Applies ToSharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint Foundation 2013

在您決定要與其他人共用前,您儲存於 公司用或學校用 OneDrive 中的文件及資料夾都為私用。 同樣地,在網站文檔庫中,您可能會想要與無法存取網站的人員共用特定檔或資料夾。 您可以決定是否要讓使用者能編輯您共用文件和資料夾,或是只供他們檢視。

共用文件或資料夾

  1. 前往 公司用或學校用 OneDrive 或內含欲共用文件或資料夾的網站文件庫。

  2. 選取檔或資料夾旁的省略號 (...) 以開啟其文件圖說文字,然後選取 [ 共用]

    開始共用 SharePoint 文件庫中的文件

  3. 在 [ 共用] 對話框中,輸入您要共用文檔或資料夾之人員的名稱或電子郵件位址。

  4. 選取要共用文件或資料夾之所有人員的許可權設定。

    為邀請共用文件的人員選取權限設定

  5. 您可以視需求,在電子郵件中輸入要傳送給所有受邀者的訊息。 電子郵件包含共用文件的連結。

  6. 準備好時,請選取 [傳送]。 通知會傳送給所有收件者,通知他們共用的檔或資料夾,以及您包含的任何訊息。 

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常見問題集

如何與組織中的每一個人共用文件?

在 公司用或學校用 OneDrive 有兩種方法可與所有人共用文件:

  • 使用 [共用] 對話方塊。 請遵循上述共用 文檔或資料夾時所述的相同步驟,但在 [名稱] 字段中輸入 [所有人 ]。

    使用 [共用] 對話方塊與所有人共用文件

  • 建立 [與所有人共用] 資料夾 (或使用類似名稱的資料夾) ,並在您建立檔時將檔放在該資料夾中。 若要建立資料夾,請按兩下 [+ 新增 > 新資料夾]。 建立資料夾之後,您就可以與其他人共用該資料夾。

    [與所有人共用] 資料夾的螢幕擷取畫面

[共用] 對話方塊可讓您選取「外部使用者以外的所有人」。 如果您的組織允許外部共用,則與 [所有人」共用] 便包含外部使用者:先前已受到您或組織中其他人的邀請,以來賓的身分共用文件的組織外部人員。

如果您有為您布建的 [與所有人共用] 資料夾,則除非您變更許可權設定,或除非您在 2014 年 6 月之前建立 公司用或學校用 OneDrive ,否則每個人都會獲得編輯您放在 [與所有人共用] 資料夾中的檔的許可權。 如果您的 公司用或學校用 OneDrive 是在該日期之前建立,[與所有人共用] 資料夾會以僅供檢視許可權開始。 您可以隨時變更權限設定,作法是遵循本文前面說明的共用資料夾指示。

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使用者如何找到我已經與所有人共用的文件?

您與所有人共享的檔不會出現在 公司用或學校用 OneDrive的 [與我共用] 檢視中。 為什麼不會呢? 從組織的規模思考,與所有人共用的文件可能有數百份甚至數千份。 此外,您可能不會想將邀請電子郵件傳送給組織所有人。

不過,人員可以執行下列步驟以找到這些文件:

  • 依循您在電子郵件中直接傳送給他們的連結。

    您可以選取文件右側的省略號 (...) ,然後選取 [ 複製連結],以產生或擷取任何檔的網址。 文件的網址 將 URL 複製並貼到您要通知的特定人員的電子郵件中。

  • 使用位於頁面頂端的 [搜尋 ] 方塊。

    在此範例中,Adele Vance 會搜尋關鍵詞「國際行銷」,以尋找在組織中與她共用的任何相關文件。 搜尋關鍵字以尋找其他人與您共用的文件

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如何檢視與我共用文件的人員?

  1. 選取您感興趣的檔旁的 省略 號 (...) ,然後選 取 [管理存取權]

    與您共用文件的人員名稱、有權存取的人數及其許可權都會列在清單中。 您可以捲動清單來查看所有名稱,或使用搜尋欄位來尋找特定人員。 

    [動態顯示卡片] 會列出共用文件的人員  

    提示: 如果您正在處理的文件庫有 [共用] 欄,您可以選取要開啟 [ 管理存取] 對話框的文字。 [共用] 對話方塊中的 [與下列共用] 索引標籤

  2. 您要分享的群組會顯示在 [群組] 索引標籤底下。 選取清單頂端的 群組  表,以查看貴組織中有權存取檔及其許可權的所有群組。

    [共用] 對話方塊中的 [與下列共用] 索引標籤

  3. 如果已為文件產生任何可共用的連結,它們會顯示在 [連結] 索引標籤底下。 選取清單頂端的 [連結] 索引標籤,以查看為檔案產生的所有連結、擁有存取權的人員,以及許可權等級。  螢幕快照顯示已開啟 [連結] 索引標籤的 [管理存取] 對話方塊。

如何停止共用文件或資料夾?

如果要讓文件或資料夾回到僅供私人使用,請停止共用。若要停止與個人或群組共用:

  1. 取 [管理存取] 對話框 (請參閱 如何? 查看我與誰共用文檔,瞭解如何存取) 。

  2. 在 [ 管理存取] 對話框中,選取您要停止共用對象的許可權。

  3. 選取許可權清單中的 [移除直接存取]。  醒目提示 [移除直接存取] 的共享許可權螢幕快照。

若要停用共享連結:

  1. 取 [管理存取] 對話框 (請參閱 如何? 查看我與誰共用文檔,瞭解如何存取) 。

  2. 在 [ 管理存取] 對話框中,選取 [連結] 索引 卷標。

  3. 取 [移除連結] 圖示以刪除連結。  螢幕快照顯示已開啟連結索引標籤的 [管理存取] 對話框。 畫面上醒目提示 [移除連結] 按鈕。

  4. 當系統要求確認時,請選取 [移除]。

若要停止一起共用:

  1. 取 [管理存取] 對話框 (請參閱 如何? 查看我與誰共用文檔,瞭解如何存取) 。

  2. 在 [ 管理存取] 對話框中,選取 [停止共用] [管理存取] 對話框的螢幕快照,其中醒目提示 [停止共用]。

  3. 當系統要求確認時,請選取 [停止共用]。

    附註: 選取 [停止共用] 將會移除所選檔或檔案的所有共用,包括個人、群組,並停用任何產生的共享連結。 ​​​​​​​

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