Поле підстановки не лише робить дані зрозумілішими, а й допомагає уникнути помилок під час введення, обмежуючи діапазон можливих значень. У такому полі може відображатися зрозуміле користувачу значення, яке приєднане до іншого значення у вихідній таблиці даних. Наприклад, у таблиці "Замовлення" ви хочете вказати, хто оформив замовлення, але вся інформація про клієнтів зберігається в таблиці "Клієнти". Ви можете створити поле підстановки, у якому інформація про клієнтів відображатиметься в елементі керування "список" або "поле зі списком". Коли ви вибираєте в ньому клієнта, у записі замовлення зберігатиметься відповідне значення, наприклад значення первинного ключа клієнта.
Примітка. В Access доступні й інші типи полів підстановки: поле зі списком значень, що зберігає лише одне з допустимих значень, визначених у властивості, і багатозначне, у якому може зберігатися до 100 значень, розділених комами (,). Додаткові відомості див. в статтях Створення або видалення поля зі списком значень і Створення або видалення багатозначного поля.
У цій статті
Що таке поле підстановки?
Поле підстановки – це поле в таблиці, значення якого видобуваються з іншої таблиці або запита. За можливості поля підстановки потрібно створювати за допомогою майстра підстановок. Він спрощує процес, автоматично заповнює відповідні властивості поля та створює належні зв’язки в таблиці.
Створення поля підстановки в режимі конструктора
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктора.
-
У першому доступному пустому рядку клацніть клітинку в стовпці Ім’я поля, а потім введіть ім’я поля підстановки.
-
У стовпці Тип даних клацніть стовпець цього рядка, натисніть стрілку, а потім виберіть у розкривному списку пункт Майстер підстановок.
Примітка. Залежно від вибраних параметрів майстер підстановок створює списки трьох типів: поля підстановки, поля зі списком значень і багатозначні поля.
-
Виконайте в майстрі такі дії:
-
На першій сторінці виберіть параметр У полі підстановки мають бути значення з іншої таблиці чи запиту та клацніть Далі.
-
На другій сторінці виберіть таблицю або запит зі значеннями та клацніть Далі.
-
На третій сторінці виберіть одне або кілька полів і клацніть Далі.
-
На четвертій сторінці виберіть порядок сортування для полів, що відображатимуться зі списками, і клацніть Далі.
-
На п’ятій сторінці налаштуйте ширину стовпця, щоб значення легко читалися, після чого клацніть Далі.
-
На шостій сторінці введіть нове або залиште наявне ім’я поля, виберіть Активувати цілісність даних, потім – Каскадне видалення або Обмежити видалення, після чого клацніть Готово.
Додаткову інформацію про те, як забезпечити цілісність даних на рівні посилань, див. в статті Створення, редагування та видалення зв’язків.
-
-
Збережіть внесені зміни.
Приєднані та відображувані значення
У полі підстановки замість певного числа, наприклад ідентифікатора, відображаються ім’я чи інші зрозумілі користувачу дані. Наприклад, замість ідентифікатора контакту в Access може відображатися його ім’я. Ідентифікатор контакту є приєднаним значенням. Програма автоматично шукає його у вихідній таблиці або запиті та замінює іменем контакту. Ім’я контакту – це відображуване значення.
Важливо розуміти різницю між відображуваним і приєднаним значеннями в полі підстановки. За замовчуванням у вікні табличного подання даних видно відображуване значення. Приєднане значення – це дані, які зберігаються, використовуються в критеріях запитів і за замовчуванням застосовуються програмою Access під час звернення до інших таблиць.
Нижче наведено приклад із полем підстановки "КомуПризначено":
1 Ім’я співробітника – це відображуване значення.
2 Ідентифікатор співробітника – приєднане значення, що зберігається у властивості Приєднаний стовпець поля підстановки.
Оновлення властивостей поля підстановки
Коли в майстрі підстановок створюють поле підстановки, властивості поля підстановки встановлюються автоматично. Щоб переробити багатозначне поле, укажіть його властивості підстановки.
-
Відкрийте таблицю в режимі конструктора.
-
Клацніть ім’я поля підстановки у стовпці Ім'я поля.
-
У розділі Властивості поля виберіть вкладку Підстановка.
-
Виберіть для властивості Відобразити елемент керування значення Поле зі списком, щоб побачити зміни всіх доступних властивостей відповідно до вашого вибору. Докладні відомості див. в статті Властивості поля підстановки.
Видалення поля підстановки
Увага! Коли видаляють поле підстановки, що містить дані, ці дані остаточно втрачаються, і відновити їх неможливо. Тому, перш ніж видаляти будь-які поля таблиці або інші компоненти бази даних, необхідно створити резервну копію бази. Поле підстановки не вдасться видалили, якщо діє перевірка цілісності даних на рівні посилань. Докладні відомості див. в статті Створення, редагування та видалення зв’язків.
Видалення в табличному поданні
-
Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.
-
Знайдіть поле підстановки, клацніть правою кнопкою миші рядок заголовка та виберіть пункт Видалити поле.
-
Щоб підтвердити дію, натисніть кнопку Так.
Видалення в режимі конструктора
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
Клацніть маркер виділення рядка біля поля підстановки та натисніть клавішу DELETE або клацніть правою кнопкою миші маркер виділення рядка та виберіть пункт Видалити рядки.
-
Щоб підтвердити дію, натисніть кнопку Так.
Властивості поля підстановки
|
Властивість |
Дія |
|
Відобразити елемент керування |
Значення цієї властивості визначає, які властивості відображаються:
|
|
Тип джерела рядків |
Виберіть, як має заповнюватися поле підстановки: значеннями з іншої таблиці або запиту або з указаного вами списку значень. Також можна вказати, щоб список було заповнено іменами полів у таблиці або запиту. |
|
Джерело рядків |
Укажіть таблицю, запит або список значень, звідки надходять значення для поля підстановки. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Таблиця/запит або Список полів, у цій властивості має бути вказано ім'я таблиці або запиту чи або інструкція SQL, яка реалізує запит. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Список значень, це значення має містити список значень, розділених крапкою з комою. |
|
Приєднаний стовпець |
Укажіть стовпець у джерелі рядків, який надає значення, що зберігається в полі підстановки. Це значення має бути в межах від 1 до кількості стовпців у джерелі рядків. Стовпець, який задає значення для зберігання, не обов’язково має збігатися з відображуваним стовпцем. |
|
Кількість стовпців |
Укажіть кількість стовпців у джерелі рядків, які можуть бути відображені в полі підстановки. Щоб вибрати стовпці, які потрібно відобразити, укажіть ширину стовпця у властивості Ширина стовпців. |
|
Заголовки стовпців |
Укажіть, чи слід відображати заголовки стовпців. |
|
Ширина стовпців |
Введіть ширину для кожного стовпця. Відображуваним значенням у полі підстановки буде стовпець або стовпці, представлені у властивості Ширина стовпців як такі, що мають ненульову ширину. Щоб приховати певний стовпець, зокрема стовпець ідентифікаторів, укажіть для ширини значення 0. |
|
Рядки списку |
Укажіть кількість рядків, які з’являються під час відображення поля підстановки. |
|
Ширина списку |
Укажіть ширину елемента керування, який з’являється під час відображення поля підстановки. |
|
Обмежити списком |
Виберіть, чи можна ввести значення, якого немає у списку. |
|
Дозволити кілька значень |
Указує, чи підтримує поле підстановки вибір кількох значень. Значенням цієї властивості не можуть бути жодні інші значення, крім «Так» або «Ні». |
|
Відображати зміни списку значень |
Укажіть, чи можна редагувати елементи в полі підстановки на основі списку значень. Якщо вибрати для цієї властивості значення Так і клацнути правою кнопкою миші поле підстановки на основі списку значень з одним стовпцем, у меню з’явиться пункт Змінити елементи списку. Якщо поле підстановки містить кілька стовпців, ця властивість ігнорується. |
|
Форма редагування елементів списку |
Присвойте ім’я наявній формі, яка використовуватиметься для редагування списку елементів у полі підстановки на основі таблиці або запиту. |
|
Відображати лише значення джерела рядка |
Скористайтеся цим параметром для відображення лише тих значень, які збігаються з поточним джерелом рядків, якщо властивість Дозволити кілька значень має значення Так. |
