Практичні поради для організацій із використання календаря Outlook

Календар Outlook повністю інтегровано з електронною поштою, контактами та іншими функціями. Ця інтеграція робить календар однією з найпопулярніших функцій програми Outlook. У цій статті ви ознайомитесь із різноманітними функціями календаря та дізнаєтесь, як їх використовувати. Крім того, стаття містить відомості про певні вдосконалення календаря, що допоможуть вам працювати більш узгоджено.

Робота зі сценарієм "керівник-представник"

Якщо у вашій компанії це не заборонено, настройте програму Outlook на підключення до поштової скриньки Exchange за допомогою режиму кешування Exchange. Він забезпечує найвищу продуктивність роботи.

Нові версії Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook для iOS, Outlook для Android і Microsoft Outlook для Mac включають багато вдосконалень функції представника. Докладні відомості про ці версії див. в таких статтях:

Функція представника Outlook у змішаних версіях Програми Microsoft Outlook і Entourage

Для нових сценаріїв спільного доступу до моделей (REST) рекомендовано використовувати спрощені рівні дозволів (можна редагувати, переглядати заголовки та розташування тощо), а не настроювати дозволи для представників. Настроювані рівні дозволів не підтримуються в спільному доступі до нових моделей і можуть призвести до неочікуваних результатів.

Обмеження кількості представників

У програмі Outlook немає обмежень на кількість представників, яких можна додавати. Проте радимо надавати дозволи рівня Редактор лише одному (1) представнику. Так ви зможете відстежувати, коли та як було оброблено нараду. Оскільки представники можуть використовувати багато пристроїв для доступу до ваших даних, важко визначити, чому наради відсутні або не оновлені, коли кілька представників мають дозволи рівня Редактор.

Навіть якщо дозволи редактора надано лише одному представнику, не варто додавати велику кількість представників із дозволами рецензента або співавтора. Це пов’язано з тим, що через додавання великої кількості представників можуть вичерпатися інші ресурси. Наприклад, може бути досягнуто граничного розміру даних правила. Додавання представника призводить до різних змін:

Програма Outlook застосовує дозволи до відповідних папок.
Атрибут PublicDelegates служби Active Directory оновлюється, щоб надати представнику дозволи типу "Надіслати від імені іншої особи".
Програма Outlook додає представника до правила пересилання в поштовій скриньці керівника. У результаті запрошення на нараду пересилаються представнику.
Програма Outlook зберігає додаткові відомості про представника в поштовій скриньці керівника.

Кожна з цих областей компонентів може мати різні обмеження. Звуження обмежень може вплинути на продуктивність і стабільність роботи.

Примітки.

Під час розробки й перевірки продукту корпорація Майкрософт використовувала не більше чотирьох (4) представників. Крім того, представники використовували лише програму Outlook. Пристрої не проходили перевірку.
Якщо потрібно тимчасово чи остаточно замінити представника з дозволами рівня Редактор, змініть його дозволи з рівня Редактор на рівень Рецензент або немає. Потім надайте дозволи рівня Редактор новому або резервному представнику.

Робота з повторюваними нарадами

Установлення дат завершення й обмеження кількості повторень

Програма Outlook дає змогу запланувати нараду, яка містить кілька повторюваних екземплярів. Радимо завжди встановлювати дату завершення й обмежувати низку повторюваних елементів певною кількістю повторів. Найімовірніше, у певний момент повторювану нараду знадобиться змінити. Це може, наприклад, знадобитися, якщо потрібно додати учасників в один екземпляр, видалити їх з одного екземпляра, а також змінити місце або час проведення наради через відпустки або непередбачені обставини. Програма Outlook зберігає кожну таку унікальну зміну як виняток наради. Наради з дуже великою кількістю винятків перетворюються на складну для керування низку нарад. Крім того, велика кількість винятків може спричинити неочікувану поведінку. Коли поточна низка нарад закінчиться, можна завжди створити нову низку. Вибираючи кількість повторень, враховуйте частоту. Якщо нарада повторюється двічі на тиждень протягом року, то кількість екземплярів у такій низці більш ніж на 90 екземплярів перевищуватиме аналогічний показник для низки щомісячних нарад за той самий період.

Завершення повторюваної наради до початкової дати завершення

Незважаючи на можливість скасувати повторювану нараду, слід краще змінити дату завершення для низки. Це дасть змогу вам і учасникам зберегти записи нарад, які відбувалися в минулому. Якщо скасувати повторювану нараду цілком, цей журнал буде втрачено. Краще встановити нову дату завершення, а потім надіслати оновлення всім учасникам. Це допоможе передчасно завершити низку нарад і зберегти записи попередніх нарад.

Примітки.:

Якщо завершити низку нарад раніше, винятки, пов'язані з повторюваною нарадою, буде втрачено. Докладні відомості про винятки див. в розділі "Установлення дат завершення та обмеження кількості входжень" вище.
Ця рекомендація також застосовується, коли потрібно змінити тему наявної низки нарад. Рано завершуйте низку нарад і створюйте нову повторювану нараду, використовуючи іншу тему.

Докладні відомості про скасування всіх майбутніх нарад у низці див. в статті Скасування всіх майбутніх нарад у низці.

Змінення організатора

У програмі Outlook немає способу змінити організатора наради. Щоб змінити організатора повторюваної наради, завершіть повторювану нараду. Для цього встановіть передчасну дату завершення та надішліть оновлення всім учасникам. Після виконання цього кроку новий організатор має створити нову нараду.

Докладні відомості про встановлення передчасної дати завершення див. в статті Скасування наради.

Уникнення використання повторюваної наради для надсилання вкладень

Вкладення роблять винятки повторюваної наради ще складнішими. Кожен виняток містить власну копію вкладень. З кожним додаванням винятків до повторюваних нарад створюються нові копії вкладень. Якщо вносити зміни лише до певного набору вкладень, решта винятків залишиться без змін. Якщо потрібно, щоб усі учасники мали останню копію змін для будь-якої наради, радимо за можливості зберегти вкладення в SharePoint або OneDrive і надати спільний доступ за посиланням.

Примітка.: Дії з додавання та видалення вкладень до автономних нарад, які не повторюються, повністю підтримуються.

Обробка всіх запрошень на нараду та скасування

Хоча запрошення на нараду можна видалити безпосередньо з папки "Вхідні", його слід належним чином обробити (прийняти або відхилити). Щоб обробляти скасування нарад із папки "Вхідні", завжди використовуйте команду "Видалити з календаря". Не обробляйте запрошення на нараду безпосередньо з модуля "Календар".

Уникнення копіювання нарад

За дизайном Outlook видаляє всі зв'язки між скопійованою нарадою та початковою нарадою. Це допомагає запобігти невідповідностям. Новішої версії Outlook додати текстовий рядок "Копіювати:" до теми. Це дає змогу легко визначити копії нарад.

Починаючи з Outlook версії 2311 копіювання нарад більше не підтримується. Це навмисна зміна, яка запобігає копіюнню нарад. Дії, пов’язані зі скопійованими нарадами, призводять до неочікуваних результатів, тому не радимо копіювати наради. Це була давня задокументована практична практика. Щоб обмежити неочікувані результати, команда Outlook реалізувала блокування копіювання нарад.

Докладні відомості про останнє оновлення для блокування копіювання нарад див. в статті:

Програма Outlook блокує копіювання нарад за допомогою команди "Копіювання нарад не підтримується".

Пересилання запрошень на нараду

Під час використання Outlook для пересилання наради користувачу, якого не запрошено на нараду, Outlook надсилає сповіщення про пересилання наради організатору наради. Якщо організатор отримає сповіщення про нараду, нового учасника буде додано до наради організатора. Якщо наявні учасники повинні знати про додавання учасника до наради, організатор має відкрити нараду та надіслати всім учасникам оновлені дані про нараду.

Примітка.: Якщо потрібно повідомити когось про нараду, але не запросити її, просто перетягніть запрошення на нараду з календаря до піктограми Пошта в нижньому лівому куті Outlook. Відкриється повідомлення електронної пошти з відомостями про нараду, які можна надіслати. Зверніть увагу, що в цьому електронному листі не додаються одержувачі до наради, а лише відомості про нараду, наприклад дата, час, тема та порядок денний.

Для користувачів Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 також підтримує сповіщення про пересилання наради в складі функції автозаповнення календаря. Якщо ви використовуєте Outlook для підключення до поштової скриньки в організації Exchange Server, сповіщення про пересилання наради можуть підпадати під дію параметрів Exchange, якщо його настроїв адміністратор Exchange. Наприклад, адміністратор Exchange може заборонити надсилання сповіщень про пересилання наради до віддалених доменів.

Учаснику не рекомендовано пересилати запрошення на нараду, якщо адресат не належить до тієї ж самої організації Exchange, що й організатор. Проте це можна робити, якщо виконано всі такі умови:

Учасник використовує програму Microsoft Outlook 2010 або її новішу версію.
Адміністратор Exchange учасника дозволяє надсилати сповіщення про пересилання наради на віддалені домени.
Організатор використовує клієнт Microsoft Outlook.

Якщо учасник використовує іншу поштову систему (не Exchange), ми зазвичай не радимо пересилати запрошення на нараду. Проте це можна робити, якщо виконано всі такі умови:

Учасник використовує програму Microsoft Outlook 2010 або її новішу версію.
Організатор використовує клієнт Microsoft Outlook.

Якщо організатор із якоїсь причини не отримує сповіщення про пересилання запрошення на нараду, учасники наради не додаються до наради організатора. Якщо організатор пізніше змінить нараду та надішле оновлення, це оновлення надійде тільки початковим запрошеним. Учасники, які раніше одержали переслану копію наради, не отримають це оновлення.

Якщо обмеження перешкоджатиме успішному та послідовному пересиланню запрошень на нараду, слід просто попросити організатора наради додати потрібних учасників. Якщо немає впевненості в тому, що ваше середовище та середовище цих учасників відповідають зазначеним вище умовам, обов’язково попросіть організатора наради додати потрібних учасників.

Примітка.: Представники у програмі Outlook не одержують сповіщення про пересилання наради.

Додаткові рекомендації для користувачів Microsoft Exchange

Забезпечення правильної роботи пристроїв, підключених до календаря

Переконайтеся, що на всіх пристроях, які підключаються до календаря, інстальовано останні оновлення. Деякі пристрої використовують протокол безпроводової синхронізації Exchange ActiveSync, щоб синхронізувати календар з іншими папками. До цих пристроїв належать пристрої Outlook для iOS, Outlook для Android, Apple iOS і Android. Пристрої BlackBerry виробництва компанії Research In Motion (RIM) та інші пристрої також можна синхронізувати з календарем.

Докладні відомості про деякі відомі проблеми див. в статті Поточні проблеми з Microsoft Exchange ActiveSync і сторонніми пристроями.

Примітка.: У деяких випадках кілька клієнтів і пристроїв Outlook можуть змінювати елементи одночасно, що може призвести до конфліктів. Щоб звести до мінімуму ймовірність, не обробити один елемент на двох або більше клієнтів або пристроях протягом відносно короткого періоду часу.

Підтримка надбудов, інтегрованих із Outlook

Більшість надбудов( якщо не всі) Outlook доступ до даних Outlook. Надбудова може змінити елемент Outlook, який ви одночасно редагуєте ( у Outlook або на іншому пристрої). Це може спричинити конфлікти. Щоб мінімізувати ймовірність, інсталюйте останні оновлення для всіх надбудов або програм, інтегрованих із Outlook. Видаліть або вимкніть жодну з цих програм і надбудов, які не використовуються, або які не потрібно інтегрувати з Outlook.

Додаткові відомості

Про Помічник Microsoft із підтримки й відновлення

Відомості про засіб перевірки календаря для Outlook (CalCheck)