SharePoint 工作流是预编程的微型应用程序，可简化和自动化各种业务流程。 工作流的范围可以从收集计划或文档的签名、反馈或审批，到跟踪例行过程的当前状态。 SharePoint 工作流旨在节省时间和精力，并为定期执行的任务带来一致性和效率。
注意:
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自 2020 年 8 月 1 日起，新租户的 SharePoint 2010 工作流已停用，并已于 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用的是 SharePoint 2010 工作流，我们建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。
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SharePoint 2013 工作流自 2023 年 4 月 2 日起已弃用，自 2024 年 4 月 2 日起已关闭新租户。 它将从现有租户中删除，并且将于 2026 年 4 月 2 日完全停用。 如果使用 SharePoint 2013 工作流，我们建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2013 工作流停用。
什么是 SharePoint 工作流？
您可能已经知道什么是流程图。 它是流程的图形映射，其中包含有关每个步骤发生的情况的说明。
SharePoint 工作流类似于自动化流程图，它占用了标准工作流程中的大量人工、猜测和随机性。
例如，查看图中的文档审批过程。 手动运行此过程可能意味着要进行大量检查和跟踪、转发文档和发送提醒，并且每个任务都必须由你或一个或多个同事执行。 这意味着大量的额外工作和不断的中断流。
但是，使用 SharePoint 文档审批工作流运行该过程时，所有检查、跟踪以及提醒和转发都由工作流自动完成。 如果有人迟到完成任务，或者出现其他问题，则大多数包含的工作流都会生成通知，告知你有关该任务的信息。 减少了对过程的监视。
运行 SharePoint 工作流非常简单。 选择工作流类型，选择选项，然后让工作流运行。 如果需要，请取消或终止工作流。
包括的每个工作流类型都像模板一样使用。 使用 初始窗体 为单个列表或库或整个网站集添加工作流实例，以指定实例所需的选项和选择。 这些选项和选择包括工作流将任务分配给谁、任务截止时间、工作流的启动方式和由谁启动，以及要包含在任务通知中的说明。 通过转到 “列出设置” > “工作流设置” > “添加工作流”来创建新工作流。 如果需要， 请阅读有关 2010 和 2013 工作流的详细信息。
重要: 默认情况下，“审批”、“收集反馈”和“收集签名”工作流不会激活，并且不会在关联窗体的 “选择工作流模板 ”列表框中列出。 要使其可供使用，网站管理员必须在网站集级别激活它们。 转到 “网站设置” > “网站集功能 ”> “激活 工作流功能”。 此外， SharePoint 2013 基于 SharePoint 2010 提供工作流模板。 如果要创建具有类似逻辑的基于 SharePoint 2013 的工作流，请使用 SharePoint Designer 2013 等工具。
有五种预先编程的工作流类型。
每次在状态之间进行转换时，工作流都会将任务分配给某个人员，并向该人员发送有关该任务的电子邮件警报。 该任务完成后，工作流会更新该项目的状态并进入下一个状态。 三态工作流旨在与问题跟踪列表模板配合使用，但它可用于包含具有三个或更多值的 Choice 列的任何列表。
要了解更多信息或获得分步说明，请参阅使用三态工作流。
要添加或启动工作流，您必须具有工作流运行所在列表、库或网站集的正确权限：
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添加工作流 默认情况下，必须具有“管理Lists”权限才能添加工作流。 (“所有者”组和“成员”组默认具有“管理Lists”权限;“访问者”组没有权限。)
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启动工作流 此外，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，“所有者”组和“成员”组都具有“编辑项目”权限;“访问者”组不 ) 或者，所有者可以选择配置特定的工作流，以便 只能 由“所有者”组的成员启动它们。 如果子网站具有唯一权限，则所有者需要确保向工作流用户显式分配所需的权限。 请参阅 自定义 SharePoint 列表或库的权限。
下图概括计划、添加、运行和修改 SharePoint 工作流的基本阶段。 下面介绍了每个步骤的各个部分。
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计划 使用初始表单添加工作流版本时，请确保知道需要哪些选项以及需要提供哪些信息。
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添加 填写初始表单，将工作流版本添加到列表、库或网站集。
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开始 在列表或库中的文档或其他项目上手动或自动启动新工作流。 (如果手动启动，你将有机会在更简短的启动表单上更改一些工作流的关联表单设置。) 工作流启动时，它会创建任务、发送通知消息，并开始跟踪作和事件。
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监视器 工作流运行时，可以查看 “工作流状态” 页，查看哪些任务已完成，以及已执行其他哪些作。 如有必要，可以从此处调整当前和将来的任务，甚至取消或终止此工作流运行。
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审阅 运行完成后，可以在 “工作流状态 ”页上查看其整个历史记录。 此外，还可以从状态页创建有关此工作流的一般性能的统计报告。
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更改 如果工作流无法完全正常工作，可以打开用于添加它的原始关联表单，并在其中进行更改。
