Có nhiều cách để tùy chỉnh quyền truy nhập vào một mục để chia sẻ một cách an toàn, an toàn và chỉ cho những người mà bạn muốn chia sẻ mục đó. Hai cách chính để chia sẻ mục là gửi email lời mời hoặc sao chép liên kết vào mục.
Trong bài viết này:
Bắt đầu chia sẻ
Có hai cách để chia sẻ mục từ thư viện SharePoint hoặc OneDrive của bạn:
-
Trong dạng xem Danh sách, di chuột qua một hàng mục hoặc chọn hộp kiểm bên cạnh một mục, rồi chọn Xem
-
Trong dạng xem Danh sách hoặc Ô, chọn một hàng hoặc ô xếp mục. Sau đó, chọn
Lưu ý: Tùy chọn này không sẵn dùng trong dạng xem OneDrive Home.
Để chia sẻ tệp Microsoft 365 từ ứng dụng, chẳng hạn như tệp PowerPoint, Word hoặc Excel:
-
Ở góc trên bên phải, chọn Chia
-
Chọn chia
Lưu ý: Việc chọn và chia sẻ nhiều mục cùng lúc không sẵn dùng trong SharePoint hoặc OneDrive cho cơ quan hoặc trường học. Thay vào đó, hãy thêm các mục vào một thư mục và chia sẻ thư mục.
Sau khi đã chọn
Lưu ý:
-
Nếu bạn chưa chia sẻ mục, sẽ có biểu tượng khóa
-
Nếu mục đã được chia sẻ, hình ảnh hồ sơ hoặc tên viết tắt của những người và nhóm mà mục được chia sẻ sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái. Bạn có thể chọn một trong các biểu tượng để mở Quản lý quyền truy nhập, nơi bạn có thể xem lại và quản lý những người có quyền truy nhập hiện có.
-
Nếu bạn sao chép liên kết đến một mục chưa được chia sẻ, biểu tượng khóa sẽ được thay thế bằng ảnh hồ sơ của bạn, ngay cả khi chưa ai mở liên kết.
Chọn quyền
Chọn biểu tượng quyền bên cạnh khu vực Thêm tên , nhóm hoặc email để mở danh sách thả xuống các tùy chọn cho mức cấp phép. Quyền bạn chọn sẽ áp dụng cho cả lời mời mà bạn có thể gửi bằng cách chọn Mời và liên kết mà bạn có thể sao chép bằng cách chọn Sao chép liên kết.
-
Có thể chỉnh sửa cho phép mọi người thực hiện thay đổi đối với mục. Họ cũng sẽ được phép chia sẻ mục này với người khác.
Lưu ý: Nếu bạn đang chia sẻ một thư mục, những người có quyền chỉnh sửa có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa bất kỳ mục nào trong thư mục mà họ có thể truy nhập.
-
Có thể xem cho phép mọi người chỉ xem mục. Con người sẽ không thể chỉnh sửa tệp.
-
Có thể xem lại cho phép mọi người xem mục, để lại chú thích và đưa ra đề xuất, nhưng họ không thể chỉnh sửa mục.
Lưu ý:
-
Tùy chọn này chỉ sẵn dùng cho người Word liệu.
-
Nếu ai đó đã có quyền chỉnh sửa cho tài liệu, việc chọn Có thể xem lại sẽ không ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa và tệp vẫn sẽ mở trong chế độ chỉnh sửa. Bạn có thể thay đổi quyền trong Quản lý Access.
-
-
Không thể tải xuống cho phép mọi người xem mục, nhưng họ không thể tải mục xuống thiết bị của mình.
Lưu ý:
-
Tùy chọn này chỉ sẵn dùng cho OneDrive cho cơ quan hoặc trường học.
-
Con người vẫn có thể tải xuống mục nếu họ hiện có quyền chỉnh sửa mục. Bạn có thể xem và quản lý quyền và nối kết trong Quản lý quyền truy nhập.
-
Người quản trị có thể kiểm soát loại tệp có thể có cài đặt "chặn tải xuống".
-
Gửi lời mời đến một mục qua email
Mời mọi người là một cách đơn giản để chỉ cung cấp quyền truy nhập vào một mục cho những người bạn chọn.
-
Thêm người vào khu vực Thêm tên, nhóm hoặc email .
-
Xem lại hoặc cập nhật quyền bạn muốn cấp bằng cách chọn biểu tượng quyền.
-
Hoặc bạn có thể thêm ghi chú vào hộp thông báo.
-
Chọn Mời.
-
Những người mà bạn thêm vào sẽ nhận được email tự động từ bạn mời họ truy nhập vào tệp.
Lưu ý:
-
Chỉ những người mà bạn đã thêm hoặc những người có quyền truy nhập hiện có mới có thể truy nhập vào lời mời này.
-
Sau khi được mời, bạn có thể dễ dàng cập nhật hoặc xóa từng quyền truy cập trong Quản lý quyền truy nhập.
-
Mời mọi người cũng giống như trải nghiệm trước đây được gọi là Cấp quyền truy nhập.
Sao chép liên kết vào một mục
Nối kết là một cách khác để chia sẻ một mục với người xem mà bạn chọn.
-
Xem lại hoặc cập nhật quyền bạn muốn cấp bằng cách chọn biểu tượng quyền.
-
Xem lại hoặc cập nhật cài đặt liên kết bằng cách chọn biểu
Mẹo: Để xem nhanh loại liên kết trước khi sao chép liên kết, hãy di chuột qua Sao chép liên kết.
-
Chọn Sao chép liên kết.
-
Dán liên kết vào bất kỳ vị trí nào bạn muốn gửi (ví dụ: trong thư Teams hoặc email).
Cài đặt liên kết
Có các tùy chọn liên kết khác nhau để chọn.
Lưu ý: Nếu một số tùy chọn không sẵn dùng, người quản trị cho tổ chức hoặc site SharePoint của bạn có thể đã hạn chế nó. Ví dụ: họ có thể chọn loại bỏ tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn chặn chuyển tiếp liên kết bên ngoài tổ chức của bạn.
-
Bất kỳ ai cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai nhận được liên kết, dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ người khác. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn.
-
Con người tổ chức của bạn có liên kết cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai có tài khoản từ tổ chức của bạn và liên kết, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hoặc chuyển tiếp từ người khác. Trẻ phải đăng nhập vào tài khoản cơ quan hoặc trường học của mình, chẳng hạn như "someone@contoso.com".
-
Con người với quyền truy nhập hiện có cấp quyền truy nhập cho những người đã có quyền truy nhập vào tài liệu hoặc thư mục. Liên kết chỉ hoạt động với họ. Nó không thay đổi bất kỳ quyền nào. Điều này hữu ích khi gửi lại nối kết đến một người đã có quyền truy nhập.
Lưu ý: Nếu mục đã được chia sẻ, hình ảnh hồ sơ hoặc tên viết tắt của những người và nhóm mà mục đó được chia sẻ sẽ xuất hiện ở đây. Bạn có thể chọn một trong các biểu tượng để mở Quản lý Access, nơi bạn có thể xem lại và quản lý những người có quyền truy nhập hiện có.
-
Con người bạn chọn chỉ cấp quyền truy nhập cho những người mà bạn chỉ định theo tên, nhóm hoặc email. Nếu ai đó chuyển tiếp nối kết, chỉ những người đã có quyền truy nhập vào mục mới có thể sử dụng liên kết.
Lưu ý: Nếu bạn chọn tùy chọn này, hãy chọn Áp dụng, rồi thêm tên vào khu vực Thêm tên, nhóm hoặc email. Sau đó, chọn Sao chép liên kết.
Tùy thuộc vào loại liên kết được chọn, có thể có các cài đặt tùy chọn sẵn dùng.
-
Đặt ngày hết hạn cho phép bạn đặt ngày cho liên kết hết hạn. Sau ngày bạn đặt, nối kết sẽ không hoạt động và bạn sẽ cần tạo liên kết mới hoặc chia sẻ lại với mọi người để họ có thể tiếp tục truy nhập tệp.
-
Đặt mật khẩu cho phép bạn đặt mật khẩu để truy nhập tệp. Khi người dùng bấm vào liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi có thể truy nhập vào tệp. Bạn sẽ cần cung cấp mật khẩu này riêng cho bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp.
Sau khi bạn chọn cài đặt của mình, hãy chọn Áp dụng để cập nhật liên kết.
Sao chép nhanh liên kết
Có hai lối tắt để sao chép liên kết đến một mục từ thư viện SharePoint hoặc OneDrive của bạn:
Trong dạng xem danh sách hoặc ô xếp:
-
Chọn một hàng hoặc ô xếp mục.
-
Chọn Sao chép liên kết từ thanh lệnh ở trên dạng xem tệp.
Trong dạng xem danh sách:
-
Di chuột hoặc chọn một hàng mục.
-
Chọn biểu tượng xem thêm hành động.
-
Chọn Sao chép liên kết từ menu hành động.
Nếu bên trong tệp Microsoft 365 đang mở (chẳng hạn như tài liệu PowerPoint, Word hoặc Excel):
-
Chọn
-
Sau đó, chọn Sao chép liên kết.
Việc chọn Sao chép liên kết sẽ tự động sao chép liên kết vào bảng tạm với cài đặt chia sẻ mặc định được chọn. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi đối với liên kết, hãy đi
Lưu ý: Nếu bạn chọn Con người chọn, bạn phải chọn những người mà bạn muốn liên kết hoạt động trực tiếp trong cài
Nhãn độ nhạy cảm:
Sau khi bạn chọn
Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn
Nếu tổ chức của bạn cho phép bạn chia sẻ một mục với những người bên ngoài tổ chức của bạn, có hai cách để thực hiện việc đó sau khi
Mời
Thêm email vào khu vực Thêm tên, nhóm hoặc email, rồi chọn Tiếp tục.
Sao chép liên kết
-
Mở
-
Chọn Con người chọn hoặc Bất kỳ ai.
-
Chọn Sao chép liên kết.
-
Dán liên kết vào vị trí nào đó để người bên ngoài tổ chức của bạn sử dụng liên kết đó, chẳng hạn như trong thư hoặc email của Teams.
Nếu bạn chọn Con người chọn, hãy thêm email vào khu vực Thêm tên, nhóm hoặc email trước khi sao chép liên kết.
Lưu ý: Bạn không thể chia sẻ với bên ngoài tổ chức của mình nếu Con người tổ chức của bạn được chọn trong thiết đặt chia sẻ.
–––––––––––––––––––––––
Chủ đề liên quan
Chia sẻ tệp và thư mục OneDrive Chia sẻ tệp hoặc thư mục SharePoint
