從 Viva Engage 編輯文件

您和 Viva Engage 社群的其他成員可以編輯張貼到社群的檔案。系統會為每個檔案儲存版本歷程記錄。

附註:

Viva Engage 會在Microsoft 365 個連線的社群中，針對 Viva Engage 檔案的檔案儲存空間進行變更。之前，所有 Viva Engage 檔案都儲存在 Viva Engage 雲端儲存空間中。一旦貴組織取得這些變更，連線社群的所有 Viva Engage 檔案都會儲存在 SharePoint 中，並從 Viva Engage 存取。當 Viva Engage Microsoft 365 連線時，每個社群是由 Microsoft 365 中的群組所支援。
若要判斷您是否擁有這項新功能，並查看預期會發生哪些變更，請參閱我的 Viva Engage 檔案儲存在哪裡？
在這項變更中，儲存在連線社群 Viva Engage 中的所有現有檔案都會設為唯讀。這表示您必須下載並重新上傳檔案，並編輯新上傳的版本，而不是編輯檔案。如需詳細資訊，請參閱當 Viva Engage 連線的群組現在將檔案儲存在 SharePoint 中時，編輯先前上傳的檔案。

編輯檔案、檢視版本歷程記錄及開啟先前修訂的步驟取決於檔案的儲存位置，以及檔類型：

對於儲存在 Viva Engage 中的 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案，如果您想要從檔案的 Viva Engage 頁面追蹤修訂，請在 Office Online 中開啟該檔案。

使用 Microsoft 365 網頁版很像桌面上的 Microsoft 365 。如需在 Microsoft 365 網頁版應用程式中工作的秘訣和說明，請參閱：

Word 網頁版中的基本工作 |Excel Online 中的基本工作 |PowerPoint 網頁版中的基本工作。系統會從檔案的 Viva Engage 頁面檢視版本歷程記錄。
針對儲存在 SharePoint 中的 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案，如果您想要追蹤修訂，您可以使用 Microsoft 365 網頁版或使用 Word、PowerPoint 或 Excel 進行變更。系統會在 SharePoint Online 文檔庫中檢視群組的版本歷程記錄。
對於其他類型的檔案，您可以下載檔案、進行變更，然後上傳新版本的已變更檔案。系統會在 Viva Engage 中追蹤儲存在 Viva Engage 雲端儲存空間中的檔案，以及儲存在 SharePoint 中之檔案的 SharePoint 中的修訂。

從交談預覽或編輯檔案

按兩下檔案。檔案的 Viva Engage 頁面隨即開啟。如果有預覽可供使用，則會顯示預覽。

提示: 如需其他檔案選項，請按兩下交談中附件方塊中的 [其他] 圖示。
在 [ 檔案動作] 清單中，選取 [編輯檔案]。隨即會開啟檔案的新索引標籤。
- 使用 Office Online 進行您要的變更。若要停止在 Office Online 中編輯，請關閉瀏覽器上的索引標籤。您所做的變更會自動儲存到附加檔案。
- 如果檔案儲存在 SharePoint 中，頂端會有編輯檔案的選項 Word、Excel 或 PowerPoint。
如果沒有預覽，或沒有 [編輯檔案] 連結：
1. 選 取 [按兩下] 以下載 或 [下載並儲存盤案至您的電腦]。
2. 編輯檔案。
3. 找到原始版本，然後選取 [檔案動作] 清單中的 [上傳新版本]，將它上傳到 Viva Engage。

從群組預覽或編輯檔案

在群組中，按兩下 [ 檔案]，然後按下檔名。這會在檔案張貼的交談內容中顯示檔案。
若要預覽檔案，請選取 [按兩下這裡以檢視檔]。如果可以預覽檔案，將會顯示預覽。
若要編輯檔案，請在右側的 [檔案動作 ] 清單中，按兩下 [ 編輯檔案]。
- 使用 Office Online 進行您要的變更。若要停止在 Office Online 中編輯，請關閉瀏覽器上的索引標籤。您所做的變更會自動儲存到附加檔案。
- 如果檔案是儲存在 SharePoint 中，頂端會有編輯檔案的選項，Word、Excel 或 PowerPoint。
如果 [檔案動作] 清單中無法使用 [編輯檔案]：
1. 在 [ 檔案動作] 清單中，按兩下 [ 下載]，然後將檔案儲存在計算機上。
2. 編輯檔案。
3. 找到原始版本，然後選取 [檔案動作] 清單中的 [上傳新版本]，將它上傳到 Viva Engage。

從 [Viva Engage 檔案] 列表預覽或編輯檔案

若要在不確定檔案位於哪個社群中時尋找檔案，請選取 [設定] 圖示，選取 [檔案]，然後探索最適合您檔案的位置。

在此檢視中，檔案動作全都可在 [ 上次更新 於] 欄的下拉功能表中使用。
若要預覽檔案，請在下拉功能表中選取 [ 預覽]。

如果 [預覽 ] 不在清單中，則不適用於這種類型的檔案。
若要編輯檔案，請在下拉功能表中選取 [ 編輯]。
- 使用 Office Online 進行您要的變更。若要停止在 Office Online 中編輯，請關閉瀏覽器上的索引標籤。您所做的變更會自動儲存到附加檔案。
- 如果檔案儲存在 SharePoint 中，頂端會有編輯檔案的選項 Word、Excel 或 PowerPoint。
如果清單中無法使用 [編輯 ]：
1. 選取 [下載]，然後將檔案儲存到您的計算機上。
2. 編輯檔案。
3. 找到原始版本，然後選取 [檔案動作] 清單中的 [上傳新版本]，將它上傳到 Viva Engage。

使用 SharePoint 中的檔案

如需儲存在 SharePoint 中之檔案的更多選項，例如取出檔案，請選取已連線群組頁面上的 SharePoint 文檔庫鏈接，然後流覽至 [應用程式] 資料夾。

如需使用 SharePoint 檔案的相關信息，請參閱在文檔庫中編輯檔、取出、存回或捨棄文檔庫中的檔案變更或編輯和管理 SharePoint 清單或文檔庫的許可權。

常見問題集

問：如何確定已儲存對 Office Online 檔案所做的變更？

答：變更會在您於 Office Online 中進行變更時儲存。若要檢查您的變更是否在檔案中，請重新整理瀏覽器並查看檔案預覽。

問：為什麼有些 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案是只讀的？

答：如果 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案的 [編輯] 鏈接遺失，表示貴組織已收到儲存在 SharePoint 功能中的 Viva Engage 檔案。您必須下載並重新上傳檔。如需詳細資訊，請參閱當 Viva Engage 連線的群組現在將檔案儲存在 SharePoint 中時，編輯先前上傳的檔案。

問：當我使用儲存在 Viva Engage 中但無法在 Viva Engage 中編輯的檔類型時，是否可以使用更新的版本取代舊版？

答：針對 Word、PowerPoint 和 Excel 以外的文件類型，可以。在 Viva Engage 中尋找檔案的原始版本，然後在 [檔案動作] 清單中選取 [上傳新版本]。 上傳新版本不適用於 Word、Excel 或 PowerPoint 檔：只有使用 Office Online 進行變更時，才能追蹤這類檔案的版本。

問：如何確保沒有人變更我的檔案？

答：如果您的檔案儲存在 Viva Engage 中，請要求群組管理員按兩下其名稱，然後在左側的 [檔案動作] 清單中，選取 [標示官方和鎖定變更]。

檔案會以黃色 star 顯示。
如果您的檔案是儲存在 SharePoint 中，您可以取出檔案以確保沒有其他人可以開啟檔案，或者您可以變更檔案上的 SharePoint 許可權。
1. 若要在 SharePoint 中尋找檔案，請按兩下已連線群組頁面上的 SharePoint 文件庫連結，然後流覽至 [應用程式] 資料夾。
2. 請依照取出、存回或捨棄文檔庫中的檔案變更或編輯和管理 SharePoint 清單或文檔庫的許可權中的 SharePoint 指示進行。

深入了解

我的 Viva Engage 檔案儲存在哪裡？