Thêm tài nguyên làm ngữ cảnh cho Project Manager

Thêm tài nguyên

Để thêm tài nguyên vào kế hoạch mà người quản lý dự án sẽ sử dụng:

1. Dẫn hướng đến chế độ xem Người quản lý dự án.

2. Ở mục Chia sẻ mục tiêu và nội dung liên quan của bạn, chọn Thêm tệp để có kết quả tốt hơn. Hoặc nếu bạn đã thêm một số tệp, hãy chọn + Xem thêm.

3. Chọn tệp mà bạn muốn người quản lý dự án sử dụng làm nguồn.

   Quan trọng: Mọi tệp được thêm vào kế hoạch sẽ được cung cấp cho tất cả thành viên trong kế hoạch. Chỉ chọn các tệp mà tất cả các thành viên nhóm sẽ có quyền truy nhập.

4. Người quản lý dự án sẽ tự động thêm những tệp này trong tất cả các hoạt động tạo hoặc thực hiện tác vụ trong tương lai.

Chúng ta hãy xem ví dụ về cách thêm tài nguyên vào kế hoạch có thể cải thiện đầu ra. Adele là quản lý tiếp thị tại một công ty kiến trúc. Cô ấy đang thúc đẩy kế hoạch tiếp thị cho một dịch vụ mới mà công ty của cô đang cung cấp, có tên là "Chiến lược và Thiết kế Không gian làm việc" để tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả thích ứng với nhu cầu đang thay đổi của các doanh nghiệp và nhân viên của họ. Cô tải một tập hợp các tệp lên kế hoạch của mình cho người quản lý dự án để tham khảo:

• Kế hoạch dịch vụ Chiến lược và Thiết kế Không gian làm việc.docx - một tài liệu phác thảo các kế hoạch dịch vụ khác nhau được cung cấp như là một phần của dịch vụ mới này, cho phép người quản lý dự án tham khảo các dịch vụ này trong đầu ra của kế hoạch.

• Bản trình chiếu Hướng dẫn Chiến lược và Thiết kế Không gian làm việc.ppt - một bản trình chiếu PowerPoint cung cấp thông tin tổng quan về dịch vụ mới, giúp người quản lý dự án hiểu mục đích của dịch vụ và các chi tiết độc đáo của dịch vụ.

• Hướng dẫn về thương hiệu.ppt - tổng quan về thương hiệu của công ty kiến trúc, cho phép người quản lý dự án tạo tài liệu bổ sung đáp ứng các hướng dẫn về thương hiệu của họ.

Nếu không có các tệp này, người quản lý dự án sẽ không có kiến ​​thức theo ngữ cảnh về dịch vụ và đầu ra của dự án sẽ rất chung chung và không bắt nguồn từ ngữ cảnh nhóm cụ thể.

Xóa tài nguyên

Để xóa tài nguyên mà bạn không còn muốn người quản lý dự án tham khảo:

1. Dẫn hướng đến chế độ xem Người quản lý dự án.

2. Chọn X bên cạnh tệp bạn muốn xóa.

3. Chọn Xóa trong cửa sổ bật lên xác nhận.

4. Người quản lý dự án sẽ không còn tham chiếu các tệp này để tạo hoặc thực thi tác vụ trong tương lai và các tệp này sẽ bị xóa khỏi không gian làm việc Loop liên kết.

   Quan trọng: Việc xóa tệp khỏi kế hoạch sẽ không loại bỏ quyền truy nhập của các thành viên trong kế hoạch. Nếu bạn muốn loại bỏ quyền truy nhập của các thành viên, hãy thực hiện trực tiếp từ tệp.

Xem tất cả tài nguyên trong Loop

Tất cả tài nguyên sẽ được thêm vào không gian làm việc Loop được liên kết với kế hoạch. Để xem toàn bộ tập hợp tài nguyên được liên kết với kế hoạch:

1. Chọn Loop trong tiêu đề kế hoạch.

   Lưu ý: Nếu bạn không thấy Loop trong tiêu đề chính, hãy chọn menu tràn (...), rồi chọn Loop.

2. Bạn sẽ được dẫn hướng đến không gian làm việc Loop được liên kết với kế hoạch nơi bạn có thể xem tất cả các tệp đã thêm trong ngăn bên của không gian làm việc.