Створення й виконання запиту на оновлення

У цій статті

• Огляд

• Використання запиту на оновлення

• Оновлення однієї таблиці даними з іншої

• Припинення блокування запиту в неактивному режимі

• Версія SQL: оператор UPDATE

Огляд

Ось які спільні характеристики та відмінності існують між діалоговим вікном "Пошук і заміна" та запитом на оновлення.

Як у діалоговому вікні Пошук і заміна, запит на оновлення дає змогу указати значення, яке слід замінити, а також нове значення.

На відміну від діалогового вікна Пошук і заміна запит на оновлення надає можливість:

• використовувати умови, що не залежать від значення, яке потрібно замінити;

• оновлювати багато записів за один раз;

• змінювати записи в кількох таблицях одночасно.

Використання запиту на оновлення

Якнайкраще створіть запит на оновлення, спочатку створіть вибірковий запит, який визначає записи, які потрібно оновити, а потім перетворіть цей запит на запит на оновлення, який можна виконати для оновлення записів. Спочатку вибравши дані, ви можете перевірити, чи оновлюються потрібні записи, перш ніж фактично змінити будь-які дані.

Резервне копіювання бази даних

1. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти як. 

2. Праворуч у розділі Додатково виберіть команду Створити резервну копію бази даних.

3. У діалоговому вікні Зберегти як зазначте ім’я та розташування резервної копії, а потім натисніть кнопку Зберегти.

   Програма Access закриє вихідний файл, створить резервну копію та знову відкриє вихідний файл.

   Для відновлення резервної копії закрийте та перейменуйте вихідний файл, щоб для резервної копії могло використовуватись ім’я вихідної версії. Призначте для резервної копії ім’я вихідної версії, а потім відкрийте перейменовану резервну копію у програмі Access.

У цьому розділі

• Крок 1. Створення вибіркового запиту, що визначає записи, які потрібно оновити

• Крок 2. Оновлення записів

Крок 1. Створення вибіркового запиту, що визначає записи, які потрібно оновити

1. Відкрийте базу даних із записами, які потрібно оновити.

2. На вкладці Створення в групі Запити натисніть кнопку Макет запиту. 

3. Відкрийте вкладку Таблиці.

4. Виберіть таблицю або кілька таблиць із записами, які потрібно оновити, натисніть кнопку Додати, а потім – кнопку Закрити.

   Таблиця або таблиці відображаються як одне або кілька вікон у конструкторі запитів, а вікна відображають усі поля в кожній таблиці. На цьому рисунку показано конструктор запитів із типовою таблицею.

   

   1. Таблиця, відображена в конструкторі запитів

   2. Бланк запиту

5. У вікнах таблиць двічі клацніть поля, які потрібно оновити. Вибрані поля відображаються в рядку Поле бланка запиту.

   До кожного стовпця в бланку запиту можна додати одне поле таблиці.

   Щоб швидко додати всі поля в таблиці, двічі клацніть зірочку (*) у верхній частині списку полів таблиці у вікні таблиці. На цій ілюстрації показано бланк запиту, до якого додано всі поля таблиці.

   

6. Щоб обмежити результати запиту на основі значень полів, у бланку запиту в рядку Критерії введіть потрібні умови.

   Таблиця із прикладами умов

   Наведена нижче таблиця містить кілька прикладів умов і пояснює їхній вплив на результати запиту.

   Примітка.: Багато прикладів у цій таблиці використовують символи узагальнення, щоб зробити запит гнучкішим або більш функціональним.

   Умови	Вплив
   >234	Повертає всі числа, більші за 234. Для пошуку всіх чисел, менших за 234, укажіть умову < 234.
   >="Київ"	Повертає всі записи від запису Київ до кінця алфавіту.
   Between #02.02.2020# And #01.12.2020#	Повертає дати від 2 лютого 2017 до 1 грудня 2017 (ANSI-89). Якщо база даних використовує символи узагальнення ANSI-92, використовуйте одинарні лапки (') замість символів фунта (#). Приклад: Between '02.02.2020' And '12.1.2020' .
   Not "Німеччина"	Знаходить усі записи, у яких точний вміст поля не збігається зі словом "Німеччина". Ця умова повертає записи, які містять інші символи, крім слова "Німеччина", наприклад "Німеччина (євро)" або "Європа (Німеччина)".
   Not "Т*"	Знаходить усі записи, крім тих, що починаються з букви "Т". Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
   Not "*т"	Знаходить усі записи, які не закінчуються на букву "т". Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
   In(Канада,Сполучене королівство)	Знаходить у списку всі записи, які містять слова "Канада" або "Сполучене королівство".
   Like "[A-Д]*"	У текстовому полі знаходить усі записи, які починаються з букв від А до Д. Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
   Like "*но*"	Знаходить усі записи, які містять буквосполучення "но". Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
   Like "Богдан Лева?"	Знаходить усі записи, які починаються зі слова "Богдан", а також містять другий рядок із 5 символів, у якому перші чотири букви – це "Лева", а остання буква невідома. Якщо база даних використовує набір символів узагальнення ANSI-92, замість знака питання (?) вводьте символ підкреслення (_).
   #2/2/2020#	Знаходить усі записи для 2 лютого 2020 року. Якщо в базі даних використовується набір символів узагальнення ANSI-92, введіть дату в одинарні лапки (') замість знаків фунта (#); наприклад ('02.02.2020').
   < Date() - 30	Використовує функцію Date, щоб повернути всі дати, раніші від 30 днів тому.
   Date()	Використовує функцію Date, щоб повернути всі записи, які містять сьогоднішню дату.
   Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	Використовує функції Date і DateAdd, щоб повернути всі записи між сьогоднішньою датою та трьома місяцями від сьогоднішньої дати.
   Is Null	Повертає всі записи, які містять Null-значення (пусте або невизначене).
   Is Not Null	Повертає всі записи, які містять значення.
   ""	Повертає всі записи, які містять рядок нульової довжини. Рядки нульової довжини використовуються, якщо потрібно додати значення до обов’язкового поля, але це значення ще невідоме. Наприклад, в обов’язковому полі потрібно вказати номер факсу, але в деяких клієнтів немає факсів. Тоді замість числа вводяться подвійні лапки без пробілу між ними ("").

7. На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.

8. Переконайтеся, що запит повертає всі записи, які потрібно оновити.

9. Щоб видалити поля, які не потрібно включати до макета запиту, виберіть їх і натисніть клавішу Delete.

10. Щоб додати поля, які потрібно включити до макета запиту, перетягніть додаткові поля до бланка запиту.

Крок 2. Оновлення записів

1. На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Оновити.

   Нижче описано процедуру перетворення вибіркового запиту на запит на оновлення. У такому разі програма Access додає рядок Оновлення до до сітки макета запиту. Наведений нижче рисунок показує запит на оновлення, який повертає всі активи, придбані після 5 січня 2005 року, і змінює розташування на "Склад №3" для всіх записів, які відповідають цій умові.

   

2. Знайдіть поле з даними, які потрібно змінити, а потім введіть вираз (умови зміни) у рядку Оновлення до для цього поля.

   У рядку Оновлення до можна використати будь-який припустимий вираз.

   Таблиця із прикладами виразів

   У цій таблиці наведено деякі приклади виразів і пояснюється, яким чином вони змінюють дані.

   Вираз	Результат
   "Продавець"	У полі "Короткий текст" текстове значення змінюється на "Продавець".
   #8/10/20#	У полі "Дата й час" змінює значення дати на 10 серпня 2010 р.
   Так	У полі типу "Так/Ні" змінює значення Ні на Так.
   "НП" & [Номер партії]	Додає "НП" до початку номера кожної вказаної частини.
   [Вартість одиниці товару] * [Кількість]	Перемножує значення в полях "Вартість одиниці товару" та "Кількість".
   [Вартість доставки] * 1,5	Збільшує значення поля "Вартість доставки" на 50 відсотків.
   DSum("[Кількість] * [Ціна за одиницю]", "Відомості про замовлення", "[Ідентифікатор товару]=" & [Ідентифікатор товару])	Якщо значення поля "Код товару" в поточній таблиці відповідають значенням поля "Код товару" в таблиці "Відомості про замовлення", цей вираз оновлює підсумки продажу за допомогою множення значення в полі "Кількість" на значення в полі "Вартість одиниці товару". Цей вираз використовує функцію DSum, оскільки вона може виконувати дії з кількома таблицями й полями таблиці.
   Right([Поштовий індекс для доставки], 5)	Обрізає (видаляє) крайні символи зліва в текстовому або числовому рядку та залишає 5 символів справа.
   IIf(IsNull([Вартість одиниці товару]), 0, [Вартість одиниці товару])	Замінює Null-значення (невідоме або невизначене) на нульове значення (0) в полі "Вартість одиниці товару".

3. На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.

   Відобразиться оповіщення.

4. Щоб виконати запит і оновити дані, натисніть кнопку Так.

   Примітка.: Виконавши запит, можна помітити, що деякі поля відсутні в наборі результатів. Якщо запит містить поля, які не оновлювалися, за замовчуванням вони не відображаються в результатах у програмі Access. Наприклад, до запиту можна включити поля ідентифікаторів із двох таблиць, щоб визначити й оновити правильні записи. Якщо ці поля ідентифікаторів не оновлюються, вони не відображаються в результатах у програмі Access.

На початок сторінки

Оновлення однієї таблиці даними з іншої

Якщо потрібно оновити дані з однієї таблиці до іншої, зверніть увагу на таке правило: типи даних у вихідній і кінцевій таблицях мають збігатись або бути сумісні.

Крім того, якщо під час оновлення даних з однієї таблиці до іншої замість відповідних типів даних використовуються сумісні типи, програма Access перетворює типи даних цих полів у кінцевій таблиці. Як результат, деякі дані в кінцевих полях можуть бути обрізано (видалено). У розділі Обмеження щодо перетворень типів даних описано способи, за допомогою яких можна або не можна перетворювати типи даних. У таблиці в цьому розділі також пояснюється, коли перетворення типу даних може змінити або видалити деякі або всі дані в полі та які дані може бути видалено.

Процес оновлення даних з однієї таблиці до іншої складається з таких загальних кроків.

1. Створення запиту на оновлення та додавання до запиту вихідних і кінцевих таблиць.

2. Об’єднання цих таблиць за полями, які містять пов’язані дані.

3. Додавання імен полів призначення до рядка Поле в бланку запиту.

4. Додавання імен вихідних полів до рядка Оновлення до в бланку запиту з використанням такого синтаксису: [вихідна_таблиця].[вихідне_поле].

Кроки, описані в цьому розділі, передбачають використання двох схожих таблиць. У цьому прикладі таблиця "Клієнти" розташована в базі даних, яку було щойно успадковано, і містить новіші дані, ніж таблиця "Замовники". Можна побачити, що змінилися деякі імена керівників і адреси. Через це вирішено оновити таблицю "Замовники" за допомогою даних із таблиці "Клієнти".

Створення й виконання запиту на оновлення

1. На вкладці Створення в групі Запити натисніть кнопку Макет запиту. 

2. Натисніть кнопку Додати таблиці.

3. Двічі клацніть вихідні та цільові таблиці, щоб додати їх до запиту. Кожна таблиця відобразиться в окремому вікні в конструкторі запитів.

4. Здебільшого програма Access автоматично об’єднує пов’язані поля в запит. Щоб вручну об’єднати поля, які містять пов’язані відомості, перетягніть пов’язане поле з однієї таблиці до відповідного поля в іншій таблиці.

   Наприклад, якщо використовуються наведені вище зразки таблиць, поле "Ідентифікатор клієнта" потрібно перетягнути до поля "Ідентифікатор замовника". Програма Access створює зв’язок між цими полями у двох таблицях і використовує цей зв’язок для об’єднання будь-яких пов’язаних записів.

5. На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Оновити.

6. У вихідній таблиці двічі клацніть поля, які потрібно оновити. Кожне поле відобразиться в рядку Поле у сітці макета запиту.

   Якщо використовуються наведені зразки таблиць, потрібно додати всі поля, крім поля "Ідентифікатор замовника". Зверніть увагу на те, що ім’я кінцевої таблиці відображається в рядку Таблиця у сітці макета.

7. У рядку запиту Оновлення до в кожному зі стовпців, які містять кінцеве поле, додайте назви вихідної таблиці та поля у вихідній таблиці, яке відповідає полю в кінцевій таблиці. Переконайтеся, що використано такий синтаксис: [Таблиця].[Поле], де назви таблиці й поля взято у квадратні дужки та відокремлено крапкою.

   Цей рисунок показує частину сітки макета, де використовуються наведені зразки таблиць. Зверніть увагу на синтаксис імен таблиці й поля в рядку Оновлення до.

   

   Пам’ятайте, що важливо правильно записати імена таблиць і полів у рядку Оновлення до, а також зберегти всю пунктуацію в іменах вихідних таблиць і полів. Проте регістр зберігати не потрібно.

8. На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.

9. Коли з’явиться запит на підтвердження оновлення, натисніть кнопку Так.

Обмеження щодо перетворень типів даних

Наведена нижче таблиця містить список типів даних, доступних у програмі Access, пояснює обмеження щодо перетворення типів даних і коротко описує втрати даних, які можуть виникнути під час перетворення.

На початок сторінки

Вимкнення неактивного режиму для розблокування запиту

Якщо під час спроби виконати запит на змінення результати не відображаються, перевірте, чи наявне таке повідомлення в рядку стану програми Access:

Неактивний режим заблокував цю дію або подію.

За промовчанням програма Access вимикає всі запити на змінення (запити на оновлення, додавання, видалення та створення таблиці), якщо базу даних розміщено не в надійному розташуванні або якщо база даних не підписана та надійна. Навіть якщо жодна з цих умов не виконується, запит усе одно можна активувати для поточного сеансу роботи з базою даних: для цього в рядку повідомлень виберіть команду Увімкнути вміст.

На початок сторінки

Версія SQL: оператор UPDATE

Якщо ви звикли працювати з мовою SQL, можна також ввести оператор UPDATE у режимі SQL. Щоб використати режим SQL, створіть пустий новий запит, а потім переключіться на режим SQL.

У цьому розділі представлено синтаксис оператора UPDATE і приклад цього оператора.