Chủ đề này giải thích cách sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế để tìm và tùy chọn thay thế dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access.
Nếu bạn cần thông tin về các cách cập nhật dữ liệu khác, chẳng hạn như bằng cách dùng các cập nhật và truy vấn chắp thêm, hãy xem bài viết Cập nhật dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Bạn muốn làm gì?
Tìm hiểu về việc sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế
Bạn sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế khi bạn muốn tìm và tùy chọn thay thế lượng dữ liệu nhỏ và khi bạn không thoải mái sử dụng truy vấn để tìm hoặc thay thế dữ liệu. Hộp thoại tương tự như công cụ Tìm kiếm mà bạn thấy trong các chương trình khác nhưng có chứa một số tính năng giúp hữu ích hơn trong việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu liên quan. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm trên một định dạng được áp dụng cho dữ liệu và bạn có thể chọn để khớp với một phần hoặc tất cả dữ liệu trong một trường.
Hãy nhớ những điều này khi bạn tiếp tục:
-
Hộp thoại coi chuỗi tìm kiếm của bạn là một mẫu và trả về tất cả các bản ghi khớp với mẫu đó. Ví dụ: giả sử bạn có một biểu dữ liệu (một bảng hoặc một kết quả truy vấn) bao gồm thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và ngày đặt hàng. Nếu bạn tìm kiếm "mar" (thg 3), thao tác tìm kiếm trả về tất cả các trường hợp "market" (thị trường), "March" (Tháng Ba) và bất kỳ bản ghi nào khớp với mẫu bạn đã chỉ định.
-
Hộp thoại chỉ tìm kiếm một bảng mỗi lần; chứ không tìm kiếm toàn bộ cơ sở dữ liệu. Nếu bạn mở hộp thoại từ bên trong một biểu mẫu, bạn có thể tìm kiếm bảng làm cơ sở cho biểu mẫu đó.
Nếu bạn cần sử dụng hộp thoại để tìm nhiều bảng, bạn có thể tạo một truy vấn chọn lọc để thu thập dữ liệu mong muốn, rồi tìm kết quả truy vấn. Các bước sau trong mục này giải thích các bước cơ bản về việc tạo truy vấn chọn lọc và tìm kiếm kết quả.
-
Bạn phải mở các bảng và kết quả truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu và bạn phải mở biểu mẫu ở dạng xem Biểu mẫu (thông thường), giống như bạn thao tác khi nhập dữ liệu.
-
Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu dựa trên định dạng được áp dụng cho dữ liệu đó. Ví dụ: bạn có thể định dạng các trường rỗng hoặc trống để hiển thị một từ, chẳng hạn như "Không xác định". Sau đó, bạn có thể tìm kiếm những trường trống bằng cách dùng "Không xác định" làm chuỗi tìm kiếm của bạn.
Tìm hiểu về hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng
Hộp kiểm Tìm và Thay thế cung cấp một tùy chọn được gọi là hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng. Khi bạn xem kỹ các bước trong chủ đề này, bạn sẽ thấy rằng đôi khi Access chọn hộp kiểm tự động; vì vậy, đôi khi, bạn phải tự chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm. Sử dụng hộp kiểm phù hợp có thể giúp đảm bảo thành công cho các thao tác tìm kiếm của bạn.
Khi bạn tiếp tục, hãy làm theo kinh nghiệm này: Khi Access chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng, hãy giữ nguyên hộp kiểm. Nếu bạn bỏ chọn hộp kiểm, thao tác tìm kiếm của bạn có thể sẽ không trả về bất kỳ kết quả nào.
Hành vi có thể khó hiểu lúc đầu, do Access không cung cấp bất kỳ gợi ý trực quan hay chỉ báo nào khác cho biết khi nào bạn nên chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm. Bạn có thể băn khoăn không biết lô-gic nào thúc đẩy Access chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng. Câu trả lời là dấu hiệu nhập. Một dấu hiệu nhập là một kiểu định dạng và khi Access gặp phải một dấu hiệu nhập thì Access sẽ chọn hộp kiểm.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu bạn tìm kiếm một trường tra cứu — một trường sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ bảng khác — và trường nguồn trong bảng thứ hai đó có một dấu hiệu nhập được áp dụng thì Access sẽ kích hoạt hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng.
Về sự khác biệt giữa việc tìm kiếm, sắp xếp và lọc
Cuối cùng, hãy nhớ rằng tìm kiếm không giống như quy trình sắp xếp hoặc lọc. Tìm là quy trình định vị một hoặc nhiều bản ghi trong bảng cơ sở dữ liệu, truy vấn và biểu mẫu. Ví dụ: bạn có thể tìm thấy tất cả các khách hàng quản lý nhà hàng. Sắp xếp là quy trình sắp xếp một tập hợp các bản ghi theo thứ tự cụ thể. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp một tập hợp các bản ghi theo thứ tự bảng chữ cái, theo ngày, theo số lượng (nhà hàng nào đặt hàng bánh mỳ nhiều nhất hoặc có doanh số cao nhất), v.v.. Lọc là quy trình hiển thị các bản ghi đáp ứng điều kiện nhất định. Ví dụ: sau khi bạn tìm thấy tất cả khách hàng sở hữu nhà hàng, bạn có thể lọc danh sách để chỉ bao gồm khách hàng tại London hoặc Madrid.
Nếu tính năng này hữu ích, bạn có thể cân nhắc theo cách này: Trước tiên, bạn tìm dữ liệu, tùy chọn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự nhất định, rồi tùy chọn sử dụng bộ lọc để tách một tập hợp con dữ liệu.
Các bước dưới đây giải thích cách sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế .
Tham khảo điều khiển hộp thoại Tìm và Thay thế
Khi bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu, bạn thường xuyên đặt và thay đổi các điều khiển trong hộp kiểm Tìm và Thay thế . Tuy nhiên, hãy nhớ rằng điều này có thể khiến thao tác tìm kiếm hoặc thay thế của bạn trả về dữ liệu không mong muốn hoặc thất bại hoàn toàn. Bảng sau đây liệt kê các điều khiển và hệ quả của việc thay đổi điều khiển.
|
Điều khiển |
Sử dụng |
Hành vi |
|
Danh sáchTìm Trong |
Chuyển đổi giữa tìm kiếm trong một cột và tìm kiếm trong toàn bộ bảng |
Danh sách Tìm Trong luôn chứa tên của bảng mà bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn chỉ tìm kiếm trong một bảng, Access sẽ hiển thị tên bảng nhưng khiến danh sách Tìm Trong không sẵn dùng. Khi bạn tìm kiếm trong một cột, Access khiến danh sách Tìm Trong sẵn dùng và hiển thị tên bảng và cột. Để chuyển đổi giữa tìm kiếm trong bảng và cột, hãy chọn giá trị bạn muốn từ danh sách Tìm Trong . Để tìm trong một cột không có trong danh sách, đi tới biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu đang mở và chọn cột bạn muốn, rồi quay lại hộp thoại Tìm và Thay thế và chạy tìm kiếm của bạn. |
|
Danh sách Kết quả Khớp |
Các điều khiển trong đó thao tác tìm cố gắng khớp với một phần của trường |
Chọn Phần Bất kỳ của Trường để tìm kiếm khớp trên tất cả các giá trị khả dĩ. Chọn Toàn bộ Trường để tìm kiếm thông tin khớp chính xác với mục nhập tìm kiếm của bạn. Chọn Bắt đầu Trường nếu bạn nghĩ rằng các giá trị mà bạn muốn tìm nằm ở phần đầu của bản ghi. |
|
Danh sách Tìm kiếm |
Thay đổi hướng tìm kiếm |
Chọn Lên trên để tìm các bản ghi bên trên con trỏ. Chọn Xuống dưới để tìm các bản ghi bên dưới con trỏ. Chọn Tất cả để tìm kiếm tất cả các bản ghi, bắt đầu từ phía trên cùng của tập bản ghi. |
|
Hộp kiểm Khớp Chữ hoa/thường |
Tìm các giá trị khớp cách viết hoa cho chuỗi tìm kiếm của bạn |
Chọn hộp kiểm Khớp Chữ hoa/thường khi bạn muốn tìm bản ghi khớp cách viết hoa trong chuỗi tìm kiếm của bạn. |
|
Hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng |
Kết quả tìm kiếm dựa trên dấu hiệu nhập hoặc định dạng |
Thao tác tìm có thể tìm kiếm dữ liệu hoặc định dạng được áp dụng cho dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm Feb (Thg 2) trong các trường được định dạng với một dấu hiệu nhập Ngày/Thời gian. Tùy chọn này không sẵn dùng cho đến khi bạn tìm kiếm trên một trường với định dạng hoặc dấu hiệu nhập được áp dụng. Để biết thêm thông tin về tùy chọn này, hãy xem mục Tìm hiểu hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng. |
Tìm và thay thế dữ liệu trong bảng
Để thực hiện theo các bước này, bạn phải mở bảng của mình trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Lưu ý: Bạn không thể chạy thao tác tìm và thay thế trên trường Tra cứu. Nếu bạn muốn thay thế dữ liệu từ một điều khiển (chẳng hạn như một hộp văn bản) trên biểu mẫu, điều khiển đó phải được gắn với bảng nguồn.
Tìm và thay thế dữ liệu
-
Trong bảng của bạn, chọn trường (cột) mà bạn muốn tìm kiếm.
Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm kiếm toàn bộ bảng, hãy làm theo quy trình thay thế trong bước 5.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Tìm, bấm Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
Phím tắt Nhấn CTRL+F.
Hình này hiển thị lệnh:
Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.
-
Để tìm dữ liệu, trong hộp thoại Tìm và Thay thế, bấm vào tab Tìm. Để chạy thao tác tìm và thay thế, hãy bấm vào tab Thay thế .
-
Trong hộp Tìm Cái gì, nhập chuỗi tìm kiếm của bạn. Để thay thế dữ liệu, hãy nhập chuỗi thay thế vào hộp Thay thế Bằng.
Lưu ý: Không nhập các ký tự đại diện vào hộp Thay thế Bằng trừ khi bạn muốn bản ghi của mình chứa các ký tự đại diện đó.
-
Hoặc, bạn có thể sử dụng danh sách Tìm Trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hoặc tìm kiếm trong toàn bộ bảng thay vào đó.
Theo mặc định, danh sách Tìm Trong chứa tên của trường bạn đã chọn ở bước 1. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong toàn bộ bảng, chọn tên bảng từ danh sách.
-hoặc-
Nếu bạn quyết định chọn một cột khác, hãy bấm vào cột bạn muốn trong biểu dữ liệu cho bảng đó. Bạn không cần đóng hộp thoại.
-
Hoặc, trong danh sách Khớp, hãy bấm Phần Bất kỳ của Trường. Thao tác này giúp tìm kiếm mở rộng nhất có thể
-
Hãy đảm bảo đã chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng, rồi bấm Tìm Tiếp.
Tìm và thay thế dữ liệu trong biểu mẫu
Nếu bạn không có những quyền cần thiết để xem và tìm kiếm một bảng hoặc nếu bạn không muốn người dùng nhìn thấy một số dữ liệu trong bảng, bạn có thể chạy các thao tác tìm và thay thế trên biểu mẫu đang mở dưới dạng xem Biểu mẫu và dạng xem Bố trí. Cả hai thao tác tìm kiếm bảng cơ sở được gắn với biểu mẫu.
Lưu ý: Bạn không thể chạy thao tác tìm và thay thế trên trường Tra cứu. Nếu bạn muốn thay thế dữ liệu từ một điều khiển (chẳng hạn như một hộp văn bản) trên biểu mẫu, điều khiển đó phải được gắn với bảng nguồn.
Tìm dữ liệu trong một biểu mẫu
-
Mở biểu mẫu mà bạn muốn tìm kiếm trong dạng xem Biểu mẫu hoặc dạng xem Bố trí.
-
Chọn điều khiển có chứa thông tin mà bạn muốn tìm kiếm.
Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm kiếm toàn bộ bảng, hãy làm theo quy trình thay thế trong bước 5.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Tìm, bấm Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
–hoặc–
Nhấn CTRL+F.
Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.
-
Để tìm dữ liệu, bấm vào tab Tìm. Để chạy thao tác tìm và thay thế, hãy bấm vào tab Thay thế.
-
Trong hộp Tìm Cái gì, nhập giá trị tìm kiếm của bạn. Để thay thế dữ liệu, hãy nhập chuỗi thay thế vào hộp Thay thế Bằng.
Lưu ý: Không nhập các ký tự đại diện vào hộp Thay thế Bằng trừ khi bạn muốn bản ghi của mình chứa các ký tự đại diện đó.
-
Hoặc, cũng có thể sử dụng danh sách Tìm Trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hoặc tìm kiếm trong toàn bộ bảng cơ sở thay vào đó.
Theo mặc định, danh sách Tìm Trong chứa tên của điều khiển bạn đã chọn ở bước 1. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong bảng nằm trong biểu mẫu, chọn tên bảng từ danh sách.
-hoặc-
Nếu bạn quyết định chọn một điều khiển khác (điều khiển tương đương với việc chọn một trường bảng khác), hãy bấm vào điều khiển trên biểu mẫu vào bất kỳ lúc nào. Bạn không cần đóng hộp thoại.
-
Hoặc, trong danh sách Khớp, hãy bấm Phần Bất kỳ của Trường. Thao tác này giúp tìm kiếm mở rộng nhất có thể
-
Trong danh sách Tìm kiếm, bấm Tất cả, rồi bấm Tìm Tiếp. Để thay thế một chuỗi, bấm Thay thế. Nếu bạn chắc chắn rằng mình đã nhập đúng chuỗi thay thế, hãy bấm Thay thế Tất cả nhưng hãy nhớ rằng bạn không thể hoàn tác thao tác thay thế. Nếu nhầm lẫn, bạn sẽ phải lặp lại thao tác tìm và thay thế, tìm các giá trị không chính xác và thay thế chúng bằng giá trị chính xác.
Tìm dữ liệu trong một tập hợp kết quả truy vấn
Các bước sau đây giải thích cách sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế để tìm bản ghi trong bộ kết quả mà truy vấn được chọn trả về. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể chạy các thao tác tìm dựa trên kết quả truy vấn.
Nếu bạn muốn thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu bằng truy vấn, hãy xem các bài viết Tạo và chạy truy vấn cập nhật cũng như Tạo và chạy truy vấn xóa.
Tạo truy vấn chọn
-
Mở cơ sở dữ liệu có chứa bản ghi mà bạn muốn tìm.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.
-
Chọn bảng hoặc các bảng có chứa các bản ghi mà bạn muốn tìm và bấm Thêm, rồi bấm Đóng.
Bảng hoặc các bảng xuất hiện dưới dạng một hoặc nhiều cửa sổ ở phần trên của lưới thiết kế truy vấn và các cửa sổ liệt kê tất cả các trường trong mỗi bảng. Hình dưới đây hiển thị trình thiết kế với bảng đặc trưng:
-
Bấm đúp vào các trường mà bạn muốn tìm. Các trường được chọn sẽ xuất hiện trong hàng Trường ở phần bên dưới của lưới thiết kế truy vấn.
Bạn có thể thêm một trường bảng cho mỗi cột ở phần bên dưới.
Để thêm nhanh tất cả các trường trong bảng, bấm đúp vào dấu sao (*) ở đầu danh sách của các trường bảng. Hình dưới đây hiển thị trình thiết kế với tất cả các trường đã được thêm.
-
Hoặc, bạn có thể nhập một hoặc nhiều tiêu chí vào hàng Tiêu chí của lưới thiết kế.
Làm như vậy có thể giảm số lượng bản ghi mà truy vấn trả về và giúp tìm dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Bảng sau hiển thị một số tiêu chí mẫu và giải thích ảnh hưởng của những tiêu chí này đối với kết quả của truy vấn.
|
Tiêu chí |
Tác động |
|
> 234 |
Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234. |
|
>= "Callahan" |
Trả về tất cả bản ghi từ Callahan tới cuối bảng chữ cái |
|
Từ #02/02/2006# Đến #01/12/2006# |
Trả về các ngày từ 02/02/2006 đến 01/12/2006 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu nháy đơn (') thay vì dấu thăng. Ví dụ: Từ '02/02/2006' đến '01/12/2006'. |
|
Not "Nước Đức" |
Tìm tất cả các bản ghi có nội dung chính xác của trường không chính xác bằng "Đức". Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài "Nước Đức", chẳng hạn như "Đức (euro)" hoặc "Châu Âu (Đức)". |
|
Not "T*" |
Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*). |
|
Không phải "*t" |
Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao. |
|
In(Canada,UK) |
Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh. |
|
Like "[A-D]*" |
Trong trường Văn bản, tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng chữ A tới chữ D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao. |
|
Như "*ar*" |
Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao. |
|
Như "Maison Dewe?" |
Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi thứ hai có 5 chữ cái trong đó 4 chữ cái đầu tiên là "Dewe" chữ cái cuối cùng không xác định. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu hỏi. |
|
#02/02/2006# |
Tìm tất cả các bản ghi cho 02/02/2016. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy đặt ngày trong dấu nháy đơn thay vì dấu thăng ('02/02/2006'). |
|
< Date() - 30 |
Trả về tất cả các ngày đã quá 30 ngày. |
|
Date() |
Trả về tất cả bản ghi chứa ngày hôm nay. |
|
Between Date() And DateAdd("M", 3, Date()) |
Trả về tất cả bản ghi từ ngày hôm nay đến ba tháng kể từ ngày hôm nay. |
|
Is Null |
Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định). |
|
Is Not Null |
Trả về tất cả bản ghi chứa giá trị. |
|
"" |
Trả về tất cả các bản ghi có chứa chuỗi độ dài bằng 0. Bạn hãy dùng chuỗi độ dài bằng không khi cần thêm một giá trị vào trường bắt buộc nhưng bạn không biết giá trị đó là gì. Ví dụ, một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhập một cặp dấu ngoặc kép không có dấu cách ở giữa ("") thay vì một số. |
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.
Xác minh xem truy vấn có trả về các bản ghi mà bạn muốn hay không. Nếu cần, bạn có thể chọn các trường không mong muốn và nhấn DELETE để loại bỏ chúng, bạn có thể kéo trường bổ sung vào lưới thiết kế và bạn có thể thay đổi tiêu chí của mình cho đến khi đã hài lòng với kết quả truy vấn.
-
Hãy đi tới bước tiếp theo.
Tìm dữ liệu trong một tập hợp kết quả
-
Trong các kết quả này, hãy bấm vào trường (cột) mà bạn muốn tìm kiếm.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Tìm, bấm Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
–hoặc–
Nhấn CTRL+F.
Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.
-
Trong hộp Tìm Cái gì, nhập chuỗi tìm kiếm của bạn.
-
Hoặc, bạn có thể sử dụng danh sách Tìm Trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hoặc tìm kiếm trong toàn bộ bảng thay vào đó.
Theo mặc định, danh sách Tìm Trong chứa tên của trường bạn đã chọn ở bước 1. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong toàn bộ bảng, chọn tên bảng từ danh sách.
-hoặc-
Nếu bạn quyết định chọn một cột khác, hãy bấm vào cột mong muốn trong biểu dữ liệu cho bảng đó. Bạn không cần đóng hộp thoại.
-
Hoặc, trong danh sách Khớp, hãy bấm Phần Bất kỳ của Trường. Thao tác này giúp tìm kiếm mở rộng nhất có thể
-
Trong danh sách Tìm kiếm, bấm Tất cả, rồi bấm Tìm Tiếp.
Thao tác tìm kiếm sẽ tô sáng tất cả các bản ghi có chứa chuỗi tìm kiếm của bạn. Vì bạn đã chọn Tất cả trong danh sách Tìm kiếm, Access sẽ tìm kiếm qua tất cả các bản ghi.
Tìm ký tự đại diện
Bạn có thể dùng ký tự đại diện trong các thao tác tìm và thay thế nhưng cần phải sử dụng cẩn thận. Hãy nhớ những quy tắc sau:
-
Khi bạn sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế để tìm kiếm các ký tự đại diện, bạn phải đặt ký tự bạn muốn tìm trong dấu ngoặc vuông, như thế này: [*]. Bạn hãy làm theo quy tắc đó khi tìm kiếm tất cả các ký tự đại diện ngoại trừ dấu chấm than (!) và dấu ngoặc đóng (]).
-
Nếu bạn sử dụng ký tự đại diện trong một chuỗi thay thế thì Access sẽ coi ký tự đó là ký tự chữ và viết ký tự đó vào cơ sở dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn tìm kiếm cũ * và thay thế tất cả các bản ghi khớp với mẫu đó bằng mới *, Access sẽ viết "mới *" vào tất cả các bản ghi khớp với chuỗi tìm kiếm của bạn.
Tìm ký tự đại diện
-
Mở bảng, tập kết quả truy vấn hoặc biểu mẫu. Bạn phải mở bảng và các tập kết quả dưới dạng xem Biểu dữ liệu và bạn phải mở biểu mẫu dưới dạng xem Biểu mẫu.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Tìm, bấm Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
-hoặc-
Nhấn CTRL+F.
Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.
-
Nếu bạn chỉ muốn tìm bản ghi có chứa ký tự đại diện, hãy bấm vào tab Tìm. Nếu bạn muốn tìm ký tự đại diện và thay thế chúng bằng dữ liệu khác, hãy bấm vào tab Thay thế.
-
Trong hộp Tìm Cái gì, hãy nhập một dấu ngoặc vuông mở ([), ký tự đại diện mà bạn muốn tìm và một dấu ngoặc vuông đóng (]). Ví dụ: nếu bạn muốn tìm tất cả các lần xuất hiện của dấu sao, hãy nhập [*]. Nếu bạn muốn chạy một thao tác thay thế, hãy nhập chuỗi thay thế của bạn vào hộp Thay thế Bằng .
-
Hoặc, cũng có thể sử dụng danh sách Tìm Trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hoặc tìm kiếm trong toàn bộ bảng thay vào đó.
Theo mặc định, danh sách Tìm Trong chứa tên của trường bạn đã chọn ở bước 1. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong toàn bộ bảng, chọn tên bảng từ danh sách.
-hoặc-
Nếu bạn quyết định chọn một cột khác, hãy bấm vào cột bạn muốn trong biểu dữ liệu cho bảng đó. Bạn không cần đóng hộp thoại.
-
Trong danh sách Khớp, hãy chọn tùy chọn mà bạn nghĩ là áp dụng phù hợp nhất cho dữ liệu của mình. Ví dụ: nếu các ký tự đại diện nằm ở đầu bản ghi của bạn, hãy bấm Bắt đầu Trường. Nếu không, hãy bấm Phần Bất kỳ của Trường để trả về số lượng kết quả lớn nhất có thể.
-
Hãy đảm bảo đã chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng, rồi bấm Tìm Tiếp. Thao tác tìm kiếm sẽ trả về các bản ghi có chứa ký tự đại diện. Nếu bạn muốn thay thế ký tự đại diện, hãy bấm Thay thế. Nếu bạn chắc chắn chuỗi tìm kiếm và thay thế sẽ cho các kết quả chính xác, hãy bấm Thay thế Tất cả. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không thể hoàn tác các kết quả của thao tác tìm và thay thế.
Ví dụ về các ký tự đại diện đang sử dụng
Khi bạn biết chắc loại mẫu mà mỗi ký tự đại diện có thể khớp thì bạn có thể dùng kết hợp các ký tự đại diện hoặc ký tự đại diện và chữ ký tự để trả về nhiều kết quả. Hãy nhớ rằng cài đặt bạn chọn trong danh sách Khớp ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm của bạn. Nếu bạn dùng cài đặt không chính xác thì thao tác tìm kiếm của bạn có thể trả về dữ liệu không mong muốn hoặc không trả về kết quả nào. Bảng sau đây cho biết một số cách sử dụng các ký tự đại diện và ký tự chữ đồng thời giải thích cách mà các tùy chọn trong danh sách Khớp có thể ảnh hưởng đến kết quả của bạn.
|
Chuỗi tìm kiế m |
Cài đặt danh sách khớ p |
Kết quả |
|
[*] |
Phần Bất kỳ của Trường |
Trả về tấ́t cả bản ghi chứa dấu sao (*). Cú pháp này cũng dùng cho dấu chấm hỏi (?), dấu thăng (#), dấu ngoặc vuông mở ([) và dấu gạch nối (-). |
|
Toàn bộ Trường |
Trả về bản ghi chỉ bao gồm dấu sao. |
|
|
Bắt đầu Trường |
Trả về bản ghi bắt đầu bằng một dấu sao. |
|
|
*[*]* |
Phần Bất kỳ của Trường |
Trả về tấ́t cả bản ghi chứa dấu sao (*) và văn bản xung quanh bất kỳ. Cú pháp này cũng dùng cho dấu chấm hỏi (?), dấu thăng (#), dấu ngoặc vuông mở ([) và dấu gạch nối (-). |
|
Toàn bộ Trường |
Cùng một kết quả. |
|
|
Bắt đầu Trường |
Cùng một kết quả. |
|
|
[!*] |
Phần Bất kỳ của Trường |
Trả về tấ́t cả bản ghi không chứa dấu sao. Hãy nhớ rằng mẫu tìm kiếm này có thể trả về mỗi chữ cái của mỗi từ trong một bản ghi khi bạn sử dụng cài đặt này trong danh sách Khớp. Cú pháp này cũng dùng cho dấu chấm hỏi (?), dấu thăng (#), dấu ngoặc vuông mở ([) và dấu gạch nối (-). Lưu ý: Chuỗi tìm kiếm *[!*]* sẽ trả về các bản ghi có chứa dấu sao vì chuỗi tìm thấy tất cả văn bản quanh dấu sao. |
|
Toàn bộ Trường |
Không trả về kết quả nào. |
|
|
Bắt đầu Trường |
Trả về chữ cái đầu tiên của bất kỳ bản ghi nào không chứa dấu sao. |
|
|
ma*[ ch ] |
Phần Bất kỳ của Trường |
Trả về tất cả bản ghi chứa "ma" và hoặc "c" hoặc "h". Ví dụ: chuỗi này trả về "march" (tháng Ba) và "match" (khớp với) và cũng trả về "math" (toán học) và "manic". |
|
Toàn bộ Trường |
Trả về tất cả các bản ghi bắt đầu bằng "ma" và kết thúc bằng "c" hoặc "h". Ví dụ: chuỗi này trả về "march" (tháng Ba) và "match" (khớp với) và cũng trả về "math" (toán học) và "manic". |
|
|
Bắt đầu Trường |
Trả về tất cả các bản ghi bắt đầu bằng "ma" và chứa "c" hoặc "h". |
|
|
ma*[! ch ] |
Phần Bất kỳ của Trường |
Tô sáng các chữ "m" và "a" và tất cả văn bản nằm sau những chữ cái đó cho đến khi gặp phải một chữ "c" hay "h". Các con số sau đây sẽ minh họa cho điều này.
Nói cách khác, ngay cả khi bạn đang tìm cách loại trừ các bản ghi chứa "c" và "h", bạn có thể thấy các bản ghi đó do Phần Bất kỳ của Trường khớp với nội dung trước dấu ngoặc. |
|
Toàn bộ Trường |
Trả về tất cả các bản ghi không chứa một chữ "c" hay "h" nếu các bản ghi đó kết thúc bằng "c" hay "h". Ví dụ: thao tác tìm không trả về "manic" vì từ này kết thúc bằng "c" nhưng sẽ trả về "maniacal" vì có các ký tự theo sau "c". |
|
|
Bắt đầu Trường |
Trả về các bản ghi bắt đầu bằng "ma". Access khớp với văn bản bất kỳ đứng trước các ký tự được đặt trong dấu ngoặc vuông, vì vậy bạn có thể nhìn thấy các kết quả không mong muốn. |
Tìm dấu nháy kép và các giá trị rỗng hoặc trống
Bạn có thể sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế để tìm dấu nháy kép, cùng với một vài kiểu giá trị trống.
-
Các trường được định dạng để hiển thị giá trị khi trường trống. Ví dụ: một định dạng có thể chỉ định rằng một từ, chẳng hạn như "Không xác định" sẽ xuất hiện trong một trường cho đến khi bạn nhập giá trị vào trường đó.
-
Các trường trống, không có định dạng hoặc giá trị rỗng.
-
Trường chứa chuỗi độ dài bằng 0. Bạn nhập các chuỗi có độ dài bằng 0 bằng cách nhập một cặp dấu ngoặc kép không có dấu cách giữa chúng (""). Khi bạn thực hiện thao tác đó, rồi di chuyển con trỏ đến một trường khác, Access sẽ ẩn dấu ngoặc kép và trường có vẻ như trống. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể nhập chuỗi độ dài bằng 0 vào các trường được đặt thành kiểu dữ liệu Văn bản, Bản ghi nhớ và Siêu kết nối, đồng thời những kiểu này cho phép chuỗi có độ dài bằng 0 theo mặc định.
Tìm dấu nháy kép
-
Mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu hoặc mở biểu mẫu gắn kết với bảng đó.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Tìm, bấm Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
-hoặc-
Nhấn CTRL+F.
Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.
-
Nếu bạn chỉ muốn tìm dấu nháy kép, hãy bấm vào tab Tìm . Để tìm và thay thế dấu nháy kép, hãy bấm vào tab Thay thế .
-
Trong hộp Tìm Cái gì, nhập một dấu nháy kép. Để thay thế dấu nháy kép bằng giá trị khác, hãy nhập giá trị đó vào hộp Thay thế Bằng .
Lưu ý: Bạn có thể để trống hộp Thay thế Bằng nếu bạn muốn loại bỏ hoàn toàn các dấu nháy kép.
-
Hoặc, cũng có thể sử dụng danh sách Tìm Trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hoặc tìm kiếm trong toàn bộ bảng thay vào đó.
Theo mặc định, danh sách Tìm Trong chứa tên của trường bạn đã chọn ở bước 1. Nếu bạn muốn tìm kiếm trong toàn bộ bảng, chọn tên bảng từ danh sách.
-hoặc-
Nếu bạn quyết định chọn một cột khác, hãy bấm vào cột bạn muốn trong biểu dữ liệu cho bảng đó. Bạn không cần đóng hộp thoại.
-
Hoặc, từ danh sách Khớp, hãy bấm Phần Bất kỳ của Trường. Thao tác này giúp tìm kiếm mở rộng nhất có thể
-
Trong danh sách Tìm, chọn Tất cả để tìm kiếm qua tất cả các bản ghi.
-
Chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng.
Lưu ý: Nếu Access chọn hộp kiểm tự động, hãy chấp nhận quyết định đó nếu thao tác tìm của bạn không thành công.
-
Bấm Tìm Tiếp để tìm các bản ghi. Nếu thao tác tìm không thành công, bỏ chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng và thử lại. Nếu bạn chắc chắn muốn thay thế dấu nháy kép bằng giá trị khác (hoặc không giá trị nào), hãy bấm Thay thế. Nếu bạn tin rằng bạn đang tìm và thay thế các giá trị chính xác trong toàn bộ bảng của mình, hãy bấm Thay thế Tất cả nhưng hãy nhớ rằng bạn không thể hoàn tác thao tác thay thế này. Nếu nhầm lẫn, bạn phải chạy thêm thao tác tìm và thay thế để sửa lỗi đó.
Tìm giá trị trống
-
Nếu cần, hãy mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu có chứa các giá trị mà bạn muốn tìm.
-
Trong bảng này, hãy chọn trường có chứa các giá trị trống mà bạn muốn tìm.
-
Trên tab Trang đầu , trong nhóm Tìm, bấm Tìm hoặc nhấn CTRL+F.
-hoặc-
Nhấn CTRL+F.
Hộp thoại Tìm và Thay thế xuất hiện.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Tìm các trường trống được định dạng để hiển thị giá trị
-
Để tìm các giá trị được định dạng, hãy bấm vào tab Tìm.
Nếu bạn muốn tìm các giá trị và thay thế chúng bằng dữ liệu khác, hãy bấm vào tab Thay thế.
-
Trong hộp Tìm Cái gì, hãy nhập giá trị được xác định theo định dạng.
Để thêm dữ liệu vào trường, hãy nhập dữ liệu mới vào hộp Thay thế Bằng.
-
Trong danh sáchKhớp, hãy bấm Toàn bộ Trường.
-
Chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng.
-
Bấm Tìm Tiếp.
Tìm các trường trống, không được định dạng
-
Để tìm trường, hãy bấm vào tab Tìm. Nếu bạn muốn tìm các trường này và thêm giá trị, hãy bấm vào tab Thay thế.
-
Trong hộp Tìm Cái gì, hãy nhập Rỗng hoặc Là Rỗng.
Nếu bạn đang thay thế giá trị rỗng bằng dữ liệu khác, hãy nhập dữ liệu mới vào hộp Thay thế Bằng.
-
Trong danh sáchKhớp, hãy bấm Toàn bộ Trường.
-
Bỏ chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng.
-
Bấm Tìm Tiếp.
Tìm các trường chứa chuỗi có độ dài bằng 0
-
Để tìm chuỗi có độ dài bằng 0, hãy bấm vào tab Tìm.
Nếu bạn muốn thay thế các chuỗi bằng dữ liệu khác, hãy bấm vào tab Thay thế.
-
Trong hộp Tìm Cái gì, hãy nhập một cặp dấu nháy kép không chứa khoảng trắng ở giữa ("").
Nếu bạn đang thay thế chuỗi có độ dài bằng 0 bằng dữ liệu khác, hãy nhập dữ liệu mới vào hộp Thay thế Bằng.
-
Trong danh sáchKhớp, hãy bấm Toàn bộ Trường.
-
Bỏ chọn hộp kiểm Tìm kiếm Trường theo Định dạng.
-
Bấm Tìm Tiếp.
-
