Tạo và chạy truy vấn cập nhật

Trong bài viết này

• Tổng quan

• Sử dụng truy vấn cập nhật

• Cập nhật dữ liệu từ bảng này sang bảng khác

• Ngăn không cho Chế độ Tắt chặn truy vấn

• Phiên bản SQL: câu lệnh UPDATE

Tổng quan

Sau đây là những điểm tương tự và khác biệt giữa Tìm kiếm và thay thế và truy vấn cập nhật:

Giống như hộp thoại Tìm kiếm và thay thế, truy vấn cập nhật sẽ cho phép bạn xác định giá trị nào đang thay thế và giá trị mới là gì.

Không giống như hộp thoại Tìm kiếm và thay thế, truy vấn cập nhật cho phép bạn:

• Dùng các tiêu chí không tùy thuộc vào giá trị mà bạn muốn thay thế.

• Cập nhật nhiều bản ghi cùng lúc.

• Thay đổi bản ghi trong nhiều bảng cùng một lúc.

Dùng truy vấn cập nhật

Theo kinh nghiệm tốt nhất khi tạo một truy vấn cập nhật, đầu tiên hãy tạo một truy vấn chọn dùng để xác định các bản ghi mà bạn muốn cập nhật, sau đó chuyển truy vấn đó sang một truy vấn cập nhật mà bạn có thể chạy để cập nhật các bản ghi. Bằng cách chọn dữ liệu trước tiên, bạn có thể kiểm tra và đảm bảo rằng bạn đang cập nhật các bản ghi mà bạn muốn trước khi thay đổi bất kỳ dữ liệu thực tế nào.

Cách sao lưu cơ sở dữ liệu

1. Bấm vào Tab Tệp, rồi bấm vào Lưu Như. 

2. Ở bên phải, bên dưới Nâng cao, bấm Sao lưu Cơ sở Dữ liệu.

3. Trong hộp thoại Lưu Bản sao dưới dạng, hãy chọn tên và vị trí cho bản sao lưu rồi sau đó bấm Lưu.

   Access đóng tệp gốc, tạo một bản sao lưu rồi sau đó mở lại tệp gốc.

   Để trở lại bản sao lưu, hãy đóng và đổi tên tệp gốc để bản sao lưu có thể dùng tên của phiên bản gốc. Gán tên của phiên bản gốc cho bản sao lưu và mở bản sao lưu đã đổi tên trong Access.

Trong phần này

• Bước 1: Tạo một truy vấn chọn để xác định các bản ghi định cập nhật

• Bước 2: Cập nhật bản ghi

Bước 1: Tạo một truy vấn chọn để xác định các bản ghi định cập nhật

1. Mở cơ sở dữ liệu có chứa bản ghi mà bạn muốn cập nhật.

2. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm vào Thiết kế Truy vấn. 

3. Bấm tab Bảng.

4. Chọn bảng có chứa các bản ghi mà bạn muốn cập nhật, bấm Thêm rồi bấm Đóng.

   Các bảng xuất hiện dưới dạng một hoặc nhiều cửa sổ trong trình thiết kế truy vấn và các cửa sổ liệt kê tất cả các trường trong mỗi bảng. Hình này hiển thị trình thiết kế truy vấn với bảng đặc trưng.

   

   1. Bảng hiển thị trong trình thiết kế truy vấn

   2. Lưới thiết kế truy vấn

5. Bấm đúp vào các trường mà bạn muốn cập nhật trong cửa sổ bảng. Các trường được chọn sẽ xuất hiện trong hàng Trường trong lưới thiết kế truy vấn.

   Bạn có thể thêm một trường bảng trên mỗi cột trong lưới thiết kế truy vấn.

   Để thêm tất cả các trường vào bảng một cách nhanh chóng, hãy bấm đúp vào dấu sao (*) ở đầu danh sách các trường bảng trong cửa sổ bảng. Hình này hiển thị lưới thiết kế truy vấn cùng với tất cả các trường đã thêm vào:

   

6. Để giới hạn kết quả truy vấn dựa trên các giá trị trường, trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng Tiêu chí, nhập các tiêu chí mà bạn muốn dùng để giới hạn kết quả.

   Bảng tiêu chí mẫu

   Bảng sau hiển thị các tiêu chí mẫu và giải thích ảnh hưởng của những tiêu chí này lên kết quả của truy vấn.

   Lưu ý: Nhiều ví dụ trong bảng này sử dụng các ký tự đại diện để làm cho truy vấn trở nên linh hoạt hoặc hiệu quả hơn.

   Tiêu chí	Hiệu ứng
   > 234	Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234.
   >="Cajhen"	Trả về tất cả bản ghi từ Cajhen tới cuối bảng chữ cái
   Between #02/02/2020# And #01/12/2020#	Trả về các ngày từ 2-Thg2-17 tới 1-Thg12-17 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu nháy đơn (') thay cho dấu thăng (#). Ví dụ: Between '02/02/2020' And '01/12/2020' .
   Not "Nước Đức"	Tìm tất cả các bản ghi có nội dung chính xác của trường không chính xác bằng "Đức". Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài "Nước Đức", chẳng hạn như "Đức (euro)" hoặc "Châu Âu (Đức)".
   Not "T*"	Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).
   Not "*t"	Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).
   In(Canada,UK)	Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh.
   Like "[A-D]*"	Trong trường văn bản, tìm tất cả các bản ghi bắt đầu từ chữ A tới chữ D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).
   Like "*ar*"	Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).
   Like "Maison Dewe?"	Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi thứ hai có 5 chữ trong đó 4 chữ đầu tiên là "Dewe" chữ cuối cùng không rõ. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu hỏi (?).
   #2/2/2020#	Tìm tất cả các bản ghi cho 02/02/2020. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy đặt ngày trong dấu nháy đơn (') thay vì dấu thăng (#); ví dụ: ('02/02/2020').
   < Date() - 30	Dùng hàm Date để trả về tất cả các ngày tháng nhiều hơn 30 ngày về trước.
   Date()	Dùng hàm Date để trả về tất cả các bản ghi chứa ngày hôm nay.
   Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	Dùng hàm Date và hàm DateAdd để trả về tất cả các bản ghi giữa ngày hôm nay và ba tháng kể từ ngày hôm nay.
   Is Null	Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định).
   Is Not Null	Trả về tất cả bản ghi chứa giá trị.
   ""	Trả về tất cả các bản ghi có chứa chuỗi độ dài bằng 0. Bạn dùng chuỗi độ dài bằng 0 khi cần thêm một giá trị vào trường bắt buộc nhưng bạn không biết giá trị thực là gì. Ví dụ: Một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhập một cụm dấu ngoặc kép không kèm theo dấu cách giữa chúng ("") thay vì số.

7. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

8. Kiểm tra xem truy vấn có trả về các bản ghi mà bạn muốn cập nhật hay không.

9. Để xóa bất kỳ trường nào mà bạn đưa vào thiết kế truy vấn, chọn các trường rồi sau đó nhấn DELETE.

10. Để thêm bất kỳ trường nào mà bạn muốn đưa vào thiết kế truy vấn, hãy kéo các trường bổ sung vào lưới thiết kế truy vấn.

Bước 2: Cập nhật bản ghi

1. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Cập nhật.

   Quy trình này cho bạn biết cách đổi một truy vấn chọn thành truy vấn cập nhật. Khi bạn thực hiện điều này, Access sẽ thêm hàng Cập nhật thành trong lưới thiết kế truy vấn. Hình sau biểu thị một truy vấn cập nhật cho kết quả là tất cả các tài sản đã mua sau mùng 5 tháng 1 năm 2005 và đổi vị trí thành "Nhà kho 3" cho tất cả các bản ghi đáp ứng tiêu chí trên.

   

2. Định vị trường có chứa dữ liệu mà bạn muốn thay đổi, sau đó nhập biểu thức (tiêu chí thay đổi của bạn) trong hàng Cập nhật thành cho trường đó.

   Bạn có thể dùng biểu thức hợp lệ bất kỳ trong hàng Cập nhật thành.

   Bảng biểu thức mẫu

   Bảng này thể hiện một số biểu thức mẫu và giải thích cách chúng thay đổi dữ liệu.

   Biểu thức	Kết quả
   "Nhân_viên_bán_hàng"	Trong trường Văn bản Ngắn, thay đổi giá trị văn bản thành Nhân viên bán hàng.
   #8/10/20#	Trong trường Ngày/Giờ, thay đổi giá trị ngày thành 10-Tháng 8-20.
   Yes	Trong trường Yes/No, đổi giá trị No thành Yes.
   "PN" & [PartNumber]	Thêm "PN" vào đầu mỗi số bộ phận đã xác định.
   [UnitPrice] * [Quantity]	Nhân giá trị trong các trường có tên là UnitPrice và Quantity.
   [Freight] * 1,5	Tăng các giá trị trong trường có tên Freight thêm 50 phần trăm.
   DSum("[Số_lượng] * [Đơn_Giá]", "Chi tiết Đơn hàng", "[ID_Sản_phẩm]=" & [ID_Sản_phẩm])	Nếu các giá trị của ProductID trong bảng hiện tại khớp với giá trị của ProductID trong bảng có tên là Order Details, biểu thức này cập nhật tổng doanh số bán hàng bằng cách nhân các giá trị trong trường có tên Quantity với giá trị trong trường UnitPrice. Biểu thức dùng hàm DSum vì nó có thể áp dụng cho nhiều bảng và nhiều trường bảng.
   Right([ShipPostalCode], 5)	Rút ngắn (xóa) các ký tự ngoài cùng bên trái trong mỗi chuỗi văn bản hoặc số và để lại 5 ký tự ngoài cùng bên phải.
   IIf(([UnitPrice]), 0, [UnitPrice])	Đổi giá trị null (không rõ hoặc không xác định) thành giá trị không (0) trong trường có tên là UnitPrice.

3. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

   Một thông báo cảnh báo xuất hiện.

4. Để chạy truy vấn và cập nhật dữ liệu, bấm Yes.

   Lưu ý: Khi bạn chạy truy vấn, bạn có thể nhận thấy rằng một số trường bị thiếu trong phần kết quả. Nếu truy vấn của bạn có chứa các trường mà bạn không cập nhật, Access sẽ không hiển thị những trường đó trong kết quả theo mặc định. Ví dụ, bạn có thể thêm các trường ID từ hai bảng nhằm giúp đảm bảo rằng truy vấn của bạn xác định và cập nhật các bản ghi chính xác. Nếu bạn không cập nhật các trường ID đó, Access sẽ không hiển thị chúng trong phần kết quả.

Đầu Trang

Cập nhật dữ liệu từ bảng này sang bảng khác

Khi bạn cần cập nhật dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, hãy chú ý quy tắc sau: các kiểu dữ liệu trong các trường nguồn và đích phải trùng khớp hoặc tương thích với nhau.

Hơn nữa, khi bạn cập nhật dữ liệu từ bảng này sang bảng khác và dùng các kiểu dữ liệu tương thích thay vì kiểu dữ liệu trùng khớp, Access sẽ chuyển đổi các kiểu dữ liệu của các trường đó trong bảng đích. Do vậy, một số dữ liệu trong các trường đích có thể bị cắt cụt (xóa). Phần Hạn chế khi chuyển đổi kiểu dữ liệu sẽ liệt kê các cách mà bạn có thể và không thể chuyển đổi kiểu dữ liệu. Bảng trong phần này cũng giải thích khi nào chuyển đổi một kiểu dữ liệu có thể thay đổi hoặc loại bỏ một số hoặc tất cả các dữ liệu trong một trường và có thể loại bỏ dữ liệu nào.

Quy trình cập nhật dữ liệu từ bảng này sang bảng khác sẽ bao gồm các bước chính sau:

1. Tạo một truy vấn cập nhật và thêm cả hai bảng nguồn và đích vào truy vấn.

2. Kết hợp các bảng đó trên những trường có chứa thông tin liên quan.

3. Thêm tên của các trường đích vào hàng Trường của lưới thiết kế truy vấn.

4. Thêm tên của các trường nguồn vào hàng Cập nhật thành trong lưới thiết kế truy vấn bằng cách dùng cú pháp sau: [source_table].[source_field].

Các bước trong phần này giả định dùng hai bảng tương tự. Trong ví dụ này, bảng Clients nằm trong cơ sở dữ liệu mà bạn được thừa hưởng và có chứa nhiều dữ liệu cập nhật hơn bảng Customers. Bạn có thể nhận thấy rằng một số tên và địa chỉ của người quản lý đã được thay đổi. Vì vậy, bạn quyết định cập nhật bảng Customers với dữ liệu từ bảng Clients.

Tạo và chạy truy vấn cập nhật

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm vào Thiết kế Truy vấn. 

2. Chọn Thêm Bảng.

3. Bấm đúp vào bảng nguồn và bảng đích của bạn để thêm chúng vào truy vấn. Mỗi bảng xuất hiện trong một cửa sổ trong trình thiết kế truy vấn.

4. Trong hầu hết trường hợp, Access sẽ tự động kết hợp các trường liên quan trong một truy vấn. Để kết hợp một cách thủ công các trường có chứa thông tin liên quan, hãy kéo trường có liên quan từ bảng này sang trường tương ứng trong bảng còn lại.

   Ví dụ, nếu bạn dùng các bảng mẫu hiển thị trước đó, hãy kéo trường ID Khách mua vào trường ID Khách hàng. Access tạo mối quan hệ giữa các trường này trong hai bảng và dùng mối quan hệ đó để kết hợp các bản ghi liên quan bất kỳ.

5. Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Cập nhật.

6. Trong bảng đích, bấm đúp vào các trường mà bạn muốn cập nhật. Mỗi trường xuất hiện trong hàng Trường trong lưới thiết kế truy vấn.

   Nếu bạn dùng bảng mẫu, bạn hãy thêm tất cả các trường trừ trường ID Khách hàng. Chú ý rằng tên của bảng đích sẽ xuất hiện trong hàng Bảng của lưới thiết kế.

7. Trong hàng Cập nhật thành của truy vấn, trong từng cột chứa trường đích, hãy thêm tên của bảng nguồn và trường đó trong bảng nguồn tương ứng với trường trong bảng đích và đảm bảo bạn dùng cú pháp sau: [Table].[Field], trong đó bạn đóng mở tên bảng và trường bằng dấu ngoặc vuông và bạn phân tách tên bảng và trường bằng dấu chấm.

   Hình này thể hiện một phần lưới thiết kế có dùng các bảng mẫu. Chú ý phần cú pháp của bảng và tên trường trong hàng Cập nhật thành.

   

   Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng bạn phải viết đúng tên các trường và bảng trong hàng Cập nhật thành và bạn phải khớp các dấu chấm câu bất kỳ trong các tên bảng và trường gốc. Tuy nhiên, bạn không phải khớp cách viết hoa.

8. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

9. Khi được yêu cầu xác nhận cập nhật, hãy bấm Yes.

Hạn chế khi chuyển đổi kiểu dữ liệu

Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu mà Access cung cấp, giải thích bất kỳ giới hạn nào khi chuyển đổi kiểu dữ liệu và mô tả ngắn gọn bất kỳ tình trạng mất dữ liệu nào có thể xảy ra trong suốt quá trình chuyển đổi.

Đầu Trang

Ngăn không cho Chế độ Tắt chặn truy vấn

Nếu bạn tìm cách chạy truy vấn hành động và dường như không có vấn đề gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái của Access để xem thông báo sau đây:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Theo mặc định, Access tắt tất cả các truy vấn hành động (cập nhật, nối, xóa hoặc thực hiện các truy vấn bảng) trừ khi cơ sở dữ liệu của bạn nằm ở vị trí đáng tin cậy hoặc cơ sở dữ liệu được ký và đáng tin cậy. Nếu bạn không thực hiện bất kỳ hành động nào trong số những hành động này, bạn vẫn có thể bật truy vấn cho phiên cơ sở dữ liệu hiện tại bằng cách bấm Bật Nội dung trên Thanh Thông báo.

Đầu Trang

Phiên bản SQL: câu lệnh UPDATE

Nếu bạn có thể làm việc với SQL, bạn cũng có thể viết câu lệnh UPDATE bằng cách dùng dạng xem SQL. Để dùng dạng xem SQL, hãy tạo một truy vấn trống mới rồi sau đó chuyển dạng xem SQL.

Phần này trình bày cú pháp và ví dụ về một câu lệnh UPDATE.