За допомогою майстра експорту можна експортувати дані з бази даних Access до формату файлу, який можна прочитати у програмі Excel. У цій статті описано, як готувати та експортувати дані до програми Excel, а також запропоновано поради щодо виправлення неполадок для типових неполадок, які можуть виникнути.
У цій статті
Експортування даних до програми Excel: основи
Під час експортування даних до програми Excel у програмі Access створюється копія вибраних даних, яка зберігається у файлі, що можна відкривати у програмі Excel. У разі частого копіювання даних із програми Access до Excel можна зберегти відомості про операцію експортування для майбутнього використання та навіть запланувати автоматичне виконання операції експортування через установлені проміжки часу.
Типові сценарії експортування даних до програми Excel
-
Відділ або робоча група використовують для роботи з даними програми Access і Excel. Дані зберігаються в базах даних Access, а програма Excel використовується для аналізу даних і класифікації його результатів. Співробітники, за потреби, час від часу експортують дані до програми Excel, але ви зацікавлені в удосконаленні цього процесу.
-
Ви досвідчений користувач програми Access, але ваш керівник надає перевагу роботі з даними у програмі Excel. Ви копіюєте дані до програми Excel через однакові проміжки часу, але краще автоматизувати цей процес для заощадження власного часу.
Експортування даних до програми Excel
-
У програмі Access відсутня команда “Зберегти як” для збереження у форматі Excel. Щоб скопіювати дані до програми Excel, потрібно скористатися функцією експортування, описаною в цій статті, або ж скопіювати дані Access у буфер обміну та вставити їх в електронну таблицю Excel.
-
Ви можете експортувати таблицю, запит, форму або звіт. Також ви можете експортувати вибрані записи в поданні численних записів, наприклад у вікні табличного подання даних.
-
Програма Microsoft Excel містить команду для імпорту даних із бази даних Access. Цю команду можна використовувати замість команди експорту в програмі Access, але команда експорту Excel дає змогу імпортувати лише таблиці або запити. Докладні відомості див. в статті довідки з Excel Підключення до зовнішніх даних (імпорт).
-
До програми Excel не можна експортувати макроси або модулі. Під час експортування форми, звіту або даних у табличному поданні, які містять підформи, підзвіти та підтаблиці, буде експортовано лише головну форму, звіт або дані в табличному поданні. Необхідно повторити операцію експортування для кожної підформи, підзвіту та підтаблиці, які потрібно експортувати до програми Excel.
-
За допомогою однієї операції експортування можна експортувати лише один об’єкт бази даних. Однак можна виконати злиття кількох аркушів Excel після завершення окремих операцій експортування.
Підготовка до експорту
Радимо, перш ніж виконувати процедуру експорту, переглянути дані, які потрібно експортувати, і переконатися, що вони не містять індикаторів помилок і значень помилок. Якщо там є будь-які помилки, спробуйте виправити їх, перш ніж ви експортувати дані до Excel. В іншому випадку під час експортування можуть виникнути проблеми, і в клітинки на аркуші Excel може бути вставлено значення null. Докладні відомості про проблеми, які можуть виникнути під час експорту до Excel, див. в розділі Виправлення неполадок, пов’язаних із відсутніми й неправильними значеннями.
Якщо вихідний об’єкт – таблиця або запит, укажіть, чи потрібно експортувати дані з форматуванням. Це впливає на два аспекти цільової книги – обсяг даних, які експортуються, і формат відображення даних. У цій таблиці описано результати експортування форматованих і неформатованих даних.
|
Експортування |
Вихідний об’єкт |
Поля та записи |
Форматування |
|---|---|---|---|
|
Без форматування |
Таблиця або запит Примітка.: Форми та звіти без форматування експортувати не можна. |
Експортуються всі поля та записи потрібного об’єкта. |
При цьому ігноруються параметри властивостей формату. Для полів підстановки експортуються тільки значення ідентифікаторів підстановки. Для полів гіперпосилань вміст експортується як текстовий стовпець із посиланнями у форматі текст_відображення#адреса#. |
|
З форматуванням |
Таблиця, запит, форма або звіт |
Експортуються лише поля та записи, які відображено в поточному поданні або об’єкті. Не експортуються відфільтровані записи, приховані стовпці даних у табличному поданні й поля, які не відображено у формі або звіті. |
Майстер враховує параметри властивостей формату. Для полів підстановки експортуються лише значення підстановки. Для полів гіперпосилань значення експортуються як гіперпосилання. Для полів форматованого тексту експортується лише текст без форматування. |
Виберіть цільову книгу та формат файлу. Зауважте, що звіти можна експортувати лише у старіший формат файлів *.xls, а не в новіший формат файлу *.xlsx.
Під час операції експортування у програмі Access буде запропоновано вказати ім’я цільової книги. У таблиці нижче зведено випадки створення книги (якщо вона ще не існує) і випадки перезаписування книги (якщо вона вже існує).
|
Якщо цільова книга |
І вихідний об’єкт |
І потрібно експортувати |
То |
|---|---|---|---|
|
Не існує |
Таблиця, запит, форма або звіт |
Дані з форматуванням і без нього |
Книга створюється під час виконання операції експортування. |
|
Уже існує |
Таблиця або запит |
Дані, а не форматування |
Книга не перезаписується. Новий аркуш додається до книги й отримує ім’я об’єкта, з якого експортуються дані. Якщо аркуш із таким ім’ям у книзі вже існує, у програмі Access буде запропоновано замінити вміст відповідного аркуша або визначити інше ім’я для нового аркуша. |
|
Уже існує |
Таблиця, запит, форма або звіт |
Дані, включно з форматуванням |
Книгу буде замінено експортованими даними. Буде видалено всі наявні аркуші та створено новий аркуш, ім’я якого аналогічне імені експортованого об’єкта. Дані аркуша Excel успадковують параметри форматування вихідного об’єкта. |
Дані завжди додаються в новому аркуші. Не можна додавати дані до будь-якого наявного аркуша або іменованого діапазону.
Запуск операції експортування
-
Якщо цільову книгу Excel відкрито, закрийте її перед продовженням.
-
В області переходів вихідної бази даних виберіть об’єкт, який потрібно експортувати.
Експортування частини даних
Якщо потрібно експортувати лише частину даних таблиці, запиту або форми, відкрийте відповідний об’єкт у вікні табличного подання даних і виберіть потрібні записи.
Щоб відкрити форму у вікні табличного подання даних, виконайте такі дії:
-
Двічі клацніть форму, щоб відкрити її.
-
Клацніть форму правою кнопкою миші та виберіть пункт Подання таблиці. Якщо цей пункт недоступний, виконайте такі дії:
-
Виберіть пункт Конструктор.
-
Натисніть клавішу F4, щоб відкрити область завдань "Аркуш властивостей".
-
У розкривному списку вгорі аркуша властивостей виберіть елемент Форма.
-
На вкладці "Формат" аркуша властивостей установіть для властивості Дозволити подання таблиці значення Так.
-
На вкладці Конструктор у групі Подання виберіть елемент Подання таблиці.
Примітка.: Частину звіту експортувати не можна. Проте можна вибрати або відкрити таблицю чи запит, на основі яких створено звіт, і експортувати частину даних цього об’єкта.
-
-
-
На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Excel.
-
У діалоговому вікні Експорт – електронна таблиця Excel перевірте запропоноване ім'я файлу для книги Excel (Access використовує ім'я вихідного об'єкта). Це ім’я файлу можна змінити, якщо потрібно.
-
У полі Формат файлу виберіть потрібний формат файлу.
-
Якщо потрібно експортувати відформатовані дані в таблиці або запиті, установіть прапорець Експортувати дані з форматуванням і розташуванням. Докладні відомості див. в розділі Підготовка до експорту.
Примітка.: Під час експортування форми або звіту цей параметр завжди вибрано, але він недоступний (сірий).
-
Щоб переглянути цільову книгу Excel після завершення операції експортування, установіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експортування.
Якщо відкрито вихідний об’єкт і вибрано один або кілька записів у поданні перед початком операції експортування, можна вибрати пункт Експортувати лише вибрані записи. Щоб експортувати всі записи в поданні, не встановлюйте цей прапорець.
Примітка.: Цей прапорець залишається недоступний (сірий), якщо не вибрано жодного запису.
-
Натисніть кнопку OK.
Якщо операцію експортування не буде виконано через помилку, у програмі Access відобразиться повідомлення з описаними причинами помилки. В іншому випадку програма Access експортуватиме дані та, залежно від вашого вибору під час виконання кроку 7, відкриє цільову книгу у програмі Excel. Відтак у програмі Access буде відображено діалогове вікно, у якому можна створити специфікацію, що використовуватиме відомості про операцію експортування.
Додаткові відомості про експорт
-
Відомості про те, як зберегти інформацію про експорт у специфікації, яку можна повторно використовувати, див. в статті Збереження відомостей про операцію імпорту або експорту у вигляді специфікації.
-
Відомості про запуск збереженої специфікації експорту див. в статті Запуск збереженої операції імпорту або експорту.
-
Відомості про те, як планувати запуск специфікацій у певний час, див. в статті Планування операцій імпорту або експорту.
-
Відомості про те, як видалити специфікації, змінити їхні імена або оновити імена вихідних файлів у них, див. в статті Керування завданнями даних.
Виправлення неполадок, пов’язаних із відсутніми та неправильними значеннями
У наведеній нижче таблиці описано різні методи виправлення поширених неполадок.
Порада.: Якщо відсутні лише кілька значень, виправте помилку у книзі Excel. Інакше виправте вихідний об’єкт бази даних Access, відтак повторіть операцію експортування.
|
Помилка |
Опис і виправлення |
|---|---|
|
Обчислювані поля |
Результати в обчислюваних полях експортуються. Потрібні вирази, які виконують обчислення, – ні. |
|
Багатозначні поля |
Поля, які підтримують кілька значень, експортуються як список значень, відокремлених крапкою з комою (;). |
|
Рисунки, об’єкти та вкладення |
Графічні елементи (наприклад, емблеми, вміст полів типу "Об’єкт OLE" та вкладення, які є частиною вихідних даних) не експортуються. Їх потрібно додати до аркуша вручну після завершення операції експортування. |
|
Графік |
Під час експортування форми або звіту, які містять об’єкт Microsoft Graph, цей об’єкт не експортується. |
|
Дані в неправильному стовпці |
Пусті значення в кінцевому аркуші іноді заміняються даними, які мають бути в наступному стовпці. |
|
Відсутні значення дат |
Значення дат до 1 січня 1900 не експортуються. Відповідні клітинки аркуша міститимуть пусті значення. |
|
Відсутні вирази |
Вирази, які використовуються для обчислення значень, не експортуються до програми Excel. Експортуються лише результати обчислень. Після завершення операції експортування додайте формулу до аркуша Excel уручну. |
|
Відсутні підформи, підзвіти та підтаблиці |
Під час експортування форми, звіту або даних у табличному поданні експортується лише головна форма, звіт або дані в табличному поданні. Повторіть операцію експортування для кожної підформи, підзвіту та підтаблиці, які потрібно експортувати. |
|
Відсутні або неправильно відформатовані стовпці |
Якщо жоден із стовпців у кінцевому аркуші не відформатовано, повторіть операцію експортування та переконайтеся, що в майстрі встановлено прапорець Експортувати дані з форматуванням і розташуванням. І навпаки, якщо формат лише певних стовпців відрізняється від версій у вихідних об’єктах, застосуйте потрібне форматування у програмі Excel уручну. Форматування стовпців в Excel
|
|
Значення "#" у стовпці |
У стовпці, який відповідає полю "Так/Ні" форми, можна побачити значення #. Це може статися внаслідок виконання операції експортування в області переходів або в поданні "Форма". Щоб виправити цю неполадку, відкрийте форму у вікні табличного подання даних перед експортуванням даних. |
|
Індикатори помилок або значення помилок |
Перевірте клітинки на наявність індикаторів помилок (зелені трикутники в кутах) або значень помилок (рядки, які починаються із символу # замість відповідних даних). |
