SharePoint 产品附带的工作流是可用于自动执行业务流程的功能，使其更加一致和更高效。 您可以使用 SharePoint 收集反馈 工作流将 SharePoint 产品中存储的文档和其他项目路由到一个或多个用户以获取反馈。 借助 SharePoint 工作流来处理你的流程，你有更多的时间完成所有其他需要完成的事情。
注意:
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自 2020 年 8 月 1 日起，新租户的 SharePoint 2010 工作流已停用，并已于 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用的是 SharePoint 2010 工作流，我们建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。
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SharePoint 2013 工作流自 2023 年 4 月 2 日起已弃用，并且将于 2024 年 4 月 2 日起关闭新租户。 它将从现有租户中删除，并且将于 2026 年 4 月 2 日完全停用。 如果使用 SharePoint 2013 工作流，我们建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 中的 SharePoint 2013 工作流停用。
有关详细信息，请参阅 SharePoint 附带的工作流概述。
重要: 默认情况下，“收集反馈”工作流未激活，并且不会在关联窗体的 “选择工作流模板 ”列表框中列出。 若要使其可供使用，网站管理员必须在网站集级别激活它们。
如果只需完成收集反馈工作流任务 只需向下滚动到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他段。
SharePoint 工作流包括：
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高效且一致 收集反馈工作流会自动路由文档或项目，分配审阅任务并跟踪其进度，并在需要时发送提醒和通知。 可以从中心状态页监视和调整工作流中的活动，并且工作流运行中事件的历史记录将在完成后保留 60 天。
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减少工作量 收集反馈工作流可为你和你的同事节省时间和麻烦，同时简化和标准化反馈流程。
下面是收集反馈工作流的非常简单版本的示意图。
使用本文的提示
本文中的信息以 10 个可展开的片段的形式提供。
单击此处获取有关充分利用本文的一些提示
如果只需完成收集反馈工作流任务 只需向下滚动到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他段。
如果要添加、启动、监视和维护工作流 如果你还不熟悉这些任务，你可能会发现，在你第一次设计和添加工作流时，通过本文逐个细分的方式工作会很有用。 熟悉信息和文章布局后，即可直接转到任何回访时所需的细分市场。
有关图形的注释 此系列工作流文章中的屏幕图像和概念图通常基于审批工作流类型。 但是，只要有必要明确概念或说明，本文中的图像和图表已针对“收集反馈”工作流进行了自定义。
有关打印本文的一句话 这是一篇长文章。 如果只想打印所选段，请确保打印时 仅 展开这些段。 (此外，如果要在打印副本中包含完整的图形，请以横向而不是纵向打印。)
关于搜索的一句话 在搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保已展开要搜索的所有段。
您要做什么？
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详细了解收集反馈工作流 |
详细了解收集反馈工作流
收集反馈工作流是一项 SharePoint 功能，可将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由到一个或多个人员以获取反馈。 工作流可自动执行、简化和标准化整个过程。
SharePoint 产品附带的基本收集反馈工作流充当模板。 使用此模板，可以将多个收集反馈工作流添加到网站。 添加的每个工作流都是基本收集反馈工作流的唯一 版本 ，每个工作流都有自己的专用工作方式，具体取决于添加时指定的设置。
此段中的分区
1. 收集反馈工作流可为我做什么？
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首次将“收集反馈”工作流添加到列表、库或网站集时，可以指定要包含的参与者数，并指示他们的任务是在串行 () 中一个接一个地分配的，还是同时以并行) (分配的。 您甚至可以决定是否将参与者的任务划分为两个或更多单独的阶段，以及指定最终截止日期和/或每个任务完成所允许的时间。 每次在项目上手动启动工作流时，都可以修改其中任何设置。
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工作流将任务分配给每个指定的参与者。 每个参与者在几种可能的响应中做出选择：发送有关项目的反馈、请求更改项、重新分配任务或删除任务。
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运行工作流时，可以监视进度，并根据需要 () 单个中央工作流状态页进行调整。
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工作流完成后的 60 天内，工作流 (或 工作流实例) 运行过程中发生的所有工作流事件列表仍可在“工作流状态”页上获取，以供非正式参考。
2. 收集反馈工作流 不能 做什么？
收集反馈工作流不用于收集项目的批准和拒绝，也不用于控制网站的网页发布。 如果要添加参与者批准或拒绝其审阅的项目的工作流，请参阅另请参阅部分的“关于审批工作流”一文。
此外，收集反馈工作流不用于收集签名。 如果要使用工作流在Microsoft Word文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中收集签名，请参阅另请参阅部分中的“收集签名工作流”一文。
若要了解如何使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint 产品随附 的任何 工作流，请参阅Microsoft软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。
3. 谁可以使用此类工作流？
若要添加 工作流默认情况下，必须具有“管理Lists”权限才能添加工作流。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。)
若要启动 工作流，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有“编辑项目”权限;“访问者”组不 )
或者，所有者可以选择配置特定的工作流，以便 只能 由“所有者”组的成员启动它们。 (为此，请在关联表单的第一页上选择“需要管理Lists权限才能启动此工作流检查”框。)
4. 如何规划、添加、运行和维护此类工作流？
以下是基本阶段：
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在工作流运行之前， (计划、添加、启动) 在添加工作流之前，请规划要添加工作流的位置， (单个列表或库，或者针对整个网站集) 及其工作方式的详细信息。 添加并配置工作流后，具有必要权限的任何人都可以针对特定项目启动工作流。 还可以将工作流设置为 自动运行。 可以基于两个触发事件之一或两个触发事件激活自动运行：在列表或库中添加或创建任何项时，或者当列表或库中的任何项发生更改时。
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工作流运行 (完成时，监视、调整) 运行工作流时，各个参与者将完成分配的任务。 自动提醒将发送给未能满足任务截止时间的参与者。 同时，可以从该特定工作流实例的中心“工作流状态”页监视工作流的进度。 可以在工作流运行时从同一页对工作流进行调整;如有必要，可以取消工作流或从那里结束工作流。
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工作流运行后 (审阅、报告、更改) 工作流完成后，可以在“工作流状态”页上查看运行 (或 实例) 的整个历史记录，最长为 60 天。 在同一页上，可以创建有关此工作流版本性能的统计报告。 最后，如果有任何关于工作流功能方式的更改，可以打开并编辑首次添加工作流时完成的关联表单。
以程图从添加新工作流的人员的角度说明了这些阶段。
下一步做什么？
在规划新的“收集反馈”工作流之前，请先查看本文的 ALLOW 段，然后转到 “计划 ”段。
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仅允许在任务表单中或在项目中提供反馈 |
仅允许在任务表单中或在项目中提供反馈
以下两个问题可帮助你就工作流做出一个基本决策：
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参与者是否只能在任务表单的“批注”字段中提交反馈，或者他们是否可以在项目本身中插入修订和批注？
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如果参与者可以在项目本身中插入跟踪的更改和批注，他们是在协作环境中执行此操作的，其中多个参与者可以同时编辑文档，还是每个参与者检查文档，并在他们自己的审阅期间拥有唯一的编辑权限？
下图可能有助于阐明这些替代方法。
继续阅读时，请记住以下几点：
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当前已签出的项目无法启动任何工作流。
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“收集反馈”工作流类型包括一个选项，用于在对正在审阅的项目进行任何更改时立即取消工作流。
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只有在项目在创建项目的已安装版本中打开时，才能在项目中插入跟踪的更改和注释，而不能在该程序的 Web 应用程序版本中打开时插入跟踪的更改和批注。
此段中的分区
1. 仅允许任务表单中的反馈
这种安排的优点是机械上最简单的安排。 参与者只有两种建议更改的方法，这两种方法都涉及任务表单：
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提交批注。
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请求在工作流仍在运行时对项进行更改。
当然，main缺点是参与者无法直接在项目中指示特定更改。 建议的更改数越大，参与者就越可能希望能够直接在项目中工作。
有关保护项免受更改的说明 确保参与者不会对项目本身进行任何更改的最简单方法是在运行期间检查项。 但正如我们刚刚说过的，工作流不能在当前签出的任何项目上启动。
有两种方法可以解决此问题：
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可以等待工作流启动，然后在运行期间检查项。 (如果工作流自动启动，请确保在关联表单第二页上的 “抄送 ”字段中列出。 然后，当收到工作流已在某个项目上启动的通知时，检查该项目 out.) 此方法的一个限制是，当你签出同一项时，其他工作流将无法启动它。
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或者，你可以将项目保留为签入状态，但请确保参与者知道他们既不检查该项目，也不要对项目进行任何更改，这一点很重要。 当然，最好将此说明包含在任务通知中的笔记中。 如果你的参与者不熟悉收集反馈工作流，最好在工作流开始前发送单独的电子邮件，或者通过亲自与参与者交谈来 更 清楚地说明这一点。
2. 允许在任务表单和项目 (协作版本)
这种安排使项目始终可供所有参与者使用。 没有人必须等待其他人完成他们的审查，然后开始他或她自己的审查。 SharePoint 产品中的协作功能可以实现这种灵活性。
只需确保参与者知道他们必须执行以下操作：
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在项目进行更改时，让项目保持处于签入状态。
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打开所创建程序的已安装版本中的项，而不是该程序的 Web 应用程序版本。
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在更改或插入任何批注之前，请启用更改跟踪。
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将其更改保存到服务器。
请记住，“收集反馈”工作流类型包括一个选项，用于在对正在审阅的项目进行任何更改时立即取消工作流。 如果选择了该选项，则当任何参与者首次保存对项目所做的更改（甚至跟踪的更改和/或批注）时，工作流将立即取消。
此外，如果打算允许对项目本身进行更改，请确保在列表或库的版本控制设置中， “要求在编辑文档之前签出文档 ”设置为 “否”。
3. 允许在任务表单和项中提供反馈 (唯一访问版本)
在此安排中，只允许一个参与者检查项目并在其中进行更改：
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如果工作流中的任务一次分配一个， (串行) 这可能不成问题。
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如果同时分配所有任务 (并行) ，则参与者有时可能需要等待对项目的访问权限，而另一个参与者完成该项目的工作。
由于在签出项目时工作流无法开始，因此，在对项目运行此工作流之前，必须确保已签入项目。
让参与者知道他们应执行以下操作：
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在打开项目之前，先签出该项目。
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打开所创建程序的已安装版本中的项，而不是该程序的 Web 应用程序版本。
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在更改或插入任何批注之前，请启用更改跟踪。
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保存对服务器的更改，并在处理完项目后立即检查项。
同样，请记住，“收集反馈”工作流类型包括一个选项，用于在对正在审阅的项目进行任何更改时立即取消工作流。 如果选择了该选项，则当任何参与者首次保存对项目所做的更改（甚至跟踪的更改和/或批注）时，工作流将立即取消。
下一步做什么？
如果已准备好规划新的“收集反馈”工作流，请转到本文的 PLAN 部分。
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计划新的收集反馈工作流 |
规划新的收集反馈工作流
在此部分，我们确定在添加收集反馈工作流版本之前需要做出的决策和需要组合的信息。
如果已熟悉如何添加此类工作流，并且只需提醒特定步骤，则可以直接转到本文的相应 ADD 段 (列表/库 或 网站集) 。
此段中的分区
1. 模板和版本
SharePoint 产品中包含的工作流充当主 模板 ，你添加到列表、库和网站集的特定单个工作流基于这些模板。
例如，每次添加“收集反馈”工作流时，实际上都会添加常规的“收集反馈”工作流模板 的版本 。 为每个版本指定其自己的名称和自己的设置，在添加该特定版本时，可以在关联表单中指定这些名称。 这样，就可以添加多个工作流，所有版本都基于“收集反馈”工作流主模板，但每个版本都命名并针对你将使用的特定方式进行了定制。
在此图中，添加了三个基于审批工作流模板的工作流： 一个用于单个库中 的所有 内容类型，一个用于单个库中的 单个内容类型， 另一个用于整个 网站集中的单个内容类型。
2. 关联表单简介
每当基于包含的工作流模板之一添加新的工作流版本时，您都填写 关联表单 以指定希望新版本的工作方式。
在下一部分中，你将找到一系列问题，这些问题将为你完成关联表单做好准备。 不过，首先，请花一两点时间查看窗体及其字段。
关联表单的第一页
关联表单的第二页
注意: 此第二页上红框中的字段也显示在 初始表单上，每次手动启动工作流时都会显示该表单，并且可以针对该单次运行进行编辑。
3. 十二个问题要回答
获得本部分中所有问题的答案后，即可添加工作流。
01.这是正确的工作流类型吗？
本文涉及在菜单中显示为 “收集反馈 - SharePoint 2010”的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是否是最佳选择，请参阅本文的 LEARN 部分。 有关可用的其他工作流模板的详细信息，请参阅另请参阅部分中关于 SharePoint 附带的工作流一文。
02. 一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一种内容类型还是所有内容类型？
你可以使新版本的收集反馈工作流仅在单个列表或库中可用，也可以使其在整个网站集中可用。
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如果为单个列表或库添加工作流，则可以将其设置为 在所有内容类型 上运行或 仅在单个内容类型上运行。
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但是，如果为整个网站集添加工作流， 则必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。
什么是内容类型？
存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以与 Document 或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以与 法律合同 或 产品目录规范一样高度专业化。 SharePoint 产品中默认提供某些内容类型，但你可以自定义这些内容类型，并添加自己创建的其他内容类型。
03. 什么是好名字？
为工作流版本指定一个名称，该名称：
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明确指示其用途。
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请清楚地将其与其他工作流区分开来。
示例
假设你是一组编辑者的成员。 你的组希望使用两个不同的收集反馈工作流：
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你将对自己的组成员提交的每个文档运行第一个工作流。 此工作流仅从组的经理那里收集反馈。
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你将对自己组外部的人员提交的每个文档运行第二个工作流。 此工作流从组的每个成员收集反馈。
可以将第一个工作流命名为 “提交反馈内部” ，将第二个工作流命名为“ 外部提交反馈”。
提示: 与往常一样，最好建立一致的命名约定，并确保与工作流相关的每个人都熟悉这些约定。
04. 任务列表和历史记录列表：现有还是新？
你可以让工作流使用网站的默认“任务”列表和“历史记录”列表，使用 其他 现有列表，或者仅请求此工作流的新列表。
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如果网站将具有许多工作流，或者某些工作流将涉及许多任务，请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理超长列表是降低性能的一项操作。 与一个很长的列表相比，系统可以更快、更轻松地维护多个较短的列表。)
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如果此工作流的任务和历史记录将包含要与常规列表分开的敏感或机密数据，则应 明确 指示需要此工作流的新单独列表。 (添加工作流后，请确保为新 lists 设置适当的权限。)
05. 如何 (以及由谁) 启动此工作流？
工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动，或采用以下任一方式：
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当对特定文档或项目手动启动“收集反馈”工作流时，将显示另一个窗体 （即初始表单）。 初始表单包含 关联 表单第二页的大部分设置。 这样，如果启动工作流的人员只想更改当前实例 (的任何设置) ，则可以在单击“ 开始”之前执行此操作。
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当然，使用自动启动时，没有机会显示初始表单，因此使用关联表单中指定的默认设置而不进行任何更改。
下图显示了手动启动和自动启动之间的差异。
在初始表单中所做的任何更改 仅在 工作流的当前实例期间应用。 若要更改工作流的永久默认设置，请编辑原始关联表单，如本文的 CHANGE 部分中所述。
手动启动
如果允许手动启动，则具有必要权限的任何人都可以随时对任何符合条件的项目启动工作流。
手动启动的优点是，你和你的同事只能在你选择 时运行 工作流，并且每次运行该工作流时，你都有机会使用初始表单更改某些设置。
快速示例 如果 只想在团队 外部的编写器创作的项目上运行工作流，则仅手动启动工作流将使其不会在由你和你的团队成员创作的项目上自动运行。 (备用解决方案：为团队中的作者的项目维护一个列表或库，并为所有其他作者的项目维护单独的列表或库。 这样，就可以自动运行工作流，但只能在外部作者 list.)
手动启动的主要缺点是，有人必须记住在适当的时候运行工作流。
自动启动
可以将工作流设置为由以下任一事件或每个事件自动启动：
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在列表中或库中创建或上传到新项。
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已存储在列表或库中的项已更改。
自动启动的优点是没有人需要记住来启动工作流。 每次发生触发事件时，它都会运行。
快速示例 假设组织的会计需要查看上传到预算库或在预算库中创建的每个预算。 可以将收集反馈工作流添加到该库，并将会计指定为唯一的参与者。 可以将工作流设置为每次将新项添加到 (“创建”) 列表中时自动启动。 这样，你的会计将始终保持最新状态。
自动启动的两个缺点：
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每当发生触发事件时，都无法停止工作流运行。
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不能在单个实例的开头更改任何设置。
06. 继承自此内容类型的内容类型是否也获取此工作流？
将工作流添加到整个网站集的内容类型时，可以选择同时将工作流添加到网站集中的所有其他内容类型，这些内容类型 继承 自要向其添加工作流的内容类型。 (如果要为单个列表或库添加工作流，此选项不会显示在关联表单中。)
便笺
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完成所有附加添加的操作可能需要很长时间才能完成。
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如果想要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保自己是每个网站或子网站中的“所有者”组的成员。
07. 参与者：哪些人，按什么顺序？
你需要为将评审任务分配到的每个人提供姓名或电子邮件地址。
一个阶段还是多个 阶段？ 可以选择只有一个阶段的评审任务，也可以选择有多个阶段。 如果有多个阶段，则会逐个执行阶段。
并行评审还是串行 评审？ 对于任何一个阶段的参与者，可以选择同时 () 同时分配其评审任务，或者按指示的顺序在串行) 中逐个 (分配评审任务。 例如，如果将工作流设置为在第一次拒绝后结束，或者希望参与者能够进一步查看早期参与者的评论作为其评审上下文的一部分，则串行选项可能很有用。
示例
此简单方案说明了多个阶段和串行评审的一些优点：
假设 Frank 正在添加新的“收集反馈”工作流。 他希望他的同事安娜和西恩先审查每个项目，然后再亲自审阅。 这样，他就可以在开始自己的评论之前看到他们的评论。 Frank 可以通过以下两种方式之一进行设置：
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通过使用连续 评审弗兰克设置了单阶段系列评审，其中安娜和Sean是前两个参与者，他是第三个参与者。在这种安排中，Anna 必须在分配 Sean 的任务之前提交她的反馈：然后，在分配弗兰克的任务之前，Sean 必须提交她的反馈。以下是弗兰克如何设置他的单阶段连续评论。
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通过使用两 个阶段，如果 Frank 希望同时为 Anna 和 Sean 分配他们的评论，以便 Sean 不必等待安娜完成，然后她就可以在工作流中设置两个阶段：第一个阶段是安娜和 Sean 的评论的并行阶段，第二个阶段是单独的阶段，仅供自己审阅。 如果第一个阶段未完成，则第二个阶段永远不会开始。以下是弗兰克如何设置他的两阶段并行评论。
下面是这两种解决方案的关系图。
外部参与者 包括不是 SharePoint 组织成员的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，站点成员充当外部参与者的代理。
下面是该过程的示意图：
将一个任务分配给每个整个组，或为每个组成员分配一个任务？ 如果在工作流参与者中包括组地址或通讯组列表，则可以让工作流向组的每个成员分配一个任务，或仅向整个组分配一个任务 (但仍向每个成员发送单个任务的通知) 。 如果只向整个组分配了一个任务，则该组的任何成员都可以声明并完成该单个任务。 (在本文的 COMPLETE 部分中可以找到有关声明组任务的说明。)
08. 参与者需要哪些其他信息？
关联表单中有一个文本字段，你可以在其中提供说明、有关要求、资源等的详细信息。
可以在此文本字段中解决的问题：
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如果参与者有困难或问题，他们应该联系谁？
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审阅者是否可以仅在任务表单中提交反馈，或者他们是否可以在项的f 中插入修订和批注？
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如果审阅者可以在项目本身中插入修订和批注，他们是否应在对项目进行更改之前检查该项目，还是应将其保留为签入状态，以便多个审阅者可以同时处理该项目？
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如果工作流仅将单个任务分配给每个组或通讯组列表，提及此处，每个此类组的单个成员应在完成任务之前声明该任务。 这样，组的其他成员就不会通过启动同一任务来浪费时间。 (在本文的 COMPLETE 部分中可以找到有关声明组任务的说明。)
09. 仅在任务表单中提供反馈，还是也在项目中提供反馈？
与这一重要问题相关的几个注意事项。 如果尚未执行此操作，请打开并阅读本文的 ALLOW 段，了解详细信息。
10. 任务何时到期？
可以通过以下两种方式之一或两种方式来指示工作流任务何时到期：
按日历日期 可以指定所有任务到期日期的单个日历日期。
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如果将工作流设置为自动启动，通常不应使用此选项。 这是因为每次工作流自动启动时，指定的日期值 不会 自动调整与当前日期的关系。
按任务工期 可以指定完成每个任务所允许的天数、周数或月数，从分配该任务时开始。
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日历截止日期将覆盖指定的任务工期。 也就是说：如果今天是 6 月 10 日，而今天我分配的任务持续时间为三天，但日历截止日期也为 6 月 11 日，则任务将在 6 月 11 日 (日历截止日期) ，而不是在 6 月 13 日 (三天持续时间) 的最后一天。
11. 此工作流何时结束？
为了避免在不必要的评审上浪费时间，可以选择在对项目进行任何更改时立即取消工作流。
如果选择此选项，则参与者只能在其任务表单中提供反馈。 也就是说，他们不能在项本身中插入跟踪的更改和批注，因为这会更改项目，进而取消工作流。 如果选择此选项，请确保在 “请求” 字段中添加备注，指示参与者 不要 直接在项目中进行任何更改以供审阅。
注意: 工作流无法在当前签出的项目上启动。 工作流启动后，可以签出要审阅的项，以防止其更改。 (签出项目时，无法启动其他工作流。)
12. 需要通知谁？
在 “抄送” 字段中，在关联表单的第二页上，可以为每次启动或结束此工作流时应收到通知的任何人输入姓名或地址。
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在此处输入名称 不 会导致将工作流任务分配给该人员。
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手动启动工作流时， 启动工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
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当工作流自动启动时， 最初添加工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
下一步做什么？
如果已准备好将新的收集反馈工作流添加到列表、库或网站集，请转到本文 (列表/库 或 网站集) 相应的 ADD 段。
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仅为一个列表或库) 添加收集反馈工作流 ( |
添加收集反馈工作流 仅针对一个列表或库) (
如果还不熟悉添加工作流，则可能发现在继续执行此细分中的步骤之前，先查看本文中前面的 LEARN、 ALLOW 和 PLAN 段很有用。
此段中的分区
1. 开始之前
在添加工作流之前，需要先处理两个事项：
Email 为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。
权限 默认设置要求你具有“管理Lists”权限，以添加列表、库或网站集的工作流。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。 有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)
2.添加工作流
请按以下步骤操作：
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打开要为其添加工作流的列表或库。
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在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。
注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 “日历”。
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在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。
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在“工作流设置”页上，指定要运行工作流的单个 内容类型，或 指定所有内容类型) 的所有 (，然后单击“ 添加工作流”。
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完成关联表单的第一页。 (说明遵循插图。)
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内容类型 将默认选定内容保留为 “全部”，或选择特定的内容类型。 |
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工作流 选择 “收集反馈 - SharePoint 2010 ”模板。 注意: 如果列表中未显示 “收集反馈 - SharePoint 2010 ”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。 |
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名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击“ 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表，或单击“ 新建历史记录列表 ”以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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启动选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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如果此窗体中的所有设置都按所需方式进行，请单击“ 下一步”。
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完成关联表单的第二页。 (说明遵循插图。)
注意: 每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会显示关联表单第二页中的前几个选项（下图中的数字 1 到 7，从 “分配”到 “ 抄送”），以便您可以针对该实例更改这些选项。
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分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。
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Order 指定是应以串行) (一次分配一个任务，还是同时分配所有任务， (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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添加新阶段 添加除刚刚配置的第一个阶段以外的任何阶段。
有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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展开组
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请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： |
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截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。
有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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CC 输入每次工作流开始或结束时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。
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结束工作流 若要在对正在审阅的项目进行任何更改后立即停止和取消工作流，请选择此选项。 请记住，如果选择此选项，审阅者无法在不结束工作流的情况下在项目中添加修订和批注。 |
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如果按所需方式在此页中拥有所有设置，请单击“ 保存 ”以创建工作流。
SharePoint 产品将创建新的工作流版本。
下一步做什么？
如果已准备就绪，请转到本文的 START 部分，并启动第一个实例来测试新工作流。
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为整个网站集添加收集反馈工作流 () |
添加收集反馈工作流 整个网站集) (
如果还不熟悉添加工作流，则可能发现在继续执行此细分中的步骤之前，先查看本文中前面的 LEARN、 ALLOW 和 PLAN 段很有用。
此段中的分区
1. 开始之前
在添加工作流之前，需要先处理两个事项：
Email 为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为您的网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。
权限 SharePoint 默认设置要求您具有“管理Lists”权限，才能添加列表、库或网站集的工作流。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。 有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)
2.添加工作流
请按以下步骤操作：
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转到网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
-
单击 “设置” 图标
-
在“网站设置”页上的“Web Designer库”下，单击“网站内容类型”。
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在“网站内容类型”页上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。
注意: 只能为 单个 内容类型的项目添加添加到整个网站集的工作流。
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在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击“ 工作流设置”。
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在“工作流设置”页上，单击“ 添加工作流 ”链接。
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完成关联表单的第一页。 (说明遵循插图。)
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工作流 选择“ 审批 - SharePoint 2013 ”模板。 注意: 如果列表中未显示 “审批 - SharePoint 2013 ”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。 |
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名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击“ 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表，或单击“ 新建历史记录列表 ”以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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启动选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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更新列表和网站内容类型？ 指定是否应将此工作流添加到与) 从 此 内容类型继承的所有其他网站和列表内容类型关联的 (。
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如果此页面中的所有设置都按所需方式进行，请单击“ 下一步”。
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完成关联表单的第二页。 (说明遵循插图。)
注意: 每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会显示关联表单第二页中的前几个选项（下图中的数字 1 到 7，从 审阅者 到 抄送），以便您可以针对该实例更改这些选项。
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分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。
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Order 指定是应在串行) 中 (一次分配此阶段的任务，还是同时分配所有任务， (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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添加新阶段 添加除刚刚配置的第一个阶段以外的任何阶段。
有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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展开组
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请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： |
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截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。
有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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CC 输入每次工作流开始或结束时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。
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结束工作流 若要在对正在审阅的项目进行任何更改后立即停止和取消工作流，请选择此选项。 请记住，如果选择此选项，审阅者无法在不结束工作流的情况下在项目中添加修订和批注。 |
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如果按所需方式在此页中拥有所有设置，请单击“ 保存 ”以创建工作流。
SharePoint 产品将创建新的工作流版本。
下一步做什么？
如果已准备就绪，请转到本文的 START 部分，并启动第一个实例来测试新工作流。
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启动收集反馈工作流 |
启动收集反馈工作流
工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动，或采用以下任一方式：
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由具有必要权限的任何人随时手动操作。
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每当发生指定的触发事件时（即，每当将项添加到列表或库和/或每当列表中已有的项以任何方式发生更改时）时自动执行。 (在原始添加和配置工作流期间，在关联表单的第一页中指定触发事件。 有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。)
注意: 工作流无法在当前签出的任何项上启动。 (在项目上启动工作流 后 ，可以签出该项目;但在此之后，在重新签入该项目之前，无法启动进一步的工作流。)
此段中的分区
1. 自动启动工作流
如果工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流都会在触发它的项上运行。
启动时，工作流会分配第一个任务，并向每个被分配者发送任务通知。 同时，它还向最初添加工作流的人员以及关联表单第二页的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送 (不同于任务通知的开始) 通知。
注意: 首次添加自动启动的新工作流时，关联表单) 第二页上 ( “所有任务的截止日期”字段通常应留空，因为指定的任何显式日期值都不会自动调整工作流每次开始的日期。 有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
2.手动启动工作流
有关权限的说明 通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。 (默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有此权限，但“访问者”组没有。 但是，所有者还可以选择逐个工作流，要求启动工作流的人员具有“管理Lists”权限。 通过选择此选项，所有者实质上可以指定只有他们和其他所有者可以启动特定的工作流。 有关详细信息，请参阅本文的 Learn 部分。)
从两个位置开始
可以从以下两个位置之一手动启动工作流：
-
从存储项的列表或库中
-
从项目本身内部，在创建它的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意，这必须是完整的已安装程序，而不是 Web 应用程序版本。)
此段中的其余两个部分提供了这两种方法的说明。
3.从列表或库中手动启动
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转到要在其中运行工作流的项所在的列表或库。
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单击项名称前面的图标以选择该项目，然后在功能区的“ 文件 ”选项卡上的“ 工作流 ”组中，单击“ 工作流”。
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在“工作流： 项名称 ”页上的“ 启动新工作流”下，单击要运行的工作流。
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在初始窗体中，进行要应用于工作流的此特定实例的任何更改。
注意: 此处在初始表单中所做的更改 仅在 工作流的当前实例期间使用。 如果要在每次运行工作流时进行应用的任何更改，或者想要更改未在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。
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Order 请确保每个段中的任务一次分配一个， (串行) 或同时分配所有任务 (并行) 的规范是你所需的。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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添加新阶段 在当前配置的一个或多个阶段之外添加所需的任何阶段。
有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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展开组
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请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： |
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截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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CC 进行所需的任何添加或删除操作。 请记住：
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在初始表单中按所需方式拥有所有设置时，单击“ 启动 ”启动工作流。
工作流分配第一个任务，同时向你和在初始表单的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送开始通知。
4. 从 Microsoft Office 程序内手动启动
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打开计算机上已安装的 Office 程序中的项。
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在打开的项目中，单击“ 文件 ”选项卡，单击“ 保存 & 发送”，然后单击要对项目运行的工作流。
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如果看到以下消息，指出工作流需要签入文件，请单击“Check In”按钮。
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单击大“ 开始工作流 ”按钮。
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在“更改工作流”页上的“初始”窗体中，进行要应用于工作流的此特定实例的任何更改。
注意: 此处在初始表单中所做的更改 仅在 工作流的当前实例期间使用。 如果要在每次运行工作流时进行应用的任何更改，或者想要更改未在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。
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Order 请确保每个段中的任务一次分配一个， (串行) 或同时分配所有任务 (并行) 的规范是你所需的。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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添加新阶段 在当前配置的一个或多个阶段之外添加所需的任何阶段。
有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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展开组
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请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：
如果适用，请记下有关声明分配给整个组或通讯组列表的单个任务的说明。有关声明组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。 |
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截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。 |
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CC 进行所需的任何添加或删除操作。 请记住：
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如果初始表单中的设置按所需方式进行设置，请单击“ 启动 ”以启动工作流。
工作流分配第一个任务，同时向你和在初始表单的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送开始通知。
下一步做什么？
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如果这是第一次运行此工作流，其他参与者是否需要信息和帮助才能完成其分配的任务？ (他们可能会觉得本文的 COMPLETE 部分很有用。)
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此外，最好检查参与者是否正在接收其电子邮件通知，特别是通知不会受到垃圾邮件筛选器的错误处理。
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当然，你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 有关详细信息，请转到本文的 COMPLETE 部分。
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同时，若要了解如何跟踪工作流当前实例的进度，请转到本文的 MONITOR 部分。
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完成收集反馈工作流任务 |
完成收集反馈工作流任务
如果这是你第一次在收集反馈工作流中分配任务，你可能会发现在完成任务之前完整查看文章的这一部分很有用。 这样，你就会知道可能向你开放的所有选项。
注意: 如果你知道已为你分配了工作流任务，但通知邮件未显示在电子邮件收件箱中，请确保垃圾邮件筛选器未错误地发送通知。 如果有，请相应地调整筛选器的设置。
首先，确保你已获得正确的文章
不同类型的工作流需要不同的任务操作。
因此，在开始之前，请确保已分配的任务确实是“收集反馈”工作流任务，而不是某种其他类型的工作流的任务。
查找文本请在以下任何位置 查看 ：
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在任务通知的“主题”行
-
在要审阅 的项的消息栏上，
-
在“工作流状态”页上 的任务标题中，
如果没有看到“请查看这些位置的文本”，请与启动或最初添加工作流的人员检查，以确定工作流基于哪个工作流模板，或者它是否是自定义工作流。 在本文的“ 另请参阅 ”部分，可以找到有关如何使用 SharePoint 产品中包含的其他类型的工作流的文章的链接。
但是，如果你的任务 是 收集反馈任务，请继续阅读！
此段中的分区
1. 过程概述
在工作流中分配任务时，通常可以通过以下三种方式之一了解该任务：
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你会收到电子邮件任务通知。
-
打开Microsoft Office 文档，并看到一个消息栏，通知你已分配了相关任务。
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您检查 SharePoint 网站，并发现当前已为你分配了一个或多个任务。
当你发现你已分配了收集反馈工作流任务时，通常会执行两项操作：
-
查看项目 打开并查看项目。
-
完成任务 使用任务表单提交评审结果。
因此，完成任务通常涉及以下三项：
-
以电子邮件) 接收的通知消息 (
-
提交以供审阅的项目 (打开并查看)
-
打开、完成和提交的任务表单 ()
下面是这三个项目的外观。
注意: 仅当邮件在完整的已安装 Outlook 版本中打开时，才会显示任务通知消息功能区上的“打开此任务”按钮，而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开邮件时。
2. 从任务通知消息访问项目和任务表单
请按以下步骤操作：
-
在任务通知消息的“ 若要完成此任务 说明”中，单击指向该项的链接。
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在打开的项目中，单击消息栏上的“ 打开此任务 ”按钮。
注意: 仅当邮件在完整的已安装 Outlook 版本中打开时，才会显示任务通知消息功能区上的“打开此任务”按钮，而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开邮件时。
3.从列表或库中访问项目和任务表单
请按以下步骤操作：
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在存储要审阅的项目的列表或库中，单击与项目和工作流关联的 “正在进行” 链接。
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在“工作流状态”页上，单击任务的标题。
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在任务窗体的 “此工作流任务应用于 消息”栏中，单击指向该项的链接。
4.查看项目
在此示例中，项是Microsoft Word文档。
提示: 如果这是一个组任务（即分配给整个组或通讯组列表的单个任务，以便单个组成员可以完成整个组的任务），则最好在查看项目之前 声明 该任务。 这样一来，就减少了组的另一个成员也查看文章的机会。 有关说明，请参阅此段中第 7 节，在 完成组任务之前声明组任务。
请注意文档顶部的两个黄色消息栏：
服务器读取- 仅此文档在只读模式下打开，即可以阅读文档，但不能对其进行任何更改。
运行工作流的人员可以选择 仅在 任务表单中允许反馈，也可以允许在项目本身中跟踪的更改和批注。 如果不确定是应处理项目本身，请与启动工作流的人员或最初添加工作流的人员检查。 如果应该插入修订和批注，请单击“编辑文档”按钮。
需要确保的一些事项：
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请确保知道在插入修订和批注之前是否应检查文档，或者是否应将其保留为签入状态，以便多个审阅者可以同时处理文档。
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在插入 任何 更改或批注之前，请确保启用更改跟踪。 有关详细信息，请参阅本文中的 ALLOW 段。
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完成对项的处理后，请务必将更改保存到服务器。 如果签出该项目，请再次检查它。
工作流 任务 当你准备好完成并提交任务表单时，单击“ 打开此任务 ”按钮。
5. 完成并提交任务表单
收集反馈工作流任务的任务窗体如下所示。
请注意，删除 项目 和此工作流任务 (的前两个控件 适用于项目标题) 在从项目内部打开以供审阅时 不会 显示在任务窗体中。
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删除项目 若要从工作流的当前实例中删除此任务，请单击此处的链接。
注意: 如果未启动此工作流实例，可能需要在删除任务之前与启动该工作流的人员检查。 |
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此工作流任务适用于项目标题 若要打开项目以供审阅，请单击此处的链接。 |
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状态、请求者、合并注释、截止日期 不能编辑或更改这四个字段中的条目，但可能会发现其中的信息很有用。 请注意，“ 合并注释 ”框不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明，还包含已在此工作流的同一实例中完成其任务的参与者在表单中提交的所有注释。 同样，在提交自己的表单后，在“ 批注 ”框中包含 (4) 的任何文本也将出现在后续参与者的 “合并批注 ”框中。 |
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批注 在此处键入或粘贴反馈。 在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中，并且也会显示在“ 合并注释” 字段中， (3) 供后续参与者使用。 |
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发送反馈 当您在“ 批注 ”字段中键入任何要贡献的反馈 (4) 和/或在项目本身中插入任何修订和批注时，单击此按钮提交反馈并完成任务。 注意: 在对 i tem 本身进行任何更改之前 ，请确保 应该这样做 。有关详细信息，请参阅 此段中的第 4 部分 ， 查看项目 。 |
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取消 若要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应，请单击此按钮。 任务将保持不完整并分配给你。 |
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请求更改 若要请求对正在审阅的项目进行更改，请单击此按钮。 有关要在其中输入请求详细信息的表单的插图，以及有关进一步说明，请转到此段中的第 8 部分 ，即请求对项目进行更改。 注意: 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。 |
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重新分配任务 若要将此任务重新分配给其他人，请单击此按钮。 有关页面的插图，你将在其中输入重新分配的详细信息，有关进一步的说明，请转到此段中的第 9 部分，将 任务重新分配给其他人。 注意: 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。 |
6. 逾期通知
如果某个任务或整个工作流实例逾期未完成，则通知会自动发送到：
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任务分配到的人员。
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启动工作流的人员 (，如果启动是自动的，则为最初添加工作流) 的人员。
7. 在完成组任务之前声明 (可选)
如果只将单个任务分配给你所属的整个组，则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。
在查看项目 之前 声明任务。 声明任务后，任务就会分配给你，并且组的其他成员无法完成该任务。 (这样，只有一个人执行必要的工作。)
-
在“工作流状态”页上，指向分配给组的任务的名称，直到出现箭头。
-
单击箭头，单击 “编辑项目” ，然后在任务窗体中单击“ 声明任务” 按钮。
刷新“工作流状态”页时，可以看到任务不再分配给组，而是现在专门分配给你。
稍后，如果想要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组，请使用相同的步骤返回到任务窗体，但现在单击“ 发布任务 ”按钮。
8. 请求对项进行更改 (可选)
在开始此过程之前，请注意，如果对项目进行任何更改，工作流可能会设置为 立即结束 。 最好与启动或最初添加工作流的人员检查，以确保更改和工作流在该点结束。
我们将通过将更改请求选项放入方案来演示该选项：
首先，假设你的名字是弗兰克。
然后，假设一位名为 Anna 的同事针对她创建的文档启动了“收集反馈”工作流。
查看 Anna 的新文档时，你会觉得简介太长。
单击工作流任务窗体底部的“ 请求更改 ”按钮，然后完成此表单。
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请求更改自 输入请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。 (若要将请求发送给启动此工作流运行的人员，或者，如果工作流自动启动，则发送给最初添加此“收集反馈”工作流的人员，还可以将此字段留空。) |
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新建请求 描述要进行的更改，并提供进行更改的人员所需的任何信息。 (在此处输入的任何文本都将添加到 “合并批注 ”区域中。) |
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新建工期 执行以下三项操作之一：
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新的工期单位 如果要指定新的任务工期，请将此字段与 “新建工期 ”字段结合使用，以标识任务到期前的时间段。 (例如： 3 天 、 1 个月 或 2 周。) |
如果按所需方式拥有所有表单条目，请单击“ 发送”，当前任务将标记为“完成”。 (但尚未完成。 在 Anna 完成更改任务后，将再次为你分配评审任务。)
同时，Anna 会收到以下电子邮件通知：
Anna 只需看一眼图中的 主题 行 (数字 1 即可) ，这不是一个普通的“收集反馈”通知，而是更改有关项目的内容的请求。 她在文本的“ 更改请求 ” (第 2) 中找到有关请求的特定更改的信息。
Anna 签出该项目， (或不) 进行请求的更改，然后保存她的更改 (（如果有任何) ），并签回该项目。 (请记住，如果工作流设置为在对项进行任何更改后立即结束，则此操作将导致工作流结束。)
然后，Anna 转到“工作流状态”页，并从“ 任务” 区域打开她的更改请求任务。
Anna 在 “批注” 字段中添加她想要的任何信息，然后单击“ 发送响应”。 工作流执行两个操作：
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它将 Anna 的更改请求任务标记为 “已完成”。
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它向你分配一个新的审阅任务， (在 合并批注 区域添加 Anna 的批注) ，并向你发送有关该任务的通知。
现在，你可以继续并完成对已更改项的评审。
同时，所有这些操作都会在“工作流状态”页的 “工作流历史记录 ”部分进行跟踪和显示，如下图所示。
下面是整个过程的示意图。
9. 将任务重新分配给其他人 (可选)
如果希望其他人完成已分配给你的工作流任务，请单击工作流任务窗体中的“ 重新分配任务 ”按钮。
将显示此窗体。
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将任务重新分配到 输入要向其分配此任务的人员的姓名或地址。 若要将此任务分配给工作流的启动者，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加此工作流的人员，请将此字段留空。 |
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新建请求 提供要向其分配任务的人员完成该任务所需的任何信息。 (在此处输入的任何文本都将添加到 “合并批注 ”区域中。) |
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新建工期 执行以下三项操作之一：
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新的工期单位 如果要指定新的任务工期，请将此字段与 “新建工期 ”字段结合使用，以标识任务到期前的时间段。 (例如： 3 天 、 1 个月 或 2 周。) |
表单完成后，单击“ 发送”。 任务标记为 “已完成”，新任务将分配给现在负责该任务的人员，并发送任务通知。
你提供的任何新信息都包含在新任务通知的 委托 文本中， (下图中的第 1) 。
同时，所有这些更改都会在“工作流状态”页的 “任务 ”和“ 历史记录 ”部分进行跟踪和显示，如下所示。
10. 代表外部参与者完成任务 (可选)
包括不是 SharePoint 组织成员的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，站点成员充当外部参与者的 代理 ：
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在关联表单第二页上的相应 “分配到” 阶段中包括外部参与者的电子邮件地址。
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工作流实际上将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加工作流的成员。 任务实际分配到的此人充当外部参与者的代理。
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此网站成员收到任务通知，其中包含向外部参与者发送项目副本以供审阅的说明。 (同时，外部参与者会收到任务通知的副本，该副本可以用作有用的警报或提醒。)
-
实际向其分配任务的站点成员向外部参与者发送项的副本。
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外部参与者会评审项目，并将他们的响应发回给网站成员。
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当外部参与者的响应到达时，网站成员将代表外部参与者完成 SharePoint 产品中的任务。
下面是该过程的示意图。
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监视、调整或停止正在运行的收集反馈工作流 |
监视、调整或停止正在运行的“收集反馈”工作流
可以从中监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的“工作流状态”页。
首先，我们将向你展示如何访问该页面，然后演示如何使用你在此处找到的选项和信息。 最后，我们将向你展示另外两个页面，你可以在其中获取其他监视信息。
此段中的分区
1.访问“工作流状态”页
在项所在的列表或库中，单击所需项和工作流的 “正在进行” 链接。
在此示例中，项是名为“主题演讲稿”的文档，工作流为“审批 3”。
此时会打开“工作流状态”页。
注意:
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如果列表或库包含大量项目，则可以使用排序和/或筛选来更快地找到要查找的项目。 如果你发现你以相同的方式重复排序和/或筛选，你可能会发现创建一个可自动执行该特定排列的自定义视图很有用。
-
若要访问“工作流状态”页，还可以单击“已启动”电子邮件通知中的“ 查看此工作流的状态 ”链接，或单击“已完成”电子邮件通知中的“ 查看工作流历史记录 ”链接，了解感兴趣的特定实例。
2.使用“工作流状态”页监视工作流进度
在这里，在“工作流状态”页每个部分的插图下，你将找到该部分回答的监视问题。
“工作流信息”部分
已回答的问题：
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谁启动了此工作流实例？
-
此实例是何时启动的？
-
此实例中的最后一个操作何时发生？
-
此实例在哪个项上运行？
-
此实例的当前状态是什么？
任务部分
已回答的问题：
-
已创建和分配哪些任务，其当前状态是什么？
-
哪些任务已经完成，每个任务的结果是什么？
-
已创建和分配的每个任务的截止日期是什么？
已删除的任务和尚未分配的任务 不会出现 在此部分中。
“工作流历史记录”部分
已回答的问题：
-
此工作流实例中已发生哪些事件？
-
请注意，此区域中 不会 显示逾期任务和过期任务通知。
3. 更改活动任务 (已分配) 的任务
可通过两种方法更改已分配但尚未完成的任务：
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更改 单个 活动任务
-
更改 所有 活动任务
更改 单个 活动任务
权限 若要对分配给自己以外的人的单个任务进行任何更改，必须具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。 因此，例如，可以拥有允许启动工作流但不对另一个参与者的任务进行更改的权限。)
如果具有必要的权限：
-
在“工作流状态”页上，单击“ 任务 ”列表中的任务标题。
-
使用任务窗体完成、删除或重新分配任务，或请求对项目进行更改。
有关如何使用任务表单的更详细说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
更改 所有 活动任务
权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)
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在“工作流状态”页上的“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“ 收集反馈”链接的“更新活动任务 ”。
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在打开的窗体中进行更改，然后单击“ 确定”。
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反映更改的消息将发送给当前在此运行中分配了任务的人员。
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已完成或删除的任务以及尚未分配的任务不受在此表单中所做的更改的影响。
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如果要对尚未分配的任务进行更改，请参阅此段中的以下部分 “更改未来任务”。
-
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每个任务的工期、工期单位 若要保留现有截止日期， 请将 每个任务的工期 留空，并且不对 工期单位进行更改。 若要删除截止日期，以便 没有，请在“每个任务的工期”中键入数字 0。 若要通过延长任务工期将截止日期移出 ，请使用这两个工期字段指定要延长工期的单位的数量和类型。 |
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请求 若要更改请求 文本，请在文本框中进行任何所需的更改。 |
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如果窗体中具有所需的所有字段，请单击“ 确定”。
更新当前实例中的所有 活动 任务。
4. 更改将来的任务 (尚未分配)
权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)
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在“工作流状态”页上的“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“ 收集反馈”链接的“添加或更新审阅者 ”。
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在打开的窗体中进行更改，然后单击“ 更新”。
注意: 已创建和分配的任务 不受 在此窗体中所做的更改的影响。
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参与者、顺序、展开组
注意: 可以使用“展开组检查”框指定是否应为列出的通讯组分配整个组的一个任务，还是应为每个成员分配一个任务。 |
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请求
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所有任务的截止日期、每个任务的工期、工期单位
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如果窗体中具有所需的所有字段，请单击“确定”。
当前实例中的所有未来任务都将反映你的更改。
5.取消或结束此工作流运行
有两种方法可以在正常完成之前停止正在运行的工作流实例：
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取消工作流 所有任务都将取消，但会保留在“工作流状态”页的 “任务” 区域中。
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结束此工作流 将取消所有任务，并从“工作流状态”页的 “任务” 区域删除。 (它们仍反映在“工作流历史记录”区域中。)
下面提供了这两种方法的说明。
取消 (所有任务都已取消，但同时保留在“任务”列表和“历史记录”)
权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)
如果不再需要或不再需要工作流的当前实例，则可以停止该实例。
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在“工作流状态”页上，在“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“ 取消所有收集反馈任务” 链接。
所有当前任务都已取消，工作流以“ 已取消”状态结束。 取消的任务仍同时列在 “任务” 区域和 “工作流历史记录 ”区域中。
终止 (从“任务”列表中删除但保留在“历史记录”) 中的所有任务
权限 下图中所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)
如果发生错误，或者工作流停止且无法响应，则可以结束该错误。
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在“工作流状态”页上，在“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“ 结束此工作流 ”链接。
工作流创建的所有任务都会被取消，并且将从“工作流状态”页上的 “任务” 区域删除，不过这些任务仍反映在 “工作流历史记录 ”区域中。 工作流以“ 已取消”状态结束。
6.了解在项上运行的工作流
在任何项目的“工作流”页上，可以找到该项目上当前运行的工作流列表。
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转到存储项的列表或库。
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单击项名称前面的图标以选择该项目，然后在功能区的“ 文件 ”选项卡上的“ 工作流 ”组中，单击“ 工作流”。
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在“工作流： 项目名称” 页上的 “正在运行的工作流”下，可以找到项上当前运行的工作流实例列表。
注意: 请注意，单个工作流版本的多个实例 不能 同时在同一项上运行。 例如：添加了两个工作流，这两个工作流都基于收集反馈模板。 一个称为“计划反馈”，另一个命名为“预算反馈”。 在任何一个项目中，每个计划反馈和预算反馈都可以运行一个实例，但不能运行任一工作流的两个实例。
7. 监视整个网站集的工作流
网站集管理员可以一目了然地查看：
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网站集中当前存在基于每个工作流模板的工作流数。
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每个工作流模板本身当前在网站集中是处于活动状态还是处于非活动状态。
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网站集中当前正在运行基于每个工作流模板的工作流版本的实例数。
操作方式如下：
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打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
-
单击 “设置” 图标
-
在“网站设置”页上的“ 网站管理”下，单击“ 工作流”。
此时会打开“工作流”页，其中显示信息。
下一步做什么？
如果这是此工作流版本首次运行，则可能需要使用本文 的 REVIEW 部分中的说明查看实例中的事件，并发现工作流是否按预期运行。
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查看收集反馈工作流结果并创建报表 |
查看收集反馈工作流结果并创建报告
工作流实例完成后，可以查看其历史记录中记录的事件。 (可以在实例完成后最多 60 天内访问任何实例的记录。)
重要: 请注意，工作流历史记录仅供非正式参考。 它 不能 用于官方审计或任何其他法律、证据目的。
还可以跨实例运行有关工作流的总体性能的报告。
此段中的分区
1. 查看最新实例中的事件
只要某个项保留在同一列表或库中，并且在同一项目上再次运行同一工作流之前，就可以从列表或库访问最新实例的历史记录。
若要查看任何项上运行工作流的最新实例的“工作流状态”页，请执行以下操作：
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在项所在的列表或库中，单击所需项和工作流的状态链接。
在此示例中，项是标题为 主题演讲稿 的文档，工作流为 “新建文档审批”。
在“工作流状态”页上， “工作流历史记录 ”部分位于底部附近。
2. 访问实例历史记录长达 60 天
如果想要在同一项上再次运行同一工作流 后 查看实例的历史记录，该怎么办？
事实上，可以从两个入口点之一（列表或库或工作流完成通知）执行此操作最多 60 天。 (60 天是 SharePoint 产品保留工作流任务历史记录的时长。)
从列表或库中
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转到存储项的列表或库。
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单击项名称前面的图标以选择该项目，然后在功能区的“ 文件 ”选项卡上的“ 工作流 ”组中，单击“ 工作流”。
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在“工作流： 项目名称” 页上的“ 已完成的工作流”下，单击要查看的工作流实例的名称或状态。
从工作流完成通知
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打开要查看的实例的工作流完成通知，然后单击“ 查看工作流历史记录 ”链接。
为了保留所有完成通知，可能需要创建 Outlook 规则。 设置规则，将主题行中文本已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保 Outlook 规则 复制 传入邮件，并且不会简单地 移动 它们，否则它们也不会显示在收件箱中。) 若要详细了解如何创建 Outlook 规则，请参阅 使用规则管理电子邮件一文。
3. 创建工作流性能报告
若要了解其中一个工作流版本在一段时间内和多个实例的一般执行情况，可以创建两个预定义报表中的一个或两个报表：
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活动持续时间报告 使用此报表可以查看工作流 中 每个活动完成所花费的平均值，以及完成该工作流的每个完整运行或 实例 所花费的时间。
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取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常取消或在完成之前遇到错误。
为工作流创建可用的报表
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在列表或库中，在该工作流的 “状态” 列中，单击任何状态信息链接。
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在“工作流状态”页上的“ 工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
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找到要查看其报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
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在“自定义”页上，保留或更改将创建报表文件的位置，然后单击“ 确定”。
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报表完成后，可以单击下图中显示的链接进行查看。 否则，单击“ 确定 ”完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看报表时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
下一步做什么？
如果工作流按照所需方式运行，则可以开始使用它。
如果想要更改其工作方式，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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更改、禁用或删除收集反馈工作流 |
更改、禁用或删除收集反馈工作流
运行新收集反馈工作流的第一个实例并查看结果后，可能需要对工作流的配置方式进行一个或多个更改。
此外，你可能希望在将来的不同时间对配置进行进一步更改。
最后，你可能在某个时候希望禁用工作流的时间较短或更长，但不能删除它，或者你可能确实选择完全删除它。
此段中的分区
1. 更改工作流的永久设置
若要对现有工作流的设置进行永久更改，请打开并编辑最初用于添加它的关联表单。
如果工作流仅在一个列表或库中运行
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打开运行工作流的列表或库。
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在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。
注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 “日历”。
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在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。
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在“工作流设置”页上的 “工作流名称 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
注意: 如果列表中未显示所需的“收集反馈”工作流，则它可能仅与一种内容类型相关联。 此列表中出现的工作流由位于列表正上方 的“显示此类型的工作流关联 ”控件控制。 (请参阅插图。) 单击下拉菜单中的内容类型选项，发现哪个选项显示所需的工作流。 当所需的工作流显示在列表中时，单击工作流的名称。
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在最初用于添加工作流的同一个两页关联表单中，进行和保存所需的更改。
如果工作流在网站集的所有列表和库中运行
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打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
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单击 “设置” 图标
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在“网站设置”页上的“ 库”下，单击“ 网站内容类型”。
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在“网站内容类型”页上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
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在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击“工作流设置”。
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在“工作流设置”页上的 “工作流名称 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
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在最初用于添加工作流的同一个两页关联表单中，进行和保存所需的更改。
2.禁用或删除工作流
如果工作流仅在一个列表或库中运行
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打开运行工作流的列表或库。
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在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。
注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 “日历”。
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在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。
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在“工作流设置”页上，单击“ 删除工作流 ”链接。
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使用“删除工作流”页上的窗体可禁用、重新启用或删除工作流。
窗体中有五列：
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工作流 工作流的名称。
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实例 当前在项上运行的工作流实例数。
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允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
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无新实例 允许任何当前正在运行的工作流实例完成的选项，但通过使工作流无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。 若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面，然后选择 Allow.)
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删除 从列表或库中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都会立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作不可逆。)
如果工作流在网站集的所有列表和库中运行
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打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。
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单击 “设置” 图标
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在“网站设置”页上的“ 库”下，单击“ 网站内容类型”。
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在“网站内容类型”页上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
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在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击“工作流设置”。
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在“工作流设置”页上，单击“ 删除工作流 ”链接。
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使用“删除工作流”页上的窗体可禁用、重新启用或删除工作流。
窗体中有五列：
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工作流 工作流的名称。
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实例 当前在项上运行的工作流实例数。
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允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
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无新实例 允许任何当前正在运行的工作流实例完成的选项，但通过使工作流无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。 若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面，然后选择 Allow.)
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删除 从网站集中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都会立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作不可逆。)
下一步做什么？
如果已进行任何更改，请运行工作流的测试实例，以双重检查更改的效果。
进一步自定义
有多种方法可以进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。
甚至可以从头开始创建自定义工作流。
可以使用以下任何或所有程序：
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Microsoft SharePoint Designer 2013 自定义工作流表单、操作和行为。
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Microsoft Visual Studio 生成自己的自定义工作流操作。
有关详细信息，请参阅Microsoft软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。
