协作处理 PowerPoint 演示文稿

与他人共享文件

若要邀请其他人访问 PowerPoint 文件并进行协作，请执行以下步骤：

1. 打开演示文稿后，选择功能区右上角的“ 共享 ”按钮。 如果尚未将演示文稿存储在 Microsoft 365 中的 OneDrive 或 SharePoint，则会显示一条消息，指示你执行此操作。 
   
   
   (还可以通过此面板共享文件的副本。)

2. “ 共享 ”对话框会提示你邀请一个或多个收件人访问演示文稿进行协作。 对于每个收件人，请输入其电子邮件地址。 如果你的联系人中有他们，只需输入他们的姓名 () 。 
   
   

3. 使用下拉列表指示收件人 是可以编辑 文件还是只能 查看 文件。 （可选）添加注释。

4. 若要继续，请选择“ 发送”。

协作 

当其他人与你一起处理共享文档时，你可以看到他们的存在和活动的证据。 

1. 打开演示文稿时，请注意协作的指示。 当某人查看或修改演示文稿时，其缩略图 (图像或首字母缩写) 将显示在功能区的右上角。  
   
   

2. 若要启用自动显示全名 (即出于辅助功能目的，) 请转到“文件 > 选项 > 高级 > 显示 > 显示所选项目的状态标志”

3. 若要了解当前正在处理幻灯片的人员，请将鼠标悬停在缩略图窗格中幻灯片上显示的标识图标上。 
   
   缩略图上的
   指示

4. 选择缩略图以显示完整幻灯片，该幻灯片显示该幻灯片中受影响区域周围的边框。 
   
   草稿幻灯片上的
   指示

5. 完成工作后，只需保存文件即可。 如果修订中没有冲突，它们将自动合并。

查看更改和解决冲突

关闭/退出共享 PowerPoint 演示文稿文件时，可以查看最近的更改并解决团队编辑中的任何差异。 

通过批注、任务和聊天在共享文件中进行通信

除了实时查看彼此的幻灯片修订外，PowerPoint 还支持在演示文稿文件中进行各种团队交互。 

评论。 若要创建、查看或响应批注，请使用 “批注” 图标。  
可以答复、解决批注或将批注标记为已完成。 若要了解详细信息，请参阅 添加注释。 

任务。 任务是一种特殊类型的注释，可以分配和跟踪以关闭。 若要了解详细信息，请参阅 添加任务。 

聊天。 (仅 Microsoft 365) 可以立即与在 Microsoft 365 中 OneDrive 上存储的用于工作或学校或 SharePoint 的演示文稿中工作的其他人聊天。 

1. 在工具栏的右端，单击当前正在文件的协作者 (图片或姓名缩写) 图标。

2. 在显示的菜单上，选择“ 加入群聊”。 
   

3. 使用聊天窗口与当前位于文件中的每个人进行交互。 

重新打开已更改的文件时发出通知 

在其他人对共享演示文稿进行更改后重新打开共享演示文稿时，Microsoft 365 专属 PowerPoint会通知你。 横幅消息指示谁在离开时进行了更改。  

查看其他人的最近修订

1. 包含协作者修订的任何幻灯片在其缩略图窗格的边距中都有一个蓝点。 请注意幻灯片缩略图上的协作指示器点。 
   
   

2. 选择缩略图以打开全尺寸幻灯片。

3. 在显示的幻灯片中，查看大纲指示的已更改部分。 由彩色矩形指示的修订区域。 
   
   

访问演示文稿的早期版本

处理通过 OneDrive 和 OneDrive 存储的工作或学校文件时，Office 会保留这些文件的早期版本。 对于特定文件，可以查看早期版本的列表，并选择性地还原以前的版本。 

有关修订突出显示的详细信息 

有几个因素可能会影响修订突出显示的发生程度。 

• 修订突出显示适用于存储在 OneDrive 和 SharePoint 中的共享文档。

• 如果文件已加密或受密码保护，则不会突出显示更改。

• 如果文件采用 .odp 格式或较旧的 PowerPoint .ppt 或.pps格式，则不会突出显示更改。

• 仅当进行更改的人员使用PowerPoint 网页版或Microsoft 365 专属 PowerPoint时，才会突出显示更改。 (更具体地说，至少当前频道版本 1707 或 Semi-Annual Enterprise Channel) 版本 1803。 下面是 查找 Office 版本的链接。

• 如果在 信任中心隐私选项中关闭了文档的修订数据，则不会突出显示更改。 
  
  隐私选项 未 打开
  
  如果未打开隐私选项，演示文稿将存储用户的姓名和对对象的最近编辑时间。 如果需要，可以通过文档检查器删除该信息。 了解如何通过 检查文档、演示文稿或工作簿来删除隐藏数据和个人信息。 
  
  隐私选项 已 打开
  
  如果启用隐私选项，则会关闭修订突出显示功能。 因此，不会存储与人员相关的数据 (用户名及其最近的访问时间。)

你错过了幻灯片库吗？ 

如果想要在 PowerPoint 中查看幻灯片库，请向我们发送反馈。 请参阅如何实现提供有关 Microsoft 365 的反馈。 你的输入将帮助我们确定将来更新中要包括的功能的优先级。 

与他人共享演示文稿，同时协作处理演示文稿

1. 打开 PowerPoint 演示文稿，在功能区右上角选择“共享 ”，然后选择“邀请人员”。 
   
   如果尚未将演示文稿保存到 Microsoft 365 中的 OneDrive 或 SharePoint， PowerPoint 立即提示执行此操作。
   
   

   注意: 如果不想将演示文稿上传到 OneDrive 或 SharePoint，可以通过选择“ 发送副本 ”通过电子邮件附件进行共享。

2. 输入要与之共享演示文稿的人员的电子邮件地址。 如果已存储此人的联系人信息，只需输入姓名即可。 通过顶部的 控件，可以确定被邀请者 是可以编辑 文件还是只能 查看 该文件。

3. 单击“共享”。 将向被邀请者发送电子邮件。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

1. 打开演示文稿并开始处理。

   如果其他人正在查看或处理演示文稿，功能区的右上角将显示其缩略图。 当有人员进入或离开你的演示文稿时，PowerPoint 会提醒你。

   

2. 还将在“共享”窗格中看到正在查看或编辑该演示文稿的任何人的姓名。 在幻灯片的缩略图和实际的幻灯片上还有一个指示器，显示其他人在演示文稿中进行处理的位置。 将鼠标悬停在指示器上方或选择指示器可了解谁在编辑。

   

   (对于辅助功能， PowerPoint 还允许打开编辑器名称的自动显示。 通过选择 PowerPoint > 首选项 > 视图 > 显示所选项目的状态标志来打开它。)

   

3. 完成工作后，保存文件。

   如果你的更新与其他作者的更新不冲突，它们将自动合并，不需要执行其他操作。

打开已更改文件时的通知

其他人对共享演示文稿文件进行更改后， Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint 重新打开文件时通知你。 小型横幅将告诉你在你离开时谁更改了你的演示文稿。

跟踪更改：突出显示他人进行的修订

Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint 自动跟踪联机文档中所做的更改。

此功能仅适用于 Windows 桌面客户端的Microsoft 365 订阅者。

1. 重新打开更改后的演示文稿（或正在由其他人编辑的文件）时，将在缩略图窗格中以青绿色突出显示更改的幻灯片。 工具提示显示“幻灯片有未读更改”。

   

2. 选择要全尺寸查看的幻灯片的缩略图。 将看到幻灯片中更改后的部分以青绿色显示。 随附的标注表示更改者和更改时间。 通过查看修订后的幻灯片，可以清除该幻灯片上的绿松石突出显示和“幻灯片有未读更改”表示法。

   (在某些情况下，已修订的幻灯片突出显示，但单个幻灯片上未概述已进行的更改类型。 此类更改的示例包括：“备注”窗格中的更改、形状的删除、注释的添加和动画更改。)

   

决定是否突出显示更改的因素：

• 此功能适用于 OneDrive 和 SharePoint 中存储的共享文档。

• 仅当进行更改的人员使用 PowerPoint 网页版 或 Microsoft 365 Mac 版专属 PowerPoint （至少版本 16.11）时，才会突出显示更改。 查找你的 Office 版本

• 如果文件已加密或受密码保护，不突出显示所作的更改。

• 如果文件是 .odp 格式或较早版本的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式，则不突出显示所作的更改。

使用注释进行通信

在工具栏功能区右端，选择“ 注释 ”以查看当前演示文稿中的所有批注。

可以添加新批注、回复或解决现有批注。

(Microsoft 365 仅) 使用 @-sign 后跟联系人姓名在批注中标记同事。 该用户会收到一封电子邮件，其中包含指向你的评论的链接。 单击该链接可将其带入文档和对话中。

( 仅Microsoft 365) 你可以与编辑文件同时的人员 聊天 。 若要开始，请单击屏幕右上角附近的聊天图标 。

查看文件的早期版本

Office 保留 SharePoint 、 OneDrive 的早期版本，并在处理文件时 工作或学校 OneDrive 文件。

若要打开文件早期版本的列表，请在应用窗口的标题栏中选择文件名，然后选择“ 浏览版本历史记录”。

版本历史记录用于查看，而不是编辑。 可以看到文件的任何早期版本。

若要打开以前的版本，请执行：

• 在右侧的“ 版本历史记录 ”窗格中，选择其中一个版本历史记录项中的“ 打开 版本”。

  该版本的只读副本在单独的 PowerPoint 窗口中打开。

可以从以前的版本复制内容。 还可以保存以前版本 的副本 ，以便可以独立于当前正在处理的文件对其进行编辑。

与他人共享演示文稿

1. 在工具栏功能区右端，单击“ 共享

2. 在“ 发送链接 ”对话框中，输入要与之共享演示文稿的人员的姓名或电子邮件地址。
   
   

   如果需要，请向同事添加消息。

3. 单击“发送”。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

当多个人员同时处理一个文件时，指示器会显示他们所处的位置：

• 在窗口右上角，你将看到当前打开文件的每个人的锁屏提醒（及其个人资料图片或姓名缩写）。 选择该锁屏提醒以查看它们当前在幻灯片组中的位置。

• 在缩略图窗格中，你将看到一个标签显示在幻灯片缩略图的右上角，其中包含当前在该幻灯片上的人员的姓名。

查看其他人所做的修订

打开其他人已更改的演示文稿时， PowerPoint 会以两种方式告知你：

• 窗口右侧会显示 “你离开 时”消息。

  

• 在左侧的幻灯片缩略图窗格中，已修订的幻灯片突出显示了绿松石背景。

  

  打开该幻灯片时，还会看到修订后的幻灯片元素周围有一个绿松石轮廓。 通过查看修订后的幻灯片，可以清除该幻灯片上的绿松石突出显示和“幻灯片有未读更改”表示法。

使用注释或聊天授予

在工具栏功能区右端，选择“ 注释 ”以查看当前演示文稿中的所有批注。

可以添加新批注、回复或解决现有批注。

使用 @-sign 后跟人员姓名在评论中标记同事。 该用户会收到一封电子邮件，其中包含指向你的评论的链接。 单击该链接可将其带入文档和对话中。

你可以与与你同时编辑文件的人员 聊天 。 若要开始，请单击屏幕右上角附近的聊天按钮 。

查看文件的早期版本

Office 保留 SharePoint 、 OneDrive 的早期版本，并在处理文件时 工作或学校 OneDrive 文件。

使用 文件 > 信息 > 版本历史记录 打开文件先前版本的列表。

版本历史记录用于查看，而不是编辑。 可以看到文件的任何早期版本。 可以从以前的版本复制内容。 还可以保存以前版本的副本，以便可以独立于当前正在处理的文件对其进行编辑。

重命名演示文稿文件

在与他人共同创作时，可以在 PowerPoint 网页版 中重命名文件。

1. 单击浏览器窗口顶部附近PowerPoint 网页版标题栏中心的文件名。
   
   

2. 键入文件的新名称。 或者使用箭头键将插入点置于标题中，然后键入对文件名所做的更改。

3. 完成时请按 Enter。

稍后，名称更改会与当前打开的文件的其他实例同步。