي دعوات التقويم والاستجابة لها والوصول إلى ملفات المجموعة.

ملاحظة: بشكل افتراضي، يتم اشتراك الضيوف في المجموعة وسيتلقىون جميع محادثات المجموعة والأحداث في علب الوارد الخاصة بهم. لا يمكن للضيوف إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة أثناء عضويتهم في المجموعة.

يمكن للضيوف مغادرة المجموعة في أي وقت عبر ارتباط في تذييل جميع رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة ودعوات التقويم.

يمكن للمسؤولين إدارة الضيوف ووصولهم إلى موارد مجموعة Microsoft 365 باستخدام PowerShell. راجع إدارة وصول الضيف في microsoft 365 مجموعات للحصول على الإرشادات.

عندما تتم دعوة الضيف للانضمام إلى مجموعة، يتلقى رسالة بريد إلكتروني ترحيبية تتضمن القليل من المعلومات حول المجموعة وما يمكن أن يتوقعه الآن من أنه عضو. تتضمن الرسالة أيضا مجموعة من الارتباطات لمساعدتهم على البدء والاتصال بموارد المجموعة.

تحدث كل تفاعلات الأعضاء الضيوف خلال علبة وارد البريد الإلكتروني. لا يمكنهم الوصول إلى موقع المجموعة ولكن يمكنهم تلقي دعوات التقويم والمشاركة في محادثات البريد الإلكتروني، وإذا قام المسؤول بتشغيل الإعداد، فيمكنه فتح الملفات المشتركة باستخدام ارتباط أو مرفق.

ستتضمن جميع رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة ودعوات التقويم التي يتلقاها الضيف تذكيرا لاستخدام الرد على الكل في استجابات للمجموعة، إلى جانب ارتباطات لعرض ملفات المجموعة وترك المجموعة. إليك مثال على ذلك:

ستتضمن كل رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها الضيوف من أعضاء المجموعة تذييل صفحة بإرشادات وارتباطات

يلخص الجدول التالي ما يمكن للضيوف القيام به وما لا يمكنهم.

الميزة	هل يسمح للضيف بالقيام بذلك؟
إنشاء مجموعة	لا
إضافة/إزالة أعضاء المجموعة	لا
حذف مجموعة	لا
الانضمام إلى مجموعة	نعم، من خلال توجيه دعوة
بدء محادثة	نعم
الرد على محادثة	نعم
البحث عن محادثة	نعم
@الإشارة إلى شخص في المجموعة	لا
تثبيت مجموعة/تعيينها كمفضلة	لا
حذف محادثة	نعم
رسائل "تسجيل الإعجاب"	لا
إدارة الاجتماعات	لا
عرض تقويم المجموعة	لا
تعديل أحداث التقويم	لا
إضافة تقويم مجموعة إلى تقويم شخصي	لا
عرض ملفات المجموعة وتحريرها	نعم، إذا قام مسؤول المستأجر بتمكين ذلك
الوصول إلى دفتر ملاحظات المجموعة في OneNote	نعم، الوصول من البريد الإلكتروني الترحيبي
استعراض المجموعات	لا

الأسئلة المتداولة

الضيف هو شخص ليس لديه حساب عمل أو مدرسة داخل مؤسستك. قد يكونون عميلا أو بائعا أو شريكا أو شخصا آخر خارج مؤسستك.

كلا. لا يمكن إضافة سوى الأشخاص من خارج مؤسستك، مثل الشركاء أو المستشارين، كضيوف. يمكنك دعوة أشخاص من داخل مؤسستك للانضمام كأعضاء مجموعة عادية.

نعم، يمكنك القيام بذلك. جهات اتصال البريد الخارجي هي جهات اتصال مدرجة في قائمة العناوين العمومية لمؤسستك. مثال على هذا النوع من جهة الاتصال هو شركة توريد توفر خدمات لمؤسستك بشكل منتظم.

يجب على المسؤول تشغيل ميزة الضيف قبل أن تتمكن من إضافة ضيوف. عندما ترى الرسالة للاتصال بالمسؤول، من المحتمل أن ميزة الضيف لم يتم تشغيلها بعد. راجع إدارة وصول الضيف في microsoft 365 مجموعات لمزيد من المعلومات.

لا، لا يمكن للضيوف عرض الرسائل المحمية باستخدام إدارة حقوق استخدام المعلومات (IRM).

قد تحصل على تقرير بعدم التسليم عند الرد على رسالة مجموعة بعنوان بريد إلكتروني يختلف عن العنوان الذي استخدمته عند الانضمام إلى المجموعة أو إضافتها إليها. على سبيل المثال، إذا انضممت إلى المجموعة seanc@contoso.com ولكنك تحاول الرد على رسالة مجموعة في علبة الوارد من seanc@service.contoso.com، فستتلقى تقرير بعدم التسليم.

نعم. يمكن لأعضاء المجموعة (وليس الضيوف) مشاركة ملفات المجموعةMicrosoft 365 مع أشخاص من خارج المؤسسة باستخدام عنصر التحكم مشاركة وتحديد أشخاص محددين كجمهور. ستقوم بعد ذلك بإدخال أسماء الأشخاص الذين تريد مشاركة الملف معهم أو عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

لمزيد من المعلومات، راجع مشاركة الملفات والمجلدات مع Microsoft 365 Business.

المرفق الحديث هو عبارة عن ملف مخزن على OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية. ينتقل ارتباط واحد إلى كل المستلمين. نظراً لأنه يتم تخزين الملف في السحابة، يمكن لكل المستلمين قراءة الملف وتحريره دون الحاجة إلى التوفيق بين النسخ الفردية.

في مجموعة Microsoft 365 ، تتم مشاركة المرفقات الحديثة فقط مع أعضاء المجموعة أو ضيوفها. عند إعادة توجيه رسالة تحتوي على مرفق حديث إلى ضيف يشكل جزءا من المجموعة، سيتمكن من الوصول إلى المرفق بعد تسجيل الدخول باستخدام اسم مستخدم وكلمة مرور. إذا تمت إعادة توجيه الرسالة إلى شخص ليس جزءا من المجموعة، فلن يتمكن هذا الشخص من فتح المرفق.

قد لا يتلقى الضيوف محادثات المجموعة لعدة أسباب. للحصول على المعلومات، راجع لم يتلق المستخدمون الضيوف محادثة المجموعة.

كيف يمكن للضيوف التحقق من بياناتهم الشخصية التي تجمعها المؤسسة وإدارتها؟

يمكن للضيوف معرفة المعلومات الشخصية التي تحتفظ بها المؤسسة، وكيفية طلب حذف كل هذه المعلومات أو بعضها عن طريق تحديد ارتباط بيان خصوصية المؤسسة في أسفل البريد الإلكتروني الترحيبي الذي تلقوه.