У цій статті пояснюється, як створити та виконати запит на створення таблиці в Access. Запит на створення таблиці використовується, щоб копіювати дані до таблиці, створювати архіви даних або, скажімо, зберігати результати запиту як таблицю.
Якщо потрібно змінити або оновити частину даних у наявному наборі записів, наприклад одне або кілька полів, можна скористатися запитом на оновлення. Докладні відомості про запити на оновлення див. в статті Створення та виконання запиту на оновлення.
Якщо потрібно додати записи (рядки) до наявної таблиці, скористайтеся запитом на додавання. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.
У цій статті
Запити на створення таблиці
Запит на створення таблиці отримує дані з однієї або кількох таблиць, а потім завантажує набір результатів до нової таблиці. Ця нова таблиця може міститись у поточній або новій базі даних.
Зазвичай запити на створення таблиці використовуються для копіювання або архівування даних. Наприклад, є таблиця (або таблиці) з даними про минулі продажі, і ці дані використовуються у звітах. Показники продажу не можна змінити, оскільки ці транзакції відбулися принаймні день тому, а постійне виконання запиту для отримання даних може тривати певний час – особливо, якщо виконується складний запит для великого обсягу даних. Завантаження даних до окремої таблиці й використання цієї таблиці як джерела даних може зменшити робоче навантаження та створити зручний архів даних. Слід пам’ятати, що дані в новій таблиці – це лише знімок; вони не пов’язані й не підключені до вихідної таблиці або таблиць.
Процес створення запиту на створення таблиці складається з нижченаведених основних кроків.
-
Дозвіл на відкривання бази даних, якщо її не підписано або вона міститься не в надійному розташуванні. Інакше запити на змінення (додавання, оновлення та створення таблиці) не виконуватимуться.
-
У режимі конструктора запиту створіть вибірковий запит, а потім змініть його, доки він не поверне потрібні записи. Ви можете вибрати дані з кількох таблиць і в реальному сенсі де нормалізувати дані. Наприклад, можна розмістити дані клієнта, перевізника та постачальника в одній таблиці, чого б ви не робили у виробничій базі даних із належним чином нормалізованими таблицями. Також можна використовувати умови в запиті, щоб додатково настроїти або звузити набір результатів.
Докладні відомості про впорядкування даних див. в статті Основи розробки баз даних.
-
Перетворення вибіркового запиту на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці й виконання запиту для створення таблиці.
Не плутайте запит на створення таблиці із запитом на оновлення або додавання. Запит на оновлення використовується, коли потрібно додати або змінити дані в окремих полях. Він дає змогу додати записи (рядки) до наявного набору записів у вже створеній таблиці.
Створення запиту на створення таблиці
Щоб створити запит на створення таблиці, спочатку створіть вибірковий запит і перетворіть його на запит на створення таблиці. У вибірковому запиті можуть використовуватись обчислювані поля й вирази для повернення потрібних даних. Наведені нижче кроки описують створення й перетворення запиту. Якщо вже є потрібний вибірковий запит, можна одразу перейти до кроків, у яких описується перетворення вибіркового запиту й виконання запиту на створення таблиці.
Створення вибіркового запиту
Примітка.: Якщо вже є потрібний вибірковий запит, перейдіть до наступних кроків.
-
На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.
-
Двічі клацніть таблиці, з яких потрібно отримати дані. Кожна таблиця відображається як вікно у верхній частині конструктора запитів. Додавши таблиці, натисніть кнопку Закрити.
-
У кожній таблиці двічі клацніть поле або поля, які потрібно використовувати в запиті. Кожне поле відображається в пустій клітинці рядка Поле сітки макета. На рисунку відображено сітку макета із кількома доданими полями таблиць.
-
Також можна додати будь-які вирази до рядка Поле.
-
Також можна додати будь-які умови до рядка Умови сітки макета запиту.
-
Натисніть кнопку Виконати
-
За необхідності можна змінити поля, вирази або умови й виконати запит повторно, доки він не поверне потрібні дані, які слід розмістити в новій таблиці.
Перетворення вибіркового запиту
-
Відкрийте вибірковий запит у режимі конструктора або перейдіть до цього режиму. Це можна виконати кількома наведеними нижче способами.
-
Якщо запит відкрито як дані в табличному поданні, клацніть правою кнопкою миші вкладку потрібного документа й виберіть пункт Режим конструктора.
-
Якщо запит закрито, клацніть правою кнопкою миші запит в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.
-
-
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Створити таблицю.
З’явиться діалогове вікно Створити таблицю.
-
У полі Ім’я таблиці введіть ім’я нової таблиці.
- або -
Клацніть стрілку вниз і виберіть ім’я наявної таблиці.
-
Виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Розміщення нової таблиці в поточній базі даних
-
Якщо параметр Поточна база даних ще не вибрано, виберіть його та натисніть кнопку OK.
-
Натисніть кнопку Виконати
Примітка.: Якщо замінюється наявна таблиця Access, спочатку вона видаляється, тому потрібно підтвердити видалення. Натисніть кнопку Так, а потім ще раз кнопку Так, щоб створити нову таблицю.
-
-
Розміщення нової таблиці в іншій базі даних.
-
Виберіть параметр Інша база даних.
-
У полі Ім’я файлу введіть розташування та ім’я файлу іншої бази даних.
- або -
Натисніть кнопку Огляд, у діалоговому вікні Створити таблицю виберіть іншу базу даних і натисніть кнопку OK.
-
Натисніть кнопку OK, щоб закрити перше діалогове вікно Створити таблицю.
-
Натисніть кнопку Виконати
Примітка.: Якщо замінюється наявна таблиця Access, спочатку вона видаляється, тому потрібно підтвердити видалення. Натисніть кнопку Так, а потім ще раз кнопку Так, щоб створити нову таблицю.
-
-
Додаткові відомості про умови й вирази запиту
Кроки, описані в цій статті, згадували умови та вирази запиту. Умова запиту – це правило, яке визначає записи, які потрібно включити до запиту, і використовується умова, коли не потрібно відображати всі записи в певному наборі даних. Наприклад, відповідно до умови >25 AND <50 повертаються значення, більші за 25 і менші за 50. Відповідно до такої умови, як "Чикаго" OR "Париж" OR "Москва", повертаються лише записи, у яких згадуються ці міста.
Докладні відомості про використання умов див. в статті Приклади умов запиту.
Вираз – це комбінація математичних і логічних операторів, констант, функцій та імен полів, елементів керування та властивостей, яка повертає єдине значення. Вираз використовується, якщо потрібно отримати дані, які не містяться безпосередньо в таблиці. Наприклад, вираз [Ціна_за_одиницю]*[Кількість] перемножує значення в полі "Ціна_за_одиницю" на значення в полі "Кількість". Вирази можна використовувати різними способами, і процес їх створення та використання може виявитися досить складним.
Додаткові відомості про створення й використання виразів див. в статті Побудова виразу.
Припинення блокування запиту в неактивному режимі
За замовчуванням, якщо відкривається база даних, яка міститься в ненадійному розташуванні, або якщо ви не довіряєте цій базі даних, у програмі Access блокуються всі запити на змінення – запити на додавання, оновлення, видалення або створення таблиці.
Якщо після виконання запиту на змінення результати не відображаються, перевірте наявність такого повідомлення в рядку стану програми Access:
Неактивний режим заблокував цю дію або подію.
Якщо таке повідомлення відображається, виконайте такі дії:
-
У рядку повідомлень (безпосередньо під стрічкою) натисніть кнопку Увімкнути вміст.
-
Запустіть запит знову.
