Групи в Microsoft 365 дозволяєте вам працювати з друзями та рідними над спільною метою. Ви можете надсилати повідомлення групі за допомогою спеціальної адреси електронної пошти, надавати спільний доступ до файлів, планувати події в календарі групи тощо. Додавайте учасників під час першого створення групи або додавайте їх пізніше.
Під час створення групи автоматично створюється спільна Outlook поштова скринька та адреса електронної пошти групи (наприклад, sales@contoso.com), спільний календар і бібліотека документів для спільної роботи над файлами.
Завдяки Групи в Outlook учасники можуть отримати доступ до всіх дій вашої групи в одному розташуванні.
Незалежно від того, де ви створюєте групу, учасники групи можуть взаємодіяти з нею на різних платформах – в Outlook для Windows або macOS. Групи, створені за допомогою робочих або навчальних облікових записів, також можуть взаємодіяти з групами в програмі Outlook для мобільних пристроїв.
Група Microsoft 365 – це більше, ніж список розсилки
Групи Microsoft 365 – це не списки розсилки або групи контактів. Група контактів – це просто набір адрес електронної пошти, за допомогою яких можна надіслати повідомлення електронної пошти або запрошення на нараду всім користувачам одночасно. Якщо потрібно створити групу контактів, див. статтю Створення групи контактів.
Різні типиГрупи Microsoft 365
Група Microsoft 365 легко налаштовує спільну папку "Вхідні" та спільний календар для всіх користувачів. Групи, настроєні зMicrosoft 365 передплатою на роботу або навчання, також постачаються з колекцією спільних ресурсів, зокрема бібліотекою й сайтом SharePoint, блокнотом OneNote, а також місцем для планування проектів і призначення завдань у Planner.
Залежно від типу облікового запису, з яким його настроєно,Група Microsoft 365 може працювати по-різному. Відмінність між обліковим записом Microsoft та робочим або навчальним обліковим записом
Виберіть тип облікового запису, який потрібно дізнатися про доступні функції.
Групи Microsoft 365 з особистими обліковими записами
Якщо ви використовуєте групи з особистим обліковим записом, наприклад Outlook.com, Hotmail.com або обліковим записом Gmail чи Yahoo, ви все одно можете створити групу, але вона не матиме спільного доступу до oneNote, SharePoint або Planner ресурсів.
Надсилання повідомлень електронної пошти групі
Учасники групи можуть стежити за папкою "Вхідні" групи у своїй поштовій скриньці або переглядати всі повідомлення на приладній дошці групи. Кожен користувач має можливість переглядати повідомлення електронної пошти та відповідати на них або пересилати їх у поштовій скриньці групи.
Спільний календар з особистими обліковими записами
Кожен учасник групи Outlook має доступ до спільного календаря групи. Учасники можуть додавати події до календаря групи, які можуть бачити всі учасники групи.
Членство в групі з особистими обліковими записами
Учасники групи можуть надсилати повідомлення групі за допомогою адреси електронної пошти однієї групи. Outlook.com власники груп можуть редагувати групу, додавати або видаляти учасників тощо.
Доступ до групи звідусіль
Незалежно від того, де ви створюєте групу, учасники групи можуть взаємодіяти з нею на різних платформах – в Outlook для Windows або macOS.
Потрібна допомога?
|
|
Щоб отримати підтримку в Outlook.com, клацніть тут або виберіть пункт Довідка у рядку меню та введіть запит. Якщо довідка для самодопомоги не вирішила проблему, прокрутіть униз до напису Усе ще потрібна допомога? та натисніть Так. Щоб зв’язатися з нами в Outlook.com, потрібно ввійти. Якщо вам не вдається ввійти, натисніть тут. |
|
|
|
Додаткові відомості про обліковий запис Microsoft і передплати див. в розділі Довідка щодо облікового запису та виставлення рахунків. |
|
|
|
Щоб отримати довідку та виправити неполадки з іншими продуктами й службами Microsoft, укажіть свою проблему тут. |
|
|
|
Публікуйте запитання, слідкуйте за обговореннями та діліться знаннями в спільноті Outlook.com. |
Групи Microsoft 365 з робочими або навчальними обліковими записами
Окрім створення спільної папки "Вхідні", адреси електронної пошти групи та спільного календаря, створенняГрупа Microsoft 365 автоматично створює ресурси, як-от спільну Outlook папку "Вхідні", спільний календар або бібліотеку документів для спільної роботи над файлами. Ви також можете створити групу Teams на основі групи, створеної в Outlook.
Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи.
Доступ до групи звідусіль
Незалежно від того, де ви створюєте групу, учасники групи можуть взаємодіяти з нею на різних платформах – в Outlook для Windows, macOS або Outlook для мобільних пристроїв.
Вимоги до облікового запису
Усі Microsoft 365 передплати, які мають Exchange Online та SharePoint Online, підтримуватимуть групи. Сюди належать плани "Business базовий" і "Business преміум", а також плани для підприємств E1, E3 та E5.
Якщо у вас є план, доступний лише для Exchange, ви все одно можете отримувати функції спільної папки "Вхідні" та спільного календаря груп в Outlook, але не отримаєте бібліотеку документів, Planner або будь-які інші можливості.
Яку групу слід створити?
Хоча ви розглядаєте варіанти, важливо пам'ятати, що один розмір рідко підходить всім. Різні команди можуть краще працювати різними способами, а Microsoft 365 має інструменти для забезпечення співпраці в будь-якій формі, якій віддають перевагу ваші команди.
Якщо ваша команда вважає за краще співпрацювати електронною поштою та потребує спільного календаря: створіть групу Microsoft 365 у Outlook.
Якщо ваша команда хоче співпрацювати в середовищі постійного чату або використовувати вбудовані програми, створіть команду Microsoft.
Якщо потрібно створити великий відкритий форум для своєї компанії, наприклад для оголошень і обговорень на рівні виконавчої влади, створіть групу в Yammer.
Ви можете створювати Групи Microsoft 365 за допомогою різноманітних інструментів, зокрема Outlook, інтернет-версія Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams тощо. Вибір засобу, з якого слід почати роботу, залежить від типу групи, з якою ви працюєте. Наприклад, у корпорації Майкрософт ми зазвичай починаємо з Outlook, коли створюємо групу, організовану навколо електронної пошти та календаря. Якщо група призначена для спілкування в компанії, ми зазвичай починаємо з Yammer. Для співпраці в чаті ми запустимо нашу групу з Microsoft Teams.
Створюючи групу, потрібно вирішити, яка вона буде: приватна чи загальнодоступна. Вміст загальнодоступної групи може переглядати будь-хто у вашій організації, і будь-хто з вашої організації може приєднатися до групи. Вміст приватної групи мають переглядати учасники групи, а користувачі, які хочуть приєднатися до приватної групи, повинні затвердити її власник.
: Наразі групи, створені в інтернет-версії Outlook, приватні за замовчуванням.
І загальнодоступні, і приватні групи закриті для доступу та перегляду користувачами з-за меж вашої організації, якщо їх не було спеціально запрошено як гостей.
Докладні відомості про змінення груп із загальнодоступної на приватну (або навпаки) див. в статті Перетворення груп Microsoft 365 на загальнодоступні або приватні.
Власники, учасники та гості
Власники груп – це їхні модератори. Вони можуть додавати й вилучати учасників і мають унікальні дозволи, як-от можливість видаляти розмови зі спільної поштової скриньки або змінювати параметри групи. Власники груп можуть перейменувати групу, оновити опис або зображення тощо. Якщо ви знайомі з ролями SharePoint, то власник групи – це адміністратор колекції сайтів.
: Якщо можете, радимо мати принаймні двох власників групи. Таким чином, якщо один власник недоступний, інший може вносити зміни до групи.
Учасники групи – це звичайні користувачі у вашій організації, яким групи потрібні для співпраці. Вони можуть отримати доступ до всього вмісту групи, але не можуть змінювати параметри групи. У SharePoint їх називають учасниками сайту. Відомості про додавання або видалення учасників групи див. в статті Додавання та видалення учасників групи в Outlook.
Гості схожі на учасників групи, однак вони не належать до вашої організації. За замовчуванням користувачі можуть запрошувати гостей приєднатися до групи, і ви можете керувати цим параметром. Докладні відомості див. в статті Гостьовий доступ до груп Microsoft 365.
Виберіть потрібний тип групи:
Якщо ви віддаєте перевагу спільному режиму спільної папки "Вхідні", це чудовий спосіб взаємодії з групами в Outlook саме для вас. Створивши групу в Outlook, ви отримаєте:
-
спільна поштова скринька – для спілкування учасників групи електронною поштою. Така папка "Вхідні" має адресу, і її можна налаштувати для отримання повідомлень від користувачів із-за меж групи та навіть із-за меж організації (подібно до традиційного списку розсилки);
-
спільний календар – для планування подій, пов’язаних із групою;
-
бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;
-
спільний блокнот OneNote – для накопичення ідей, ведення досліджень і збереження інформації;
-
сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із групою;
-
Planner для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.
Жодний із цих ресурсів немає потреби створювати вручну; вони створюються автоматично разом із групою, а учасникам групи призначаються необхідні права на їх використання.
Доступ до цих ресурсів можна отримати через Microsoft Outlook для Windows, інтернет-версія Outlook, Outlook для Mac (лише спільна поштова скринька) або Outlook Mobile.
За допомогою наведеноїГрупи Microsoft 365 картки ви маєте швидкий доступ до ресурсів спільної групи. Просто наведіть вказівник миші на ім'я групи в інтернет-версії Outlook або службі SharePoint.
Чудовий спосіб підтримувати зв'язок із групою – Microsoft Teams. Microsoft Teams – це постійна робоча область на основі чату, призначена для внутрішнього спілкування робочих груп, де можна в режимі реального часу в довільній формі обговорювати вузькі теми або вести бесіди в підгрупах. Хоча інтеграція Teams не відбувається автоматично, ви можете легко створити групу Teams на основі своєї групи Microsoft 365.
Якщо група більше не потрібна, її можна видалити, щоб звільнити системні ресурси. Водночас група більше не з'являтиметься в списках і не відображатиметься. Див. статтю Редагування або видалення групи. Якщо ви не хочете відволікатися на видалення застарілих груп, адміністратор може налаштувати політики терміну дії, в результаті чого старі групи видалятимуться автоматично через вказаний період часу. Див. статтю Політика терміну дії групи Microsoft 365.
: Вміст на цій вкладці призначено для адміністраторів.
Існує три основні моделі підготовкиГрупи Microsoft 365: Open, IT-led або Controlled. Кожна з них має свої переваги.
|
Модель |
Переваги |
|---|---|
|
Відкрита (стандартна) |
Користувачі можуть за потреби створювати власні групи без допомоги ІТ-відділу. |
|
Під керівництвом ІТ-відділу |
Користувачі звертаються з проханням створити групу до ІТ-відділу. ІТ-фахівці можуть надати їм допомогу у виборі відповідних засобів спільної роботи. |
|
Контрольована |
Створення груп обмежується лише певними користувачами, командами або службами (див. статтю Керування тим, хто може створювати Групи Microsoft 365) |
Щоб керувати тим, як називається Групи Microsoft 365, можна скористатися політикою іменування , щоб примушувати імена груп дотримуватися певних стандартів, зокрема префіксів або суфіксів, а також блокувати небажані імена. Докладні відомості див. в статті політика іменування Групи Microsoft 365.
Кожна група має принаймні одного власника, який може додавати або вилучати учасників і здійснювати базовий нагляд за групою та її вмістом. Зазвичай власник робить це в Outlook. Див. статтю Додавання або вилучення учасників групи в Outlook. Якщо власник групи (або власники) з будь-якої причини залишає організацію, адміністратор може призначити групі нового власника. Див. статтю Призначення нового власника групі без власника.
Крім того, якщо у вас є дозволи адміністратора Exchange Online ви можете адмініструвати групи в Центрі Microsoft 365 Admin (див. статтю Керування членством у групі в Центр адміністрування Microsoft 365) або в PowerShell (див. статтю Керування Групи Microsoft 365 за допомогою PowerShell.
Часом виникає потреба видалити групу з клієнта. Відомості про те, як це зробити, див. в статті Видалення групи. Якщо групу випадково видалено, адміністратори можуть відновити її протягом 30 днів. Див. статтю Відновлення видаленої групи Microsoft 365.
Якщо ви віддаєте перевагу більш автоматизованому способу керування життєвим циклом Групи Microsoft 365, можна використовувати політики терміну дії для груп, термін дії яких завершується, через певний часовий інтервал. Власники групи отримають повідомлення електронної пошти за 30, 15 і 1 день до завершення терміну дії групи, що дасть їм змогу легко поновити групу, якщо вона все ще потрібна. Див. статтю Політика терміну дії групи Microsoft 365.
Обмеження для груп
|
Максим. … |
Значення |
|
Кількість власників групи |
100 |
|
Кількість груп, які може створити користувач |
250 |
|
Кількість груп, які може створити адміністратор |
Стандартне обмеження центру обробки даних, що становить 500 тис. |
|
Кількість учасників |
Більше 1000, проте до розмов групи можуть одночасно отримувати доступ тільки 1000 учасників. Користувачі можуть помітити затримки під час доступу до календаря та розмов у дуже великих групах у Outlook |
|
Кількість груп, у яких може брати участь користувач |
1 000 |
|
Сховище файлів |
1 терабайт + 10 ГБ на абонента + додатковий придбаний простір. Ви можете придбати необмежений обсяг додаткового сховища. |
|
Розмір поштової скриньки групи |
50 ГБ |
За замовчуванням максимальна кількість груп, які може мати Microsoft 365 організація, наразі становить 500 000.Якщо ви плануєте використовувати функцію "Зворотний запис групи" з засобу Azure Active Directory Connect, максимальна довжина – 448 символів, пов'язаних з атрибутом "Опис".
Докладні відомості про сховище SharePoint Online та його обмеження див. тут і тут.
Ефективніше керувати Групи Microsoft 365, якщо у вас є корисна інформація про використання Групи. Центр Microsoft 365 Admin містить засіб звітування, який дає змогу переглядати такі відомості, як використання сховища, кількість активних Групи і навіть те, як користувачі використовують Групи. Докладні відомості див. в статті Звіти Microsoft 365 у Центрі адміністрування .
Групи Microsoft 365 надає низку засобів для забезпечення відповідності вимогам, захисту інформації та витребування електронної інформації.
Див. також
Огляд Групи Microsoft 365 для адміністраторів
Microsoft FastTrack для Microsoft 365
Посібник із усиновлення Microsoft 365 (PDF)
Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook для ПК
